État des lieux de la facturation électronique et de l’e-Reporting en Afrique du Sud
En Afrique du Sud, il n'existe actuellement aucune obligation de facturation électronique ou de déclaration électronique de TVA. L'organisme qui encadre l’utilisation de la facturation électronique et des déclarations de TVA est le South African Revenue Service (SARS).
Le SARS a publié plusieurs réglementations liées aux conditions de mise en conformité des flux de facturation électronique. À la fin de l’année 2021, cet organisme a publié un texte destiné à préciser le contenu des informations à mentionner au sein des factures émises par les prestataires technologiques assujettis à la TVA en Afrique du Sud. Ce règlement est entré en vigueur le 10 décembre 2021.
La portée des obligations de ce nouveau règlement est plus importante que celle du texte qu’il remplace (le Binding General Ruling 28 - BGR28). Ce texte prévoit notamment l’obligation de mentionner les éléments suivants au sein des factures :
- Nom et numéro de TVA du prestataire de services technologiques.
- Nom et adresse (professionnelle, résidentielle ou postale) du destinataire et numéro de TVA si le destinataire est enregistré (l'adresse électronique n'est plus suffisante).
- Numéro de série individuel
- Date d'émission
- Une description complète et adaptée des services technologiques fournis
- La contrepartie en numéraire si la contrepartie est libellée dans la devise de :
- la République : le montant de la prestation et le montant de la taxe facturée ou une déclaration indiquant que la contrepartie comprend une charge au titre de la taxe et le taux auquel la taxe a été facturée ; ou
- tout pays autre que la République : le montant de la taxe facturé dans la monnaie de la République ou un autre document distinct délivré par le prestataire de services technologiques au bénéficiaire des services électroniques indiquant le montant de la taxe en aval facturé en devise de la République et le taux de change utilisé.
Dans le même temps, les factures électroniques doivent être conservées pendant au moins 5 ans.
Automatisez et intégrez vos processus de facturation
Grâce à la technologie de l’EDI, il est possible d'automatiser tous les processus d’envoi et de réception des factures pour les intégrer à l'ERP de votre entreprise.
Notre solution s'intègre à votre système de gestion ou ERP pour assurer un échange de documents structurés optimal. Dans le cas des factures, le module établit des connexions avec votre système interne pour y intégrer tous les processus d’envoi et de réception des factures.
- Account Receivable : automatisation du traitement des factures à partir de l’extraction de données générées directement par l'ERP de l'entreprise. Dans le cadre du processus d'envoi des factures aux clients, la solution convertit les données selon les normes requises (EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE, XML EDI), les spécifications techniques et légales de chaque pays, et appose également une signature électronique. L’ensemble de ces processus assurent à votre entreprise la mise en conformité de vos flux de facturation électronique.
- Account Payable : la plateforme de facturation reçoit les factures des fournisseurs et les valide conformément aux spécifications techniques et légales de chaque pays dans lequel l'entreprise destinataire opère. Grâce à des processus avancés de transformation des données, les factures électroniques reçues sont adaptées à la structure de données de vos outils puis intégrées au sein du système de gestion comptable fournisseurs du client.
Avantages de l'automatisation des factures fournisseurs - Automated Payable
- Traçabilité en temps réel de l'ensemble du flux, du bon de commande au paiement des factures.
- Les commandes sont expédiées en temps réel, ce qui réduit les délais de réponse des fournisseurs.
- Automatisation de la gestion des achats, du bon de commande au paiement du fournisseur.
- L'évolutivité de la solution permet de mettre en place de nouveaux flux de messages personnalisés tels que la confirmation de la réception d'une commande ou les avis d'expédition.
- Contrôle et traçabilité de l'envoi et du statut des commandes par vos fournisseurs.
- Une meilleure gestion et des réductions de coûts. L'automatisation des processus entraine une réduction du temps traitement, une réduction des erreurs ainsi que des économies liées à l’accroissement de l’efficacité de l'ensemble du processus de gestion des achats.
- Intégration des fournisseurs. Le portail fournisseurs permet une intégration complète des fournisseurs, en y incluant vos fournisseurs non équipés de solution EDI.
Un engagement de l'entreprise vers des processus plus durables
L'utilisation de ce type de technologies au sein des entreprises peut contribuer à la volonté des entreprises de converger vers un modèle plus responsable en matière environnementale et sociale.
La mise en œuvre de solutions de facturation électronique a un impact direct sur la réduction de la consommation de papier, la diminution des émissions de CO2 et la réduction de la consommation d’énergies fossiles grâce à la suppression du transport du courrier. On estime que les technologies du numériques peuvent contribuer à réduire les émissions mondiales de CO2 d'environ 15 %.
