Solution d'archivage électronique certifié opérant selon le Règlement Européen eIDAS
Solution pour l’archivage électronique des documents au fil du temps, avec toutes les garanties d’accès, de récupération et de gestion des preuves
Système d’archivage électronique garantissant l'intégrité et l'authenticité des documents à valeur probante
EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) est la solution certifiée d'archivage électronique à long terme proposé par EDICOM en tant que prestataire de Services de Confiance Qualifié.
La plateforme applique des mécanismes d'identification, la signature numérique et l'horodatage conformément au Règlement eIDAS tout en garantissant la pérennité de l'intégrité et de l'authenticité des fichiers sauvegardés.
Le service EDICOMLta garantit l'accès ininterrompu aux documents ainsi que leur intégrité via la mise en application de la réglementation en vigueur à propos de l'archivage qualifié à long terme.
Bénéficier de l'accompagnement d'un tiers de confiance comme EDICOM, homologué par l'Union Européenne garantit que les documents archivés sur le système puissent être utilisés comme fichiers à valeur probante à la demande de tiers.
Tiers de Confiance: Sécurité garantie et certifiée
EDICOM a développé une infrastructure technologique robuste de cryptage avancé des données qui contribue à la création d'un environnement numérique sécurisé et fiable.
Tiers de Confiance accrédité par la FNTC
EDICOM est un membre actif de la FNTC (Fédération des Tiers de Confiance), notamment au sein du Groupe de Travail Archivage auquel nous participons avec les principaux acteurs du secteur de la numérisation et de l'archivage électronique en France.
Prestataire Qualifié de Services de Confiance eIDAS
EDICOM intervient en tant que prestataire de services de confiance qualifié fournissant une validité juridique aux documents et aux fichiers, en leur accordant la qualification de charge de la preuve face aux tiers dans le cadre de l’Union Européenne.
ISO 14641-1 for Electronic Archiving
Les spécifications de l’ISO 14641-1 visent à garantir que les documents numériques soient capturés, archivés, récupérés et communiqués afin qu’il soit possible de garantir l'intégrité et la valeur probante du document archivé.
Comment un SAE apporte-t-il la valeur probante des documents?
L'intégrité est le principe fondamental pour que les documents qui sont sauvegardés dans un système d’archivage électronique aient le caractère de preuve face aux tiers ou qu’ils puissent être utilisés dans le cas d’un litige. De plus, le système doit garantir l'intégrité du document dans le temps. Il doit y avoir une procédure de resécurisation continue des données, même après avoir réalisé la capture du document et son archivage en première instance dans la plateforme d’archivage. Bien sûr, la non-altération du document dans le temps doit pouvoir être démontrée.
Le système ne sera pas complet s'il ne dispose pas d'une procédure permettant de générer des preuves informatiques qui enregistrent les opérations auxquelles un document est soumis et qui sont mises à la disposition des utilisateurs sous la forme d'un audit.
Mécanismes de certification électronique
Les mécanismes de certification électronique des données tels que la signature électronique, le cachet électronique ou l'horodatage électronique mettent en place des procédures de cryptage sur les documents qui permettent de garantir la fiabilité et l'intégrité d'un document à partir du moment où ils sont appliqués.
Plateforme d’archivage électronique certifiée à l’échelle internationale
Le rôle actif d'EDICOM en tant que tiers de confiance implique la réalisation d'audits permanents de notre système d’archivage électronique conformément aux normes les plus strictes de sécurité internationales. Cela se confirme au travers de l'ISO 14641 qui garantit le fonctionnement fiable d'un système d'information pour la conservation des informations numériques, ou l'ISO 27001 qui certifie le traitement sécurisé des informations dans un système avec flux de données. En outre, EDICOM est un prestataire qualifié de services de confiance selon la réglementation européenne eIDAS.
Comment fonctionne EDICOM Long Term Archiving ?
Accès au service
EDICOMLta offre aux utilisateurs un environnement web personnalisé et conçu selon des critères de maniabilité pour parvenir aux meilleurs niveaux de sécurité.
Capture de documents
Que ce soit en mode manuel sur l'environnement internet ou de façon intégrée, on applique automatiquement les mécanismes de signature électronique et d'horodatage ce qui garantit l'intégrité et l'authenticité des documents dès lors qu'ils sont enregistrés sur la plateforme.
Valeur probante
Le cachet électronique certifié nous permet de garantir l'intégrité du document, l'horodatage démontre objectivement le moment exact (date et heure) où ce document a été enregistré.
Génération de métadonnées
Les métadonnées sont indispensables, elles permettent ensuite l'identification et la récupération des documents. EDICOMLta permet de créer des modèles web pour la création de structures de métadonnées standardisées.
Archivage sécurisé
Les documents sont archivés parallèlement sur deux CPD d'EDICOM, avec leurs copies de sécurité respectives. De cette façon, l'accessibilité à 99,9% des documents est garantie ainsi que de hautes conditions de sécurité.
Enregistrement des preuves
Quelques-unes des preuves informatiques qui sont enregistrées et qui constituent l'audit d'un document sont : la preuve de création, la preuve d'origine, la preuve de modification, la preuve d'effacement, la preuve de téléchargement...
Gestion des documents
Quelques fonctionnalités disponibles : l'archivage électronique, la modification des documents, la création de dossiers, les filtres de recherche, le marquage des “favoris”, la liste des documents, les options de téléchargement et partage...
Réassurance continue
Concernant les documents sauvegardés, un horodatage qualifié par le règlement eIDAS est appliqué de façon récurrente et automatique, cette méthode validée et reconnue par les autorités européennes permet de prolonger l'intégrité d'un document électronique dans le temps.
Audit des documents
Il est possible de demander à tout moment l'audit d'un document. Ce fichier compressé contient des éléments tels que les preuves, signatures numériques ou encore le rapport de validation soit, tous les éléments informatiques nécessaires à la démonstration objective de l'intégrité d'un document.
À la découverte d'EDICOMLta : Gestion de l'information
À la découverte d'EDICOMLta : Téléchargement et consultation de documents
À la découverte d'EDICOMLta : Audit légal des documents
Éléments clés du service de confiance d'Archivage Électronique à Long Terme
Accessibilité
Archivage sur la base de métadonnées qui permettent d'identifier et établir des hiérarchies entre celles-ci tout en permettant par la suite la consultation ou la récupération des documents.
Conformité légale
Les fichiers électroniques sont préservés selon les conditions techniques régulées par le Règlement 910/2014 connu sous l'appellation eIDAS.
Accès à la preuve juridique
Le système permet de récupérer facilement les documents sauvegardés. Il permet en outre d'accéder au fichier et de le télécharger avec l'audit électronique qui certifie l'intégrité et l'authenticité des données dans le temps, démontrant ainsi sa validité légale auprès de tiers.
Valeur probante
La signature électronique apporte un système de retenue de données avec garantie de l'intégrité et de l'authenticité, soit les garanties nécessaires pour que le système et les documents archivés constituent une valeur probante légale.
Audit des documents
Les signatures et cachets électroniques des fichiers sont soumis aux processus de contrôle périodiques afin de maintenir les critères d'intégrité et d'authenticité qu'ils autorisent. Cet audit permanent contrôle les interactions de chaque utilisateur sur les documents entreposés.
Intégration avec des tiers
EDICOMLta permet d'intégrer les systèmes de gestion internes des entreprises ou les solutions EDI et de facture électronique d'EDICOM, ces documents électroniques sont ainsi protégés et conservés automatiquement.
Hiérarchie des documents
EDICOMLta permet de baliser le cycle complet suivi par chaque document électronique. Par exemple, pour le cas d'une relation commerciale, la facture électronique sera archivée en lien avec la commande et le bordereau d'expédition.
Réversibilité des données
La récupération de tous les lots de données est indispensable pour les entreprises. C'est la raison pour laquelle, EDICOM garantit la récupération et le transfert de tous les documents archivés ainsi que des preuves telles que les signatures, l'horodatage, l'enregistrement du cycle de vie du fichier, l'enregistrement des évènements,... etc.
Infrastructure technologique
Les fichiers sont protégés sous un modèle de haute-disponibilité qui s'appuie sur la redondance de n'importe quel composant ou service. Ceci se traduit par la disponibilité des CPD (Centre de Traitement des Données) situés sur différentes installations physiques et qui fonctionnent de façon synchronisée par une redondance permanente des ressources.
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