Singapour : projet de facturation électronique InvoiceNow via Peppol

Facturation électronique à Singapour

Singapour a lancé son propre réseau national de facturation électronique en 2019, en se basant sur l'infrastructure Peppol, devenant ainsi le premier pays en dehors des frontières de l'Europe à utiliser le réseau européen pour l’échange de factures électroniques entre entreprises privées. Pour promouvoir la facturation électronique à Singapour, l'agence chargée de développer le système de facturation électronique, Infocomm Media Development Authority, ou IMDA, a lancé InvoiceNow. InvoiceNow regroupe une série de mesures qui visent à inciter, notamment financièrement, les entreprises à adopter la facturation électronique.  

L'autorité Peppol du pays, l'IMDA, est chargée de sélectionner les points d'accès Peppol et de définir les spécifications techniques du système de facturation électronique. Les entreprises qui souhaitent mettre en place la facturation électronique à Singapour doivent disposer d'un point d'accès Peppol et d'un système de facturation électronique en mesure de traiter des factures conformément au standard Peppol.

Depuis septembre 2024, les organismes publics peuvent recevoir des factures électroniques via la plateforme InvoiceNow. Les fournisseurs doivent envoyer leurs factures électroniques à l'aide de l'identifiant Peppol du Département de Comptabilité Générale (AGD). Ces factures électroniques sont ensuite transmises aux services concernés en fonction de l'Unité Opérationnelle indiquée sur les factures électroniques.

Afin de rationaliser le processus et de fournir des informations claires aux fournisseurs, l'IMDA a centralisé l'ensemble des identifiants Peppol de toutes les administrations publiques. Par conséquent, les fournisseurs ont désormais la possibilité d'envoyer directement des factures électroniques aux organisations gouvernementales en utilisant l'identifiant Peppol unique de l'agence en question.

Calendrier de mise en œuvre

L'autorité fiscale de Singapour (IRAS) a confirmé le calendrier du nouveau mandat de facturation électronique B2B pour les entreprises enregistrées à Singapour.

Les entreprises inscrites à la GST doivent utiliser la plateforme InvoiceNow pour transmettre les données de leurs factures directement à l'administration fiscale.

Cette mise en œuvre se fera progressivement, en plusieurs phases :

• À partir du 1er mai 2025 : adoption anticipée volontaire par les entreprises inscrites à la GST.
• À partir du 1er novembre 2025 : les sociétés nouvellement constituées qui s'enregistrent à la GST sur une base volontaire.
• À partir du 1er avril 2026 : pour tous les nouveaux inscrits à la GST sur une base volontaire.

Comment fonctionne InvoiceNow ?

Le système InvoiceNow permet la transmission directe des factures en format structuré d'un système de gestion à un autre, contribuant ainsi à la réduction des coûts opérationnels pour les entreprises et à l'optimisation des cycles de paiement. InvoiceNow opère dans le cadre de la norme Peppol, ce qui favorise l’automatisation des processus de gestion des documents électroniques. Les PME et les grandes entreprises bénéficieront donc d'un processus de facturation plus fluide, de meilleurs délais de paiements, et d'une diminution du temps de traitement des factures sans aucune intervention manuelle.

La plateforme InvoiceNow adoptera le modèle Peppol à 5 coins (Peppol CTC). Dans le cadre du modèle à 4 coins, l'échange des documents électroniques se fait par l'intermédiaire des points d'accès. Le modèle à 5 coins intègre un flux complémentaire permettant aux points d'accès de transmettre les documents à la plateforme de l’autorité fiscale.

EDICOM est accrédité par l'Infocomm Media Development Authority (IMDA) comme Access Point au sein du réseau Peppol à Singapour. Grâce à notre point d'accès, vous pouvez générer des factures électroniques conformes aux prérequis du système InvoiceNow et les transmettre de manière automatisée à vos partenaires, ainsi qu'aux organisations et aux administrations internationales. Les factures seront échangées dans le format structuré PINT SG et une copie sera envoyée à l'IRAS.

Les spécifications techniques « Invoice Data Submission Specifications for IRAS GST InvoiceNow Requirement » sont à présent disponibles pour les prestataires de services et les entreprises enregistrées à la GST afin qu'ils puissent adapter leurs systèmes.

Dernières mises à jour d'InvoiceNow

L'IMDA a activé deux nouveaux types de documents commerciaux au sein du réseau InvoiceNow.

• Bon de commande : Il permet aux acheteurs la transmission d’un document de commande électronique entre deux systèmes d’information sans requérir d’intervention humaine. Une fois les données de la commande reçues dans le système du fournisseur, ce dernier pourra les convertir et générer une facture électronique qu'il renverra à l'acheteur via le réseau. Ce nouveau flux permet de réduire les opérations de saisie de données, d'améliorer la qualité des données et de faciliter le rapprochement de la commande et de la facture . Cette solution contribuera également à l’amélioration du traitement de l’information et au paiement des fournisseurs.
• Réponse à la facture : Ce document est adressé par les acheteurs aux fournisseurs afin de mettre à jour le statut de la facture. De cette manière, les fournisseurs seront informés de l'état de la facture, ce qui permettra de réduire le temps de suivi et d'optimiser le niveau de satisfaction des clients.

Les fournisseurs de solutions Peppol-Ready accrédités par l'IMDA qui offrent des solutions connectées au réseau sont tenus de prendre en charge la réception de ces nouveaux types de documents.

La facturation électronique à Singapour

La plateforme de facturation électronique internationale d'EDICOM s'intègre à votre ERP et vous permet d'envoyer et de recevoir de manière automatisée des factures électroniques avec l’ensemble des administrations publiques et entreprises à Singapour. 

1. EDICOM génère le format PINT SG et l'envoie au point d'accès du destinataire. 
2. En parallèle, il se connecte à l'IRAS via API afin d’envoyer une copie de la facture électronique.
3. EDICOM est également capable d'intégrer les factures électroniques reçues d'autres points d'accès Peppol au sein de votre ERP.

EDICOM vous permet d'automatiser et de dématérialiser l'ensemble des processus d'envoi et de réception de documents électroniques avec n'importe quelle entreprise à Singapour.

EDICOM ne dépend d’aucun tiers dans le cadre de ses solutions et services. Tous les processus sont réalisés en interne, au sein de notre propre infrastructure hébergée dans le cloud. De fait, la solution EDICOM permet aux entreprises d'opérer sans avoir à mettre en place de nouvelles installations sur leurs systèmes ou à se préoccuper de la maintenance du service.

Recourir à un prestataire international comme EDICOM permet à votre entreprise de centraliser l’ensemble de vos communications électroniques au sein d'une même solution, indépendamment du pays dans lequel votre entreprise est implantée.

Grâce à la solution EDICOM, les entreprises ont la certitude de s'adapter à la législation et aux processus en vigueur. La plateforme transforme automatiquement les communications dans les formats et normes requis, en suivant les protocoles de sécurité et de communication établis.

Les grandes étapes de l’adoption de Peppol à Singapour

Singapour continue de promouvoir la facturation électronique dans le but d'aider les entreprises à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts, à rationaliser les processus de paiement et à minimiser l'impact de ces opérations sur l'environnement.

Peppol est un ensemble de spécifications destinées à standardiser les passations de marchés publics entre les entreprises et leurs clients publics, indépendamment de leur pays d’implantation ou des ERPs utilisés. La polyvalence et le caractère international de cet écosystème ont facilité son adoption en Europe, dans le cadre de transactions B2G, mais également hors des frontières européennes, dans le cadre d’échange de documents autres que les factures.

1. L'IMDA est devenue la première autorité Peppol hors Europe en mai 2018. Le gouvernement de Singapour a décidé de développer son propre système de facturation électronique en utilisant les normes européennes déjà existantes ainsi que l'infrastructure Peppol.
2. Le réseau national de facturation électronique a été lancé en janvier 2019, avec 11 fournisseurs d’Access Points opérationnels.
3. La certification Peppol Ready a été créée en 2019 et plus de 50 fournisseurs de solutions Peppol se sont connectés avec succès au réseau en janvier 2020.
4. Le gouvernement de Singapour a ajouté un nouveau canal permettant aux fournisseurs d’envoyer leurs factures électroniques par l'intermédiaire du réseau national de facturation électronique en janvier 2020. Ce réseau est devenu le canal préféré des fournisseurs.
5. En mars 2020, une subvention à la digitalisation des factures électroniques a été créée pour inciter les entreprises à rejoindre le réseau avant le 31 décembre 2020.
6. Le réseau national de facturation électronique a été rebaptisé InvoiceNow en septembre 2020.

Avantages pour les grandes entreprises

Diminution des opérations manuelles

• Réception des factures dans un format électronique standard.
• Aucune saisie et aucun traitement manuel des données de la facture.
• Intégration transparente au sein de votre ERP depuis le réseau Peppol.

Réduction du nombre d'erreurs

• La transmission des données de la facture est entièrement automatisée vers votre système ERP, minimisant les erreurs de saisie.

Rationalisation de la gestion avec les fournisseurs

• Négociez des remises pour paiement anticipé, grâce à la réduction du temps de traitementdes factures.
• Mise à disposition du cycle de vie des factures en temps réel (accusé de réception, rejet, notification de paiement, etc.).