Archivage électronique normalisé

Archivage électronique des documents : explications 

L'archivage électronique de documents consiste à conserver des documents dématérialisés au travers de processus soumis à une certification, le tout sur une longue durée. Un service d'archivage électronique doit garantir l'authenticité, l'intégrité et la disponibilité des documents archivés, tout en respectant des normes de sécurité extrêmement rigoureuses.

La « conservation substitutive » en Italie

La conservation substitutive a été créée dans le but de fournir aux entreprises italiennes un cadre réglementaire précis qui fixe les lignes directrices des processus de numérisation et d'archivage électronique de documents analogiques. La validité juridique des documents papier numérisés et conservés sur la base de ces conditions est garantie. 

Cette règlementation oblige les entreprises italiennes à disposer d'une plateforme d'échange de documents qui facilite l'archivage électronique conformément à la législation. Cette plateforme doit contribuer à simplifier le processus de dématérialisation des documents. Tous les documents papier ayant à portée fiscale doivent être numérisés et conservés électroniquement conformément aux lignes directrices de la conservation substitutive.

La conservation substitutive vise à donner une pleine valeur aux documents électroniques, au travers d'un système qui garantit en permanence deux conditions : l'intégrité, qui certifie que les documents archivés électroniquement n'ont pas été modifiés, et l'authenticité, qui identifie sans équivoque la personne physique ou morale comme étant l'auteur d'un document donné. Deux processus permettent de garantir ces caractéristiques :
 

• La signature électronique qualifiée: Cette signature est équivalente à une signature manuscrite, avec la même validité juridique dans tous les pays de l'Union européenne. La signature électronique qualifiée permet d'identifier l'origine des données et le signataire. En outre, la signature électronique offre aux documents archivés les garanties d'intégrité et d'authenticité requises pour que l'archivage électronique réponde aux normes imposées. Le service de signature électronique qualifiée est souvent fourni par un prestataire de services de confiance qualifié.

« Un prestataire de services de confiance qualifié est un prestataire technologique qui possède les certifications et les capacités techniques requises pour doter les transactions électroniques des mécanismes de confiance nécessaires : signature électronique, cachet électronique, etc. »

• Horodatage électronique « Timestamping »: Le mécanisme de l'horodatage électronique est utilisé afin de prouver qu'un ensemble de données a bien été enregistré et qu'il n'a pas été modifié sur une certaine période. À l'image du service de confiance précédemment décrit, le service d'horodatage doit être assuré par un prestataire de services de confiance qualifié, qui certifie par le biais de ce processus l'existence des données à une date et une heure donnée.

Bien que la conservation substitutive marque un avant et un après dans la numérisation des entreprises italiennes, aujourd'hui, la plupart des documents échangés par les entreprises sont libellés sous un format électronique dès leur création. Pour cette raison, le terme archivage électronique est privilégié car il implique la conservation de tous les types de documents, quelle que soit leur origine.

Le règlement eIDAS : de quoi s'agit-il et quelles conséquences sur l'archivage électronique?

Dans une Europe de plus en plus numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d'un cadre réglementaire qui assure la sécurité et la sécurité juridique des activités électroniques qui se déroulent quotidiennement dans la sphère publique et privée.

Ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement n° 910/2014, dit règlement eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market), relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. 

Le règlement est applicable depuis le 1er juillet 2016. Le règlement eIDAS pose les bases pour des transactions électroniques plus sûres entre les citoyens, les entreprises et le secteur public.

Les principales dispositions du règlement peuvent être résumées en trois points clés:

• Il établit un cadre juridique pour encadrer l'utilisation des signatures électroniques, cachets électroniques, de l'horodatage électronique, des services de livraison électronique et l'authentification des sites web. 
• Il régit le rôle de prestataire de services de confiance qualifié : des exigences de sécurité pour remplir ce rôle aux processus d'audit. Un prestataire de services de confiance est une personne physique ou morale qui fournit un ou plusieurs services de confiance, soit en tant que prestataire qualifié, soit en tant que prestataire de services de confiance non qualifié.

« EDICOM est un prestataire de services de confiance qualifié pour la délivrance de certificats, les services d'horodatage électronique, la livraison électronique certifiée et l’archivage à long terme. »
 

• Il fixe les conditions dans lesquelles les pays de l'Union doivent accepter les moyens d'identification électronique des personnes et des entreprises appartenant à d'autres États membres, assurant ainsi l'interopérabilité entre les systèmes.

Le règlement eIDAS représente non seulement une avancée dans les méthodes d'identification électronique, mais il favorise également la transformation numérique des entreprises et des administrations. La mise en œuvre de services de confiance met les documents électroniques sur un pied d'égalité avec les documents matérialisés traditionnels, en permettant le traitement des documents électroniques à la source tout en disposant de la même validité que les documents traditionnellement délivrés sur papier.  Il s'agit d'un pas important vers l'efficacité à l'ère du tout numérique.

Cas d’usage de l’archivage électronique normalisé: 

L'archivage électronique des documents est obligatoire dans le cadre du traitement de factures électroniques, ainsi que de tout autre document à caractère fiscal.
Parmi ces derniers, on trouve des documents tels que le PEC (courrier électronique certifié), les contrats et documents signés au travers d'une signature électronique ou les confirmations de commande, entre autres. Les cas d'usage les plus courants sont :

L'archivage électronique des factures électroniques:

  L'archivage des factures électroniques, ainsi que de tout document comptable, est obligatoire pendant une période de 10 ans à compter de la date d'émission. 

Archivage électronique des notes de frais:

 L'archivage électronique s'étend en principe à la déclaration des notes de frais et à leurs pièces justificatives. Les notes de frais doivent être stockées de la même manière que les factures et leur authenticité et intégrité doivent être assurées.

Archivage électronique des signatures des documents soumis à des processus d'approbation:

 Certains documents clés sont soumis à des processus d'approbation électroniques dans lesquels une ou plusieurs personnes doivent être impliquées afin de présenter les garanties et les preuves de la conformité de leur contenu. Propositions commerciales, factures de fournisseurs, contrats de travail, contrats de prestation de services, etc. Il existe des solutions qui facilitent la dématérialisation de ces processus d'approbation. En fonction de la criticité du document, ces solutions feront appel à des procédures d'approbation plus ou moins exigeantes (signature électronique sur plateforme, signature avec certificat reconnu, double facteur d'authentification, etc.) 
Dans ces cas, il est non seulement essentiel d'archiver électroniquement le document approuvé, mais il est encore plus important de conserver la preuve de chaque approbation effectuée sur ce document. Cette preuve génère une trace qui, identifiée à tout moment au moyen d'un horodatage électronique, offre de plus grandes garanties en cas d'éventuelles divergences ou désaccords.

« EDICOMSignADoc est la solution d'approbation des documents au travers de la signature électronique qui, en conjonction avec les services du Prestataire de Services de Confiance Qualifié EDICOM, automatise le processus d'archivage électronique de ces documents, avec les preuves d'approbation associées ».

La séquence complète de ces preuves est intégrée dans un rapport qui, à son tour, est signé par le tiers de confiance. Ce rapport est un outil essentiel pour enregistrer les étapes franchies par un document depuis son émission jusqu'à son approbation finale. 
L'obligation d'archivage électronique s'étend également aux documents signés électroniquement, quelle que soit la solution utilisée lors du processus de signature.

Archivage des courriers électroniques certifiés (PEC:)

PEC (ou Posta Elettronica Certificata) est le nom donné au courrier électronique certifié en Italie. Il s'agit d'un système qui permet d'envoyer des courriers électroniques avec une valeur juridique équivalente à celle d'une lettre recommandée.

EDICOM Long-Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMLta (Long-Term Archiving) est le service certifié d'archivage électronique à long terme développé par EDICOM en tant que prestataire de services de confiance qualifié. 

EDICOMLta est une plateforme certifiée pour la conservation de documents électroniques tout au long de la durée requise par les entreprises ou déterminée par la législation d'un pays. La solution peut archiver tout type de document et dans n'importe quel format. 

Cette plateforme garantit la disponibilité, l'intégrité, l'authenticité et la sécurité des documents archivés. Pour y parvenir, la solution assure un accès permanent à la plateforme, la récupération de tous les documents téléchargés, ainsi que la gestion des preuves qui permet de démontrer l'intégrité des documents stockés d'un point de vue juridique. 

Une preuve informatique est un fichier qui justifie juridiquement une action effectuée sur un document.

« EDICOMLta est une solution d'archivage électronique certifiée qui conserve les documents tout en maintenant leur intégrité et leur authenticité dans le temps. »

Le rôle actif d'EDICOM en tant que prestataire qualifié de services de confiance implique la réalisation d'audits continus sur les documents archivés, conformément aux normes internationales (XSADEsLT et ISO14641) et aux réglementations locales le cas échéant. Tout cela dans le but de conférer aux documents conservés le statut d'originaux électroniques à valeur probante, ce qui les rend valables vis-à-vis des tiers et des autorités.

Dans le cas de l'Italie, EDICOMLta répond à toutes les exigences en matière de conservation électronique normalisées. Les documents archivés dans EDICOMLta remplissent les fonctions d'intégrité, d'authenticité et d'accessibilité, dans le respect des normes de sécurité les plus exigeantes.

Avantages d'EDICOMLta :

• Intégrité et authenticité : EDICOM met en œuvre des systèmes de signature qualifiée et d'horodatage électronique qualifié, qui sont conformes aux exigences établies par le règlement eIDAS pour les services de confiance qualifiés, ainsi qu'aux exigences établies par la loi italienne de conservation électronique normalisée.
• Consultation et traçabilité : Tous les documents électroniques sont classés et répertoriés sur la plateforme sur la base de métadonnées. Ces métadonnées permettent de définir la traçabilité entre les documents et facilitent la consultation et la recherche immédiates au sein de la plateforme.
• Hiérarchisation des documents : EDICOMLta permet de conserver et retracer le cycle de vie complet de chaque document électronique.
• Archivage légal : Les fichiers électroniques sont stockés dans le Data Processing Center (DPC) d'EDICOM , tout en respectant des mesures de sécurité strictes. 
• Audit des documents :  : Les signatures électroniques et les cachets électroniques des documents font l'objet de contrôles périodiques afin de maintenir leurs garanties d'intégrité et d'authenticité.
• Accessibilité et gestion des flux : EDICOMLta permet l'intégration avec les systèmes de gestion internes des entreprises (ERP, CRM ou GED, entre autres) ou avec les solutions EDI et e-Invoicing d'EDICOM, en automatisant le stockage de ces documents électroniques.
• Redondance : EDICOM archive les fichiers électroniques de manière redondante dans deux DPC afin d'accroître la sécurité et de garantir une disponibilité de service de 99,9 %.