A quoi sert le code GLN et pourquoi cela vous concerne ?

Pour simplifier les relations commerciales mais aussi la logistique entre les entreprises, le GLN, identifiant à 13 chiffres propre à chaque entreprise, est un atout essentiel. Il permet de retrouver facilement une quantité d’informations capitales, et facilité les relations.

Toutes les entreprises échangent des informations, que cela soit en interne ou en externe. Commandes, avis d’expédition, factures, étiquettes d’expédition… Afin d’unifier les échanges et d’identifier de manière rapide les interlocuteurs, une « adresse électronique » peut être attribuée aux entreprises. Cette adresse, c’est le GLN (Global Location Number) que des centaines de milliers d’entreprises utilisent déjà. Voici comment ce système fonctionne, et pourquoi vous devriez l’utiliser.

GLN, l’adresse électronique de l’entreprise

Le GLN (Global Location Number), ou point opérationnel, est un code global identifiant une localisation, c’est-à-dire, une adresse électronique. Les informations associées au GLN sont le nom de l’entreprise, SIREN, localisation, adresse, téléphone, email, personnes de contact, données de facturation, etc.

L’utilisation d’un GLN est primordiale dans n’importe quel échange d’information au sein de la chaîne d’approvisionnement. Il est le premier pas vers une communication EDI avec vos interlocuteurs.

Cela suppose donc un grand avantage dans la simplification des relations commerciales et la logistique des entreprises. L’objectif étant de pouvoir identifier une localisation de manière unique et sans ambiguïtés.

Toutes les entreprises échangent des informations, en interne et en externe : commandes, bons de livraisons, étiquettes logistiques, factures. Dans le but d’unifier ces échanges et d’identifier rapidement les interlocuteurs, une « référence électronique » peut être attribuée aux entreprises : le GLN (Global Location Number).

La norme de GS1 décrit que chaque entreprise devra créer un ensemble de points opérationnels pour identifier toutes les localisations physiques, entités légales ou structures administratives intervenant dans ses transactions commerciales.

Le GLN et l’EDI

Dans les communications électroniques transitent les données appartenant à l’achat et la vente de produits et services. Chaque entreprise et produit possède son code GS1 qui transite avec lui dans les communications pour permettre une correcte identification. Ces codes sont nécessaires pour transmettre toute l’information commerciale, l’EDI, quant à lui est le moyen de garantir une communication sécurisée et sans erreurs.

Le GLN est essentiel pour l’identification des transactions commerciales et logistiques. Il permet d’identifier différentes localisations comme un entrepôt, un quai, une section ou un département en particulier. De cette manière, les acteurs d’une relation commerciale s’assurent que les transactions ont été réalisés entre les bons interlocuteurs, et cela sans erreurs.

Chaque entreprise participant à une communication EDI doit, au préalable, être identifiée avec un code GLN. Celui-ci voyage avec l’information structurée du message EDI et évite la duplicité des localisations puisque chaque interlocuteur est dument identifié.

Le code GLN peut également être utilisé pour les communications interne des entreprises.

Comment se pourvoir d’un GLN ?

GS1 International est une association sectorielle à but non lucratif dont les objectifs se centrent sur l’harmonisation de la chaîne de valeur de tous les secteurs industriels grâce à des solutions globales. Elle nait en 2005 de la fusion de EAN (European Article Number) et de UCC (Uniform Code Council).

GS1 gère et développe les standards de codification et la symbologie des produits. Cela proportionne au marché un langage commun pour la commercialisation et l’approvisionnement de produits au niveau global. Ces données transitent dans la documentation commerciale (commandes, avis d’expédition, factures, etc.) et sont vitales pour garantir un correct fonctionnement des processus de provision.

GS1 gère différents types de codification : codes-barres, GLN et GTIN (identifiants de produits).

Au cours de la chaîne d’approvisionnement, la communication fluide entre tous les acteurs est fondamentale pour que le produit arrive en temps et en heure et sous la forme adéquate au client final.

Au travers de l’usage de tels standards, il est également possible de détailler les mouvements de la marchandise et connaitre sa localisation en temps réel. Chaque produit est associé à sa propre identification unique pour faciliter sa localisation à n’importe quel moment de l’approvisionnement.

Connaitre l’état de la marchandise depuis l’expédition jusqu’à la livraison et tout au long du transport es une information clé favorisant le service clientèle.

Toutes les entreprises peuvent obtenir un GLN après demande faite à l’organisation GS1 de son pays. Une fois que vous êtes en possession de votre GLN, votre entreprise sera prête pour entrer dans le monde de l’EDI. Dès lors, vous bénéficierez de cette dématérialisation des échanges. Il ne vous reste plus qu’à choisir un prestataire capable de s’adapter à votre modèle commercial en vous proposant une solution spécifique pour vos GLN.

Adoptez le système GLN et introduisez votre entreprise dans le monde EDI avec EDICOM.