Caractéristiques de la facturation électronique en Équateur

En 2009, le service des impôts équatorien (SRI) a publié un document évoquant les prémices du modèle de facturation électronique national. En 2014, cette même administration a annoncé la mise en place d’un calendrier progressif pour l'adoption de la facturation électronique, en fonction du profil des entreprises et organismes publics concernés.

 

Le 29 novembre 2022, conformément à la résolution N° NAC-DGERCGC22-00000024, l'obligation de facturation électronique est entrée en vigueur pour les deux derniers millions de particuliers et d'entreprises concernés par la réforme.

 

Initialement, le système de facturation électronique mis en place par le SRI suivait un modèle de validation en ligne de la part de l'administration préalablement à l’autorisation d’envoi. Depuis 2017, seul le modèle de validation hors ligne envisagé dans la résolution 0079 est en vigueur. Ce modèle permet d’envoyer simultanément les factures au RSI et au destinataire des factures. L'objectif de cette refonte du système est de rendre instantanée la validation ait lieu immédiatement.

Autorité fiscale compétente

Autorité fiscale compétente

SRI - Servicio de Rentas Internas (Service des impôts)

Obligatoire

Obligatoire

Le SRI, par le biais de la résolution n° NAC-DGERC-GC18-00000191, a fixé un calendrier d'adhésion progressive pour les contribuables en fonction de leur chiffre d’affaires et de leur typologie. Ce calendrier a été complété le 30/11/2022 par la Quatrième Disposition Transitoire de la Loi Organique pour le Développement Économique et la Soutenabilité Fiscale après la Pandémie de COVID-19 et la Résolution No. NAC-DGERCGC22-00000024. Cette résolution a permis d’incorporer le dernier groupe d’assujettis au public concerné par la réforme.

  • Les assujettis sont tenus de facturer électroniquement.
  • Les personnes physiques et les sociétés qui ne sont pas considérées comme des personnes imposables à l'impôt sur le revenu mais qui :

- Sont tenues de facturer et ne sont pas tenues de délivrer des factures de vente, des retenues à la source et des documents complémentaires par voie électronique via les groupes précédents d’assujettis concernés par la réforme.

- Les assujettis qualifiés de nouveaux agents de retenue, y compris les nouveaux contribuables spéciaux, devront envoyer leurs bons de retenue électronique dans la version ATS.

Procédures administratives requises

Procédures administratives requises

  • Disposer d'un certificat de signature électronique.
  • Disposer d’une solution de facturation électronique conforme aux normes techniques de la SRI.
  • Être inscrit au SRI en ligne (formulaire 361).
  • Disposer d’un accord de débit enregistré (Convenio de débito).
Format de la facture

Format de la facture

Les factures électroniques sont des documents fiscaux au format électronique conformes aux normes légales et réglementaires du SRI. Ces documents doivent être émis au format XML.

Signature électronique

Signature électronique

La signature électronique est obligatoire pour garantir l'authenticité et l'intégrité de la facture électronique de son émission jusqu'à son archivage. Le format en vigueur est le XMLDsig.

Contrôle fiscal

Contrôle fiscal

La facture doit être déclarée au Servicio de Rentas Internas (SRI), qui renvoie un numéro d'autorisation. Ce numéro doit être intégré à la facture préalablement à son envoi au client final.

Les factures électroniques sont envoyées au SRI qui les valide et les autorise. Une fois validées et autorisées, elles sont envoyées au destinataire avec un code d'autorisation attribué par la SRI, ainsi qu'une représentation graphique appelée RIDE. Il est important de souligner que les destinataires doivent avoir donné leur accord pour recevoir leurs factures électroniques.  Dans le cas où le destinataire ne donne pas son consentement ou demande expressément l'impression de la facture, les émetteurs doivent imprimer et délivrer par leurs propres moyens le RIDE. 

Archivage

Archivage

Obligatoire pour l'expéditeur et le destinataire pendant 7 ans.

Résumé des achats et ventes

Résumé des achats et ventes

Il est indispensable et obligatoire de réaliser la déclaration électronique du résumé des achats et ventes (Liquidación de compras de bienes y prestación de servicios).

système de secours en cas de défaillance

Système de secours en cas de défaillance

Depuis le 31 décembre 2017, le seul système de back up en cas de défaillance autorisé est celui décrit dans la Résolution 0079. Ce système permet d’envoyer simultanément les factures au RSI et au destinataire. L'objectif est que l'autorisation soit immédiatement obtenue.

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1

EXPORTATION DES DONNÉES

Un fichier plat contenant les informations relatives à la transaction électronique est généré au sein du système ERP ou du système de gestion comptable du client. Nous récupérons ces données et les convertissons au format XML 1.0 requis.

2

VALIDATION ET SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Avant de transmettre les Reçus (Comprobantes) au SRI et aux destinataires finaux, nous réalisons un processus de validation du fichier XML. Nous appliquons ensuite une signature électronique conforme à la norme XadES_BES au moyen d'un certificat délivré par l'une des entités de certification qualifiées en Équateur.

3

CONNECTIVITÉ ET TRANSMISSION

Le document XML est transmis à la SRI, nous disposons d'une connexion directe et sécurisée, basée sur des appels web services. Le modèle offline permet à la SRI de traiter un document électronique dans un délai maximum de 24 heures. La représentation graphique du CPE (RIDE) est générée en simultanée. Le RIDE et le XML peuvent être délivrés au destinataire de différentes manières : par courrier électronique, sur sa solution de facturation électronique ou bien à travers un portail web privé qui permet à l’émetteur d’assurer la traçabilité des factures envoyées.

4

INTÉGRATION ET ARCHIVAGE

Les documents électroniques issus du processus de facturation électronique, validés et approuvés par le SRI, sont automatiquement intégrés dans votre système ERP. De plus, nous archivons les factures électroniques et les statuts d'autorisation émis par le SRI au sein d’un fichier électronique unique disposant d’une valeur juridique.

Questions fréquemment posées sur les factures électroniques en Équateur

Ces questions sont tirées d’interrogations formulées par nos propres clients.

Les factures électroniques sont des documents attestant d’une opération commerciale et dont les conditions de traitement respectent les normes légales et réglementaires du SRI.

Ces factures électroniques sont réparties en diverses catégories :
 

  • Factures - Facturas
  • Règlements pour l'achat de biens et de services - Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios
  • Notes de crédit - Notas de crédito
  • Notes de débit - Notas de débito
  • Reçu de retenu d'impôt - Comprobantes de retención
  • Avis d’expédition - Guías de remisión

  • Disposer d’une connexion internet
  • Disposer de son mot de passe SRI en ligne
  • Être à jour de ses obligations fiscales.
  • Disposer d’un certificat digital de signature électronique obtenu via le RUC
  • Disposer d’une solution qui génère des factures électroniques conformes (il peut s'agir de la solution offerte par le SRI, d’une solution propriétaire dont dispose le contribuable ou une solution sous-traitée auprès d’un prestataire de services).

Les entreprises et les contribuables doivent demander une autorisation d’envoi de factures électroniques. Des tests doivent également être effectués au sein d’un environnement de test avant le passage en production.

 

  • Environnement de test : il permet de tester et d'apporter les ajustements
    nécessaires aux flux testés pour l’envoi de factures
    électroniques, de sorte à s'assurer que les informations à
    transmettre au RSI sont conformes aux spécifications fixées dans la
    « Fiche Technique » et que les informations du contribuable sont correctes. Les factures électroniques émises via cet environnement ne sont fiscalement pas valables.

 

  • Environnement de production : lorsque le contribuable a effectué
    toutes les vérifications dans l'environnement de test, une demande d'
    autorisation d’envoi de facture électronique doit être formulée. Dès lors que le RSI donne son accord, cet accord reste valable pour une durée indéterminée et les
    factures émises dans cet environnement sont fiscalement conformes.

Pour accéder à l'environnement de test ou de certification des factures électroniques, les étapes suivantes doivent être respectées :

1) Accéder au portail www.sri.gob.ec avec votre RUC et votre mot de passe.

2) Consulter l'option "Facturation électronique".

3) Sélectionner "Tests".

4) Sélectionner "Autorisation".

5) Cliquer sur "demande d’envoi".

6) Le statut de votre demande apparait

Les assujettis peuvent utiliser l'environnement de test aussi longtemps qu'ils le jugent nécessaire, aucune limite de temps n’est indiquée.

Pour obtenir l'autorisation d’envoyer des factures électroniques, la procédure suivante doit être respectée :

1) Accéder au portail www.sri.gob.ec avec votre RUC et votre mot de passe.

2) Sélectionner l'option "Facturation électronique".

3) Sélectionner la catégorie "Production" (une certification préalable doit être obtenue lors de la phase de tests).

4) Cliquer sur "Autorisation".

5) Cliquer sur "demande d’envoi".

6) Le statut de la demande apparait.

  • « Facture électronique gratuite » (outil installable en local).
  • Le portail en ligne « SRI & Yo ».
  • Solutions tierces.

Il s'agit de la représentation graphique imprimée d'une facture électronique normalisée.

Les représentations graphiques des factures électroniques doivent être conformes aux normes en vigueur au sein exigences du document Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y la Ficha Técnica de Comprobantes Electrónico.

  1. Lorsqu'il est impossible d’envoyer une facture via e-mail à l'acquéreur, au destinataire, à l'utilisateur ou au consommateur.
  2. Lorsque l'acquéreur, le destinataire, l'utilisateur ou le consommateur n'est pas identifié ;
  3. Lorsque l'acquéreur, le destinataire, l'utilisateur ou le consommateur le demande ; ou
  4. En cas de règlement de biens et de prestation de services.

Non. Si le RIDE ne comporte pas de numéro d'autorisation ou de mot de passe, il n'est pas valable.

L'émetteur peut envoyer via différents moyens les fichiers (XML + RIDE) de facturation électronique :

  • Adresse email fournie par le client.
  • Solution de facturation électronique du destinataire. Il s'agit de l’option à privilégier car elle permet une intégration automatisée des factures au sein du système de gestion interne du destinataire.
  • Par le biais de portails web privés mis en place par un prestataire de services à cet effet.

Lorsque le destinataire n'a accès à aucun de ces canaux, l'expéditeur doit imprimer et
envoyer le RIDE.

L'annulation d'une facture doit se faire par le biais d'une note de crédit, ou par le biais du formulaire de demande d'annulation via le SRI en ligne.

Il est possible d'émettre tout type de facture électronique (note de crédit, note de débit, etc.) liée à une facture physique.

  • Factures - Facturas
  • Règlements pour l'achat de biens et de services - Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios

Les émetteurs peuvent demander l'annulation jusqu'à 90 jours après l'émission de la facture électronique.

Non, les factures papier continueront d’exister en cas d’impossibilité de générer des factures électroniques conformes aux normes en vigueur. Les factures papiers devront respecter les conditions fixées au sein du Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios.
Les tickets de ventes des contribuables de « commerces populaires » restent valables sous leur forme pré-imprimée.

Oui, l'émetteur et le destinataire doivent conserver les informations relatives aux factures électroniques pendant sept ans.

Les pièces justificatives électroniques doivent être transmises à partir du moment où la pièce justificative est générée ou dans un délai maximum de 72 heures après avoir été générée, conformément à la résolution NAC-DGERCGC18-00000233.

Oui, elle est valable. Dans le système Off-line, le numéro d'autorisation et l’identifiant de la facture électronique sont les mêmes ; ils comportent 49 chiffres.

L’envoi d’un reçu de retenu d'impôt doit se faire dans les cinq jours suivant la date d'émission du ticket de caisse.

 

Depuis le 30 novembre 2022, les contribuables tenus d'émettre des factures électroniques conformément à la loi sur le développement économique et la durabilité fiscale et qui ont été qualifiés d' « agents de retenue » par le SRI, conformément à la résolution n° NAC-DGERCGC22-00000024.

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