Facturation électronique aux États-Unis : Réseau d'échange interopérable DBNAlliance

La Business Payments Coalition, en collaboration avec la Réserve Fédérale, dirige la création d'un système standardisé d'échange de documents électroniques aux États-Unis. Cette initiative vise à établir un modèle de facturation électronique et à créer un réseau d'échange de documents similaire au réseau Peppol ayant vu le jour sur le marché européen.

Déclaration commune : Interopérabilité de la facturation électronique entre les États-Unis et l'Union européenne

La sixième réunion ministérielle du Conseil du Commerce et de la Technologie (" TTC ") aborde les enjeux du commerce international, afin de renforcer les liens économiques et commerciaux, d'accélérer la transition vers des économies neutres sur le plan climatique et de promouvoir la stabilité économique.

Une attention toute particulière est portée à la réduction des coûts de transaction et à la promotion des opportunités de collaboration.  L’objectif poursuivi est d'ouvrir la voie à une multitude d'applications dans différents domaines tels que le commerce, les procédures douanières et frontalières, les paiements et la lutte contre la fraude fiscale.

Afin d'améliorer l'interopérabilité et d'harmoniser les processus de facturation électronique, les États-Unis et l'UE ont l'intention de poursuivre leur coopération et leur concertation.  Ils souhaitent parvenir à une plus grande compatibilité en termes d'interopérabilité commerciale et technique.

Les États-Unis et l'Union européenne ont adopté les principes suivants afin de garantir le succès de la facturation électronique :

• Se connecter une seule fois et ainsi pouvoir se connecter avec le monde entier.
• Pas de frais d'itinérance entre les points d'accès.
• Des échanges ouverts où les utilisateurs peuvent choisir librement leur point d'accès.

La discussion se poursuivra notamment sur les points suivants :

• Flexibilité de la structure des données: Certaines sections de la structure des données de la facture électronique devraient être standardisées, tandis que d'autres devraient pouvoir être ajustées afin de tenir compte des besoins spécifiques en matière d'informations commerciales et des exigences légales locales, régionales et nationales.
• Harmonisation des informations: Les données échangées au sein des factures électroniques devront être compatibles du point de vue commercial et technique. Cette compatibilité constitue la base du traitement fluide des factures et autres documents électroniques, en permettant l'interopérabilité et l'automatisation des processus.
• D’autre part, il est essentiel de définir les capacités d'itinérance des prestataires de services. Cette thématique permet d'aborder les modalités techniques de connectivité et d'accessibilité afin de permettre une interopérabilité sans faille entre les États-Unis et l'Union européenne.

Lancement du projet Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

Les participants au projet pilote BPC d'échange de factures électroniques « BPC » ont créé la Digital Business Network Alliance (DBNAlliance) comme entité juridique chargée de superviser le nouveau réseau d'échange électronique. 

En tant qu'entité de supervision, la DBNA sera chargée de définir les politiques, les normes, les mécanismes de sécurité, les règles et lignes directrices qui constitueront le futur contexte des échanges électroniques aux États-Unis. La DNBA propose également aux fournisseurs de services des points d'accès de rejoindre l'alliance et de les aider à se connecter au réseau.

L'adhésion d'EDICOM à la DNBA nous permettra d’opérer en tant que point d'accès et d’accompagner les acheteurs et les vendeurs souhaitant utiliser le réseau. Les entreprises n'ont pas besoin d'être membres de la DNBA, elles ont uniquement besoin d’avoir recours à un prestataire de services membre pour pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques en leur nom.

Les entreprises doivent donc se connecter via leur point d'accès pour échanger des factures électroniques dans un format standardisé avec toutes les autres entreprises connectées au réseau. Les fournisseurs spécialisés participent activement à l'Alliance en soutenant le projet et en opérant en tant que points d'accès. Ils contribuent ainsi à la transition des entreprises vers la facturation électronique.

Le réseau d'échange

Les échanges seront possibles grâce à un réseau de transmission électronique basé sur un ensemble de normes techniques et de politiques qui permettent aux entreprises de partager entre elles, et en toute sécurité des documents électroniques relatifs à la chaîne d'approvisionnement. Le réseau a été développé dans le but de résoudre les difficultés auxquelles les entreprises sont confrontées lorsqu'elles échangent des factures entre différentes plateformes et différents systèmes. Les méthodes de connexion entre entreprises, les informations à envoyer et le format des transmissions électroniques représentent une partie des problèmes rencontrés quotidiennement. Pour pallier ces difficultés, le réseau d'échange définit un ensemble de règles permettant l’échange de factures électroniques en toute sécurité entre les entreprises, même si chacune d'entre elles utilise un système d’information différent.

En tant qu'entité de supervision, DBNAlliance est chargée de régir le cadre des échanges et de favoriser la transmission électronique des factures électroniques afin que les clients de tous les prestataires de services puissent communiquer avec les clients de tous les autres prestataires de services.

"La création de ce cadre d'échange pour favoriser tous les types de paiement est une étape importante pour l'écosystème des paiements B2B", a déclaré Guy Berg, vice-président pour l'amélioration des paiements au sein des Services Financiers de la Réserve Fédérale. "Le lancement de l’organisation DBNAlliance et du cadre d'interchange confirme que le moment est venu de remédier aux inefficacités des paiements B2B et de tirer profit de la modernisation des méthodes de paiement électronique.

Les entreprises ayant recours à des prestataires de services membres de DBNAlliance constateront que le réseau fonctionne sans qu'il soit nécessaire de modifier leurs systèmes opérationnels actuels ou bien avec des exigences minimales ou quasi-nulles en matière d’adaptation du SI. En outre, le cadre d'interchange prend en charge toutes les méthodes de paiement électronique, y compris les ACH, les virements, les cartes et les paiements instantanés.

Modèle de facturation électronique proposé par le réseau

Le système proposé est basé sur l'échange de factures électroniques par le biais d'un modèle  « Four-Corner Network Model », dans lequel les documents électroniques sont envoyés et reçus par le biais de points d'accès (Access Points) qui connectent les utilisateurs du réseau. Toutes les entreprises sont des émettrices et réceptrices. Elles connectent et peuvent ainsi échanger avec l’intégralité des entreprises présentes sur le réseau.

Les protocoles de communication sont AS2/AS4. Le processus prend en charge les réponses aux requêtes et aux statuts des documents.

Le modèle sémantique est basé sur le format OASIS UBL 2.X pour les factures et les avoirs. Le fichier structuré peut comporter des pièces jointes et doit inclure une signature électronique.
Les champs à inclure sont les suivants :

• Informations sur les fournisseurs et les clients
• Informations relatives à l'expédition
• Instructions de paiement, informations sur les banques et les cartes
• Frais, remises et taxes au niveau du document et de l'article
• Description des articles
• Section « notes »

Projet pilote de facturation électronique aux États-Unis

La Business Payments Coalition, en collaboration avec la Réserve Fédérale, développe un système standardisé d'échange de documents électroniques B2B aux Etats-Unis. L'initiative vise à établir un modèle de facturation électronique standardisé et à créer un réseau d'échange de documents électroniques, à l'instar du système Peppol développé en Europe. Le réseau américain facilitera le commerce électronique en permettant un échange plus efficace de documents dans tous les secteurs. Plus de 80 organisations ont participé au projet pilote, qui s'est déroulé en trois phases :

1. La première phase (du 1er avril au 30 juin 2022) avait pour principal objectif de tester les spécifications techniques initiales pour l'échange de factures électroniques.
2. La deuxième phase (du 1er juillet au 30 septembre 2022) a permis d'affiner les spécifications et les étapes d'intégration pour les entreprises.
3.  La troisième phase (du 1er octobre au 31 décembre 2022) a permis de finaliser les spécifications pour la phase de production.

La phase pilote est terminée et le réseau est prêt à passer à la phase de production. EDICOM, en tant que fournisseur technologique mondial de solutions de facturation électronique, a participé au projet pilote, ainsi qu'aux groupes de travail organisés pour le développement et l'essai du système.

Avantages de la facturation électronique

Dans un marché mondialisé, les entreprises doivent rechercher des opportunités en devenant plus compétitives, ce qui implique parfois un saut technologique qui améliore l'organisation et la qualité de l'information traitée, en optimisant les processus internes et la gestion des personnes.

La numérisation implique l'automatisation des processus qui garantissent une réduction des délais, des erreurs et des coûts grâce à une plus grande efficacité de l'ensemble du processus de gestion des achats et des paiements. Ces améliorations contribuent sans aucun doute à l'optimisation de la chaîne d'approvisionnement, en assurant la transparence et l'efficacité de l'intégration totale des communications.

Les caractéristiques de la solution EDICOM Global e-Invoicing

• Un modèle SaaS intégré à votre ERP : Nos solutions EDI intégrées fonctionnent en mode SaaS, elles sont implémentées et hébergées au sein d’un cloud privé développé et géré par EDICOM. Toutes les applications et les ressources de gestion nécessaires sont mises en œuvre par nos équipes afin d’assurer l’échange sans interruption de toutes vos transactions EDI. La plateforme établit des connexions avec votre ERP, votre CRM et toutes les applications de gestion impliquées dans l'échange de données électroniques avec vos partenaires.
• Solution multistandard et multi-protocole : La plateforme globale dispose de fonctionnalités multistandard (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE...) et multi-protocole (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP...) qui garantissent la meilleure connectivité avec n'importe quel partenaire dans le monde.
• Contrôle fiscal : EDICOM dispose de certifications internationales en tant que prestataire de services de confiance pour fournir aux transactions électroniques les mécanismes de confiance requis. Certaines thématiques telles que l’application de signatures électroniques, l’horodatage ou bien la gestion des codes de contrôle fiscal et d’identifiants spécifiques doivent être prises en compte afin de conférer aux documents une valeur fiscale. 
• Solution évolutive : La plateforme s'adapte aux besoins des entreprises à tout moment, en développant les projets en fonction des exigences locales de chaque pays.
• Communication avec des interlocuteurs non équipés d’une solution technologique, n'ayant pas la capacité d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques : Pour ce besoin, une entreprise doit pouvoir disposer d'une plateforme comprenant des fonctionnalités spécifiques telles que des portails web qui permettent à ses clients et fournisseurs d'interagir avec elle, même si ces derniers ne disposent pas d'une solution technologique.
• Archivage électronique : EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) est la solution d’archivage électronique à long terme certifiée proposée par EDICOM en tant que prestataire de services de confiance qualifié. Le service applique des mécanismes d'identification, de signature électronique et de validation chronologique électronique, conformément au règlement eIDAS, garantissant ainsi l'intégrité et l'authenticité des fichiers archivés dans le temps.
• Gestion centralisée : Pour travailler de manière centralisée à partir d'un unique ERP global pour toute l'entreprise, il est nécessaire de disposer d’une solution de facturation électronique unique capable d'émettre des factures conformément aux exigences légales de chaque pays dans lequel l'entreprise opère. Avec la solution globale de facturation électronique EDICOM, c'est possible.