Italie : Dématérialiser l'envoi et la réception des déclarations de douane ainsi que des autres documents douaniers (AIDA)

L'Italie dématérialise les interactions entre les entreprises et l'autorité douanière, l'ADM (Agence des douanes et des monopoles). Les déclarations douanières pour les importations doivent être soumises en format électronique depuis de juin 2022:

• En 2022 débute la dématérialisation des flux documentaires liés aux importations.
• En 2023, le processus de dématérialisation se poursuit avec l’intégration des flux documentaires liés à l'exportation et au transit des marchandises.
• À partir du 2 décembre 2024, l'Italie met en place un système électronique obligatoire pour les déclarations en douane relatives à l'exportation (AES) et au transit (NCTS).

Cette dématérialisation s'effectue conformément au modèle européen de données douanières (EUCDM). L'EUCDM est le modèle de données douanières utilisé pour:

• Les systèmes douaniers transeuropéens tels que le NSTI, l'AES et l'ICS
• Les systèmes nationaux de dédouanement au sein de l'UE.

L'objectif est d'harmoniser les données douanières pour toutes les typologies de déclaration et d'assurer une vision unifiée des données légales définies devant être fournies par les opérateurs économiques lors de la transmission des déclarations ou des notifications.

La dématérialisation des flux documentaires douaniers découle de la mise en œuvre du règlement européen UE 952/2013, dit  Code des douanes de l'Union".

Le projet européen ICS2

L'Union européenne a entamé un processus de réforme du système douanier afin d'améliorer la sécurité des marchandises importées. Cette réforme s'inscrit dans le cadre du projet ICS2, qui permettra aux autorités douanières d'identifier plus précisément les menaces potentielles grâce à un flux d'informations intégré provenant des données des différents acteurs de la chaîne logistique.

Le système recueille des informations sur toutes les marchandises entrant au sein de l'UE. Les opérateurs économiques (OE) devront déclarer les données relatives à la qualité et à la sécurité dans le système ICS2 par le biais de la Déclaration Sommaire d'Entrée (ENS).

L'objectif du système est de protéger plus efficacement le marché unique et les citoyens européens grâce à de nouvelles mesures douanières relatives à la sécurité et à la qualité, tout en facilitant la libre circulation des marchandises.

L'Italie à l'avant-garde de la dématérialisation des déclarations de douane

Conformément aux lignes directrices européennes, l'agence des douanes italienne dirige la mise en œuvre du système et n'accepte que les documents d'importation sous format électronique. L'utilisation de formulaires papier n'est plus autorisée et l'impression des documents n'est plus nécessaire. Ce nouveau système offre une vision intégrée de la comptabilité afin de répondre aux obligations fiscales liées à l'enregistrement des factures d'importation et à la déduction de la TVA.

Les déclarations sont identifiées par un code alphanumérique unique appelé MRN (Movement Reference Number).

Le modèle IM utilisé jusqu'à présent sera remplacé par les messages suivants au format XML, en fonction du type et de la valeur de l'importation :

• H1: Déclaration de mise en libre pratique et de destination finale.
• H2: Déclaration d'entreposage douanier.
•  H3: Déclaration d'admission temporaire.
• H4: Déclaration de perfectionnement actif.
• H5: Déclaration d'introduction de marchandises dans le cadre d'échanges avec des territoires soumis à une fiscalité spécifique.
• H6: Déclarations en douane de trafic postal en vue de la libre circulation (envois postaux).
• H7: Dédouanement des marchandises de faible valeur (en vigueur à partir du 1er juillet 2021).
• B1, B2, B4: Déclarations douanières d'exportation (AES).
• D1, D2, D4: Déclarations douanières de transit (NSTI).

Quel est le processus à suivre auprès de l'Agence des douanes italiennes?

La procédure est la suivante:

• Envoi du document H1 XML: L'entreprise ou le transitaire doit envoyer aux douanes le document H1 XML avec la demande d'importation à effectuer.
• Réponse des douanes et attribution du MRN: Les douanes répondent à l'expéditeur et lui attribuent un MRN (numéro de référence du mouvement). Cet identifiant unique doit accompagner le reste des documents relatifs à l'importation.
• Demande des documents nécessaires à la déduction de la TVA: Une fois le MRN obtenu, l'entreprise peut demander aux douanes les documents nécessaires pour la déduction de la TVA, tels que le Prospetto de Liberación, le Prospetto de Síntesis ou le Prospetto à des fins comptables.

Archivage électronique des documents douaniers conforme à la réglementation locale

Les documents contenus dans la “Cassetto Doganale” de chaque entreprise sont certifiés par les douanes, ce qui en fait des documents fiscaux ayant une validité juridique. Par conséquent, les entreprises qui exportent, importent et déplacent des marchandises doivent s'assurer que tous les documents douaniers soient archivés conformément à la réglementation, tant du point de vue de la TVA que des garanties économiques.

Documents d'importation clés à archiver:

• Prospetto de Síntesis de la Déclaration de douane 
• Prospetto de Liberación
• Prospetto à des fins comptables (Résumé comptable)

Le dernier document, le Prospetto à des fins comptables, sert à enregistrer la déclaration en douane et à déduire la TVA payée en douane. Ce document est essentiel en cas de contrôle fiscal par l'administration fiscale.

Documents d'exportation à archiver:

• EAD (Electronic Administrative Document)
• Visto Uscire

Ces documents permettent aux entreprises de prouver au bureau de douane que les marchandises ont été libérées. Ils sont également essentiels pour justifier la validité d'une facture émise sans TVA. En effet, ils confirment que l'exportation a bien eu lieu et que les marchandises ont quitté l'UE.

En outre, les Documents d'Accompagnement du Transit (DAT) permettent aux entreprises d'éviter la perte des garanties versées.

Téléchargement automatique des documents de la “Cassetto Doganale”

Les entreprises italiennes peuvent télécharger automatiquement des documents à partir de leur « Cassetto Doganale », grâce à une technologie de Webservice.

Les codes MRN transmis par les entreprises sont utilisés pour effectuer le téléchargement.

Pour bénéficier de cette fonctionnalité, les entreprises devront faire appel à un prestataire de services capable de se connecter à la Cassetto Doganale, une fois les codes MRN obtenus.

Plateforme internationale EDICOM

EDICOM, en tant que prestataire de solutions d'échange de documents électroniques, est en mesure de se connecter à l'Agence des douanes italiennes pour récupérer les documents comptables nécessaires à la déduction de la TVA. Ces documents doivent être archivés en vue d'une consultation ultérieure.

• Connectivité Web Service: EDICOM a mis en place un canal de communication WebService offrant les avantages suivants Interaction avec les douanes pour la gestion des déclarations de douane. Connection sécurisé et récupération automatiquement des documents stockés dans la Cassetto Doganale grâce aux codes MRN attribués aux opérations.
• Solution d'archivage électronique à long terme:Pour garantir la conservation des documents, EDICOM propose une solution d'archivage électronique basée dans le cloud et conforme à la réglementation Conservación Sustitutiva en Italie. La solution EDICOMLta est conforme à la réglementation italienne et est accréditée par la Commission européenne en tant que service eIDAS. Elle applique des mécanismes d'identification, de signature électronique et de validation électronique, garantissant l'intégrité et l'authenticité des fichiers dans le temps.
  Ce service permet aux entreprises italiennes d'archiver en toute sécurité tous les documents légaux associés aux processus d'importation et d'exportation.