Système d'archivage électronique à valeur probante

EDICOMLta est le service d’archivage de longue durée proposé par EDICOM en qualité de prestataire de services de confiance qualifiés

Tiers de Confiance accrédité par la FNTC

Grâce à des services de certification électronique, comme la signature électronique, EDICOM peut garantir l’intégrité d’un document électronique au fil du temps.

Fournisseur de Services de Confiance Qualifié eIDAS

Notre SAE fonctionne selon le Règlement Européen eIDAS, réglementation la plus importante pour la confiance et la légalité de la transformation numérique.

Valeur probante légale

EDICOM donne aux documents et aux fichiers conservés une validité légale et juridique, ce qui leur confère une valeur probante à l’égard des tiers dans le cadre de l’Union européenne

Solution d'Archivage Électronique de documents de longue durée

Un système d’Archivage électronique (SAE) est un logiciel informatique, qui fonctionne généralement dans le Cloud, offrant des outils pour la sauvegarde des données. Ce système répond au besoin de conservation des documents au sein d’une entreprise. Il fournit par ailleurs des solutions d’archivage et de gestion de l’information, qui restent sécurisées dans un espace numérique unique et pour tous les utilisateurs enregistrés dans le système.

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) est le service d’archivage de longue durée proposé par EDICOM en qualité de prestataire de services de confiance qualifiés.

Traçabilité

Traçabilité

Un système d’archivage électronique de données doit disposer de mécanismes avancés et automatiques. Ces derniers enregistrent toutes les opérations effectuées dans le système ainsi que les documents conservés dans la solution.

Sécurité

Sécurité

Un SAE dispose d’un haut niveau de sécurité, aussi bien concernant le système que les documents sur lesquels des mécanismes de signature électronique et d'horodatage sont appliqués. Ces mécanismes permettent de garantir leur non-altération. 

Durabilité

Durabilité

Dans le cadre d'une politique d’archivage de longue durée, les entreprises doivent réaliser des révisions périodiques du format des documents afin de garantir leur lisibilité dans le temps face à de possibles obsolescences technologiques.

Intégrité

Intégrité

Un SAE doit garantir l'intégrité d'un document. Autrement dit, il doit garantir que le document n’a pas subi de modifications depuis le moment de sa capture, et que tous les événements qui se rapportent à ce document sont enregistrés sous la forme de preuves informatiques irréfutables.

Comment un SAE apporte-t-il la valeur probante des documents ?

L'intégrité est le principe fondamental pour que les documents qui sont sauvegardés dans un système d’archivage électronique aient le caractère de preuve face aux tiers ou pour qu’ils puissent être utilisés dans le cas d’un litige. De plus, le système doit garantir l'intégrité du document dans le temps. Il doit y avoir une procédure de resécurisation continue des données, même après avoir réalisé la capture du document et son archivage en première instance dans la plateforme d’archivage. Bien sûr, la non-altération du document dans le temps doit pouvoir être démontrée.

Le système ne sera pas complet s'il ne dispose pas d'une procédure permettant de générer des preuves informatiques qui enregistrent les opérations auxquelles un document est soumis et qui sont mises à la disposition des utilisateurs sous la forme d'un audit.

certification électronique

Mécanismes de certification électronique

Les mécanismes de certification électronique des données tels que la signature électronique, le cachet électronique ou l'horodatage électronique mettent en place des procédures de cryptage sur les documents qui permettent de garantir la fiabilité et l'intégrité d'un document à partir du moment où ils sont appliqués.

EDICOMLta, le système d'archivage électronique de documents d’EDICOM

EDICOM Long Term Archiving est un système d’archivage électronique qui permet de classer, d’archiver et de consulter les documents en garantissant leur intégrité grâce à des preuves informatiques qui leur donnent une valeur de preuve légale dans le temps.

EDICOM intervient en tant que prestataire de services de confiance qualifiés (règlement eIDAS) en donnant aux documents et aux fichiers conservés une validité légale et juridique, ce qui leur confère une valeur probante à l’égard des tiers dans le cadre de l’Union européenne. Cette valeur probante est possible sur le plan technologique grâce à des mécanismes cryptographiques tels que le cachet électronique ou l’horodatage électronique qualifiés, qu’EDICOMLta applique à tous les documents conservés et qui permettent de garantir l'intégrité. En outre, l’intégrité des documents peut être objectivement démontrée par des preuves informatiques.

 

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) est le service d’archivage électronique de longue durée certifié proposé par EDICOM en qualité de prestataire qualifié de services de confiance. Grâce à ces services, vous pouvez appliquer des mécanismes cryptographiques avancés qui garantissent objectivement l’intégrité et l’authenticité des documents dès leur sauvegarde.

  • Signature Électronique qualifiée
  • Cachet Électronique qualifié
  • Horodatage qualifié
  • Conservation des cachets électroniques

EDICOMLta met en service une plateforme certifiée pour la sauvegarde de documents électroniques pendant la période demandée par les entreprises ou déterminée par la législation.

Nous proposons un service d’archivage électronique de longue durée, fondé sur la « resécurisation » continue des documents grâce à l’application d’horodatages électroniques qualifiés qui permettent la conservation sécurisée des documents pendant toute la durée de leur archivage dans le système.

EDICOMLta permet de se connecter à d’autres applications rapidement, facilement et directement. Vous pouvez intégrer les processus de saisie, de consultation ou de récupération de documents directement à partir de vos systèmes de gestion ou de systèmes tiers (ERP, CRP, CRM, etc.)

Notre solution d’archivage électronique fournit un environnement web sécurisé auquel les utilisateurs du système peuvent accéder et au sein duquel ils peuvent interagir avec l’application et les documents. Par le biais d'une interface web, entièrement conçue pour faciliter l’expérience utilisateur, les utilisateurs du système peuvent mettre en œuvre toutes les fonctionnalités offertes par EDICOMLta.

Livre blanc sur l’eIDAS et l’archivage électronique

Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques

    Comment EDICOMLta attribue-t-elle la valeur probante aux documents conservés?

    Pour les entreprises qui effectuent des transactions électroniques, avec d’autres sociétés ou avec le secteur public, dans lesquelles des informations sensibles ou confidentielles sont échangées, le fait de s’appuyer sur un prestataire de services de confiance qualifiés garantit que la transaction sera fiable. Par ailleurs, il confère une validité légale et juridique aux documents, et leur donne la charge de la preuve envers des tiers dans le cadre de l'Union européenne.

    1 | Mécanisme cryptographique

    L’application récupère les documents et le mécanisme cryptographique qui est appliqué aux documents conservés sur la plateforme est lancé automatiquement.

    2 | Cachet électronique et horodatage électronique qualifié

    Un cachet électronique et un horodatage électronique qualifié par le règlement eIDAS sont appliqués de manière séquentielle. Le cachet électronique qualifié nous permet de garantir l’intégrité du document et l’horodatage (Time Stamping) permet de prouver objectivement le moment exact (date et heure) à partir duquel le document a été conservé.

    3 | Sécurisation continue des données

    L’horodatage électronique est appliqué de façon récurrente au fil du temps (habituellement tous les deux ans) afin de prolonger la fiabilité du cachet électronique, au-delà de sa validité technologique habituelle.

    Comment fonctionne EDICOM Long Term Archiving ?

    1

    Accès au service

    EDICOMLta offre aux utilisateurs un environnement web personnalisé, conçu selon des critères d’ergonomie et auquel on accède avec de hauts niveaux de sécurité. De plus, grâce à l’intégration via l'adaptateur API, les utilisateurs peuvent y accéder directement à partir de leurs propres applications de gestion commerciale.

    2

    Capture de document

    Une fois les documents envoyés, soit manuellement via l’environnement web, soit de manière intégrée, les mécanismes de signature électronique et d’horodatage sont automatiquement appliqués aux fichiers et aux documents pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents dès leur enregistrement sur la plateforme.

    3

    Génération de métadonnées

    Chaque document sauvegardé est accompagné d’un fichier XML qui inclut les métadonnées qui lui sont associées. Les métadonnées sont essentielles car elles permettent l’identification et la récupération ultérieure des documents. Le fichier XML de métadonnées peut également être généré automatiquement pour les processus dans lesquels l’intégration directe des données entre les applications est prioritaire.

    4

    Archivage sécurisé

    Le document électronique est archivé en parallèle dans deux DPC d’EDICOM, avec leurs copies de sécurité respectives. Les deux Data Centers sont situés dans des installations physiques différentes, bien qu’ils fonctionnent de manière synchrone et maintiennent une duplication permanente des ressources et des données en temps réel. Ainsi, une accessibilité au document de 99,9 % et des conditions de sécurité élevées sont garanties.

    5

    Gestion ultérieure de documents

    La plateforme intègre différents outils permettant la hiérarchisation des documents et offrant une flexibilité aux recherches afin d’optimiser les temps de travail. Fichier électronique, modification de documents, création de dossiers, filtres de recherche, signets, liste de documents, options de téléchargement et de partage... représentent quelques-unes des nombreuses fonctionnalités.

    6

    Registre des preuves

    Un suivi et un enregistrement permanents des preuves sont effectués sur les actions réalisées au cours de l’archivage et du cycle de vie des documents. Voici certaines des preuves informatiques qui sont enregistrées et constituent l’audit d’un document : preuve de création, preuve d'origine, preuve de modification, preuve de suppression, preuve de téléchargement...

    7

    Resécurisation continue

    Un horodatage électronique qualifié par le règlement eIDAS est appliqué automatiquement et de manière récurrente aux documents sauvegardés. Il s’agit dans ce cas d’une méthode valide et reconnue par les autorités européennes pour prolonger l’intégrité d’un document électronique dans le temps.

    8

    Audit d’un document

    Il est possible de demander à tout moment l’audit d’un document. Ce fichier compressé contient des éléments tels que les preuves, les signatures électroniques ou le rapport de validation. Tous les éléments informatiques nécessaires pour démontrer objectivement l’intégrité d’un document.

    Découverte d’EDICOMLta

    Edicom

    Gestion de l’information

    Edicom

    Téléchargement et consultation des documents

    Edicom

    Audit légal des documents

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