La facturation électronique au Costa Rica, mode d’emploi

Le déploiement de la facturation électronique au Costa Rica  a débuté en 2017, sous la direction de l’administration fiscale locale, la Dirección General de Tributación (DGT). Ce déploiement s’est opéré progressivement, en fonction du secteur d’activité des entreprises concernées, dans le but d’aboutir à un embarquement complet des sociétés locales en 2018. Dès lors, la facturation électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprises, aussi bien en émission qu’en réception.

Actualités de la facture électronique - Version 4.3

Le ministère des Finances a publié une Résolution Générale sur les Dispositions Techniques relatives aux Reçus Électroniques fiscaux. Ces modifications, qui entreront en vigueur à partir du 12 septembre 2023, portent sur quatre points essentiels :

1. Le champ "Vente sur crédit de TVA jusqu'à 90 jours (article 27, LIVA)" a été ajouté, ainsi que la note explicative correspondante,  avec le code 10  à la note 5 sur la condition de la vente.
2.  Le champ "Paiement de la vente à crédit de TVA jusqu'à 90 jours (article 27, LIVA)", avec le code 11, ainsi que la note explicative correspondante, ont été incorporés dans la note 5 relative aux conditions de vente.
3. Le champ "Taux réduit 0,5 %" avec le code 09 est introduit dans la note 8.1 du tarif de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
4. Le nom du champ "Pourcentage d'exonération" a été modifié en "Taux exonéré", le type de champ a été fixé à "Décimal" et la taille à 4,2 caractères.

Fonctionnement du système de facturation électronique au Costa Rica

Les procédures costariciennes de facturation électronique imposent aux contribuables de faire transiter leurs factures par le ministère des finances local (Ministerio de Hacienda), dont le rôle consiste à valider les factures reçues, puis de les convertir en une facture électronique appelée comprobante electrónico. 

L’ensemble des factures électroniques et des documents associés à ces factures sont soumis à une acceptation préalable de la part du ministère des finances. À l’issue de cette validation, les documents concernés disposent de la valeur fiscale nécessaire afin d’être utilisés dans le cadre de demandes de crédits d’impôts ou dans le cadre de la justification de dépenses déductibles. 

Ce flux suit les étapes suivantes :

• Le contribuable envoie une facture au format XML à l’administration fiscale.
• L’administration fiscale reçoit la facture et dispose de 3 heures pour effectuer la validation et envoyer un accusé de d'acceptation ou de rejet de la facture au contribuable. Cette acceptation sera jointe à la facture lors de son envoi auprès du destinataire.
• Le destinataire peut ensuite accepter ou refuser la facture accompagnée du flux complémentaire.

Au cours de l’acheminement des factures électroniques du Costa Rica, deux messages clés sont joints aux factures.

• Le message du ministère des finances - Mensaje Hacienda : il s’agit du message que le ministère des finances envoie en réponse à l’expéditeur de la facture électronique, en indiquant si la facture a été validée ou rejetée. Les validations effectuées par le ministère des finances s’effectuent au niveau de la structure du message, en complément des validations sémantiques (montants, adresses, etc.).
• Le message de réception - Mensaje Receptor : il s’agit du message envoyé par le destinataire de la facture électronique au ministère des finances afin de l’informer de l’acceptation, acceptation partielle ou du rejet de la facture.

La confirmation ou le rejet de la facture par le destinataire, « doit être envoyé à la DGT pour validation, dans les 8 premiers jours ouvrables du mois suivant la transaction ou l'opération effectuée. En cas de rejet, un nouveau message de confirmation doit être envoyé ». Ces conditions ont été fixées par la Résolution DGT-R-063-2018. 

L’ensemble des factures électroniques générées et documents associés doivent comporter un message d'acceptation de la part du ministère des finances, faute de quoi, ces documents ne disposent d’aucune valeur fiscale permettant de bénéficier d’une déduction fiscale de certains frais ou de justifier d’un crédit d’impôt. 

Conditions préalables à l’envoi de factures électroniques au Costa Rica

Pour générer ou envoyer des factures électroniques, le contribuable est dans l’obligation de s'inscrire auprès de la DGT et de disposer d'un mécanisme de sécurité permettant de signer électroniquement les factures afin de garantir leur intégrité et leur authenticité. Pour y parvenir, il est nécessaire disposer des moyens suivants :

• Une signature électronique afin de garantir l'intégrité et l'authenticité. La facture doit être signée électroniquement sur la base d'un certificat délivré par une autorité de certification internationale.
• Archiver ces factures pour une durée minimale de 5 ans (aussi bien pour le destinataire que pour l’émetteur).

Les factures électroniques - comprobantes electrónicos

Les factures électroniques (appelées localement les comprobantes electrónicos) sont des documents à valeur fiscale générés et envoyés à leur destinataire afin d’attester de la vente d’un bien ou d’un service. 

Les types de comprobantes electrónicos 

La facture électronique au Costa Rica existe sous 5 modalités :  

• La facture : elle atteste de la vente de biens ou de services. 
• La facture électronique générale : il s’agit d’une facture électronique qui présente les éléments relatifs à une vente, au sein d’une facture globale dont l'expéditeur est identifié par identifiant fiscal générique. Cet identifiant permet de déclarer la somme perçue mentionnée auprès du ministère des finances dans le cas où le destinataire ne requière pas de facture électronique lors de la transaction.
• La facture électronique d’exportation : cette facture électronique permet de détailler l’ensemble des informations relatives à une opération de vente réalisée à l’étranger. 
• La facture électronique d’achats :  ce document électronique est émis pour attester d’une opération d'achat de biens ou de services auprès de contribuables exclus de l’obligation d’envoi de factures électroniques. Ce document doit être délivré par les acheteurs des biens ou services concernés et sont soumis à une validation de la part du ministère des finances.
• La note de crédit et la note de débit : ces documents permettent d'annuler ou de modifier les effets comptables de la facture ou du ticket électronique, sans altérer les informations figurant sur le document source. 
• Le ticket électronique : il s’agit du document électronique destiné à prouver l’existence d’une opération de vente de bien ou de service auprès d’un particulier.
• Les accusés de réception ou de rejet des documents.

Format des comprobantes electrónicos

Les comprobantes electrónicos doivent être générés dans un format XML. La facture électronique s’échange actuellement dans sa version 4.3. 

Catalogue de biens et services (CAByS)

Le ministère des finances et la Banque Centrale du Costa Rica ont mis en place un standard national afin de classer les produits et services échangés dans le pays. Cette classification s’est concrétisée par la création du catalogue de biens et de services, le CAByS. Le catalogue CAByS regroupe les biens et services classés en plusieurs catégories, qui disposent chacune d’elles de leur propre taux TVA, en fonction de la législation en vigueur. Ainsi, les contribuables doivent inclure au sein de leurs factures électroniques le code d'identification de chaque bien ou service attribué dans le catalogue des biens et services du CAByS (le code produit/service).

Automatisez l’envoi et la réception de factures électroniques auprès de chaque partenaire

Chez EDICOM, nous disposons d'une plateforme de facturation électronique adaptée aux spécifications techniques et légales du Costa Rica.

En s'intégrant à votre système de gestion, EDICOM peut automatiser l'envoi de factures électroniques auprès du ministère des finances, tout en intégrant à vos outils les différents accusés de réception transmis en retour par ce ministère. Dans le même temps, cette plateforme permet également d’automatiser l'envoi de ces factures auprès des destinataires finaux.

Pour les destinataires de documents électroniques qui ne sont pas concernés par l’envoi de ces documents, le Portail Fournisseur développé par EDICOM permet de prendre en charge la réception des factures, tout en assurant la gestion des Messages de Réceptions à destination de l'émetteur et du ministère des finances.

Le portail fournisseurs peut également être utilisé afin de recevoir tout type de document provenant d’émetteurs équipés de système informatique, à l’image des bons de commande. Ce portail est destiné aux clients ne disposant pas de solution EDI intégrée.

EDICOM est un prestataire technologique spécialisé dans le déploiement de projets EDI internationaux. Pour la facturation électronique, EDICOM a conçu la Global e-Invoicing Platform, une solution adaptée aux spécifications techniques et légales de chaque pays et qui s'intègre au système de gestion de votre entreprise, en automatisant l’envoi et la réception des documents électroniques au travers d’outils centralisés. Cette plateforme effectue une série de validations destinées à vérifier que chaque facture répond effectivement aux exigences fixées par les autorités fiscales locales, voire par des règles métiers propres à chacun de nos clients.

La Global e-Invoicing Platform simplifie les processus d’envoi et de réception de factures électroniques des entreprises évoluant dans un contexte international. Cette solution est adaptée aux besoins des entreprises qui interviennent sur différents marchés, aux contraintes légales différentes, et dont la gestion de leurs flux informatiques est centralisée au sein d’outils centralisés.

Les Avantages de la facturation électronique au Costa Rica 

Au Costa Rica, tout comme dans tous les pays d'Amérique Latine, l'adoption de la facturation électronique ainsi que d’autres procédés de contrôles fiscaux informatisés répondent à des problématiques fiscales communes. Ces problématiques se concentrent autour de la lutte contre la fraude fiscale, l’amélioration des processus de contrôle et de recouvrement des impôts, la simplification des procédures et l'automatisation des processus de supervision. 

La mise en œuvre de la facturation électronique entraine des avantages certains pour les entreprises et les organisations, qu’elles relèvent du secteur public ou privé :

1. Des d’économies sont réalisées grâce à l'élimination du papier, des impressions de documents, des envois postaux et du stockage physique. 
2. Une augmentation de la productivité du service administratif qui, grâce à l'automatisation de ce processus, dispose de plus de temps pour se consacrer à d'autres actions.
3. L’automatisation et l’intégration des processus de réception des factures. Le caractère électronique des documents permet d’automatiser l’intégration des factures au sein du système de gestion et, par conséquent, d’automatiser leur comptabilisation. Ces automatisations successives permettent aux factures d’être prêtes à être payées, en limitant drastiquement les interventions humaines lors de ce processus. 
4. Des processus plus efficaces et l'élimination des erreurs humaines, grâce à l'automatisation liée à l’intégration. Les factures électroniques sont générées et transmises automatiquement aux autorités locales et au client. Dans le modèle costaricien, le flux de communication de la facture électronique comprend deux messages clés : le message transmis par le ministère des finances (mensaje Hacienda) et le message transmis par le destinataire (mensaje Receptor).

Ainsi, la majorité des avantages économiques induits par l’adoption de ce nouveau modèle ne sont pas dus aux économies réalisées sur les impressions de document ou sur les frais postaux, mais à l'automatisation totale et à des processus fiables entre les parties prenantes :

1. Les délais d’acheminement et de paiement des factures sont raccourcis. L'efficacité des processus instantanés d’envoi et de réception des factures, associée à la suppression des erreurs dans la génération et la comptabilisation des factures contribuent à réduire les délais de recouvrement des factures.
2. Des critères de sécurité renforcés. Les systèmes de signature électronique garantissent l'intégrité, l'origine et l'authenticité de ces factures.
3. Un archivage rationalisé, sécurisé et conforme aux exigences légales. Les documents originaux et signés sont conservés à minima durant la durée prévue par la loi. Cette rationalisation réduit les coûts de stockage et facilite l’accès aux factures archivées.
4. Elimination du risque de perte de documents physiques grâce à l’archivage sécurisé.

En résumé, la mise en place de la facturation électronique en tant que modèle de facturation national comporte de nombreux avantages pour les entreprises, qui se traduisent par des gains économiques. Par conséquent, l'investissement dans la technologie nécessaire à l’adoption de ces processus s’avère très rentable.

Outre sa rentabilité, l'adoption de la facturation électronique ouvre, dans de nombreux cas, la porte au système d'Échange de Données Informatisées (EDI). En plus de profiter des avantages inhérents à la facturation électronique, les entreprises qui franchissent le pas de cette transition profitent également des avantages concurrentiels qu’offre cette technologie.