Caractéristiques de la facturation électronique en Italie

Le système de facturation électronique italien, le SDI, fait figure de référence en Europe, grâce à l’utilisation massive de cette plateforme dans les secteurs publics et privés.

Bien avant l'entrée en vigueur de la Directive 2014/55/UE, relative à l'obligation de réception et de traitement des factures électroniques des administrations publiques, l’Italie a souhaité prendre les devants. En effet, depuis 2014, la facturation électronique auprès des administrations publiques est obligatoire (FatturaPA) et cette obligation s’est même étendue au secteur privé en 2019.

Dans le même temps, le secteur de la santé publique a décidé de franchir une étape supplémentaire, en imposant l’usage du bon de commande électronique via le système NSO. 

Caractère obligatoire

Caractère obligatoire

L’utilisation de la facture électronique est obligatoire aussi bien pour les administrations publiques que pour les entreprises privées.

Procédures administratives requises

Procédures administratives requises

La réception de factures électroniques en B2B, nécessite une phase d’accréditation du canal de communication auprès du SDI. Parmi les différentes alternatives, la plus courante est celle de l’identification par le biais du « code destinataire », permettant ainsi d’identifier le destinataire de la facture, par le biais d'un code unique.

Format de la facture

Format de la facture

FatturaPA (XML).

Signature électronique

Signature électronique

Au cours du processus d’envoi de factures auprès de l'administration publique, une signature électronique qualifiée peut être apposée à partir d'un dispositif sécurisé de création de signature. Dans le cadre d’une transaction entre une personne privée et un particulier, la signature électronique n'est pas obligatoire.

Archivage

Archivage

L’archivage électronique des documents doit respecter certaines conditions précises : l’ajout d’une signature électronique et de cachets électroniques conformes à la loi de la Conservazione Sostitutiva.

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Questions fréquentes

La première question qu'une entreprise doit se poser est de savoir si son système de gestion interne et ses procédures administratives sont prêts à s'adapter aux exigences du SDI pour l’envoi de factures électroniques. Pour y parvenir, l’entreprise aura besoin d'un fournisseur de solutions capable de s’interfacer avec son ERP afin de convertir les données des factures au format structuré adapté.

EDICOM est en mesure de s'intégrer aux principaux ERP du marché (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) et de s'adapter à tous les formats d’extraction. Notre solution est hébergée sur notre cloud, elle ne nécessite donc ni installation en local de la part du client, ni maintenance et mise à jour de l'infrastructure

Les entreprises qui disposent d’ores et déjà d’une solution EDI pour échanger avec leurs partenaires commerciaux ou avec l'administration publique échangent actuellement des factures dont le contenu et le format les informations ont été convenus entre les parties. Avec l'introduction de l'obligation de facturation B2B en Italie, un format XML spécifique a été imposé, son contenu et sa forme diffèrent des formats préalablement échangés dans le cadre d’échanges en B2B.

Pour adapter ce fichier, il sera nécessaire de procéder à une analyse et une comparaison entre les informations demandées par le SDI et le fichier actuellement échangé. Nous étudierons également la possibilité d'intégrer vos factures PDF au format XML, afin que les informations non contenues dans le fichier XML restent accessibles à vos destinataires.

EDICOM est en mesure de réaliser cette analyse, de traiter tout type de message structuré et de procéder à l’intégralité des validations de fichier afin de vous assurer une mise en conformité totale de vos processus de facturation via le SDI.

Conformément à la législation européenne et au règlement eIDAS relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur, les factures électroniques doivent être signées électroniquement et accompagnées et horodatée afin de garantir leur authenticité, leur intégrité et leur non-répudiation.

En tant que prestataire de services de confiance qualifié, EDICOM peut offrir ces deux services certifiés conformément au règlement européen eIDAS.

À l’issue de la conversion des factures au format requis, puis de la signature électronique et de l'horodatage, les factures doivent être envoyées au SDI par le biais d’un canal sécurisé. La plateforme étatique italienne dispose de canaux de réception et d’envoi de factures B2B, pour lesquels EDICOM dispose déjà d’un accès.

Par le biais de son HUB des administrations publiques, EDICOM met en place un canal de communication sécurisé et direct avec SDI aussi bien pour l'envoi que pour la réception de factures. Ce HUB des administrations publiques, offre non seulement la possibilité de se connecter au SDI en Italie, mais également auprès d’autres organismes publics en Europe et dans le monde.

Pour assurer une gestion optimale du traitement des factures, un ensemble de notifications est consultable afin de connaitre en temps réel l’état d’acheminement des factures. À la suite de la première validation réalisée par le SDI, une première notification de validation est émise par la plateforme étatique.

Pour assurer un flux efficace et agile, la plateforme EDICOM effectue une validation syntaxique des factures avant de les envoyer au SDI, confirmant ainsi l'exactitude du format attendu et du type de signature électronique requis.

Dans le même temps, notre HUB se charge de recevoir les accusés de traitement transmis par le SDI et par le destinataire final. D'une part, le SDI enverra des notifications relatives aux différents statuts des factures, et d'autre part, le destinataire pourra transmettre ces notifications à l'expéditeur par le biais du SDI.

Grâce à la solution d'EDICOM, toutes les notifications reçues peuvent être automatiquement intégrées à votre ERP afin de fluidifier leur traitement. Si votre ERP n'est pas en mesure d’intégrer ces flux, la plateforme EDICOM vous permettra tout de même de consulter vos notifications par le biais d'une notre interface web.

En Italie, les entités qui envoient et reçoivent des factures électroniques doivent conserver ces documents pour une durée minimale de 5 ans. Cet archivage doit être effectué conformément aux dispositions de la procédure de la « conservazione elettronica » qui impose, entre autres, l’ajout d’une signature et d’un cachet électronique sur les documents stockés, confirmant ainsi que les documents conservés n’ont pas été altérés.

EDICOM met à la disposition des utilisateurs un service d'archivage à long terme certifié appelé EDICOMLta, grâce auquel toutes les factures peuvent être archivées ainsi que leurs accusés de réception, tout au long de leur archivage. Grâce à l’ensemble des certifications d’archivage conformes au règlement eIDAS, EDICOM garantit l'intégrité des documents stockés au sein de sa solution.

EDICOM est un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant ainsi la conformité de vos processus d’archivage, ce qui vous permet de en cas de litige au sein de l'Union européenne.

L’obligation d’émission de factures électroniques dans le cadre de transactions en B2B a des conséquences considérables non seulement les entreprises italiennes destinataires, mais également les entreprises émettrices. Pour anticiper ces contraintes, il est nécessaire de disposer d’une solution de facturation électronique couvrant le flux intégré d’envoi et de réception de factures auprès de l’ERP. Les solutions EDICOM disposent de mécanismes de signature électronique qui garantissent l'origine, l'intégrité et l'authenticité de tous les documents reçus. 

Mise en œuvre de la facturation électronique dans le monde

Les prérequis techniques et légaux en matière de facturation électronique varient en fonction des pays. Pour plus d’informations sur le cahier des charges de chaque pays, il suffit de cliquer sur le pays concerné sur la carte, ou de le sélectionner dans la liste déroulante.

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