Approbation de documents avec signature électronique

EDICOMSignADoc est une solution d'approbation de documents avec signature électronique. Transformez les processus d'approbation de documents laborieux et fastidieux en quelque chose de télématique, efficace et ayant également une valeur probante.

Trust Services Provider

Signature électronique

Compatible avec tous les types de signature électronique. Configuration des signatures conjointes et solidaires.

Service à 100 %

Profitez du soutien que votre projet mérite. Des consultants spécialisés à votre service avant, pendant et après le démarrage.

Workflows sur mesure

Des processus d'approbation adaptés à la complexité dont vous avez besoin. Définissez les étapes, les conditions et les utilisateurs dont vous avez besoin.

Cas d'utilisation d'EDICOMSignADoc

Tout processus de votre organisation qui nécessite l'approbation d'une ou plusieurs personnes peut être mis en œuvre dans EDICOMSignADoc. Voici trois des applications les plus courantes.

Signature propositions commerciales

Signature de propositions commerciales

Intégrez des personnes extérieures à votre organisation en tant que clients dans vos flux de travail.

Envoyez vos contrats de vente dès qu'ils sont générés et demandez votre approbation en toute sécurité et en un minimum de temps.

Vos clients recevront un email et, en un clic, ils pourront accéder au contrat et choisir de l'approuver ou de le rejeter.

Approbation de factures

Approbation interne de factures

Établissez des flux d'approbation internes adaptés à la structure départementale de votre entreprise.

Impliquez les responsables qui doivent approuver chaque facture.

Configurez les règles qui déterminent l'approbation de vos factures (département, identification des fournisseurs, créanciers, montant des factures, etc.)

Signature de contrats

Signature de contrats et fiches de paie

Générez des contrats ou des fiches de paie à partir de votre système et obtenez l'approbation des employés.

Facilitez l'accès sécurisé des destinataires à votre environnement de signature.

Obtenez des preuves d'approbation pour les contrats, les salaires, etc.

Automatisez vos workflows d'approbation de documents

Concevez un processus d'approbation de document spécifique avec EDICOMSignADoc et exécutez-le autant de fois que vous le souhaitez. Il suffit de déposer le fichier pdf pour que le processus démarre et soit envoyé aux destinataires que vous avez choisis. 

Vous pouvez également intégrer depuis votre système de gestion (ERP, CRM, etc.) l'envoi du document de demande d'approbation et atteindre un niveau d'automatisation optimal pour accélérer la signature de contrats clients, l'approbation de factures internes ou tout autre type d'approbation.

EDICOMSignADoc peut être intégré à tout système de gestion

Notre solution d'approbation et de signature de documents est capable de fonctionner de manière intégrée afin de maximiser les avantages de l'automatisation des processus. Cette façon d'utiliser la plateforme est parfaite pour les grandes entreprises qui doivent gérer de gros volumes de documents.

L'équipe de consultants d'EDICOM spécialisée dans l'intégration de données veille à ce que la solution fonctionne de manière totalement compatible et efficace avec tout système ou base de données requis. Cela est possible, qu'il s'agisse d'un ERP, d'un CRM ou d'un système de gestion du capital humain, entre autres ; de solutions prêtes à l'emploi ou développées en interne ; dans le cloud ou sur site.

Conception de workflows personnalisés

La création d'un workflow d'approbation des documents est rapide et intuitive.

Indiquez quels émetteurs sont autorisés à envoyer des documents, et configurez le type de preuve et d'authentification requis en une seule étape. Concevez également des flux complexes comportant plusieurs étapes, différentes conditions, différents destinataires et types de signature.

 

Étapes d'approbation des documents

Définition simple et intuitive des étapes

La conception des workflows avec EDICOMSignADoc est basée sur le paramétrage des étapes. Celles-ci délimitent les approbateurs qui y participent, le niveau d'authentification requis et le type de preuves à recueillir à chaque étape.

signature électronique document

Signatures conjointes et solidaires

Signatures conjointes : L'avancement du workflow nécessite l'approbation de tous les approbateurs identifiés dans une étape.

Signatures solidaires : L'avancement du workflow nécessite l'approbation d'un nombre déterminé de destinataires sur le nombre total d'approbateurs possibles dans une étape.

Règles d'exécution

Règles d'exécution des étapes

Personnalisez les flux qui vous permettent de fixer des conditions pour certaines approbations.

Il est possible d'indiquer qu'une approbation est demandée si un contrat dépasse un certain montant, ou s'il est destiné à une personne spécifique.

Signature électronique sur tous vos documents

La nécessité des garanties requises pour un flux d'approbation de documents dépend de la nature du document. EDICOMSignADoc s'adapte aux particularités en termes d'authentification et de signature électronique de chaque projet.

Gérez les preuves rapportées par EDICOMSignADoc dans la résolution d'éventuels conflits concernant les accords reflétés dans le contenu de vos documents.

Signature adaptée

Signature adaptée à chaque situation

EDICOMSignADoc prend en charge les signatures électroniques avec des certificats qualifiés, des certificats non qualifiés et à partir de dispositifs sécurisés de création de signature.

Authentification à deux facteurs

Authentification à deux facteurs

Mettez en place des processus d'authentification forte pour donner les meilleures garanties à vos workflows : 2FA OTP (Google Authenticator) ou 2FA par SMS.

Preuve d'approbation

Preuve d'approbation

Chaque interaction avec le document génère une empreinte, sur laquelle le fournisseur de services de confiance EDICOM "établit un enregistrement" à valeur probante appelé rapport de preuve.

Contrôle total sur chacun de vos documents

Les émetteurs de documents, ainsi que leurs supérieurs, disposent d'un tableau de bord configurable avec des vues de leurs indicateurs clés de performance (KPI) et des informations détaillées sur l'état des processus d'approbation.

Voyez en temps réel si un document a été consulté ou non, combien de personnes l'ont approuvé, s'il a été rejeté par l'une des personnes impliquées dans le processus, ou tout autre événement utile.

Fixez des délais pour la collecte de l'approbation de vos documents, forcez la nouvelle soumission de documents ou annulez un flux si vous en avez besoin.

Pourquoi utiliser EDICOMSignADoc ?

EDICOMSignADoc est un outil puissant pour optimiser les processus d'approbation et de signature des documents.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Archivage électronique avec garantie d'intégrité et inversion de la charge de la preuve.

EDICOMLta est le service d'archivage à long terme qui complète EDICOMSignADoc pour conserver les documents ainsi que leur preuve d'approbation.

Les processus de conservation sont exécutés conformément aux principales normes internationales afin de garantir l'intégrité des documents dans le temps.

L'audit permanent et la réassurance par le fournisseur de services de confiance EDICOM offrent des garanties qui inversent la charge de la preuve en cas de divergence.

Archivage électronique à long terme

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