Comment fonctionne la facturation électronique au Brésil ? (NF-e, NFS-e, NFCom et CT-e)

Le système de facturation électronique au Brésil est un système consolidé, dont les caractéristiques ont permis d'optimiser la gestion fiscale du pays ainsi que les transactions commerciales entre les entreprises. La facture électronique y est obligatoire et comprend différents documents en fonction du type d'opération : la Nota Fiscal Electrônica (NF-e) pour l'achat et la vente de biens, la Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) pour la prestation de services, la Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) pour le secteur des télécommunications et le Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) pour le transport de marchandises. Chacun de ces documents remplit une fonction spécifique au sein du système fiscal brésilien, garantissant une plus grande efficacité et une plus grande transparence dans le cadre des processus commerciaux.

Caractéristiques du système de facturation électronique au Brésil

Le système de facturation électronique au Brésil se distingue par sa complexité et sa fragmentation, en fonction de la nature de l'opération ainsi que de la juridiction entourant la transaction. Pour s'y conformer, les entreprises doivent connaître les particularités de chaque type de facture (NF-e, NFS-e, NFCom et CT-e).

Malgré cette diversité de documents électroniques, il existe des éléments communs à toutes les modalités de facturation électronique :

• Signature électronique : les factures électroniques doivent être signées électroniquement pour garantir leur authenticité et leur intégrité.
• Format XML : les documents sont générés dans un format XML structuré conformément aux exigences techniques et fiscales de chaque type de transaction.
• Pré validation : l'administration fiscale doit valider chaque document avant qu'il ne soit transmis dans le cadre d'une transaction commerciale.
• Archivage électronique : les factures doivent être archivées de manière sécurisée pendant une période minimale de cinq ans.

Types de factures électroniques au Brésil

Au Brésil, il existe plusieurs types de factures électroniques (NF-e, NFS-e, NFCom et CT-e), chaque type de facture étant conçu pour couvrir différents types de transactions et d'obligations fiscales.

Note fiscale électronique (NF-e)

La Nota Fiscal Electrônica (NF-e) est le document électronique qui remplace la facture physique dans le cadre de la vente et de l'achat de biens ou de produits. Elle a pour but de déclarer les transactions commerciales entre les entreprises et de faciliter le contrôle fiscal sur le territoire national. Le processus d'émission et de validation de la NF-e pour la vente de biens est présenté ci-dessous :

• Génération : La société émettrice extrait les données depuis son ERP afin de générer un fichier XML contenant les informations relatives à la transaction.
• Signature électronique : le document est signé électroniquement à l'aide d'un certificat électronique. 
• Envoi à SEFAZ : Le fichier XML est transmis au Secretaria da Fazenda (SEFAZ) via un Web services.
• Validation et autorisation : le SEFAZ vérifie la validité du document et délivre une autorisation d'envoi.
• Émission du DANFE : le NF-e autorisé génère le Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), qui doit accompagner les marchandises pendant leur transport.
• Envoi au destinataire : le NF-e est envoyé par voie électronique à l'acheteur.

Note Fiscale de Services Électroniques (NFS-e) électronique

La Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) est le document électronique équivalent à la facture de services. Elle est utilisée pour répertorier les transactions de services entre les entreprises. L'émission de la NFS-e est réglementée par les municipalités, ce qui a contribué à générer une grande diversité de normes, compte tenu de l'autonomie fiscale dont elles disposent. Afin d'unifier le processus et de simplifier l'émission des NFS-e dans tout le pays, le gouvernement a élaboré un système national de NFS-e, dont la mise en œuvre sera obligatoire à partir de 2026.

Caractéristiques du système national NFS-e

Ce système permet d'offrir une plus grande interopérabilité et réduit la charge administrative des entreprises opérant dans plusieurs juridictions.

• Format NFS-e XML unifié pour toutes les municipalités.
• Envoi simplifié via un portail web et des applications mobiles officielles.
• Déclaration par API grâce à la connectivité des solutions des assujettis via les serveurs du Secrétariat National des Finances (SEFIN).
• Mise en place de la Déclaration de Prestation de Service, Declaração de Prestação de Serviço (DPS) : il s'agit d'un document envoyé a posteriori au SEFIN afin de permettre l'approbation et la conversion du document en NFS-e. 
• Événements NFS-e (cycle de vie) : mise en place de la possibilité d'enregistrer des événements au sein d'un NFS-e déjà validé tels que : l'annulation, la substitution ou la lettre de correction, entre autres. 
• Document National de Collecte, Documento Nacional de Arrecadação (DNA) : il s'agit d'un document utilisé dans le cadre de la collecte des taxes ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) valable pour toutes les municipalités participant au système. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA) : il s'agit du référentiel national des NFS-e approuvées dans ce système. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica : il s’agit d’un environnement destiné à la consultation de documents générés sur le système.

Note fiscale de Services de Communication Électronique (NFCom)

La Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) a été créée par le texte d'Ajustement 07/22 du SINIEF, approuvé le 7 avril 2022, afin de simplifier l'émission de factures dans les secteurs des communications et des télécommunications. La date de début de sa mise en œuvre obligatoire à l'echele nationale est prévue pour le 1er novembre 2025. Sa mise en œuvre vise à simplifier et à moderniser le processus d'émission des factures, en remplaçant les modèles 21 et 22 précédemment utilisés.

Actuellement, les entreprises du secteur doivent générer des fichiers mensuels au format XML (CAT 79) et les transmettre manuellement sur le portail de l'administration fiscale. Grâce à la NFCom, le processus sera équivalent à celui de la Nota Fiscal Electrônica (NF-e), ce qui permettra d'améliorer l'efficacité et l'automatisation de ce processus. Les principales caractéristiques de la NFCom sont les suivantes :

• Génération en format XML standard national.
• Signature électronique avec certificat électronique.
• Événements NFCom : enregistrement des modifications, annulations ou substitutions de factures.
• Représentation graphique via le DANFE NFCom.
• Archivage obligatoire pendant cinq ans.
• Envoi du XML et du DANFE NFCom via un canal de communication décidé entre les parties ou via courrier électronique. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Le Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) est le document électronique utilisé pour déclarer et contrôler le transport de marchandises au Brésil. Le CT-e facilite la traçabilité des opérations de transport, ce qui permet aux autorités fiscales de vérifier les transactions et de s'assurer du respect des réglementations en matière de transport de marchandises. 

Pour assurer son émission, l'entreprise de transport génère un fichier au format XML 4.0, qui comprend tous les détails de l'expédition. Le document est ensuite signé électroniquement et envoyé au Secretaria da Fazenda (SEFAZ) pour validation et autorisation. À l'issue de son approbation, le Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) est délivré et doit accompagner physiquement la cargaison tout au long du voyage. L'utilisation du CT-e permet d'optimiser la gestion logistique, de réduire les coûts administratifs et d'améliorer l'efficacité du contrôle fiscal du transport de marchandises dans le pays. 

Exigences relatives à l'émission de factures électroniques au Brésil

Au Brésil, l'émission de factures électroniques est réglementée et exige le respect de certaines normes techniques et fiscales. Bien que chaque type de facture électronique présente des particularités spécifiques, tous les assujettis doivent suivre une procédure générale pour garantir la validité juridique des documents. Les conditions requises pour l'émission de factures électroniques au Brésil sont les suivantes :

• Obtenir un certificat électronique : il est obligatoire de disposer d'un certificat électronique qui permet de signer les factures par voie électronique et de garantir leur authenticité.
• Générer la facture électronique au format XML : le document doit être structuré conformément aux spécifications établies pour chaque type de facture électronique (NF-e, NFS-e, NFCom ou CT-e).
• Déclaration de la facture au SEFAZ : les documents doivent être envoyés au Secretaria da Fazenda (SEFAZ) pour validation et autorisation avant d'être transmis dans le cadre d'une transaction commerciale.
• Transmission de la facture au destinataire : une fois approuvée, la facture électronique doit être envoyée au client sous forme électronique.

Avantages de la facturation électronique au Brésil

L'utilisation de la facturation électronique au Brésil, via des NF-e, NFS-e, NFCom et CT-e, a apporté de nombreux avantages aux entreprises et aux autorités fiscales. Les avantages les plus significatifs sont les suivants

• Réduction des coûts : la suppression de l'utilisation du papier et la numérisation des processus réduisent considérablement les coûts liés à l'impression, au stockage et à la gestion des documents physiques.
• Agilité et efficacité accrues : l'automatisation du processus de facturation réduit le temps consacré à l'émission, à la validation et à l'envoi des factures, ce qui optimise les opérations de l'entreprise.
• Contrôle fiscal et transparence : la validation des documents par le SEFAZ améliore la supervision des transactions commerciales, réduisant l'évasion fiscale et garantissant le respect des obligations fiscales.
• Sécurité et traçabilité : la signature électronique obligatoire et l'archivage électronique garantissent l'intégrité des documents et facilitent leur consultation en cas d'audit.

Ces avantages permettent non seulement d'optimiser la gestion fiscale des entreprises, mais aussi de renforcer les relations avec les autorités fiscales en favorisant la transparence et la normalisation dans le respect des réglementations.

La plateforme globale de facturation 

EDICOM est une référence internationale en matière de solutions de facturation électronique et de conformité fiscale, offrant une plateforme globale qui permet aux entreprises d'automatiser l'émission et la réception de factures électroniques en conformité avec les réglementations de chaque pays. Dans le cas du Brésil, la plateforme EDICOM intègre la génération, l'envoi et la validation des documents fiscaux NF-e, NFS-e, NFCom et CT-e, garantissant ainsi le respect des exigences fixées par le Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Grâce à sa technologie avancée, EDICOM permet aux entreprises d'optimiser leurs processus administratifs en automatisant leurs flux métier, en réduisant les erreurs manuelles et en assurant une intégration opimale avec leurs systèmes ERP. En outre, la plateforme fournit des services d'archiavge électronique, facilitant la gestion et la récupération des documents électroniques dans les délais légaux requis.

En tant que spécialiste de la facturation électronique, EDICOM offre à ses clients une solution évolutive et adaptable à de multiples réglementations, leur permettant d'opérer efficacement sur les marchés internationaux en toute sécurité et en conformité avec les réglementations.