Avantages de l'échange électronique de données

L'impression de documents commerciaux, leur manipulation, leur tri, leur mise sous pli, leur affranchissement, leur envoi, leur enregistrement dans l'ERP, etc. Toutes ces tâches sont considérablement réduites, voire disparaissent.

Les documents EDI sont envoyés et reçus en quelques secondes. L'automatisation totale ou partielle des processus liés à ces envois permet également d'effectuer pratiquement instantanément leur enregistrement dans l'ERP, la validation des quantités ou des prix, ou encore le rapprochement des montants dus.

Les informations échangées sont basées sur des normes connues de l'émetteur et du récepteur. Cela garantit une interprétation correcte, indépendamment de la nationalité ou du secteur d'activité. Les erreurs typiques sont liées principalement à la saisie de données, à l'interprétation de scans ou copies de documents illisibles, à la perte de documents, aux erreurs de prise de commandes téléphoniques, etc. á supprimer.

L'adaptabilité de l'EDI facilite le flux des communications et, en général, améliore les relations commerciales avec tout associé ou interlocuteur.

C'est l'un des avantages les plus notables de l'EDI. La mise en œuvre d'une solution électronique permet de réduire d'au moins 35 % les coûts de gestion des documents commerciaux. Et le chiffre est beaucoup plus frappant dans le cas des factures électroniques, où l'économie peut atteindre 90 %. Cette réduction considérable est due, d'une part, à l'automatisation des opérations et, d'autre part, à l'élimination de l'utilisation du papier.

Grâce à la technologie EDI, il est possible de traiter un nombre beaucoup plus important d'opérations commerciales avec moins de ressources humaines. La disparition des tâches liées à la gestion des documents papier permet de libérer ces équipes pour effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le remplacement du papier par des documents électroniques facilite leur suivi. Il est possible d'intégrer des transactions telles que la confirmation de la réception des commandes, les factures, les modifications des bons de commande, le statut des paiements en attente, etc. De plus, l'envoi de documents via des réseaux privés tels que le réseau EDICOMNet (EDICOM Value Added Network) permet un contrôle permanent du statut des messages concernant leur réception, leur traitement, leur lecture, etc.

La mise en œuvre de l’EDI permet d’optimiser les opérations et les temps de réponse. Les clients en profitent, car les calendriers de production et de livraison sont beaucoup plus précis.

L'EDI permet l'émission et la réception immédiate de factures électroniques. L'automatisation des processus de validation et de rapprochement facilite également leur traitement rapide à destination, permettant ainsi d'anticiper les besoins de trésorerie. Grâce à cette anticipation, l'acheteur peut bénéficier d'escomptes de paiement anticipé et le fournisseur peut améliorer sa liquidité.