Fonctionnement de la facture électronique en Colombie

L’histoire entre la facturation électronique et la Colombie a débuté bien avant la publication de la toute dernière obligation en la matière. Dès 1995, le gouvernement a franchi une première étape en décidant d’accorder à la facture électronique, la même validité qu’à la facture papier, faisant de ce pays un pionnier en Amérique Latine. Après plusieurs initiatives, l’année 2015 marque un tournant dans la digitalisation de la facture, lorsque la Direction Nationale des Impôts et des Douanes (DIAN) a lancé son système de facturation électronique (le SFE). Depuis sa création, le nouveau système de facturation électronique de la Colombie a fait l'objet d'améliorations constantes et intègre désormais de nouveaux documents fiscaux dans son système déclaratif électronique. Pour parvenir à l'adoption de la facture électronique, ainsi qu’à d’autres documents fiscaux électroniques, la DIAN a fixé un calendrier dont l’objectif final conduira à une utilisation massive obligatoire et progressive de ces documents électroniques pour tous les contribuables.

Pour toutes ces raisons, le contexte autour de la facture électronique en Colombie est en constante évolution et constitue le moteur de la transformation digitale du système fiscal du pays. Nous analysons le fonctionnement de la facture électronique et les principales nouveautés du système fiscal électronique colombien.

Evolution de la facture électronique en Colombie suite à la Résolution 000119/2024

La Direction Nationale des Impôts et des Douanes de Colombie (DIAN) a publié la Résolution 000119/2024, visant à modifier certains éléments de la Résolution 000165 du 1er novembre 2023. 
Les principales modifications présentées dans la résolution sont les suivantes :

• Équivalence : Les contribuables ont désormais la possibilité d'émettre une facture de vente électronique ou un Document Électronique Équivalent pour les transactions effectuées.
• Délai supplémentaire pour l'utilisation des Documents Équivalents : Le calendrier de mise en œuvre a été modifié, accordant un délai supplémentaire de trois mois pour la création et la transmission par voie électronique de certains Documents Équivalents. 

En ce qui concerne les Documents Électroniques Équivalents pour les services publics, le billet de transport de passagers et le certificat, la date limite de mise en œuvre a été repoussée du 1er août 2024 au 1er novembre 2024. 

Les nouveautés de la Résolution 558

n mars dernier, le Ministère de la Santé et de la Protection Sociale a prolongé, par la Résolution 558 du 27 mars 2024, le projet de mise en œuvre de la plateforme de réception et de validation des informations de facture électronique de vente (FEV) et du RIPS ("Registre Individuel de Prestation de Services de Santé"). 

Cette plateforme, sous la responsabilité du ministère, permet la gestion unifiée des flux d'informations et leur validation avec une disponibilité de service 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Elle assurera la délivrance du Code Unique de Validation (CUV) du RIPS et de la facture électronique de vente, condition préalable à l’envoi aux Entités Responsables du Paiement « ERP » et autres payeurs.

La prolongation est accordée jusqu'au 1er octobre 2024 et entraîne la mise à jour des mesures et du planning du projet.

Le Système de facturation électronique - SFE

Le Système de Facturation Électronique (Sistema de Facturación Electrónica - SFE) repose sur un modèle de validation préalable des documents. Les factures électroniques, ainsi que tous les autres documents fiscaux électroniques, doivent être préalablement déclarés à la DIAN afin de procéder à leur validation. Une fois validés par la DIAN, les documents sont envoyés par l’expéditeur au client.

Le système de facturation électronique est composé de plusieurs documents :

• La facture électronique de vente.
• Le rapport pour la validation de chéquiers ou de factures papier émises en cas de dysfonctionnement technique de l'entreprise de facturation. 
• Le Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques - Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Le document justificatif des non assujettis - Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado.
• La Déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN) - Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor 
• Les documents équivalents.

Les Factures électroniques de vente 

Parmi l’ensemble des documents fiscaux que composent le système de facturation électronique, la facturation électronique de vente (Facturas electrónicas de venta) est le plus utilisé. Ce document se trouve actuellement dans sa phase finale d’adoption généralisée. Actuellement, la facture électronique de vente est obligatoire pour les contribuables suivants :

• Les personnes morales qui commercialisent des biens et/ou des services. 

• Les personnes physiques qui commercialisent des biens et/ou des services avec un revenu brut supérieur à 3 500 UVT.
• Les personnes physiques prestataires de l'État dont le revenu brut est supérieur à 4 000 UVT. Les personnes physiques autres que les commerçants, artisans, agriculteurs et éleveurs dont les revenus sont inférieurs à 3 500 UVT répondant aux critères suivants : 
  • Disposent de plus d'un établissement commercial. 
  • Exploitation d’actifs immatériels.
  • Utilisateurs des douanes.
• Consignations et investissements supérieurs à 3.500 UVT. 
• Les contribuables qui ont opté pour le régime d'imposition simple – RST.

La facture de vente électronique comprend les factures électroniques de crédit, de débit et d'exportation. 

Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques 

Les Documents de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques - Documentos Soporte de Pago de Nóminas Electrónicas - ont été récemment introduits au sein du système de facturation électronique. L'utilisation des bulletins de paie électroniques est obligatoire pour toute personne souhaitant justifier des coûts liés au salaire, ainsi que pour les déductions d’impôts lors de la déclaration de revenus. La première date de mise en œuvre de l’obligation d’utilisation de ce document a été fixée au 1er septembre.

Le bulletin de paie électronique comprend également les notes d'ajustement du Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques.

La Déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN)

Le DIAN a mis en place une plateforme appelée RADIAN pour l'enregistrement des factures de vente électroniques en tant que titres de valeur. Pour qu'une facture de vente soit considérée comme un titre, elle doit répondre à une série d'exigences techniques et commerciales. En complément, elle doit être enregistrée sur la plateforme RADIAN et être validée par la DIAN.

La gestion de l'affacturage en Colombie est réglementée par la DIAN à travers la plateforme RADIAN. L'enregistrement de la facture de vente électronique en tant que titre de valeur est obligatoire et doit être effectué dans ce système.

Les événements sont un concept clé du système RADIAN. Grâce à la génération de ces événements, un contribuable peut enregistrer une facture électronique en tant que titre au sein de RADIAN, permettant ainsi la réalisation d'opérations d'affacturage.

Ces événements correspondent à des messages électroniques définis dans l'écosystème RADIAN, et doivent être signés électroniquement par l'émetteur.

Pour utiliser la plateforme  RADIAN, il est nécessaire d'indiquer au préalable le type de logiciel utilisé pour la génération, la transmission, la validation et la livraison des événements associés à la facture de vente électronique en tant que titre de valeur. Le logiciel doit être enregistré et, s'il est fourni par un fournisseur technologique, il est nécessaire de vérifier que ce dernier a été préalablement autorisé par le DIAN pour la prestation de services de facturation électronique et d'enregistrement d'événements au sein de RADIAN.

La Résolution 000015 et la Résolution 000085 réglementent la pratique de l'affacturage électronique en Colombie, y compris l'enregistrement de ces opérations sous forme électronique par le biais de la plateforme RADIAN.

Solution de facturation électronique conçue pour le factoring en Colombie

En tant que Prestataire Technologique Agréé par la DIAN, EDICOM propose une solution de facturation électronique certifiée permettant l'émission et la réception des factures électroniques, ainsi que des fonctionnalités complémentaires telles que la génération, la transmission, la livraison et l'enregistrement d'événements au sein de RADIAN de manière intégrée et automatisée avec votre système de gestion interne :

• Gestion des échanges de messages avec l'émetteur et la DIAN, garantissant la conformité comme Titre de Valeur (y compris les accusés de réception et l'acceptation tacite ou expresse).
• Une fois que les exigences fiscales et commerciales spécifiées par la DIAN sont satisfaites, la facture est enregistrée au sein de la plateforme RADIAN.
• La solution EDICOM se connecte à la plateforme pour émettre et consulter les événements relatifs au statut du document en tant que titre.

Documents équivalents

Les documents « POS » et les tickets générés depuis un point de vente pour le paiement d'un bien ou d'un service devront être générés par voie électronique. Aucune date d’application de l’obligation n’a été annoncée pour le moment.  Les documents considérés comme équivalents – Documentos equivalentes - sont les suivants :

• Les tickets des caisses enregistreuses émis via un système P.O.S.
• Les tickets d'entrée au cinéma.
• Les billets de transport de passagers.
• La déclaration émise par les sociétés fiduciaires, les fonds d'investissement, les fonds d'investissement collectifs, les fonds d'investissement étrangers, les fonds d'investissement mutuels, les fonds de valeurs mobilières, les fonds de pension et les fonds d'indemnités de départ.
• Les billets ou tickets pour le transport aérien de passagers.
• Les documents délivrés au sein de casinos.
• Les billets ou la « fraction » des jeux de hasard émis dans des lieux autres que dans les casinos.
• Les documents émis pour le paiement des péages.
• Les documents de fonctionnement de la bourse.
• Les documents des opérations de bourse agricole et d'autres produits de base.
• Les documents délivrés lors de prestations de services publics à domicile.
• Les billets d'entrée de spectacles publics.
• Les documents électroniques équivalents.

EDICOM, prestataire technologique accrédité par la DIAN dans le cadre de l’échange de factures électroniques

EDICOM est un prestataire de facturation électronique agréé en Colombie. Pour obtenir cette autorisation de la part de la DIAN, EDICOM a rempli tous les critères énoncés dans l'article 12 du décret 2242 de 2015 

• Disposer d'un registre fiscal unique (RUC) valide et mis à jour.
• Être redevable de la taxe sur les ventes et appartenir au régime commun.
• Disposer d’une certification ISO 27001 relative aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information.
• Attestation de la situation financière de l'entreprise, signée par un expert-comptable ou un contrôleur fiscal, faisant apparaître des liquidités supérieures à 20 000 UVT (Unité de Valeur Fiscale) et des immobilisations supérieures à 10 000 UVT.
• EDICOM garantit le respect des exigences fixées par la DIAN pour l’envoi d'une facture électronique, tel qu’énoncé à l'article 3 du décret 2242 de 2015.
• Être en mesure de traiter les fichiers au format électronique XML standardisé par la DIAN.
• Se conformer au système de numérotation séquentielle de la DIAN.
• Se conformer aux exigences applicables de l'article 617, et aux exigences spécifiques des articles 512-9 et 512-11 ET.
• Inclure une signature électronique qui garantit l'authenticité et l'intégrité, conformément à la politique de signature définie par la DIAN.
• Inclure le code de facturation électronique unique.

Ce rôle de prestataire autorisé de factures électroniques par la DIAN, permet à EDICOM d'offrir la solution technologique la plus complète pour l'échange de documents électroniques en Colombie. En outre, la plateforme internationale de facturation électronique d'EDICOM est capable de répondre non seulement aux exigences de la DIAN en Colombie, mais aussi à celles de la plupart des autorités fiscales en Amérique latine, en Europe et en Asie.

EDICOM a développé des solutions de facturation électronique pour l'envoi et la réception de factures électroniques, adaptées aux spécifications des pays d'origine et de destination dans lesquels ses clients opèrent. La plateforme est intégrée à l’ERP ou au système de gestion interne de l'entreprise, ce qui permet d'automatiser le processus de facturation électronique, tout en respectant les exigences légales dans les différents pays du monde.