Comment fonctionne la facturation électronique au Costa Rica ?

La facture électronique au Costa Rica est un système réglementé par la Direction générale des impôts (DGT) qui vise à numériser et à optimiser les processus fiscaux. Son utilisation est obligatoire pour tous les contribuables et garantit l'authenticité, l'intégrité et la traçabilité de chaque transaction commerciale. Grâce à la validation en temps réel par la DGT, ce système améliore la transparence fiscale et facilite le respect des obligations fiscales.

Évolution de la facture électronique au Costa Rica

La mise en œuvre de la facturation électronique au Costa Rica a commencé en 2017 avec un projet pilote destiné aux grands contribuables, promu par la Direction générale des impôts (DGT). Ce projet, développé progressivement par secteur et par activité économique, s'est conclu en 2018 par l'utilisation obligatoire du système pour tous les contribuables.

Depuis lors, les contribuables doivent émettre et recevoir des reçus électroniques par l'intermédiaire du ministère des finances, qui est chargé de valider chaque document avant qu'il ne soit accepté. La DGT veille au respect et à l'utilisation de ce système, en assurant son bon fonctionnement dans le domaine fiscal.

Comment fonctionne le système de facturation électronique au Costa Rica

Au Costa Rica, la facturation électronique est gérée par le ministère des Finances, qui est responsable de la réception, de la validation et de l'émission des reçus électroniques. Ces documents remplacent les factures traditionnelles et leur utilisation est obligatoire pour tous les contribuables.

Pour qu'un reçu électronique soit valable à des fins fiscales, il doit être accepté par le ministère des Finances. Sans cette validation, il ne peut être utilisé pour justifier des crédits d'impôt ou des dépenses déductibles. Le processus de facturation électronique est basé sur un flux de validation qui garantit l'authenticité et l'intégrité de chaque transaction. Ce processus de validation comporte deux messages clés :

• Message de l'administration fiscale : Réponse du ministère des Finances à l'émetteur électronique, indiquant si la facture est approuvée ou rejetée après validation de sa structure et de son contenu.
• Réception du destinataire : Confirmation du destinataire de la facture, qui peut accepter, accepter partiellement ou rejeter la facture. Ce message doit être envoyé à la Direction générale des impôts dans les huit premiers jours ouvrables du mois suivant la transaction, conformément à la résolution DGT-R-063-2018.

Si un reçu est rejeté, un nouveau message de confirmation doit être généré avec les corrections nécessaires.

Processus d'émission de factures électroniques au Costa Rica

Ce processus garantit la transparence et la traçabilité des transactions commerciales au Costa Rica, contribuant ainsi à une plus grande efficacité de la gestion fiscale.

• L'émetteur génère un fichier XML avec la facture électronique et l'envoie au ministère des Finances pour validation.
• L'administration fiscale examine la structure et le contenu du document et, dans un délai maximum de trois heures, émet un message d'approbation ou de rejet.
• Une fois validée, la facture est envoyée au destinataire avec le message de l'administration fiscale.
• Le destinataire doit examiner le bon et envoyer un message d'acceptation, d'acceptation partielle ou de rejet au ministère des Finances.

Reçus électroniques au Costa Rica

Au Costa Rica, les reçus électroniques sont des documents fiscaux numériques utilisés pour justifier la vente de biens et de services. Leur utilisation est obligatoire et ils doivent être conformes aux exigences établies par le ministère des Finances, garantissant la transparence et la traçabilité des transactions commerciales.

Ces titres doivent être émis au format XML, conformément aux spécifications techniques du ministère des Finances. Actuellement, le système fonctionne avec la version 4.3, mais à partir du 1er septembre 2025, la version 4.4 sera obligatoire. Cette mise à niveau comprend des améliorations dans la précision des données, une plus grande intégration technologique et la conformité aux normes internationales, optimisant ainsi le processus de facturation électronique dans le pays.

Nouvelle version 4.4 des reçus électroniques au Costa Rica

Le ministère des Finances a défini une période de transition pour la mise en œuvre de la version 4.4 des titres électroniques, conformément à la résolution générale publiée au Journal officiel. Ce processus débutera le 1er décembre 2024, date à laquelle les contribuables disposeront de six mois pour mettre à jour leurs systèmes. À partir du 1er avril 2025, l'utilisation de la version 4.4 sera facultative, ce qui permettra aux entreprises de s'adapter progressivement. Toutefois, à partir du 1er septembre 2025, la nouvelle version sera obligatoire et remplacera complètement la précédente.

Parmi les principaux changements introduits, le Transitoire II, qui établit de nouvelles exigences pour les contribuables qui commercialisent des médicaments destinés à la consommation humaine, se distingue. À partir du 1er janvier 2025, ils devront mettre à jour leurs systèmes avec la version 4.3 afin d'intégrer les champs obligatoires "Enregistrement de médicament" et "Forme pharmaceutique", garantissant ainsi la conformité avec les enregistrements sanitaires exigés par le ministère de la Santé.

Un autre aspect important du règlement est la création du reçu de paiement électronique, un nouveau document conçu pour enregistrer les transactions impliquant des paiements partiels dans le cadre de ventes à crédit ou à paiement différé. Ce reçu complétera la documentation des transactions commerciales, sans remplacer l'obligation d'émettre la facture correspondante au moment de la vente.

Types de reçus électroniques au Costa Rica

Le système de facturation électronique du Costa Rica comprend différents types de reçus électroniques, chacun ayant une fonction spécifique au sein de l'activité commerciale :

• Facture électronique : Le document principal soutenant la vente de biens et la prestation de services.
• Facture électronique générale : Facture émise lorsque l'acheteur ne demande pas de reçu spécifique. Elle est déclarée avec un numéro d'identification fiscale générique au ministère des Finances.
• Facture d'exportation électronique : Document détaillant l'exportation de biens et de services hors du territoire national.
• Facture d'achat électronique : Reçu émis par les acheteurs de biens ou de services acquis auprès de contribuables qui ne sont pas obligés d'utiliser des reçus électroniques. À valider avec le ministère des Finances.
• Notes de crédit et de débit : Documents permettant de corriger des erreurs, de modifier des montants ou d'annuler des factures et des tickets électroniques sans altérer le document original.
• Ticket électronique : Document utilisé exclusivement dans les ventes aux consommateurs finaux.
• Accusés de réception ou de rejet : Messages électroniques qui confirment ou rejettent la réception d'un reçu, garantissant ainsi sa validité à des fins fiscales.

Catalogue des biens et services (CAByS) au Costa Rica

Le Catalogue des biens et services (CAByS) est un système normalisé créé par le ministère des Finances et la Banque centrale du Costa Rica pour classer uniformément les produits et services commercialisés dans le pays. Ce catalogue organise les biens et services en catégories hiérarchiques et attribue à chacune d'entre elles un code unique, ainsi que le taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) applicable selon la réglementation en vigueur.

Tous les contribuables sont tenus d'inclure le code CAByS correspondant dans leurs reçus électroniques, en particulier dans le champ intitulé "Code produit/service". Cette mesure vise à améliorer la précision de la fiscalité, à faciliter l'audit et à garantir l'enregistrement correct des transactions commerciales dans le système de facturation électronique.

Facture électronique pour la vente de billets d'avion

La Direction générale des impôts établit des règles spécifiques pour l'émission de factures électroniques pour la vente de billets d'avion, applicables aux compagnies aériennes et aux agences de voyage membres de l'IATA et du BSP. Dans le cas des ventes directes par les compagnies aériennes aux consommateurs finaux, les compagnies aériennes doivent émettre des billets électroniques dans les 48 heures et les mettre à la disposition des passagers par l'intermédiaire de leurs plateformes électroniques. Les voyageurs peuvent ainsi obtenir leur facture électronique à tout moment.

Pour les ventes réalisées par les agents de voyage pour le compte des compagnies aériennes, une procédure différente est mise en place. Le transporteur aérien émet une facture électronique hebdomadaire unique pour chaque agent de voyage, détaillant le nombre total de billets vendus. Cette facture doit obligatoirement comporter en annexe le rapport d'appui de la facturation du BSP. De leur côté, les agences de voyage doivent générer une facture électronique pour le consommateur final au moment de la vente, en précisant le numéro du billet et les données requises par le règlement sur les reçus électroniques. Les agences qui ne sont pas accréditées par l'IATA suivront la même procédure que les compagnies aériennes pour les ventes directes, en veillant à ce que les passagers puissent générer leur facture électronique à partir des billets électroniques émis dans les 48 heures.

Signature électronique et archivage des factures au Costa Rica

La facturation électronique au Costa Rica exige l'utilisation de mécanismes de sécurité qui garantissent l'authenticité, l'intégrité et l'auteur des reçus électroniques. À cette fin, chaque facture doit comporter une signature électronique, garantissant l'identité de l'émetteur et empêchant toute altération du document. Selon le type de contribuable, différentes méthodes de signature peuvent être utilisées, telles que la signature numérique pour les personnes physiques, le cachet électronique pour les personnes morales et la clé cryptographique du ministère des Finances.

En outre, le règlement établit l'obligation de stocker et de conserver les reçus électroniques au format numérique pendant une période minimale de cinq ans. Cela permet d'assurer la traçabilité des transactions et de garantir le respect des dispositions fiscales en vigueur.

Exigences relatives à l'émission de factures électroniques au Costa Rica

Pour pouvoir émettre des factures électroniques au Costa Rica, les contribuables doivent se conformer à une série d'exigences établies par la Direction générale des impôts (DGT). Cela comprend l'enregistrement auprès du ministère des Finances, l'utilisation d'outils de sécurité pour garantir l'authenticité des pièces justificatives et la mise en place d'un système de facturation électronique conforme à la réglementation en vigueur.

• Enregistrement en tant que contribuable : Les entreprises et les particuliers doivent être enregistrés auprès du ministère des Finances.
• Enregistrement en tant qu'expéditeur-destinataire : Il est obligatoire de s'enregistrer dans le système d'administration fiscale virtuelle (ATV) pour commencer à émettre des reçus électroniques.
• Acquisition de la clé cryptographique : Elle doit être obtenue via le système ATV pour signer numériquement les factures et garantir leur authenticité.
• Signature électronique : Chaque pièce justificative doit avoir une signature numérique reconnue par une autorité de certification internationale.
• Système de facturation électronique : Il est nécessaire de disposer d'un logiciel qui réponde aux normes techniques exigées par la DGT.

Plateforme mondiale de facturation électronique EDICOM

EDICOM est une référence internationale en matière de solutions de facturation électronique et de conformité fiscale, offrant une plateforme globale qui permet aux entreprises d'automatiser l'émission et la réception de reçus électroniques conformément à la réglementation du Costa Rica. Au Costa Rica, la solution EDICOM facilite la génération, la validation et l'envoi de reçus électroniques au ministère des Finances, garantissant ainsi le respect des exigences établies par la Direction générale des impôts (DGT).

Grâce à sa technologie avancée, la plateforme EDICOM optimise les processus administratifs en automatisant le flux de travail, en réduisant les erreurs manuelles et en garantissant une intégration harmonieuse avec les systèmes ERP. En outre, il offre un service d'archivage électronique sécurisé, permettant la conservation et la récupération des reçus électroniques pendant la période fixée par la loi.

Spécialiste de la facturation électronique, EDICOM propose une solution évolutive et adaptable aux réglementations fiscales de plusieurs pays, permettant aux entreprises d'opérer efficacement et en toute sécurité sur les marchés internationaux, en garantissant la traçabilité et la conformité de leurs opérations fiscales.