Facture Électronique

EDICOM candidat Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Edicom PDP Candidat

EDICOM a pour vocation à devenir PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) et ainsi, offrir ses services de facturation électronique dans le cadre de l’obligation française.

EDICOM est l'une des principales entreprises internationales spécialisées dans les solutions d'intégration de données et de facturation électronique. EDICOM accompagne aussi bien ses clients dans leurs échanges EDI, que dans le cadre d’obligations de facturation électronique. Nous nous adaptons aux exigences techniques et fiscales définies par les autorités publiques au niveau international. Nous accompagnons nos clients à se conformer à des obligations de facturation électronique dans des pays tels que le Mexique, l'Italie, le Brésil, le Chili et l'Arabie Saoudite. 

L'immatriculation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France fera d'EDICOM l'un des partenaires les plus complets et apte à offrir des services d'émission et de réception de factures électroniques. EDICOM dispose d’ores et déjà de solutions techniques opérationnelles dans le cadre du système de facturation électronique français, grâce à une expérience acquise à l’international depuis 1995. En effet, nous sommes le prestataire de solutions de facturation électronique et d’e-reporting pour de nombreuses entreprises internationales dans plus de 70 pays. 

Table des matières [Cacher]

Le nouveau système de facturation électronique en France permettra aux entreprises de recourir aux services d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour faciliter la gestion des processus d'émission et de réception de factures électroniques. 

Ces plateformes agiront en tant que tiers accrédités par la DGFiP pour valider les factures, les déclarer au PPF (Portail Public de Facturation), et les envoyer au destinataire lorsque ce dernier utilise également les services d'une PDP. 

Les prestataires souhaitant devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire doivent passer un processus d'immatriculation auprès de la DGFiP. Les PDP retenues auront alors démontré que leur offre de services est conforme aux exigences techniques de la DGFiP en matière de sécurité de l'information. Ce processus d'immatriculation confirme également la capacité du prestataire PDP à interopérer et à échanger avec d'autres partenaires immatriculés.

Le choix d'une PDP par rapport à une autre se basera sur des critères tels que son expérience, la fiabilité de ses solutions, la disponibilité de ses services et sa capacité à maintenir sa plateforme actualisée.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires offrent une valeur ajoutée dans des domaines clés tels que l'intégration des systèmes, le traitement d'importants volumes de factures ou bien le déploiement de solutions complémentaires pour optimiser la gestion du cycle de vie des factures. Ces services à valeur ajoutée seront déterminants dans le choix d'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou d'une autre.

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Missions d'une “Plateforme de Dématérialisation Partenaire” (PDP)

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est un prestataire technologique accrédité et conforme aux exigences techniques de la DGFiP. Il offre un ensemble de services et de solutions permettant aux entreprises de dématérialiser leurs flux de factures. 

Après avoir passé un processus de certification appelé "immatriculation", les PDP auront confirmé leur capacité à garantir la sécurité et la qualité de l'ensemble du processus d'échange de factures électroniques conformément aux normes exigées par l'État français.

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire agit comme un intermédiaire entre l'expéditeur et le destinataire. Elle assure l'authenticité, l'intégrité et la confidentialité des documents échangés.

Les principales fonctions des PDP sont les suivantes : 

  1. Réception et contrôle des factures : La Plateforme de Dématérialisation Partenaire reçoit les factures sous forme électronique et contrôle leur authenticité ainsi que leur validité juridique. Ces contrôles comprennent la vérification de la signature électronique (pour les factures signées) et le respect des exigences techniques, fiscales et réglementaires définies par la législation en vigueur.
  2. Transformation et validation des factures : La Plateforme de Dématérialisation Partenaire transforme les factures dans le format électronique requis pour se conformer aux standards EDI ainsi qu’aux exigences fiscales et réglementaires. La PDP valide également l'intégrité et la cohérence des données contenues dans la facture.
  3. Archivage et conservation des factures : La Plateforme de Dématérialisation Partenaire archive les factures électroniques et les conserve pendant la durée requise par la législation fiscale et comptable. Elle garantit l'intégrité et l'authenticité des documents et permet à l’entreprise d'y accéder en cas d'audit ou de litige.
  4. Transmission des factures : La Plateforme de Dématérialisation Partenaire se charge de vérifier les informations d’identification du destinataire de la facture et de la transmettre au client en utilisant le canal de communication convenu. Dans le cas de factures adressées à des clients ayant recours aux services d'une PDP, les factures peuvent être envoyées dans un format EDI structuré avec des informations commerciales et logistiques additionnelles.  Ces données complémentaires ne peuvent pas être transmises via les formats du socle minimal (Factur-X, UBL, CII).

Exigences pour devenir une PDP (Plateforme de Dématérialisation des Partenaires)

  • Prérequis de sécurité : Il est essentiel qu'un prestataire immatriculé PDP applique les critères de sécurité les plus élevés afin de protéger les données et les informations des utilisateurs. Les prestataires PDP sont donc amenés à se conformer à des standards de sécurité telles que la norme ISO 27001 relative aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information (ISMS) ou bien encore la certification SecNumCloud, une norme française définissant les critères de sécurité pour les fournisseurs de services cloud.
  • Capacités techniques pour le traitement des factures électroniques : Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires doivent être en mesure de mettre en œuvre tous les processus attendus par le système de facturation électronique français. Ces processus comprennent la validation technique des données structurées reçues et des signatures électroniques relatives aux factures, l’émission de signatures électroniques avancées, l’archivage électronique des factures et de leurs signatures avec toutes les garanties d’intégrité pendant au moins 10 ans.
  • Flexibilité dans l'utilisation des formats entre PDP au-delà du socle minimal : Les prestataires PDP doivent être en mesure de prendre en charge une grande variété de formats de facture électronique, au-delà des formats minimaux établis par la loi française. De cette manière, les émetteurs et les récepteurs de factures pourront échanger des informations complémentaires d’ordre logistiques et commerciales, essentielles à leur activité, n’étant initialement pas incluses dans les formats dits du "socle minimal". 
  • Extraction et transmission des données exigées par le PPF dans l'un des formats prévus : La Plateforme de Dématérialisation Partenaire doit permettre l'extraction et la transmission des données de facturation électronique minimales dans l'un des formats prévus par le Portail Public de Facturation (PPF).
  • Authentification forte de la plateforme de facturation : Les prestataires PDP doivent s'assurer que leurs solutions de facturation électronique sont protégées par une authentification forte, telle qu'une authentification à deux facteurs ou bien une authentification par certificats électroniques.  Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires pourront ainsi garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à la plateforme et aux informations contenues.
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Différences entre le PPF et les PDP

Chorus Pro, portail historiquement dédié à la facturation électronique avec l'administration publique, a été rebaptisé Portail Public de Facturation (PPF). Toutes les factures, qu'elles soient destinées aux entités publiques ou non, devront être envoyées au PPF. Quant aux factures électroniques traitées par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), elles devront être déclarées au PPF.

Quelle est la différence entre le PPF et une PDP ?

Le PPF est le portail public et central mis en place pour la facturation électronique en France. Les PDP sont des prestataires privés auxquels les entreprises peuvent avoir recours pour envoyer et recevoir des factures électroniques.

Si un émetteur de factures utilise une PDP et que son client n’utilise pas de PDP, la PDP de l’émetteur enverra alors la facture au PPF, qui la transmettra ensuite au client. La réception des factures électroniques suit cette même logique.

Si l'expéditeur et le destinataire ont tous deux recours aux services d'une PDP, les PDP s'échangeront alors directement entre elles les factures électroniques. 

Il est bien évidemment possible d’échanger des factures entre clients et fournisseurs directement à travers le PPF. De plus, il s'agit d'un service gratuit pour les entreprises. En effet, les interactions avec le Portail Public de Facturation peuvent se faire par le biais d'un environnement web mis à disposition par la DGFiP, ou bien de manière intégrée via une connexion EDI ou par le biais d’une API.

Les formats de facture pouvant être échangés directement via le PPF constituent une limite. En effet, seuls les formats Factur-X, UBL ou CII peuvent être traités par le PPF. Les formats de facture définis comprennent l’ensemble des informations fiscales attendues par la DGFiP. Cependant dans la plupart des cas, ces standards ne permettent pas d’intégrer des informations commerciales et logistiques complémentaires. Ces données additionnelles sont essentielles aux processus de rapprochement et de gestion des clients/fournisseurs. 

Le recours aux services d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire permet de surmonter cette contrainte. N’importe quel format de facture peut être échangé entre deux PDP, avec autant de détails que souhaités par les partenaires impliqués dans la transaction. En outre, les PDP les plus avancées disposeront de solutions à valeur ajoutée au sein de leurs plateformes, ce qui permettra la mise en œuvre de projets complexes et le traitement d’importants volumes de documents. Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire solvable disposera d'outils avancés pour permettre l’intégration de sa plateforme aux systèmes de gestion internes de ses clients. Une PDP permettra également l'automatisation de multiples processus d'émission et de réception de factures. Elle offrira des solutions à valeur ajoutée telles que des outils de workflow pour l'approbation des factures ou bien encore des systèmes d'archivage électronique.

Il est fort probable que la majorité des entreprises avec d’importants volumes d'émission et de réception de factures opteront pour les services d'une PDP. Les entreprises avec des volumes moins importants et dont les exigences en termes d'automatisation et d'intégration avec leurs systèmes internes sont moindres choisiront potentiellement d'échanger leurs factures directement par le PPF.

Circuits d'échange

Les spécifications techniques établissent trois circuits pour l'échange des factures, la communication des données relatives aux factures et la transmission du cycle de vie correspondant. Ces circuits varient selon le recours ou non à une plateforme de dématérialisation (PDP).

La première option d'échange des factures électroniques (circuit A) consiste à utiliser uniquement le Portail Public de Facturation (PPF). L'émetteur et le destinataire se basent tous deux sur cette plateforme pour l'échange des factures électroniques.

Les circuits B et C envisagent des scénarios dans lesquels au moins une des entreprises impliquées dans l'échange de factures utiliserait les services d'une PDP.

Circuits B1 et B2.

Échange de factures entre un partenaire utilisant une PDP et un partenaire utilisant le PPF.

Dans ces flux, l'un des partenaires de l'échange de factures utilise les services d'une PDP, tandis que l'autre utilise exclusivement le PPF. 

Lorsque l'expéditeur de la facture dispose d'une PDP, il génère normalement sa facture. Sa PDP aura alors pour mission, sur la base des données émises par son système de gestion, de reconnaître le destinataire, les informations d’identification ainsi que le canal de communication attendu par le destinataire de la facture. Dans ce scénario, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire fera donc parvenir la facture électronique au destinataire par le biais du Portail Public de Facturation.

La PDP devra transformer la facture de son client dans l'un des trois formats structurés du "socle minimal" (UBL, CII ou Factur-X) défini par la DGFiP et générer l’ensemble des données minimum de la facture.
Pour cela, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire validera au préalable qu'elle dispose des informations minimales nécessaires à la création d'une facture conforme à la réglementation en vigueur. Elle appliquera les mécanismes de confiance nécessaires pour assurer l'intégrité et l'authenticité du document (signature électronique ou méthodes alternatives) et, enfin, elle l’enverra au PPF. Le portail public se chargera ensuite de la faire parvenir au destinataire.

Toute la gestion des accusés relatifs à la facture initiale émis par le PPF ou par le destinataire de la facture, sera prise en charge par la PDP. Ces cycles de vie seront mis à disposition du client par l'intermédiaire de solutions techniques (solutions de suivi du cycle de vie, systèmes d'intégration des accusés de réception, etc.). 

Lorsque l'émetteur de la facture utilise le PPF, la facture sera alors reçue par la PDP du destinataire. Après avoir effectué les validations techniques, la PDP centralisera toutes les factures reçues et les mettra à disposition du client.

Circuit C.

Échange entre deux acteurs utilisant des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Dans ce flux, les grandes entreprises disposent généralement d'une plus grande flexibilité en termes d'échange de factures électroniques. En effet, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) disposent de la capacité à gérer à la fois des formats structurés préalablement convenus entre les entreprises (tels que EDIFACT ou XML) et ceux définis par la DGFiP dans le "socle minimal" (tels que UBL, CII ou Factur-X).

Dans ce scénario, le fournisseur ou l'émetteur de la facture exporte un fichier contenant les données nécessaires pour générer la facture électronique, qui sera ensuite transmis à la PDP. La solution du partenaire a pour missions d'établir les connexions avec l'ERP pour assurer l’intégration des fichiers de données, et d’assurer la validation et la transformation des factures électroniques dans le standard convenu avec son partenaire commercial (soit le socle minimal, soit un autre format structuré).

Une fois validée et transformée, la PDP de l'émetteur envoie la facture électronique à la Plateforme de Dématérialisation Partenaire du destinataire. Elle envoie en parallèle un extrait des données de facturation requises par la DGFiP au PPF dans l'un des trois formats valides (UBL, CII ou Factur-X).

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire du destinataire effectue les contrôles et validations exigés puis intègre finalement la facture dans le système de gestion de l'entreprise cliente. Tout au long du processus, différents statuts de la facture sont générés et constituent le cycle de vie de la facture. Ils sont échangés entre les PDP et la DGFiP (par exemple : la PDP de l'émetteur notifie à la DGFiP l'encaissement d'une facture, et la PDP du destinataire notifie son paiement).

Qu'est-ce que l'Annuaire ?

Pour déterminer si un acheteur utilise le Portail Public de Facturation (circuit A ou B) ou s’il dispose d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (circuit B ou C), le schéma en Y propre au modèle de facturation électronique français intègre un annuaire centralisé (ANNUAIRE). Cet annuaire permet d’identifier la plateforme choisie par chaque destinataire de facture.

L'Annuaire est un registre centralisé géré par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) contenant les données d'identification des entreprises, à minima le numéro d'identité fiscale français appelé SIREN. 

Les entreprises sont identifiées dans ce répertoire au moyen d'identifiants uniques afin de faciliter l'échange des factures électroniques entre les entreprises. Ce répertoire favorise l'interopérabilité entre tous les acteurs en précisant la plateforme de facturation électronique utilisée, ainsi que les informations nécessaires à l'acheminement et au bon routage des factures. Cet outil garantit une communication efficace et transparente dans les processus de facturation électronique inter-entreprises.

L'Annuaire contient plusieurs catégories d'informations :

  1. L'identification des sociétés destinataires des factures, y compris les détails des structures organisationnelles pour optimiser la gestion des factures au sein de chaque société (SIREN, SIRET, code de routage).
  2. L'identification et l'interopérabilité des plateformes de dématérialisation pour la réception des factures électroniques et leur période de validation.
  3. Données complémentaires relatives aux échanges B2G et au bon acheminement des factures B2B.
  4. Toutes les entreprises utilisant la facturation électronique en France ont pour obligation de s'enregistrer auprès de l'Annuaire. A travers cet enregistrement, les entreprises s'assurent que leurs factures électroniques seront correctement acheminées et traitées, ce qui contribue à réduire les erreurs et les retards dans les processus de facturation. L’annuaire favorise de manière générale la conformité des entreprises aux obligations fiscales et légales en matière de facturation électronique en France.

Les avantages d’une PDP

Les entreprises qui choisissent de déléguer l’envoi et la réception de leurs factures électroniques à une Plateforme Dématérialisation Partenaire bénéficieront des nombreux avantages inhérents au statut que confère l’immatriculation PDP.

Cette liste non exhaustive vous permet d’y voir plus clair sur la valeur ajoutée offerte par ces plateformes :

  • Sécurité : les plateformes qui souhaitent être immatriculées en tant que PDP doivent attester qu’un ensemble de mesures de sécurité particulièrement exigeantes ont été mises en place au sein de leur organisation. Les plateformes devront notamment être certifiées ISO27001, tout en attestant que l’hébergement de données est internalisé (dans le cas contraire, la certification SECNUMCLOUD est imposée).  
  • Audits réguliers : les PDP seront soumises à des audits réguliers de la part de cabinets indépendants afin de s'assurer que les conditions d'exploitation des plateformes resteront conformes tout au long de l’obtention de l’immatriculation.
  • Interopérabilité : les PDP seront interconnectées entre elles afin de faciliter l'échange de factures entre elles et le PPF.
  • Formats multiples : les factures envoyées directement au PPF ne peuvent être envoyées que dans l’un des trois formats du socle minimal. Les PDP disposent du monopole de l’utilisation d’autres formats structurés hors socle minimal tels que l’EDIFACT. Cette flexibilité permet aux assujettis de conserver les formats de factures électroniques historiquement échangés.

En tant que candidat PDP , EDICOM se distingue particulièrement d’autres acteurs. En effet, nous proposons un ensemble de services additionnels à haute valeur ajoutée tels que :

  • Un savoir-faire mis à l’épreuve : EDICOM est un prestataire EDI et e-invoicing jouissant d'une vaste expérience qui s’appuie notamment une R&D entièrement internalisée. Nos solutions rationalisent le traitement de grands volumes d'informations, grâce à des modules d'intégration compatibles avec tout type de système de gestion. Cette flexibilité se concrétise également par le déploiement de protocoles avancés de communication tels que l’AS4, afin d'offrir les plus hauts niveaux de sécurité et de traçabilité dans le cadre de l’intégration avec le PPF.
  • Services de signature qualifiés eIDAS : en tant que prestataire de services de confiance qualifiés conformément au règlement eIDAS, nous apposons des signatures électroniques qualifiées au sein des factures que nous traitons et validons automatiquement. Cette signature offre un maximum de garanties à nos clients et utilisateurs.
  • Archivage à long terme eIDAS : nous proposons un Système d'Archivage Électronique conforme au règlement eIDAS pour l’archivage des factures émises et reçues ainsi que pour les accusés de réception qui constituent leur cycle de vie.
  • Haute disponibilité : notre SLA garantit une disponibilité du service de 99,9 %.
  • Service support : nous disposons d'un service support composé de consultants spécialisés qui répondent personnellement aux demandes d’assistance ainsi que d'un service support 24/7 afin de répondre aux demande de résolution d’incident qui affectent les processus critiques de votre entreprise.
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Plateforme de Dématérialisation Partenaire EDICOM

EDICOM, l'un des principaux prestataires internationaux en matière de facturation électronique, est candidat pour devenir l'une des premières Plateformes de Dématérialisation Partenaires en France. 

Nous bénéficions des principales certifications internationales en matière de sécurité de l'information, nous sommes l'un des plus grands prestataires de solutions EDI sur le marché, et nous avons acquis une importante expérience en matière d'échange de données électroniques et de systèmes de facturation électronique à l’international depuis 1995.

Nos services d'intégration de données, de validation de factures, de signature électronique, ainsi que nos solutions pour la conception de flux d'approbation de factures et d’archivage électronique à long terme, font de nous le candidat PDP disposant de la plateforme technologique la plus avancée du marché.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire eIDAS

EDICOM est un prestataire de services de confiance qualifié conforme au règlement européen eIDAS.

Cette certification offre une grande valeur ajoutée à nos solutions. Une fois qu'EDICOM sera immatriculée en tant que Plateforme Dématérialisation Partenaire, elle deviendra très certainement la première PDP eIDAS en France. 

Le règlement eIDAS permet d'harmoniser les mécanismes de confiance utilisés par les prestataires de services de signature électronique et de cryptage de données au sein de l'Union européenne. 

EDICOM dispose de différentes solutions accréditées par le règlement eIDAS, essentielles aux services d'émission et de réception de factures électroniques :

  • Services de signature électronique avancée pour garantir l'intégrité et l'authenticité des documents tels que définis dans la réglementation européenne relative à la facturation électronique. Grâce à ce service, EDICOM peut signer les factures émises par ses clients en utilisant des certificats qualifiés à travers des dispositifs sécurisés de création de signature. 
  • Délivrance de certificats qualifiés : En cas de besoin, EDICOM peut délivrer des certificats qualifiés au nom de l'émetteur de factures électroniques.
  • Système d'archivage électronique : Service de d’archivage électronique à long terme audité et conforme au règlement eIDAS, permettant la conservation les factures émises et reçues avec toutes les garanties d'intégrité dans le temps.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) - FAQ’s

Quelles sont les principales fonctions et responsabilités d'une PDP ?

Les principales fonctions et responsabilités d'une PDP en France sont de recevoir, valider, archiver et transmettre les factures électroniques aux destinataires concernés, ainsi que d'assurer leur authenticité, leur intégrité, leur lisibilité et leur archivage pendant une période minimum de dix ans.

Quelles sont les exigences techniques auxquelles doit répondre une PDP en France ?

Les exigences techniques auxquelles doit répondre une Plateforme de Dématérialisation Partenaire sont les suivantes : garantir l'authenticité, l'intégrité, la lisibilité et l’archivage des factures électroniques, mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour empêcher tout accès non autorisé, avoir la capacité de traiter d’importants volumes de factures électroniques et disposer d'une solution technique compatible avec les systèmes d'information des clients.

Une PDP est-elle obligée de valider les signatures électroniques des factures reçues ?

Oui, la signature électronique est l'un des mécanismes de confiance envisagés dans le modèle de facturation électronique pour garantir l'intégrité du document. Ce n'est pas le seul, mais c'est de loin celui qui offre le plus de garanties à cet égard. C'est pourquoi toute facture reçue par une PDP et signée initialement doit être validée, ce qui signifie que l’intégralité des prestataires PDP devront disposer de solutions pour satisfaire cette exigence.

Que se passe-t-il si une PDP ne remplit pas ses obligations ?

Si une PDP ne respecte pas ses obligations, des sanctions administratives et/ou pénales pourraient avoir lieu, en plus de la suspension ou de l'annulation éventuelle de son immatriculation en tant que PDP.

Quelle est la période d’archivage des factures électroniques émises par une PDP ?

La période d’archivage des factures électroniques émises par une PDP est de dix ans à compter de la date d'émission de la facture.

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