Comment fonctionne la facturation électronique en Colombie ?

La facturation électronique en Colombie a pour objectif de moderniser et de dématérialiser le système fiscal national, tout en garantissant une plus grande efficacité, une meilleure transparence et un meilleur contrôle fiscal. Ce système, régi par la Direction nationale des impôts et des douanes (DIAN), est en constante évolution. La DIAN a pour vocation à optimiser la gestion fiscale et à garantir le respect des obligations fiscales de manière électronique.

Évolution de la facturation électronique en Colombie

La Colombie a été l'un des premiers pays d'Amérique latine à reconnaître la validité juridique de la facture électronique, l'assimilant à la facture papier dès 1995. Cependant, c'est en 2015 que la Direction Nationale des Impôts et des Douanes (DIAN) a franchi une étape importante en instaurant le Système de Facturation Électronique (SFE), dans le but de moderniser et de dématérialiser la gestion de l'impôt.

Depuis, le système n'a cessé d'évoluer, intégrant de nouveaux documents fiscaux et améliorant ses processus techniques et réglementaires. Afin de faciliter l'adoption progressive par les contribuables, la DIAN a établi des calendriers échelonnés d'adoption obligatoire, renforçant ainsi la transformation numérique du système fiscal colombien.

Le système de facturation électronique (SFE) en Colombie

Le système de facturation électronique (SFE) en Colombie opère selon un modèle de pré validation, dans lequel tous les documents fiscaux électroniques doivent préalablement être envoyés à la DIAN afin d'être contrôlés et approuvés. Ce n'est qu'après validation qu'ils peuvent être transmis par l'émetteur au destinataire final.

Ce système garantit la validité juridique des transactions. Il vise à faciliter le respect de la législation fiscale, à améliorer le contrôle fiscal et à réduire l'utilisation du papier. Les documents couverts par le système SFE sont les suivants :

• La facture électronique de vente
• Le rapport de validation des factures papier utilisées en cas de dysfonctionnement technique.
• Le justificatif électronique pour le versement des salaires 
• Le justificatif pour les achats effectués auprès d'entités de facturation non assujetties à l'obligation de paiement.
• L'enregistrement des factures de vente électroniques en tant que titre de valeur (RADIAN)
• Les documents électroniques équivalents

Factures électroniques de vente : champ d'application et contribuables tenus d'émettre des factures

La facture électronique est le document fiscal le plus utilisé dans le cadre du système de facturation électronique en Colombie. Son émission est obligatoire pour un grand nombre de contribuables, conformément aux directives définies par le DIAN. Les contribuables tenus de répondre à cette obligation sont les suivants :

• Les personnes morales qui commercialisent des biens et/ou réalisent des prestations de services.
• Les personnes physiques dont les revenus bruts issus de la vente de biens et/ou de services sont supérieurs à 3 500 UVT.
• Les entrepreneurs publics dont les revenus sont supérieurs à 4 000 UVT.
• Les personnes physiques dont le revenu est inférieur à 3 500 UVT, mais qui :
  • Possèdent plus d'un établissement commercial.
  • Exploitent des actifs incorporels.
  • Sont des utilisateurs douaniers.
• Effectuent des dépôts ou des investissements d'un montant supérieur à 3 500 UVT.
• Contribuables sous le Régime Simple d'Imposition (RST).

Ce type de facture comprend des modalités spécifiques telles que la facture de crédit électronique, la facture de débit et la facture d'exportation, s'adaptant ainsi à différents scénarios commerciaux et facilitant son intégration dans le système fiscal digital du pays.

Fiche de paie électronique : Quelles sont ses caractéristiques et comment est-elle émise ?

Le justificatif de paie électronique est un composant du système de facturation électronique en Colombie. Il est obligatoire pour les entreprises qui déclarent des revenus ou de la TVA et qui effectuent des paiements découlant d'un emploi ou d'une relation juridique. Ce document permet de justifier les coûts, les déductions ou les impôts déductibles auprès de la DIAN.

Ce document doit être généré à partir des informations contenues dans le logiciel de paie ou de BPO de l'entreprise. Ces informations sont transformées en documents électroniques qui seront signés électroniquement et transmis à la DIAN pour validation. Une fois validés, ils sont intégrés dans le système interne avec leur représentation graphique et envoyés automatiquement aux employés. En cas d'erreur, des notes d'ajustement devront être émises suivant la même procédure.

Selon la réglementation en vigueur, ces justificatifs doivent être générés de manière mensuelle et transmis dans les 10 premiers jours calendaires du mois suivant le paiement correspondant. Il est interdit de consolider la paie pour la soumettre à la fin d'une période fiscale.

RADIAN : enregistrement des factures électroniques en tant que titres

La DIAN a mis en place la plateforme RADIAN afin d’enregistrer les factures électroniques de vente en tant que titres, une condition essentielle pour qu'elles puissent être utilisées dans les opérations d'affacturage. Pour ce faire, les factures doivent répondre à certaines exigences techniques et commerciales, en plus d'être enregistrées et validées dans le système RADIAN.

Ce système permet aux entreprises de gérer électroniquement tous les événements liés à leurs factures, tels que les accusés de réception ou d'acceptation, lesquels doivent être signés de manière électronique. Ce n'est qu'une fois ces étapes franchies qu'une facture pourra être considérée comme un titre.
Pour opérer sur la plateforme RADIAN, il est nécessaire de disposer d'un logiciel agréé par la DIAN.

EDICOM, en tant que prestataire technologique agréé, propose une solution intégrée qui automatise la génération, la transmission et l'enregistrement des événements au sein de RADIAN, garantissant ainsi la conformité réglementaire et facilitant l'accès à l'affacturage électronique.

Documents électroniques équivalents : quelles sont leurs caractéristiques et quand s'appliquent-ils ?

Les documents électroniques équivalents sont des pièces justificatives qui remplacent la facture électronique dans certains cas spécifiques, par exemple lorsque le fournisseur n'est pas tenu de facturer de manière électronique. Ces documents doivent également être générés par un logiciel et validés par la DIAN, en respectant les exigences techniques établies.

L'un des documents les plus connus est le ticket généré par les systèmes P.O.S., couramment utilisés dans les points de vente physiques. Il existe également d'autres types de documents équivalents, tels que ceux utilisés dans les services de transport, les spectacles, les jeux de hasard, les péages, les services publics, etc.
La DIAN a défini un calendrier de mise en œuvre progressive en 2024 pour ces documents, avec des échéances variables selon le type de document et la catégorie de contribuable. Ce calendrier a permis de faciliter l'adoption du système et d'assurer une transition fluide vers la dématérialisation complète des documents électroniques.

Résolution 000119/2024 : Evolution de la facturation électronique

La DIAN a publié la Résolution 000119 de 2024, par laquelle elle a introduit des modifications significatives relatives au système de facturation électronique en Colombie, en ajustant plusieurs points de la Résolution 000165 de 2023. Les principaux changements sont les suivants

• Option d'équivalence : les contribuables sont autorisés à opter pour l'émission d'une facture de vente électronique ou d'un document électronique équivalent, en fonction de la nature de la transaction.
• Prolongation des dates de mise en œuvre : la date limite pour la délivrance électronique de certains documents équivalents, tels que ceux relatifs aux services publics, au transport de passagers et aux déclarations, a été prolongée de trois mois.
• Billets d'avion : un délai maximum de 48 heures a été fixé, à compter de la réservation dans le système GDS, afin d'émettre le document électronique équivalent correspondant au billet de transport aérien de passagers.

Mise en œuvre du RIPS dans le secteur de la santé

Le Ministère Colombien de la Santé a publié la Résolution No. 1884, prolongeant les délais de mise en œuvre du Registre Individuel de Prestation de Services de Santé (RIPS) comme support à la facturation électronique dans le secteur de la santé. Cette transition a été définie en trois phases, en fonction de la complexité des prestataires. Les dates de démarrage sont comprises entre octobre 2024 et avril 2025.

Si un RIPS n'est pas validé, l'entité devra compléter la facturation électronique en omettant les champs spécifiques au secteur de la santé et soumettre le RIPS conformément à la résolution 3374 de 2000. En outre, les prestataires pourront soumettre des RIPS pour des services antérieurs jusqu'en décembre 2025.

Les nouveaux prestataires inscrits au registre officiel (REPS) après septembre 2024 devront commencer à transmettre ces fichiers à partir d'avril 2025. Cette mesure vise à favoriser une transition harmonieuse et à garantir la conformité technique et réglementaire dans le secteur de la santé.

EDICOM, prestataire agréé par la DIAN pour la facturation électronique en Colombie

EDICOM est un prestataire technologique agréé par la DIAN pour l'émission de factures électroniques en Colombie. Cette accréditation garantit la conformité des entreprises avec toutes les exigences techniques, juridiques et financières établies dans le décret 2242 de 2015.

EDICOM remplit notamment les conditions suivantes : mise à jour du Registre Fiscal Unique (RUT), enregistrement au sein du régime commun de TVA, certification ISO 27001 en matière de sécurité de l'information et recours à des fonds propres et d'actifs conformes aux seuils requis. De plus, les solutions EDICOM assurent la gestion du  format XML normalisé par la DIAN, la numérotation autorisée, la signature électronique. Elles garantissent l'authenticité et l'intégrité de chaque facture par le biais d'un Code Unique de Facture Électronique.

Grâce à cette certification, EDICOM offre une solution complète de gestion électronique des documents, adaptée non seulement aux exigences fiscales colombiennes, mais aussi aux réglementations de multiples pays au niveau international. La solution EDICOM permet aux entreprises d'opérer de manière efficace et sécurisée sur les marchés internationaux, tout en garantissant la traçabilité et la conformité de leurs opérations fiscales.