Les clés pour optimiser la gestion de vos Accounts Payable

Dans un contexte aussi hétérogène et où toutes les entreprises ne disposent pas du même degré de maturité en termes de développement digital, quelles sont les clés de l'optimisation de la gestion de vos factures fournisseurs ? 
    
La gestion des comptes fournisseurs est l'une des fonctions les plus fastidieuses des services comptables. C'est une partie délicate de la relation de l'entreprise avec ses fournisseurs, car les délais de recouvrement sont aussi importants pour le fournisseur que pour le client, qui doit livrer le produit ou le service à temps. La digitalisation et l'automatisation des comptes fournisseurs permettent de gagner du temps, d'accroître l'efficacité financière de l'entreprise et de renforcer la relation de confiance entre les clients et les fournisseurs.

La mise en œuvre d'une solution de digitalisation et d'automatisation des comptes fournisseurs présente de nombreux avantages, mais un seul inconvénient : la réticence à modifier les processus internes de l'entreprise, en particulier dans les organisations qui n'ont pas encore franchi le pas de la digitalisation.  

Pour faire face à la résistance au changement - tant en interne qu'en externe - il est essentiel d'analyser le processus de gestion des comptes fournisseurs, depuis la génération de la commande jusqu'au paiement de la facture. Tous les éléments de ce processus doivent être parcourus, tant du point de vue des ressources, du temps, des erreurs éventuelles ou même de la perte de documents qui se produit facilement dans le cadre de processus manuels.

Quels sont les problèmes liés à la réception des factures des fournisseurs ? 

Le traitement d'un volume important de documents papiers provenant de différents fournisseurs entraîne des difficultés de gestion. De l'émission du bon de commande jusqu'au paiement, différents documents sont générés (bons de livraison, factures), soit autant de documents qui doivent être traités manuellement. Cette partie du backoffice peut impliquer plusieurs services (achats, comptabilité) qui doivent recevoir, vérifier, enregistrer, transférer (et bien d’autres opérations) les factures. Tout cela entraine :

• Des erreurs. La gestion manuelle augmente toujours la probabilité de commettre des erreurs de saisie (en comparaison avec un processus automatisé).
• Des délais plus longs.
• Une disparité des formats, des canaux de communication, des données de facturation et de la conformité. 
• Une problématique de stockage. Toute la documentation doit être correctement stockée, soit sous forme numérique, par exemple les factures au format PDF, soit sous forme physique. Cela implique également des coûts en termes de temps, d'espace et de papier.  

Comment optimiser la gestion des comptes fournisseurs ?

La technologie facilite l'optimisation des processus de gestion interne des entreprises. En particulier, les solutions basées sur l'EDI (Échange de Données Informatisé) permettent la digitalisation et l'automatisation des flux d'informations et de documents. Dans le cas de la comptabilité fournisseurs, la technologie basée sur l'échange de données informatisées permet de transformer un processus de gestion complexe en un processus simple et agile. 

Avant de se lancer dans la digitalisation de sa gestion de la comptabilité fournisseurs, il est recommandé de :

• Analyser la situation actuelle et d'évaluer les avantages du changement en termes quantitatifs et qualitatifs.
• S'appuyer sur un fournisseur de technologie spécialisé qui propose des solutions appropriées intégrant les différents flux métiers et les différents outils qui interagissent au sein de l'écosystème de l'entreprise.
• Miser sur des solutions technologiques évolutives qui facilitent l'évolution en fonction des besoins de l'entreprise.
• Sensibiliser les fournisseurs, car certains d'entre eux peuvent être de petites entreprises avec un faible volume de factures qui n'ont pas de solution intégrée pour l'échange de données électroniques et sont réticents à utiliser ce type d’outil. À ce stade, il est très important de leur faire connaître les avantages de l'optimisation de la gestion de la comptabilité fournisseurs grâce à des solutions automatisées. 

Portail fournisseurs pour l'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs

EDICOM a développé son propre Portail Fournisseur destiné à automatiser la gestion des comptes fournisseurs et le traitement des factures associé. Il s'agit d'une solution centralisée et évolutive qui permet de recevoir les factures des fournisseurs dans plusieurs pays, conformément aux normes légales qui s’y imposent, depuis un environnement de gestion unique. Cet outil est aussi bien adapté pour les fournisseurs disposant d'une solution EDI que pour ceux qui ne disposent pas de solution intégrée. 

La plateforme permet l’envoi automatique des bons de commande générés dans l'ERP de l'entreprise. Les fournisseurs sont avertis par e-mail qu'ils disposent des documents en attente de consultation. En accédant à la plateforme, les fournisseurs peuvent visualiser, imprimer et télécharger les commandes, ainsi que générer et envoyer des factures par ce même canal, en s'intégrant à l'ERP de l'entreprise destinataire. 

Fonctionnement du portail fournisseurs : du bon de commande au paiement de la facture

L'entreprise qui dispose du portail web personnalisé au nom de sa compagnie envoie automatiquement un bon de commande au fournisseur.

• Les données du bon de commande sont importées du système de gestion du client vers le portail fournisseurs via le logiciel EDI d'EDICOM.
• EDICOM reconnaît le destinataire des commandes. Si le fournisseur n'est pas un partenaire EDI, la commande est transférée sur le portail et le fournisseur est informé de la disponibilité d'une commande par un e-mail avec accès direct. Le fournisseur accède au portail où il peut visualiser, télécharger et imprimer ses commandes.

Le portail des fournisseurs dispose d’outils spécifiques de génération automatique de factures à partir des commandes d'achat déjà envoyées.

• Le fournisseur peut générer des factures à partir du portail sur la base des commandes reçues. De manière très simple, par le biais de formulaires web très intuitifs, le fournisseur complète les informations sur les factures, nécessaires à la gestion des comptes fournisseurs (numéro de facture, date de la facture, etc.).
• Si nécessaire, le fournisseur peut joindre une représentation visuelle de sa facture PDF.
• Les factures, une fois validées, sont intégrées dans le système de comptabilité fournisseurs, ce qui automatise les processus de rapprochement et de comptabilisation.

Avantages du portail fournisseurs

Ce type de solution entraine une amélioration de l'efficacité de la gestion des comptes fournisseurs grâce à l'automatisation et à la simplification de chaque étape :

• Automatisation de l’envoi des commandes. L’envoi d'un bon de commande ne nécessite plus la génération d’une représentation visuelle de la commande à envoyer par e-mail, courrier ou fax. Il suffit de l'enregistrer dans l'ERP afin qu'elle soit instantanément publiée sur le portail et notifiée aux fournisseurs.
• Simplification du processus d'émission de la facture électronique grâce à l'utilisation des mêmes données que celles du bon de commande.
• Automatisation de la réception des factures. La réception de factures par différents moyens non intégrables tels que le courrier postal ou l’e-mail disparait. Vos fournisseurs auront pour seule mission d’indiquer la commande à facturer, d’enregistrer les données clés non reprises dans la commande et recevez automatiquement une facture intégrée dans au sein de votre ERP.
• Traçabilité de l'ensemble du flux ventes-achats. Le processus de rapprochement est largement simplifié. Les factures sont en effet générées à partir des bons de commande publiés sur le portail.
• Simplification de la mise en correspondance de la facture avec le bon de commande pour une intégration automatique dans l’outil de comptabilité fournisseurs.
• Mise en conformité. Génération de documents conformes aux exigences légales et techniques de chaque pays. La plateforme intègre des services de signature électronique, ainsi que la conservation légale des documents pendant la période prévue par la loi.
• Réduction des coûts. La réduction des temps de réponse, l'élimination des erreurs, la suppression de l'utilisation du papier... Les avantages obtenus se traduisent par une augmentation de l'efficacité de vos opérations et, par conséquent, par une plus grande productivité qui réduit les coûts de votre gestion des achats.

En résumé, les clés de l'optimisation de la gestion des comptes fournisseurs sont les suivantes :

1. Choisir une solution technologique adaptée et évolutive en mesure d'intégrer les fournisseurs avec ou sans solution EDI.
2. Evaluer les avantages et les bénéfices de la mise en place d'une nouvelle solution.
3. Faire preuve de pédagogie auprès des fournisseurs afin qu'ils perçoivent l'outil comme un avantage et non comme une tâche supplémentaire liée à la gestion des factures.