Cas pratique d'archivage électronique
EDICOMLta (Long Term Archiving) est un système d’archivage électronique à valeur probante qui s’adapte aux différents prérequis légaux et sectoriels pour l’archivage électronique de documents en France et en Europe.
Solutions d’archivage électronique pour toute entreprise
L’archivage électronique peut couvrir une multitude de besoins au sein des organisations, qu'il s'agisse de prérequis internes résultant de politiques internes de sécurité et d’archivage, ou encore de réglementations qui obligent les entreprises à conserver certains documents électroniques en respectant des caractéristiques techniques très précises.
Dans ce contexte et au niveau mondial, lorsqu'une entreprise opte pour un système d’archivage électronique sécurisé de documents, elle fait généralement face à trois situations différentes :
Solutions d’archivage électronique - norme technique
Il existe des textes légaux qui décrivent la possibilité ou bien l'obligation d’archiver électroniquement un document et qui s’appuient sur des norme technique définissant comment doit être effectué cet archivage électronique. Par exemple, la conservation de copies numériques fiables en France.
Solutions d’archivage électronique - Règlement général
Il existe une réglementation qui décrit la possibilité ou bien l'obligation d’archiver électroniquement un document, mais il n'existe pas de norme technique qui définisse exactement comment cette conservation doit être effectuée.
Electronic archiving solutions - Cadre international
Une entreprise a besoin de sauvegarder électroniquement des documents qui, en raison de leurs caractéristiques, ne sont soumis à aucune réglementation technique. Toutefois, cette société souhaite que l’archivage respecte les critères internationaux qui garantissent la validité de ces documents si elle doit les présenter à des tiers à un moment donné.
EDICOMLta, le SAE d’EDICOM, offre actuellement des garanties légales à différents niveaux dans différents domaines.
Sauvegarde de copies fiables conformément au décret 2016-1673
En France, le Décret 2016-1673 du 5 décembre relatif à la numérisation des copies fiables établit un cadre légal qui soutient le nombre croissant de réglementations encourageant la numérisation des entreprises. Pour que cette copie soit reconnue comme "fiable" et acceptable, la numérisation doit suivre les procédés techniques décrits dans la norme AFNOR NF Z42-026.
EDICOMLta est un système d’archivage électronique à valeur probante, qui utilise pour la certification des documents capturés dans le système un cachet électronique qualifié et un horodatage qualifié.
Ce procédé, en plus de respecter les spécifications du Décret 2016-1673 et de la norme AFNOR NF Z42-026, inverse la charge de la preuve des copies fiables.
Comment fonctionne la solution?
1. Numérisation de l'original et création d'un document numérique
Le fournisseur de numérisation réalise le processus et génère une copie numérique du document, son attestation de numérisation et un fichier contenant les métadonnées métiers établies. Une connexion RESTFUL directe avec la solution EDICOMLTA permet de sceller les documents de manière automatique et synchrone.
2. Application des mécanismes cryptographiques
EDICOM applique l'horodatage électronique qualifié et le cachet électronique qualifié à tous les documents. À partir de cette étape, la copie numérique a la même valeur que la copie papier.
3. Sauvegarde des documents
EDICOM sauvegarde les documents dans le service d’archivage électronique EDICOMLta avec une garantie totale d'intégrité. Cette intégrité est offerte grâce à la certification eIDAS relative à la conservation des cachets électroniques qualifiés qui prolonge la fiabilité du cachet électronique et donc des documents, pendant toute la période d’archivage, au-delà de la période de validité technologique.
4. Consultation et récupération des fichiers
EDICOMLta simplifie la consultation et la récupération des fichiers grâce aux métadonnées associées, qui sont utilisées pour classer les documents.
Conservation électronique de l'ensemble du cycle de vie d'une facture
En France, il existe un système de transmission des factures électroniques dans le processus réponse aux marchés publics. Étant obligatoire pour tous les fournisseurs de l'administration et des organismes publics, ce système d'émission de factures électroniques, appelé Portail Chorus Pro, est actif depuis 2017.
Par conséquent, dans ce contexte numérique conduit par la numérisation de l’administration, une gestion efficace, sécurisée et légale des factures tout au long de leur cycle de vie devient indispensable pour les entreprises.
Emission, réception et archivage des factures électroniques conformément à la Directive 2014/55/UE
1. Emission
Les factures doivent être créées dans un format de données structuré, tel que EDIFACT ou UBL dans le cas du Portail Chorus Pro.
2. Connectivité
Afin de maintenir la communication lors de l'émission et de la réception des factures, il est nécessaire de disposer d'un canal de communication crypté garantissant un échange de documents sécurisé et direct, notamment en cas de connectivité avec l'administration (Portail Chorus Pro).
3. Intégration avec l’ERP
Il est nécessaire de disposer d’une gestion efficace qui ne peut être proposée que par une solution de facturation électronique avancée permettant la traduction du fichier de données structurées dans un format compatible avec l'ERP.
4. Archivage dans un SAE
Une procédure optimale pour la dématérialisation électronique d'une facture se termine toujours par l’archivage sécurisé du document électronique. Dans le contexte électronique actuel, il est également nécessaire de protéger les notifications de statut provenant des administrations.
Pour gérer ce fichier avec la garantie d’un document légal, il est conseillé de s’appuyer sur un prestataire de services de dématérialisation fiscale, qui soit également un tiers de confiance certifié par le règlement 910/2014 -eIDAS-.
Observatoire Légal d’Archivage Électronique
EDICOM dispose d'un Observatoire légal d’archivage électronique qui examine en permanence la législation relative à l’archivage électronique et les réglementations techniques en vigueur au niveau international pour répondre à tout projet de protection des données électroniques.
Comment archiver des documents électroniques ayant une valeur juridique internationale ?
1. Réglementations internationales
Conception du système d'archivage électronique (SAE) conformément aux réglementations internationales spécifiques et appuyées par un organisme accrédité. Prenons pour exemple l'ISO 14641 ou le règlement eIDAS.
2. Mécanismes cryptographiques avancés
La SAE doit appliquer des mécanismes cryptographiques avancés tels que la signature électronique, le cachet électronique ou l'horodatage électronique.
Ces mécanismes offrant des garanties d'authenticité et d'intégrité doivent être audités et certifiés par une autorité administrative compétente. Normalement, cette tâche incombe aux agences numériques des ministères des finances ou de l'économie.
3. Technologie certifiée
Le partenaire technologique doit être reconnu comme Tiers de Confiance du Numérique dans les pays ou les régions du monde où la sauvegarde des documents est mise en œuvre. Il peut être par exemple Prestataire de Confiance Qualifié par le Règlement eIDAS en Europe (qui remplace ceux qui sont connus comme Autorité de Certification) ou les Prestataires de Services de Certification dans la région d’Amérique latine.
4. La sécurité et la confidentialité des documents
La sécurité et la confidentialité des documents dans un environnement complexe d’archivage comptant de multiples accès provenant d'utilisateurs différents constituent un élément fondamental. Il est nécessaire que le SAE permette de gérer et de restreindre le niveau d'accessibilité des différents utilisateurs aux documents.
5. Conformité locale
Le SAE doit être prêt à appliquer les procédures et les mécanismes cryptographiques requis au niveau local pour la conservation d'un document électronique ou l'application d'un processus de numérisation. Par exemple:
- La Conservation Électronique en Italie.
- Le NOM151 au Mexique : la conservation des messages de données et la numérisation des documents.
- La numérisation de copies fiables en France.
- La conservation des factures électroniques en Amérique latine.
Livre blanc sur l’eIDAS et l’archivage électronique
Le règlement nº 910/2014 rend égaux les documents électroniques et les documents au format papier traditionnels. Il souligne en outre que pour les archiver, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage de documents certifié et fiable.
Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.
Archivage électronique en Service de Ressources Humaines
L’archivage électronique en service de Ressources Humaines permet d'unifier toute la gestion documentaire au format électronique et de conserver, archiver et consulter de manière simplifiée tous les documents relatifs à la vie professionnelle d'un salarié.
Le système d’archivage électronique (SAE) dispose de la garantie offerte par les services de confiance qualifiés fournis par EDICOM. Cela implique que 100% des documents archivés sont accrédités par un tiers de confiance international comme EDICOM. Ils ont ainsi la valeur d'originaux électroniques pouvant être utilisés à la demande des autorités et des tiers pour résoudre tout litige.
Comment fonctionne EDICOMLta dans un Service de Ressources Humaines ?
1. Connexion directe à l'ERP
Les documents dans n'importe quel format, aussi bien électronique que de type image, sont insérés au sein de la solution par une connexion directe avec l'ERP du client. Cette connexion permet ainsi d'envoyer de grandes quantités de documents et de les archiver selon des critères d'efficacité.
2. Mécanismes cryptographiques avancés
Le cachet électronique qualifié et l'horodatage sont appliqués aux documents pour assurer leur intégrité. Ces services sont reconnus par l'UE comme des services de confiance qualifiés.
3. Structure de métadonnées
Les documents sont classés dans la solution au travers d'une structure de métadonnées convenue avec le client, dans laquelle l'identifiant de l’utilisateur est affiché. Cela permet de créer une traçabilité qui unifie tous les documents d'un utilisateur dans un seul fichier électronique.
4. Notification
La solution envoie une notification à l’employé avec un lien privé et sécurisé pour télécharger le document qui a été archivé.
5. Consultation
Chaque employé dispose d'un environnement privé dans lequel il peut consulter son dossier à tout moment. De plus, toutes les actions effectuées sur chaque document, qu'elles soient visualisées ou téléchargées, sont enregistrées en tant que preuve.
Archivage électronique de Documents Fiscaux
EDICOMLta (Long Term Archiving) est intégré à la plateforme d'échange électronique de données ou aux systèmes de gestion internes des entreprises, il permet d’archiver l’historique détaillé des documents électroniques délivrés à l'administration fiscale. Les processus spécifiques que notre SAE met en œuvre permettent aux documents archivés au sein de la solution d’être considérés comme des originaux électroniques.
Comment fonctionne EDICOMLta au sein du service Fiscalité ?
1. Envoi du fichier
Au même moment où le fichier structuré est envoyé à l'autorité fiscale correspondante, il est également envoyé au service EDICOMLTA pour l’archiver.
2. Registre des métadonnées
Le document est archivé sur la plateforme en étant associé aux métadonnées préalablement définies.
3. Dossier unique
S'il y avait des documents tels que des factures ou des commandes liées aux données fiscales envoyées, un dossier contenant tous les documents serait créé.
4. Consultation
L'utilisateur pourra récupérer et consulter à tout moment les fichiers envoyés, de manière conjointe avec les accusés reçus.
Archivage électronique de documents contractuels financiers
Le Décret 2017-1433 du 4 octobre 2017 a pour objet de réglementer la dématérialisation des relations contractuelles dans le secteur financier. Il détaille donc la manière par laquelle l’archivage des contrats échangés dans le secteur financier doit être effectué.
Compte tenu du nombre de documents contractuels générés dans cet environnement, le fait de disposer d'une solution ayant des services de confiance qualifiés dans le cadre du règlement eIDAS apporte sécurité et fiabilité à l’archivage des contrats financiers numériques.
Les documents contractuels, après avoir été signés numériquement par les parties impliquées, peuvent être archivés automatiquement dans un service d'archivage électronique comme EDICOMLta, auquel tous les participants auront accès pendant la durée déterminée. Pour une banque ou un assureur, cela induira une optimisation du processus qui, jusqu'à présent, consommait des ressources humaines et matérielles importantes.
Comment fonctionne EDICOMLta dans le secteur financier ?
1. Signature électronique
Une fois le document contractuel signé, il est envoyé électroniquement à la plateforme EDICOMLTA, où l'horodatage et le cachet électronique qualifié sont appliqués.
2. Registre des métadonnées
Le document est archivé sur la plateforme avec les métadonnées associées.
3. Environnement en ligne
Le client pourra accéder aux documents à partir de l'environnement en ligne de l'entreprise avec laquelle il a signé le contrat.
4. Valeur probante
Toutes les actions réalisées sur chaque document, qu’il soit visualisé ou téléchargé, seront enregistrées comme preuve.
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