Situation de l'obligation de facturation électronique B2B en Espagne

Le projet de facturation électronique B2B en Espagne défini dans la loi "Crea y Crece" approuvée en septembre 2022, rend l’utilisation de la facturation électronique obligatoire dans le cadre des relations commerciales entre les entreprises et les indépendants en Espagne. Cette mesure permettra une plus grande flexibilité pour les entreprises et un meilleur contrôle des paiements. Elle a pour objectif de réduire les défauts de paiement et de favoriser la croissance économique des entreprises.

Règlement technique sur la facturation électronique B2B en Espagne

Le 20 juin 2023, le projet de décret royal d'application de la loi 18/2022 sur la création et la croissance des entreprises en ce qui concerne la facturation électronique entre les entreprises et les professionnels a été publié, et une période de consultation publique a été ouverte pour présenter des observations, qui s'est terminée le 10 juillet 2023. Après cette période, le 2 février 2024, le ministère de l'Économie et de la Transformation numérique et le ministère des Finances et de l'Administration publique ont soumis à la Commission européenne le projet de développement réglementaire de la loi "Crea y Crece", qui inclut les amendements présentés pendant la période de consultation publique et réglemente les obligations de facturation entre les entreprises et les professionnels en Espagne. 

*Les principales nouveautés sont les suivantes :

État des factures

• Les destinataires des factures électroniques doivent communiquer leur paiement intégral ou leur rejet de la solution publique, indépendamment du fait que la solution publique ou une plateforme privée ait été utilisée, ou que l'état des factures ait également été envoyé via cette dernière.
• Si l'échange de factures a lieu entre des plateformes privées, le destinataire des factures doit informer son émetteur du rejet et du paiement effectif, ainsi que de l'acceptation de la facture. 
• La notification des états de paiement sera faite à la solution publique et ne sera pas envoyée au système de fourniture immédiate d'informations (SII).
• Les informations relatives à l'état de la facture sont envoyées dans un délai maximum de 4 jours calendaires à compter de la date de l'état signalé dans chaque cas. En l'absence de rejet ou de facture rectificative ultérieure, les factures sont présumées acceptées.

Format de la solution publique

• Le format syntaxique de la solution publique est Facturae. N'importe quel format peut être utilisé entre des plateformes privées selon l'une des syntaxes suivantes : XML, UBL, EDIFACT ou Facturae.

Mécanismes de communication de la solution publique

• La solution publique comportera des mécanismes permettant aux émetteurs de factures de signaler volontairement le recouvrement ou le non-recouvrement des factures.

Copies de factures

• Les factures échangées entre plateformes privées doivent être envoyées simultanément en copie conforme et clairement identifiées à la solution publique. Le destinataire dispose de mécanismes dans la solution publique pour télécharger les factures originales, les copies ou les deux.

Délais de notification de l'état des factures

• Un délai de 12 mois est établi pour la notification de l'état des factures pour les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 8 millions d'euros.
• Un délai supplémentaire de 36 mois est établi pour la notification de l'état des factures pour les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 8 millions d'euros.

Les États membres de l'UE ont désormais jusqu'au 6 mai 2024 pour faire part de leurs observations. Une fois cette période terminée, le projet de développement réglementaire sera transmis au Conseil d'État, qui préparera le projet final et le présentera au Conseil des ministres pour approbation et publication ultérieure au BOE, ce qui déclenchera les délais de mise en œuvre prévus.

Qui a pour obligation d'émettre des factures électroniques ?

Les entreprises et les professionnels auront pour obligation d’émettre et de transmettre des factures électroniques dans le cadre de leurs activités et de leurs transactions B2B domestiques. Lorsque le destinataire de la transaction est une entreprise ou un professionnel basé en Espagne, l'envoi d’une facture électronique sera donc obligatoire. Cette obligation ne sera pas applicable dans les cas suivants : 

• L'une des deux parties impliquées dans la transaction n'a pas son siège social sur le territoire espagnol ou ne dispose pas d'une entité légale permanente sur le territoire espagnol. 
• L’opération donne lieu à une facture simplifiée émise conformément à (Art.4 RD 1619/2012), sauf dans le cas des factures simplifiées qualifiées visées à l'article 7.2 du règlement.

À partir de quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?

Le décret royal entrera en vigueur douze mois après sa publication au Journal officiel de l'État (BOE) et sera effectif à partir de ce moment pour les entreprises et les professionnels. Ainsi, selon le projet soumis à la Commission européenne, les phases de mise en œuvre sont les suivantes : 

• 12 mois pour l'émission/réception des factures et la notification de l'état correspondant pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 8 millions d'euros à compter de la publication finale du décret royal.
• 24 mois pour l'émission/réception des factures pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 8 millions d'euros à compter de la publication finale du décret royal.
• 36 mois pour la notification de l'état correspondant pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 8 millions d'euros à compter de la publication finale du décret royal.

Au cours des 12 premiers mois suivant l'entrée en vigueur du décret royal, les entreprises qui sont tenues d'émettre des factures électroniques dans le cadre de leurs transactions doivent les accompagner d'une copie au format PDF garantissant leur lisibilité pour les entreprises et les professionnels pour lesquels l'obligation de recevoir des factures électroniques n'est pas encore entrée en vigueur, à moins que le destinataire des factures électroniques accepte volontairement et expressément de les recevoir dans leur format d'origine.

Comment fonctionnera la facturation électronique en Espagne ?

Le système espagnol de facturation électronique B2B sera composé d'un ensemble de plateformes privées d'échange de factures électroniques qui répondront aux exigences définies dans le Décret Royal ainsi que de la solution publique de facturation électronique, administrée par l'Agence d'Administration Fiscale de l'État (AEAT) et qui opérera comme un système centrale pour la transmission des factures au niveau national. 

Le processus de facturation électronique pourra être assuré par des plateformes privées, par la solution publique ou par une combinaison des deux catégories d’acteurs.  Les entreprises et les professionnels auront pour obligation d'émettre et de transmettre les factures électroniques à leurs clients et de les recevoir de leurs fournisseurs par l'un de ces canaux.

Les entreprises émettrices de factures électroniques n'utilisant pas la solution publique de facturation électronique seront tenues d'envoyer une copie conforme de chaque facture à la solution publique. Ces copies devront respecter les exigences de la norme Facturae et contenir les informations minimales obligatoires définies dans le règlement technique relatif à la facturation électronique.

Comment produire une facture électronique ?

Les factures électroniques doivent être conformes aux exigences techniques établies dans le décret royal approuvant le développement réglementaire régissant les obligations de facturation. Selon le projet de ce règlement soumis à la Commission européenne, elles peuvent être émises sous l'une des syntaxes suivantes :

• Format de facture XML CII conforme au CEFACT-ONU, applicable à l'ensemble de l'industrie.
• Format UBL de facture et de l’avoir tel que défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015.
• Format EDIFACT conformément à la norme ISO 9735.
• Format Facturae pour la facturation électronique entre les entreprises et professionnels.

L'authenticité et l'intégrité du contenu des factures électroniques devront être garanties par les mécanismes suivants :

• En ayant recours à une signature électronique avancée conformément au règlement eIDAS sur l'identification électronique et les services de confiance.
• Dans le cadre d'un échange de données informatisé (EDI) lorsque des procédures sont utilisées pour garantir l'authenticité et l'intégrité des données.

Statuts de la facturation électronique

Conformément aux dispositions de la section 1 de l'article 2 bis de la loi 56/2007, du 28 décembre, les destinataires des factures électroniques ont pour obligation de transmettre les statuts suivants aux émetteurs :

• Acceptation ou rejet commercial complet de la facture / date de la facture.
• Paiement effectif intégral de la facture / date de la facture.

En complément, les statuts suivants pourront être également communiqués :

• Acceptation ou rejet commercial partiel de la facture / date de la facture.
• Paiement partiel de la facture, montant payé / date de la facture
• Cession de la facture à un tiers pour recouvrement ou paiement, avec identification du bénéficiaire et la date de la cession.

Les informations relatives à l'état de la facture sont envoyées dans un délai maximum de 4 jours calendaires, à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés nationaux, à compter de la date de l'état signalé dans chaque cas.

Interconnexion entre les plateformes privées de facturation électronique

Les prestataires de solution de facturation électronique seront tenus de s'interconnecter avec tout autre opérateur de facturation électronique faisant partie du système espagnol dès lors qu’un client en fera la demande.

Par ailleurs, en fonction du projet du client, les prestataires privés auront la possibilité d’utiliser la solution publique de facturation électronique comme plateforme d'interconnexion. Si la solution publique est utilisée à cette fin, la plateforme privée de facturation électronique de l’entreprise destinataire sera chargée de convertir la facture électronique reçue afin qu'elle soit conforme à la syntaxe et aux spécifications techniques définies entre les partenaires (dans le cas de l’utilisation de formats différents des formats définis au niveau national), tout en préservant l'authenticité de la facture et l'intégrité de son contenu.

Plateforme internationale de facturation électronique EDICOM

EDICOM, entreprise leader en matière de facturation électronique au niveau international, est le prestataire le plus sollicité par les entreprises espagnoles pour assurer leurs processus d’échange de factures électroniques au niveau national. Notre plateforme est également l'une des plus utilisées dans le monde pour assurer les processus de facturation électronique avec les administrations publiques espagnoles, ainsi que pour répondre à d’autres exigences fiscales, tels que le SII (Suministro Inmediato de la Información) ou encore le Ticket Bai (Pays basque).

EDICOM offre à ses clients une solution globale qui répond à toutes les exigences techniques établies dans le système de facturation électronique espagnol et dans plus de 80 pays.