État des lieux de la facturation électronique en Scandinavie

La Scandinavie est une des zones les plus avancées en matière de développement de la facturation électronique en Europe. La Suède, la Finlande, la Norvège et le Danemark ont été parmi les premiers pays à adopter la facturation électronique, bien avant les directives européennes dans ce domaine. Nous analysons le système de facturation électronique de chacun de ces pays et leurs futurs projets e-procurement.

La facturation électronique en Suède

En Suède, l’utilisation de la facturation électronique est largement répandue dans le secteur public. Dès 2008, le gouvernement suédois a rendu obligatoire l'échange de factures électroniques avec les organismes publics centraux. Cette obligation a été étendue, en 2019, aux autres entités publiques et aux fournisseurs des régions et des municipalités, conformément aux exigences de la directive européenne sur les marchés publics. Les fournisseurs des administrations publiques doivent envoyer leurs factures électroniques au format européen Peppol BIS Billing 3.0. Le protocole de communication recommandé est le réseau PEPPOL, où toutes les administrations publiques sont enregistrées en tant  que destinataires.

La règlementation suédoise relative à « l'échange électronique d'informations avec les autorités publiques » 2003:770 exige que les agences gouvernementales soient en mesure non seulement de recevoir des factures électroniques, mais aussi d'envoyer des factures auprès d'autres entités publiques via le réseau PEPPOL.  Outre la facturation électronique, les agences gouvernementales et leurs fournisseurs ont également la possibilité d'échanger des commandes et des catalogues électroniques via le réseau PEPPOL.

Si un fournisseur d’une administration publique ne respecte pas ces exigences en matière de facturation électronique, il peut être sanctionné par l'entité responsable de la digitalisation de l'administration publique suédoise (et également l'autorité suédoise PEPPOL), la Myndigheten för digital förvaltning.

Dans le secteur privé, les entreprises peuvent échanger leurs factures sur base volontaire.

La facturation électronique en Norvège

La Norvège a également été l'un des premiers pays européens à rendre l'utilisation de la facturation électronique obligatoire dans le domaine du B2G. Dès 2011, elle a imposé à ses administrations centrales d’être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les fournisseurs publics ont quant à eux eu l’obligation de dématérialiser leurs factures dès 2012. Depuis 2019, toutes les administrations publiques ainsi que leurs fournisseurs sont tenues d’envoyer et recevoir des factures électroniques.

Les administrations publiques doivent passer par le réseau PEPPOL pour recevoir leurs factures. Ces administrations publiques et leurs fournisseurs disposent d’une entière liberté pour choisir leur propre point d'accès PEPPOL, dès lors qu’ils sont en mesure de traiter leurs factures dans le format national EHF Billing 3.0 (ce format est totalement adapté aux exigences de la Directive Européenne en la matière).

Pour envoyer et recevoir des factures électroniques via le réseau PEPPOL, les fournisseurs et les administrations publiques doivent être enregistrés auprès de l'ELMA, qui fait office de Service Metadata Publisher (SMP) du réseau PEPPOL en Norvège.

Dans le secteur privé, bien qu’il n’existe aucune obligation, la facturation électronique est largement adoptée par les entreprises.

Les entreprises privées peuvent également consulter le registre ELMA pour savoir quelles entreprises norvégiennes sont en mesure de recevoir des documents électroniques au format EHF par le biais du réseau PEPPOL. Près de 202 000 entités publiques et privées sont actuellement enregistrées au sein de l’ELMA.

Outre les factures électroniques, d'autres documents électroniques tels que les factures de crédit, les relances de paiement, les commandes et les catalogues électroniques sont actuellement échangés via le réseau PEPPOL.

La facturation électronique au Danemark

Le Danemark est un pays pionnier dans l'utilisation de la facture électronique. Depuis 2005, les administrations publiques et leurs fournisseurs sont tenus de facturer par voie électronique. Dans cette lancée, en 2007, le gouvernement danois a créé sa propre infrastructure d'échange de factures électroniques, appelée NemHandel, précurseur de l'actuel réseau paneuropéen PEPPOL.

Actuellement, les deux infrastructures coexistent au Danemark, les administrations publiques doivent être en capacité de recevoir des documents électroniques à la fois au format national OIOUBL, via la plateforme NemHandel, ainsi qu’au format européen PEPPOL BIS 3, via le réseau PEPPOL. Cependant, l'objectif du gouvernement est qu'à terme, seuls les normes PEPPOL et le réseau européen soient utilisés, afin de faciliter le commerce transfrontalier. Dans les faits, la plateforme NemHandel est elle-même intégrée au réseau PEPPOL en tant que SMP.

Il est également prévu que, d'ici 2023, les institutions publiques digitalisent les procédures d’achat électronique, en utilisant des solutions de catalogues électroniques et en réalisant des commandes électroniques pour certaines catégories de biens.

Dans le domaine du commerce interentreprises, les entreprises sont libres de facturer par voie électronique, dès lors que le consentement est mutuel.

La facturation électronique en Finlande

Malgré un cadre législatif relativement peu contraignant, en dehors du cadre fixé par l'Union européenne qui se limite aux marchés publics, la facturation électronique est très répandue en Finlande. En effet, depuis 2010, les administrations publiques préfèrent recevoir les factures au format numérique, devançant ainsi la directive européenne relative aux marchés publics.

Depuis 2020, le gouvernement finlandais donne le droit à toute entreprise publique ou privée d’exiger une facture électronique, dès lors que le chiffre d’affaires de son fournisseur dépasse les 10 000 euroseuros. Pour les autres entreprises privées, l'utilisation de la facturation électronique doit faire l'objet d'un accord entre les deux parties.

Il n'existe pas de plateforme étatique de facturation électronique, mais les entreprises peuvent choisir le prestataire privé de leur choix pour générer et envoyer des factures dématérialisées. Les prestataires de facturation électronique entretiennent et mettent à jour une base de données publique qui contient les informations de réception et d'envoi pour chacune des entités publiques et privées référencées dans la base de données. Le succès de ce système de partage d’informations en Finlande est très similaire au système mis en place a posteriori en Suède.

Depuis 2021, le gouvernement n'accepte que les factures électroniques conformes à la norme nationale et européenne, pour laquelle les factures doivent être préalablement validées par un système de facturation électronique avant d'être envoyées au destinataire. Les documents électroniques doivent être émis dans les formats nationaux TEAPPSXML 3.0 et Finvoice 3.0, qui sont conformes aux exigences européennes.

En parallèle, le gouvernement affiche également ses ambitions dans le cadre du développement du projet « Real-time Economy », dont l’objectif est de rationaliser l'échange de documents électroniques tels que les catalogues produits, les commandes ou les confirmations de commande au sein de l'administration publique par le biais du réseau PEPPOL.

PEPPOL, Pan European Public Procurement On-Line

PEPPOL est une initiative de la Commission européenne créée pour simplifier les processus de passation de marchés publics et pour promouvoir le commerce transfrontalier entre les pays de l'Union européenne. PEPPOL est composé d'une série d'instruments visant à standardiser l'échange de documents commerciaux entre les différentes administrations européennes. Pour y parvenir, une conjonction de plusieurs éléments s’est imposée :

• Le réseau PEPPOL eDelivery Network.
• Une réglementation technique et légale qui précise les modalités d'interopérabilité entre les entreprises et les entités publiques.

Le réseau PEPPOL relie les différentes administrations publiques à leurs fournisseurs par l'intermédiaire de points d'accès PEPPOL (ou PEPPOL Access Points), de manière sécurisée et automatisée.

Les points d'accès PEPPOL sont chargés d'envoyer et de recevoir des documents électroniques via ce réseau. La polyvalence du système a conduit la plupart des pays nordiques à opter pour ce système afin d’échanger leurs factures électroniques et d’autres documents commerciaux.

EDICOM est certifié PEPPOL Access Point depuis 2015, non seulement en Europe mais aussi en Australie, en Nouvelle-Zélande et à Singapour par les différentes Autorités PEPPOL de ces pays.  En effet, ces États ont fait le choix d'utiliser ce réseau européen pour digitaliser leurs processus de marchés publics.

Grâce à la plateforme de facturation électronique EDICOM, les entreprises peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques, des commandes, des bons de livraison ou tout autre document électronique conformément aux exigences techniques et légales des administrations suédoises, finlandaises, norvégiennes, danoises, mais également d’autres pays dans le monde.

*Les contenus de cette publication relèvent de la responsabilité d'EDICOM GROUP et ne reflètent pas nécessairement l'opinion de l'Union Européenne.