Caractéristiques de la facturation électronique en Colombie

En Colombie, l'origine de la facture électronique remonte à 1995, lorsqu'elle a été pour la première fois acceptée en tant que substitut à la facture papier en tant que document attestant d’une vente. En 2013, la Direction nationale des impôts et des douanes (DIAN) a débuté ses travaux dans le but d’introduire massivement la facturation électronique, en s’inspirant du modèle de pays tels que le Chili, le Brésil et le Mexique.

 

La finalité de ce projet était de faciliter l'interopérabilité entre les assujettis et de réduire l'évasion fiscale. Depuis 2019, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises présentes dans le pays. Entre temps, la DIAN a fait évoluer le système de facturation électronique par le biais de l'introduction de nouveaux documents obligatoires ou la mise à jour de certains prérequis. Parmi les nouveaux documents rajoutés au sein du modèle de facturation électronique figure notamment la facture électronique en tant que « Titre de Valeur » ou plus la Facture de Vente Électronique devenue obligatoire pour certains secteurs de l'économie colombienne.

 

Afin d’assurer un service complet, tout en offrant des garanties d'intégrité et d'authenticité de l'information à nos clients, EDICOM est certifié en tant qu'entité de certification digitale en Colombie par l'ONAC pour émettre des certificats digitaux.

Autorité fiscale compétente

Autorité fiscale compétente

DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Caractère obligatoire

Caractère obligatoire

Depuis 2019, toutes les entreprises ont l'obligation d'émettre des factures de vente électroniques avec validation préalable à l'émission.

Procédures administratives requises

Procédures administratives requises

Toutes les entreprises doivent se déclarer en tant qu’émettrice de factures électroniques par le biais du portail web de la DIAN. Les prestataires de facturation électronique doivent également être certifiés en tant que Prestataires de Services Technologiques (PST). Dans le cadre de cette certification, un identifiant logiciel unique est attribué. Le « code de sécurité du logiciel » doit être généré et inclus dans la facture.

Format de la facture

Format de la facture

Le format standard utilisé est le XML, sous la norme UBL V2.1 (Universal Business Language) adopté par la DIAN.  

Signature électronique

Signature électronique

La signature électronique est obligatoire afin de garantir l'authenticité et l'intégrité de la facture électronique de son émission jusqu'à son archivage. La signature électronique est générée à partir d'un certificat numérique délivré par une autorité de certification accréditée par l'organisme national d'accréditation colombien ONAC. Les certificats délivrés par EDICOM sont conformes à cette procédure.

Contrôle fiscal

Contrôle fiscal

Un système de numérotation séquentielle doit être utilisé. Ce dernier doit être demandé auprès de la DIAN à l’issue de la demande d’autorisation d’envoi de factures électroniques. La DIAN octroie par la suite des plages de numéros ainsi que la clé de contrôle technique nécessaires à la génération du Code Unique de Facture Electronique (CUFE), qui permet d'identifier la facture de manière unique et de garantir l'intégrité de l'information. Le CUFE est crypté à l'aide d'un algorithme SHA384 et se compose des données concaténées de la facture et de la clé technique.

Format d’impression

Format d’impression

Une représentation visuelle de la facture incluant le QR code doit être présentée au format PDF.

Archivage

Archivage

Il est obligatoire pour les émetteurs et les destinataires durant la période fixée par la loi fiscale.

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En Colombie, conformément au modèle de facturation électronique défini par la DIAN, les émetteurs de factures électroniques deviennent automatiquement des destinataires électroniques. Il est donc essentiel pour les entreprises qui effectuent de nombreuses transactions d'achat et de vente de biens et de services de pouvoir compter sur une solution de facturation électronique qui leur permette de gérer efficacement leurs flux de facturation client et fournisseur.
1

Connectivité

interopérabilité de notre solution avec le système de la DIAN afin de consulter le cycle de vie des factures.

2

Intégration

nous intégrons instantanément les documents électroniques reçus vers votre système de gestion ou de comptabilité interne.

3

Gestion des accusés de réception

conformément à la loi 2155, nous générons et envoyons des accusés de réception à la fois à l'émetteur de la facture et à la DIAN afin de faciliter le traitement des demandes de déductions fiscales.

4

Archivage électronique

nous archivons les factures reçues et les accusés de réception correspondants dans un dossier électronique unique afin de garantir la valeur probante des documents.

Questions fréquemment posées sur la facture électronique en Colombie

Ces questions sont extraites de questions habituellement posées par nos propres clients.

Ce code permet d'identifier la facture de manière univoque et garantit l'intégrité des informations transmises. Le CUFE est crypté à l'aide d'un algorithme SHA384 et se compose de données concaténées de la facture et de la clé technique.

La signature électronique est générée à partir d'un certificat numérique émis par une autorité de certification accréditée par l'organisme national d'accréditation colombien (ONAC). EDICOM est accrédité par l'ONAC en tant qu'autorité de certification ouverte pour la distribution de certificats électroniques tels que les signatures digitales.

Le système RADIAN a été créé par la DIAN pour répondre à la pratique de commercialisation des factures en Colombie (factoring). Pour être valables, les factures de vente électroniques doivent être enregistrées et validées via la plateforme RADIAN. Grâce à ce système, le gouvernement souhaite faciliter la consultation et tracer ces documents.

Pour en savoir plus, cet article présente ce système : La Colombie réglemente l'enregistrement de la facture électronique en tant que titre de valeur dans RADIAN

Il s'agit d’un processus en différentes étapes qui permet à la DIAN de vérifier que les factures (et autres documents assimilés) sont conformes aux règles définies dans l'annexe technique. Tant les factures, que les notes de débit et de crédit électroniques sont concernées. Ce processus est effectué en une fraction de secondes, de sorte qu’à l’issue de sa validation, le document accompagné du bon de validation soit délivré à l'acheteur, ce qui confère au document sa pleine valeur fiscale.

Les résolutions 00020 et 00030 ne mentionnent pas la réception de factures, mais un émetteur électronique doit être en mesure de recevoir des factures électroniques.

En cas de problème de communication avec le Web Service de la DIAN, celui-ci publiera un message d'erreur 500, indiquant que le système est hors service. À ce moment-là, l'option d'envoi de la facture au client sans validation préalable est automatiquement activée.

Le document faisant juridiquement foi est le fichier XML, dont toutes les informations doivent être exactement mentionnées au sein de la représentation graphique de la facture au format PDF.

Conformément aux dispositions des résolutions 00020 et 00030, le modèle de prévalidation traitera environ 264 validations, y compris les champs obligatoires ou facultatifs (en fonction de la nature de l'entreprise). Lorsque de nouveaux champs sont traités dans le XML, il est nécessaire d'apporter des modifications à la représentation graphique. Par exemple le chiffre de vérification NIT, qui est désormais obligatoire au sein du nouveau format XML doit également apparaitre dans le PDF.

Avec le nouveau modèle de pré-validation, aucune limite de temps n’a été évoquée. La DIAN doit répondre en temps réel (modèle synchrone).

Selon les informations de la DIAN : « Conformément aux dispositions du paragraphe 1 de l'article 616-1 du statut fiscal modifié par la loi 1943 de 2018 (…) Lorsque la validation préalable de la facture électronique ne peut pas être effectuée, pour des raisons technologiques imputables à la Direction nationale des impôts et des douanes - DIAN ou à un prestataire certifié, la partie tenue de facturer est autorisée à remettre la facture électronique à l'acquéreur sans validation préalable. Dans ces cas, la facture est réputée avoir été émise lors de sa remise à l'acquéreur et doit être envoyée à la Direction nationale des impôts et des douanes - DIAN ou à un prestataire agréé pour validation dans un délai de 48 heures à compter de la résolution des problèmes techniques rencontrés. Dans tous les cas, la responsabilité de l’envoi de la facture électronique en vue de sa validation et de sa remise à l'acquéreur une fois validée, incombe à la partie tenue de facturer ».

La facture de dépannage générée lors de la panne continuera d'exister et sera utilisée en cas de défaillances technologiques imputables à la Direction des impôts nationaux et des douanes - DIAN ou à un prestataire certifié.

La facturation électronique peut être effectuée :

  • Directement, par le biais d'un logiciel fourni par l'émetteur de la facture électronique.
  • Grâce à la solution gratuite fournie par la DIAN.
  • Par l'intermédiaire d'un prestataire agréé par la DIAN.

Dans ces cas, l’assujetti peut émettre une facture et/ou des documents équivalents en utilisant, entre autres, les moyens suivants

  • Facture papier.
  • Facture par ordinateur.
  • Ticket de caisse enregistreuse P.O.S.

Dans ces cas de figure, l’obtention de l'autorisation de numérotation de facturation du système en vigueur reste d’actualité. A l’issue de l’incident de facturation, les factures électroniques devront être transmises à la DIAN, au format en vigueur (Résolutions 0019, 0055 de 2016 et 000002 du 3 janvier 2019).

En cas d’imprévu d’ordre commercial, la partie tenue de facturer par voie électronique doit informer la DIAN du motif commercial qui l’empêche d’émettre la facture électronique, en utilisant le système de réclamations sur le site web de la DIAN.

Oui, il est nécessaire de demander une séquence de numérotation pour les factures électroniques.

Dans les cas où les factures électroniques ne peuvent pas être émises en raison d’imprévus techniques et/ou commerciaux de l'émetteur de la facture, celui-ci doit également disposer d'une autorisation de numérotation afin de pouvoir facturer sur papier, sur ordinateur ou depuis une caisse enregistreuse.

À l’issue du rétablissement de la panne, le prestataire de facturation électronique transmet les factures électroniques émises, dans les 48 heures suivant la fin de la panne.

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