Situation de l'obligation de facturation électronique B2B en Espagne

Le projet de facturation électronique B2B en Espagne défini dans la loi "Crea y Crece" approuvée en septembre 2022, rend l’utilisation de la facturation électronique obligatoire dans le cadre des relations commerciales entre les entreprises et les indépendants en Espagne. Cette mesure permettra une plus grande flexibilité pour les entreprises et un meilleur contrôle des paiements. Elle a pour objectif de réduire les défauts de paiement et de favoriser la croissance économique des entreprises.

Qui a pour obligation d'émettre des factures électroniques ?

Les entreprises et les professionnels auront pour obligation d’émettre et de transmettre des factures électroniques dans le cadre de leurs activités et de leurs transactions B2B domestiques. Lorsque le destinataire de la transaction est une entreprise ou un professionnel basé en Espagne, l'envoi d’une facture électronique sera donc obligatoire. Cette obligation ne sera pas applicable dans les cas suivants : 

• L'une des deux parties impliquées dans la transaction n'a pas son siège social sur le territoire espagnol ou ne dispose pas d'une entité légale permanente sur le territoire espagnol. 
• L’opération donne lieu à une facture simplifiée émise conformément à (Art.4 RD 1619/2012), sauf dans le cas des factures simplifiées qualifiées visées à l'article 7.2 du règlement.

À partir de quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?

Les mesures du Décret Royal entreront en vigueur douze mois après sa publication au Bulletin Officiel de l'État (BOE). Par conséquent, selon le projet présenté (draft), les échéances de mise en œuvre seront les suivantes :

• Délai d’un an pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 8 millions d'euros à compter de la publication finale du Décret Royal.
• Délai de deux ans pour le reste des entreprises (celles dont le chiffre d'affaires est inférieur à 8 millions d'euros) à compter de la publication finale du Décret Royal.

Au cours des 12 premiers mois qui suivent l'entrée en vigueur du Décret Royal, les entreprises dans l’obligation d'émettre des factures électroniques dans le cadre de leurs transactions devront accompagner leurs factures d'un document au format PDF.  Cette mesure a pour objectif d’assurer la lisibilité des factures pour les entreprises qui ne seront pas encore concernées par l'obligation de réception des factures électroniques, à moins que le destinataire des factures accepte volontairement et expressément de les recevoir dans leur format électronique original.

Comment fonctionnera la facturation électronique en Espagne ?

Le système espagnol de facturation électronique B2B sera composé d'un ensemble de plateformes privées d'échange de factures électroniques qui répondront aux exigences définies dans le Décret Royal ainsi que de la solution publique de facturation électronique, administrée par l'Agence d'Administration Fiscale de l'État (AEAT) et qui opérera comme un système centrale pour la transmission des factures au niveau national. 

Le processus de facturation électronique pourra être assuré par des plateformes privées, par la solution publique ou par une combinaison des deux catégories d’acteurs.  Les entreprises et les professionnels auront pour obligation d'émettre et de transmettre les factures électroniques à leurs clients et de les recevoir de leurs fournisseurs par l'un de ces canaux.

Les entreprises émettrices de factures électroniques n'utilisant pas la solution publique de facturation électronique seront tenues d'envoyer une copie conforme de chaque facture à la solution publique. Ces copies devront respecter les exigences de la norme Facturae et contenir les informations minimales obligatoires définies dans le règlement technique relatif à la facturation électronique.

Comment produire une facture électronique ?

Les factures électroniques doivent répondre aux exigences techniques établies dans le Décret Royal approuvant le règlement relatif aux obligations de facturation. Selon le préprojet du règlement, les factures électroniques pourront être émises selon l'une des syntaxes suivantes :

• Format de facture XML CII conforme au CEFACT-ONU, applicable à l'ensemble de l'industrie.
• Format UBL de facture et de l’avoir tel que défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015.
• Format EDIFACT conformément à la norme ISO 9735.
• Format Facturae pour la facturation électronique entre les entreprises et professionnels.

L'authenticité et l'intégrité du contenu des factures électroniques devront être garanties par les mécanismes suivants :

• En ayant recours à une signature électronique avancée conformément au règlement eIDAS sur l'identification électronique et les services de confiance.
• Dans le cadre d'un échange de données informatisé (EDI) lorsque des procédures sont utilisées pour garantir l'authenticité et l'intégrité des données.

Statuts de la facturation électronique

Conformément aux dispositions de la section 1 de l'article 2 bis de la loi 56/2007, du 28 décembre, les destinataires des factures électroniques ont pour obligation de transmettre les statuts suivants aux émetteurs :

• Acceptation ou rejet commercial complet de la facture / date de la facture.
• Paiement effectif intégral de la facture / date de la facture.

En complément, les statuts suivants pourront être également communiqués :

• Acceptation ou rejet commercial partiel de la facture / date de la facture.
• Paiement partiel de la facture, montant payé / date de la facture
• Cession de la facture à un tiers pour recouvrement ou paiement, avec identification du bénéficiaire et la date de la cession.

Interconnexion entre les plateformes privées de facturation électronique

Les prestataires de solution de facturation électronique seront tenus de s'interconnecter avec tout autre opérateur de facturation électronique faisant partie du système espagnol dès lors qu’un client en fera la demande.

Par ailleurs, en fonction du projet du client, les prestataires privés auront la possibilité d’utiliser la solution publique de facturation électronique comme plateforme d'interconnexion. Si la solution publique est utilisée à cette fin, la plateforme privée de facturation électronique de l’entreprise destinataire sera chargée de convertir la facture électronique reçue afin qu'elle soit conforme à la syntaxe et aux spécifications techniques définies entre les partenaires (dans le cas de l’utilisation de formats différents des formats définis au niveau national), tout en préservant l'authenticité de la facture et l'intégrité de son contenu.

Plateforme internationale de facturation électronique EDICOM

EDICOM, entreprise leader en matière de facturation électronique au niveau international, est le prestataire le plus sollicité par les entreprises espagnoles pour assurer leurs processus d’échange de factures électroniques au niveau national. Notre plateforme est également l'une des plus utilisées dans le monde pour assurer les processus de facturation électronique avec les administrations publiques espagnoles, ainsi que pour répondre à d’autres exigences fiscales, tels que le SII (Suministro Inmediato de la Información) ou encore le Ticket Bai (Pays basque).

EDICOM offre à ses clients une solution globale qui répond à toutes les exigences techniques établies dans le système de facturation électronique espagnol et dans plus de 80 pays.