Fonctionnement de la facture électronique en Colombie

L’histoire entre la facturation électronique et la Colombie a débuté bien avant la publication de la toute dernière obligation en la matière. Dès 1995, le gouvernement a franchi une première étape en décidant d’accorder à la facture électronique, la même validité qu’à la facture papier, faisant de ce pays un pionnier en Amérique Latine. Après plusieurs initiatives, l’année 2015 marque un tournant dans la digitalisation de la facture, lorsque la Direction Nationale des Impôts et des Douanes (DIAN) a lancé son système de facturation électronique (le SFE). Depuis sa création, le nouveau système de facturation électronique de la Colombie a fait l'objet d'améliorations constantes et intègre désormais de nouveaux documents fiscaux dans son système déclaratif électronique. Pour parvenir à l'adoption de la facture électronique, ainsi qu’à d’autres documents fiscaux électroniques, la DIAN a fixé un calendrier dont l’objectif final conduira à une utilisation massive obligatoire et progressive de ces documents électroniques pour tous les contribuables.

Pour toutes ces raisons, le contexte autour de la facture électronique en Colombie est en constante évolution et constitue le moteur de la transformation digitale du système fiscal du pays. Nous analysons le fonctionnement de la facture électronique et les principales nouveautés du système fiscal électronique colombien.

Le Système de facturation électronique - SFE

Le Système de Facturation Électronique (Sistema de Facturación Electrónica - SFE) repose sur un modèle de validation préalable des documents. Les factures électroniques, ainsi que tous les autres documents fiscaux électroniques, doivent être préalablement déclarés à la DIAN afin de procéder à leur validation. Une fois validés par la DIAN, les documents sont envoyés par l’expéditeur au client.

Le système de facturation électronique est composé de plusieurs documents :

• La facture électronique de vente.
• Le rapport pour la validation de chéquiers ou de factures papier émises en cas de dysfonctionnement technique de l'entreprise de facturation. 
• Le Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques - Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Le document justificatif des non assujettis - Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado.
• La Déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN) - Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor 
• Les documents équivalents.

Qui est concerné par l’obligation 

Comme mentionné ci-dessus, afin de faciliter l'adoption des différents documents fiscaux électroniques à déposer, la DIAN a publié plusieurs calendriers d'adhésion progressifs. Par conséquent, en fonction du type de facture ou de document fiscal, la date d’échéance imposée au contribuable diffère.

Les Factures électroniques de vente 

Parmi l’ensemble des documents fiscaux que composent le système de facturation électronique, la facturation électronique de vente (Facturas electrónicas de venta) est le plus utilisé. Ce document se trouve actuellement dans sa phase finale d’adoption généralisée. Actuellement, la facture électronique de vente est obligatoire pour les contribuables suivants :

• Les personnes morales qui commercialisent des biens et/ou des services. 

• Les personnes physiques qui commercialisent des biens et/ou des services avec un revenu brut supérieur à 3 500 UVT.
• Les personnes physiques prestataires de l'État dont le revenu brut est supérieur à 4 000 UVT. Les personnes physiques autres que les commerçants, artisans, agriculteurs et éleveurs dont les revenus sont inférieurs à 3 500 UVT répondant aux critères suivants : 
  • Disposent de plus d'un établissement commercial. 
  • Exploitation d’actifs immatériels.
  • Utilisateurs des douanes.
• Consignations et investissements supérieurs à 3.500 UVT. 
• Les contribuables qui ont opté pour le régime d'imposition simple – RST.

La facture de vente électronique comprend les factures électroniques de crédit, de débit et d'exportation. 

Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques 

Les Documents de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques - Documentos Soporte de Pago de Nóminas Electrónicas - ont été récemment introduits au sein du système de facturation électronique. L'utilisation des bulletins de paie électroniques est obligatoire pour toute personne souhaitant justifier des coûts liés au salaire, ainsi que pour les déductions d’impôts lors de la déclaration de revenus. La première date de mise en œuvre de l’obligation d’utilisation de ce document a été fixée au 1er septembre.

Le bulletin de paie électronique comprend également les notes d'ajustement du Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques.

Plus d'informations sur le bulletin de paie électronique en Colombie

Document justificatif des non assujettis

Le document justificatif - Documento Soporte est le document qu'un acheteur doit générer lors de l’acquisition d’un bien ou d’un service auprès d'un fournisseur qui n'est pas concerné par l’émission de factures électroniques. Le but de ce document est d’attester de la transaction et de fournir une justification des coûts, des déductions ou des taxes déductibles pour les déclarations fiscales. À partir du 31 janvier 2022, les émetteurs de factures électroniques qui acquièrent des biens ou des services auprès d'un fournisseur qui n'est pas tenu d'émettre une facture de vente ou un document équivalent doivent générer et transmettre des factures électroniques (Documento Soporte). Ce document doit être transmis pour validation auprès de la DIAN par voie électronique, conformément aux exigences de l’« Annexe technique Support Document 1.0 » incluse dans la Résolution 000012.

La Déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN)

La DIAN a créé une plateforme destinée à la déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN) - Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor.

Pour qu'une facture de vente devienne un titre de valeur, elle doit répondre à une série de critères techniques et commerciaux, ainsi qu'être enregistrée sur la plateforme RADIAN et validée par la DIAN.

L'objectif est d’encourager le recours à l'affacturage en donnant une plus grande crédibilité au système grâce à la traçabilité offerte par la plateforme, qui enregistre tout le cycle de vie de chaque facture de titre de valeur.

Plus d'informations sur la plateforme RADIAN

La déclaration des Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur est obligatoire depuis août 2021.

Documents équivalents

Les documents « POS » et les tickets générés depuis un point de vente pour le paiement d'un bien ou d'un service devront être générés par voie électronique. Aucune date d’application de l’obligation n’a été annoncée pour le moment.  Les documents considérés comme équivalents – Documentos equivalentes - sont les suivants :

• Les tickets des caisses enregistreuses émis via un système P.O.S.
• Les tickets d'entrée au cinéma.
• Les billets de transport de passagers.
• La déclaration émise par les sociétés fiduciaires, les fonds d'investissement, les fonds d'investissement collectifs, les fonds d'investissement étrangers, les fonds d'investissement mutuels, les fonds de valeurs mobilières, les fonds de pension et les fonds d'indemnités de départ.
• Les billets ou tickets pour le transport aérien de passagers.
• Les documents délivrés au sein de casinos.
• Les billets ou la « fraction » des jeux de hasard émis dans des lieux autres que dans les casinos.
• Les documents émis pour le paiement des péages.
• Les documents de fonctionnement de la bourse.
• Les documents des opérations de bourse agricole et d'autres produits de base.
• Les documents délivrés lors de prestations de services publics à domicile.
• Les billets d'entrée de spectacles publics.
• Les documents électroniques équivalents.

Prérequis à l’envoi de factures électroniques

Il est nécessaire de disposer d’une autorisation de la part de la DIAN en tant qu'émetteur de factures électroniques.

• Disposer d’un certificat numérique délivré par une autorité de certification accréditée par l'Organisme National d'Accréditation de Colombie (ONAC).
• Disposer d’un logiciel de facturation électronique fourni par un fournisseur de services technologiques (FST) validé par la DIAN. 

Évolution de la facture électronique en Colombie 

• 1995 : l'article 37 de la Loi 223 confère à la facture électronique la même valeur qu’à la facture papier. 
• 2007 : premières règlementations autour de la facturation électronique. La génération, l’envoi, l'acceptation et la conservation par voie électronique sont légalement définis, ainsi que les spécifications techniques du système, par le biais du décret 1929 et la résolution 14465.
• 2015 : approbation du décret 2242 définissant le nouveau système de facturation électronique, qui rectifie les erreurs détectées au sein du modèle de facturation précédent. 
• 2016 :  début du projet pilote auquel ont participé 58 entreprises colombiennes, et auquel EDICOM a activement participé afin de détecter et corriger les éventuelles erreurs du modèle de facturation.
• 2019 : début du calendrier de généralisation, conformément au calendrier défini par la DIAN.
• 2020 : modification de la réglementation relative à l’envoi de factures électroniques. 
• 2021 : adoption du bulletin de paie électronique et lancement de la plateforme RADIAN destinée à la déclaration des factures électroniques de ventes en tant que titre de valeur. 

Objectifs visés par l’administration colombienne 

• Contrôle fiscal. Le gouvernement colombien vise à réduire de moitié l'évasion fiscale en utilisant ce nouveau système électronique. La facture électronique est un outil essentiel pour prévenir l'évasion fiscale et optimiser le processus de recouvrement des impôts. La DIAN estime que le gouvernement colombien perd 15 milliards de dollars par an en recettes de TVA, soit 22%. Un chiffre qui serait estimé à 40% selon les estimations du Fonds Monétaire International.

• Généralisation de la facture électronique. La Colombie suit les traces d'autres pays d'Amérique latine comme le Mexique, le Brésil et le Chili, leaders dans la digitalisation de leurs administrations. La facturation électronique est un élément clé des démarches e-Government. Dans ce sens, les avantages pour le pays en adoptant la facturation électronique sont les suivants :

• Réduction des coûts grâce à l'élimination du papier et des procédures manuelles et réduction des erreurs grâce à l'automatisation des processus.
• Avantages environnementaux grâce à la réduction d’émissions de CO2, la consommation de papier et les coûts énergétiques liés au transport. 
• Rationalisation des procédures grâce à l'automatisation des opérations. 
• Sécurité accrue des procédures via la mise en œuvre de mécanismes de préservation de l'authenticité tels que la signature électronique.
• Promotion de la transparence comptable et fiscale.
• Incitation aux investissements étrangers et gain de compétitivité du pays grâce au contrôle fiscal structurellement renforcé.  

Avantages de la facturation électronique pour les entreprises contribuables 

La mise en œuvre de la facturation électronique en tant que modèle de facturation comporte de nombreux avantages pour les entreprises, qui se traduisent notamment par les économies réalisées. Par conséquent, l'investissement réalisé en adoptant cette technologie s’avère très rentable.

• Économies directes liés à l'élimination du papier, à l'impression, à l'envoi et au stockage des factures. 

• Augmentation de la productivité du service administratif qui, grâce à l'automatisation de ce processus, dispose de plus de temps pour se consacrer à d'autres missions.

• Automatisation et intégration des processus de réception des factures : le caractère électronique du document permet une intégration automatique des factures au sein du système comptable, facilitant grandement le paiement des factures, en limitant les interventions humaines. 
• Gain d’efficacité et élimination des erreurs humaines, grâce à l'automatisation et à un traitement entièrement intégré des factures. Les factures électroniques peuvent ainsi être générées et transmises automatiquement du fournisseur au destinataire. Ainsi, la plupart des avantages économiques induits ne découlent non pas des économies réalisées sur les documents papier et les frais postaux, mais de l'automatisation et de l'intégration complète du processus entre les partenaires commerciaux, de la commande au paiement. 
• Diminution des temps d’acheminement et de paiement des factures. L'efficacité des processus d’envoi et de réception, leur immédiateté et la quasi-élimination des erreurs dans la génération et la comptabilisation des factures contribuent à réduire les délais de recouvrement des factures.
• Sécurité accrue. L'envoi des factures s'effectue par le biais de réseaux privés ou de protocoles spécifiques tels que l’AS2, FTPS, WebServices, via des RVA (Réseaux à Valeur Ajoutée), etc. En outre, les mécanismes de signature électronique garantissent l'intégrité, l'origine et l'authenticité de ces factures.
• Archivage rapide, sûr et légal. Les documents originaux et signés sont conservés a minima tout au long de la période fixée légalement. Cet archivage réduit les coûts de stockage et facilite également la consultation des factures d’exercices précédents. 
• Élimination du risque de perte de documents physiques grâce au stockage sécurisé et à la consultation en ligne des factures.

EDICOM, prestataire technologique accrédité par la DIAN dans le cadre de l’échange de factures électroniques

EDICOM est un prestataire de facturation électronique agréé en Colombie. Pour obtenir cette autorisation de la part de la DIAN, EDICOM a rempli tous les critères énoncés dans l'article 12 du décret 2242 de 2015 

• Disposer d'un registre fiscal unique (RUC) valide et mis à jour.
• Être redevable de la taxe sur les ventes et appartenir au régime commun.
• Disposer d’une certification ISO 27001 relative aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information.
• Attestation de la situation financière de l'entreprise, signée par un expert-comptable ou un contrôleur fiscal, faisant apparaître des liquidités supérieures à 20 000 UVT (Unité de Valeur Fiscale) et des immobilisations supérieures à 10 000 UVT.
• EDICOM garantit le respect des exigences fixées par la DIAN pour l’envoi d'une facture électronique, tel qu’énoncé à l'article 3 du décret 2242 de 2015.
• Être en mesure de traiter les fichiers au format électronique XML standardisé par la DIAN.
• Se conformer au système de numérotation séquentielle de la DIAN.
• Se conformer aux exigences applicables de l'article 617, et aux exigences spécifiques des articles 512-9 et 512-11 ET.
• Inclure une signature électronique qui garantit l'authenticité et l'intégrité, conformément à la politique de signature définie par la DIAN.
• Inclure le code de facturation électronique unique.

En tant qu'Entité de Certification Numérique certifiée par l'ONAC, EDICOM est autorisé à émettre des certificats électroniques destinés à signer électroniquement les factures électroniques ainsi que les autres documents fiscaux tels que les bulletins de paie électroniques.

Ce rôle de prestataire autorisé de factures électroniques par la DIAN et d’entité de certification numérique autorisé par l'ONAC, permet à EDICOM d'offrir la solution technologique la plus complète pour l'échange de documents électroniques en Colombie. En outre, la plateforme internationale de facturation électronique d'EDICOM est capable de répondre non seulement aux exigences de la DIAN en Colombie, mais aussi à celles de la plupart des autorités fiscales en Amérique latine, en Europe et en Asie.

EDICOM a développé des solutions de facturation électronique pour l'envoi et la réception de factures électroniques, adaptées aux spécifications des pays d'origine et de destination dans lesquels ses clients opèrent. La plateforme est intégrée à l’ERP ou au système de gestion interne de l'entreprise, ce qui permet d'automatiser le processus de facturation électronique, tout en respectant les exigences légales dans les différents pays du monde.