La facture électronique en Colombie

Ce code permet d'identifier la facture de manière univoque et garantit l'intégrité des informations transmises. Le CUFE est crypté à l'aide d'un algorithme SHA384 et se compose de données concaténées de la facture et de la clé technique.

La signature électronique est générée à partir d'un certificat numérique émis par une autorité de certification accréditée par l'organisme national d'accréditation colombien (ONAC). EDICOM est accrédité par l'ONAC en tant qu'autorité de certification ouverte pour la distribution de certificats électroniques tels que les signatures digitales.

Le système RADIAN a été créé par la DIAN pour répondre à la pratique de commercialisation des factures en Colombie (factoring). Pour être valables, les factures de vente électroniques doivent être enregistrées et validées via la plateforme RADIAN. Grâce à ce système, le gouvernement souhaite faciliter la consultation et tracer ces documents.

Pour en savoir plus, cet article présente ce système : La Colombie réglemente l'enregistrement de la facture électronique en tant que titre de valeur dans RADIAN

Il s'agit d’un processus en différentes étapes qui permet à la DIAN de vérifier que les factures (et autres documents assimilés) sont conformes aux règles définies dans l'annexe technique. Tant les factures, que les notes de débit et de crédit électroniques sont concernées. Ce processus est effectué en une fraction de secondes, de sorte qu’à l’issue de sa validation, le document accompagné du bon de validation soit délivré à l'acheteur, ce qui confère au document sa pleine valeur fiscale.

Les résolutions 00020 et 00030 ne mentionnent pas la réception de factures, mais un émetteur électronique doit être en mesure de recevoir des factures électroniques.

En cas de problème de communication avec le Web Service de la DIAN, celui-ci publiera un message d'erreur 500, indiquant que le système est hors service. À ce moment-là, l'option d'envoi de la facture au client sans validation préalable est automatiquement activée.

Le document faisant juridiquement foi est le fichier XML, dont toutes les informations doivent être exactement mentionnées au sein de la représentation graphique de la facture au format PDF.

Conformément aux dispositions des résolutions 00020 et 00030, le modèle de prévalidation traitera environ 264 validations, y compris les champs obligatoires ou facultatifs (en fonction de la nature de l'entreprise). Lorsque de nouveaux champs sont traités dans le XML, il est nécessaire d'apporter des modifications à la représentation graphique. Par exemple le chiffre de vérification NIT, qui est désormais obligatoire au sein du nouveau format XML doit également apparaitre dans le PDF.

Avec le nouveau modèle de pré-validation, aucune limite de temps n’a été évoquée. La DIAN doit répondre en temps réel (modèle synchrone).

Selon les informations de la DIAN : « Conformément aux dispositions du paragraphe 1 de l'article 616-1 du statut fiscal modifié par la loi 1943 de 2018 (…) Lorsque la validation préalable de la facture électronique ne peut pas être effectuée, pour des raisons technologiques imputables à la Direction nationale des impôts et des douanes - DIAN ou à un prestataire certifié, la partie tenue de facturer est autorisée à remettre la facture électronique à l'acquéreur sans validation préalable. Dans ces cas, la facture est réputée avoir été émise lors de sa remise à l'acquéreur et doit être envoyée à la Direction nationale des impôts et des douanes - DIAN ou à un prestataire agréé pour validation dans un délai de 48 heures à compter de la résolution des problèmes techniques rencontrés. Dans tous les cas, la responsabilité de l’envoi de la facture électronique en vue de sa validation et de sa remise à l'acquéreur une fois validée, incombe à la partie tenue de facturer ».

La facture de dépannage générée lors de la panne continuera d'exister et sera utilisée en cas de défaillances technologiques imputables à la Direction des impôts nationaux et des douanes - DIAN ou à un prestataire certifié.

La facturation électronique peut être effectuée :

• Directement, par le biais d'un logiciel fourni par l'émetteur de la facture électronique.
• Grâce à la solution gratuite fournie par la DIAN.
• Par l'intermédiaire d'un prestataire agréé par la DIAN.

Dans ces cas, l’assujetti peut émettre une facture et/ou des documents équivalents en utilisant, entre autres, les moyens suivants

• Facture papier.
• Facture par ordinateur.
• Ticket de caisse enregistreuse P.O.S.

Dans ces cas de figure, l’obtention de l'autorisation de numérotation de facturation du système en vigueur reste d’actualité. A l’issue de l’incident de facturation, les factures électroniques devront être transmises à la DIAN, au format en vigueur (Résolutions 0019, 0055 de 2016 et 000002 du 3 janvier 2019).

En cas d’imprévu d’ordre commercial, la partie tenue de facturer par voie électronique doit informer la DIAN du motif commercial qui l’empêche d’émettre la facture électronique, en utilisant le système de réclamations sur le site web de la DIAN.

Oui, il est nécessaire de demander une séquence de numérotation pour les factures électroniques.

Dans les cas où les factures électroniques ne peuvent pas être émises en raison d’imprévus techniques et/ou commerciaux de l'émetteur de la facture, celui-ci doit également disposer d'une autorisation de numérotation afin de pouvoir facturer sur papier, sur ordinateur ou depuis une caisse enregistreuse.

À l’issue du rétablissement de la panne, le prestataire de facturation électronique transmet les factures électroniques émises, dans les 48 heures suivant la fin de la panne.