Solution de validation de factures fournisseurs

La plateforme EDICOM est multistandard. Elle peut donc traiter tout type de format structuré (EDI ou formats propriétaires). La solution peut donc traiter des formats EDIFACT, X12 ou d’autres fichiers normalisés par les administrations fiscales ou publiques dans le monde, à l’image du format XML.

La solution de réception et de validation de factures d’EDICOM dispose des fonctionnalités nécessaires afin de générer, de valider et de traiter des signatures électroniques. Pour y parvenir, la solution analyse un ensemble de paramètres tels que la validité des certificats ou le type de signature appliquée, afin de valider la conformité de la signature appliquée.

Le caractère multistandard de la plateforme d’EDICOM permet, à l’issue de la détection du format de réception de la facture, d'identifier et d'extraire des segments ou des champs faisant mention de la référence du bon de commande. Cette information pourra, par la suite, être utilisée lors du processus de validation des factures reçues.

La plateforme EDICOM a été conçue afin d’assurer un traitement de l’ensemble flux métier découlant d’une transaction commerciale.
Les bons de commande envoyés à vos fournisseurs peuvent être adressés par notre solution, afin de permettre, à la réception de la facture, de lier les données clés de la commande à la facture reçue afin d'automatiser les validations des factures.

Les validations à effectuer lors de la réception d'une facture sont définies, sur mesure, pour chaque projet en fonction de vos besoins.
À titre d’exemple, des validations syntaxiques, destinées à vérifier que la structure du document reçu est conforme, ainsi que des validations relatives au contenu destinées à détecter la présence des données clés pré-identifiées par votre organisation peuvent être mises en place.

Autant que nécessaire. En fonction du modèle organisationnel de votre entreprise, il est possible de mettre en place autant de flux d'approbation des factures que nécessaire, tout en s’adaptant aux particularités de chaque type de document.

La solution de validation de documents d’EDICOM vous permet de générer plusieurs types de preuves. Ces preuves vont de l’accusé de réception simplifié (un simple « check »), aux systèmes les plus complexes de type facteur à double authentification, signatures électroniques avec certificats reconnus émis au nom de chaque responsable. Ces mécanismes avancés offrent de plus grandes garanties d’identification des approbateurs d'un document.

La période d’archivage varie en fonction du cadre légal dans lequel s’inscrit le projet. Dans d’autres cas, cette période peut s’adapter à vos besoins. Si nécessaire, il est également envisageable de mettre à disposition l’intégralité des factures afin de les archiver sur votre réseau local, avant qu'elles ne soient définitivement supprimées de la solution.

Les factures originales reçues sont archivées au sein de notre service d’archivage de long terme avec les bons de commande et les avis d'expédition correspondants.

La solution permet également de conserver les preuves de validation de documents, ces preuves sont liées à chaque document, formant ainsi un dossier de preuve complet soumis à des audits permanents par EDICOM, en qualité de prestataire de services de confiance eIDAS.
 

Pour les fournisseurs qui ne disposent pas de solutions EDI, il est possible de mettre en place des solutions de type portail fournisseurs EDICOM. Ce système permet à votre communauté de fournisseurs de se connecter à un environnement web sécurisé afin de consulter leurs bons de commande et de générer directement leurs factures.