Solution de validation de factures fournisseurs

Profitez d’une solution complète pour la gestion, l’intégration et l’archivage à valeur probante de vos factures fournisseurs.

Workflow de validation de documents

Nous déployons des solutions adaptées à vos contraintes métier pour la mise en place de flux d'approbation (validation de factures, mise en relation avec des bons de commande, des bons de livraison, ou d’autres documents).

Intégration au système de gestion de comptabilité fournisseurs

EDICOM conçoit des solutions d'intégration de données de pointe afin d’automatiser la comptabilisation de toutes les factures validées au sein de votre système de gestion comptable.

Archivage électronique à valeur probante

Archivage de long terme des factures reçues, conformément aux exigences du règlement eIDAS. Génération de preuves d'approbation des documents liés entre eux (bons de commande, bons de livraison, etc.).

Services d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs

La solution la plus complète pour valider et intégrer les factures reçues.

Nos solutions et services vous permettent d'automatiser intégralement le processus d'intégration des factures entrantes.

Nous mettons en place une multitude de canaux destinés à la réception des factures. Ces canaux convergent vers les responsables désignés pour l’approbation des factures. 

Les services d’archivage eIDAS d'EDICOM permettent d’archiver les factures ainsi que les documents rattachés à ces factures, tout en générant des preuves d'approbation. L’intégrité et la valeur probante auprès de tiers est assurée pour l’ensemble des documents validés, tout au long de leur cycle de vie.

  • Solutions personnalisées pour la validation de factures fournisseurs et clients, en fonction des caractéristiques de votre organisation. 

  • Automatisez la réception de toutes vos factures et optez pour une intégration complète de la gestion de votre comptabilité fournisseurs. 

  • Digitalisez vos processus en embarquant 100% de vos fournisseurs dans votre projet d’intégration. Réduisez ainsi les temps de réponse ainsi que les coûts opérationnels de ces processus. 

Une plateforme unique, des avantages multiples

Réception et validation des factures EDI

Factures EDI tracées en temps réel et validation des données clés

Configurez vos guides de factures EDI

Nous vous accompagnons dans la rédaction de guides EDI afin de vous assurer de disposer du lot minimal de données requises lors de l’intégration de vos factures.

Intégration des bons de commande et des avis d’expédition

Faites le choix de déployer des flux commerciaux complets (envoi de commandes, réception des avis d’expédition) lors de votre projet EDI B2B et optimisez la gestion de vos flux logistiques.

Validation en amont des factures

Les données des factures EDI sont rapidement traitées par la plateforme EDICOM.

Ainsi, les factures reçues peuvent être soumises à une première série de validations automatisées, en rejetant les factures qui ne disposent pas de références à une commande, un avis d'expédition ou toute autre donnée requise. 

Découvrez nos solutions EDI intégrées

Flux interne de validation de factures

Configuration de workflows d’approbation

Configurez vos propres flux d'approbation des factures en fonction de la nature de chaque document. Définissez un ensemble de caractéristiques relatives à chaque flux (responsable en charge de l’approbation, étapes de validation des factures en fonction de plusieurs critères : criticité du document, montant ou service concerné par la validation, etc.).

Choisissez le type de validation à mettre en place

Choisissez le mécanisme de validation le plus approprié en fonction de la criticité de chaque facture reçue. Du simple « check » de validation, à la validation à double facteurs d’authentification, en passant par les signatures électroniques individuelles, communes ou solidaires, de nombreuses alternatives sont proposées.

Contrôle des preuves d'approbation

Toutes les factures validées génèrent des preuves qui seront archivées au sein du Service d’Archivage Electronique des documents d’EDICOM, qui peut être consulté à tout moment en cas de litige auprès de tiers. 

En savoir plus sur notre service de validation des documents électroniques

Intégration des factures fournisseurs

Data Mapping Service

Les factures qui franchissent avec succès le processus de validation sont traitées par le module de mapping multiformat afin de traduire les données de la facture EDI au format de votre ERP.

Data Integration Service

La plateforme EDICOM permet d’établir des canaux de communication sécurisés et dédiés afin de transférer les données obtenues lors du processus de transformation vers votre écosystème applicatif.

Indépendamment du mode d’hébergement de votre ERP (sur site ou en mode SaaS), EDICOM établira les canaux de communication nécessaires afin d’assurer un transfert de données de factures optimal vers vos outils de gestion.

Service d’archivage de long terme 

Archivage et resécurisation à valeur probante

Le service d’archivage de long terme d'EDICOM est certifié conformément au règlement eIDAS. En tant que Prestataire de Service de Confiance, EDICOM se porte garant de l'intégrité des données archivées, apportant des garanties d’authenticité et des preuves de l'inaltérabilité des documents.

Cette fonctionnalité permet de renverser la charge de la preuve pour toutes les factures archivées au sein de ce service, ce qui confère à ces données une valeur probante en cas de litige auprès d’un tiers.

Traçabilité garantie

Ce service d’archivage apporte une valeur ajoutée aux systèmes d’archivage simples, notamment grâce à la possibilité de lier une facture à d'autres documents, tels que des bons de commande ou des avis d'expédition. En ajoutant à cela les preuves d'approbation, cet ensemble constitue un dossier complet retraçant le cycle de vie de la facture archivée.

EDICOMLta (Long Term Archiving)

EDICOM Long Term Archiving est un Système d’Archivage Electronique fourni par EDICOM en qualité de Prestataire de Services de Confiance accrédité par la Commission européenne dans le cadre du règlement eIDAS.

Ce service simplifie les processus d'archivage et de récupération des factures reçues, en offrant un maximum de garanties et un contrôle permanent de l'intégrité des documents archivés.

Découvrez EDICOMLta

FAQ

La plateforme EDICOM est multistandard. Elle peut donc traiter tout type de format structuré (EDI ou formats propriétaires). La solution peut donc traiter des formats EDIFACT, X12 ou d’autres fichiers normalisés par les administrations fiscales ou publiques dans le monde, à l’image du format XML.

La solution de réception et de validation de factures d’EDICOM dispose des fonctionnalités nécessaires afin de générer, de valider et de traiter des signatures électroniques. Pour y parvenir, la solution analyse un ensemble de paramètres tels que la validité des certificats ou le type de signature appliquée, afin de valider la conformité de la signature appliquée.

Le caractère multistandard de la plateforme d’EDICOM permet, à l’issue de la détection du format de réception de la facture, d'identifier et d'extraire des segments ou des champs faisant mention de la référence du bon de commande. Cette information pourra, par la suite, être utilisée lors du processus de validation des factures reçues.

La plateforme EDICOM a été conçue afin d’assurer un traitement de l’ensemble flux métier découlant d’une transaction commerciale.
Les bons de commande envoyés à vos fournisseurs peuvent être adressés par notre solution, afin de permettre, à la réception de la facture, de lier les données clés de la commande à la facture reçue afin d'automatiser les validations des factures.

Les validations à effectuer lors de la réception d'une facture sont définies, sur mesure, pour chaque projet en fonction de vos besoins.
À titre d’exemple, des validations syntaxiques, destinées à vérifier que la structure du document reçu est conforme, ainsi que des validations relatives au contenu destinées à détecter la présence des données clés pré-identifiées par votre organisation peuvent être mises en place.

Autant que nécessaire. En fonction du modèle organisationnel de votre entreprise, il est possible de mettre en place autant de flux d'approbation des factures que nécessaire, tout en s’adaptant aux particularités de chaque type de document.

La solution de validation de documents d’EDICOM vous permet de générer plusieurs types de preuves. Ces preuves vont de l’accusé de réception simplifié (un simple « check »), aux systèmes les plus complexes de type facteur à double authentification, signatures électroniques avec certificats reconnus émis au nom de chaque responsable. Ces mécanismes avancés offrent de plus grandes garanties d’identification des approbateurs d'un document.

La période d’archivage varie en fonction du cadre légal dans lequel s’inscrit le projet. Dans d’autres cas, cette période peut s’adapter à vos besoins. Si nécessaire, il est également envisageable de mettre à disposition l’intégralité des factures afin de les archiver sur votre réseau local, avant qu'elles ne soient définitivement supprimées de la solution.

Les factures originales reçues sont archivées au sein de notre service d’archivage de long terme avec les bons de commande et les avis d'expédition correspondants.

La solution permet également de conserver les preuves de validation de documents, ces preuves sont liées à chaque document, formant ainsi un dossier de preuve complet soumis à des audits permanents par EDICOM, en qualité de prestataire de services de confiance eIDAS.
 

Pour les fournisseurs qui ne disposent pas de solutions EDI, il est possible de mettre en place des solutions de type portail fournisseurs EDICOM. Ce système permet à votre communauté de fournisseurs de se connecter à un environnement web sécurisé afin de consulter leurs bons de commande et de générer directement leurs factures.

Automatisez la réception de toutes vos factures. 

Nous avons développé notre propre solution d'intégration des données et de validation de documents.

Notre expérience nous a permis de concevoir des solutions performantes destinées à traiter de grands volumes de factures en toute agilité. Nos solutions personnalisées s’adaptent aux particularités de votre activité et de votre entreprise. 

Laissez-nous vos coordonnées et nous vous contacterons au plus vite afin d’en savoir plus sur vos besoins. 

Seuls les domaines professionnels sont admis

Les données personnelles collectées seront utilisées par les sociétés du groupe EDICOM pour traiter les demandes formulées et/ou gérer les services demandés. Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, d’opposition et de portabilité de vos données conformément aux dispositions stipulées dans la politique de confidentialité.

Portail fournisseurs

Le portail fournisseurs est la solution d’EDICOM destinée à embarquer vos partenaires dans l’incapacité de vous envoyer leurs factures par EDI.

Cette solution vous permet d'automatiser la réception des factures préalablement à leur validation et intégration au sein de votre gestion comptable. Ce portail permet également d’adresser vos bons de commandes liés à ces factures.

1

Intégration des bons de commande

Les bons de commande provenant de votre ERP sont envoyés sur le portail fournisseurs dès leur génération.

2

Notification des fournisseurs

Les fournisseurs sont informés par email à chaque réception d’une commande sur le portail.

3

Accès au portail

Vos fournisseurs accèdent au portail pour consulter leurs commandes soit en saisissant leur nom d'utilisateur et leur mot de passe, soit en cliquant sur le liens inclus dans l’email de notifications.

4

Génération des factures

Vos fournisseurs génèrent automatiquement des factures à partir des commandes reçues, ce qui automatise l’envoi de ce document

5

Approbation des factures

Les factures traitées dans le portail sont transférées à la solution de validation pour validation par les personnes concernées.

6

Automatisation des comptes fournisseurs

Les factures finalement approuvées sont intégrées dans votre ERP, automatisant ainsi la gestion des comptes fournisseurs.

Gouvernance d'entreprise avec vos fournisseurs

Transparence, responsabilité et sécurité.

Ce sont les trois piliers sur lesquels repose la gouvernance d'entreprise. La quête de l’équilibre entre ces piliers s'applique dans le cadre de la relation avec vos fournisseurs.

Les solutions de réception et de validation des factures permettent de gagner en efficacité et de réaliser des économies de gestion en automatisant une grande partie du traitement des factures.

Cette efficacité se traduit par des temps de réponse réduits de la part des fournisseurs et favorise la mise en place de relations transparentes essentielles auprès de sa communauté de partenaires.

Validation des factures reçues par e-mail

Il est tout à fait courant de disposer de fournisseurs qui font le choix de vous adresser leurs factures par e-mail au format PDF.

Les pièces jointes accompagnant les courriers électroniques sont, en fonction de la législation, des factures originales parfaitement valables.

Ces documents peuvent être traités par la plateforme EDICOM en vue d’une intégration au sein de votre système de gestion comptable, automatisant ainsi la réception de toutes vos factures.

Réception facture courrier

Réception de la facture par courrier

Boîte aux lettres EDICOMNet

EDICOMNet Mailbox est le service qui permet à un nœud SMTP du réseau de communication d’EDICOM de faciliter la réception des factures envoyées par vos fournisseurs par e-mail, en pièces jointes, au format PDF.

factures OCR

Factures OCR

Extraction de données à partir des factures reçues

L'extraction via l’OCR des données envoyées par email, ainsi que des factures PDF est déterminante pour appliquer les règles de validation définies en amont.

  • Numéro de commande

  • Montants

  • Référence des produits

  • Détails des remises au niveau de la ligne ou du total.

  • Avis d'expédition facturés

  • Etc.

Validation factures reçues

Validation des factures reçues

Workflow d'approbation des factures

Les factures qui, à l’issue du processus d'extraction des données, passent les contrôles de validation, sont transmises à EDICOMSignADoc. Ce service vous permet de configurer workflows d’approbation conforme aux procédures de votre organisation afin de générer les preuves de validation nécessaires à l'acceptation de vos factures.

Intégration factures

Intégration des factures

Service d'intégration des données

Les factures validées sont finalement intégrées au sein du système de gestion. Les données extraites à l’issue de la deuxième étape sont essentielles à l’automatisation du processus de comptabilisation des factures fournisseurs au sein du système comptable.

Renseignez vos coordonnées et nous vous contacterons immédiatement

Contactez l'un de nos spécialistes et posez toutes vos questions sur nos solutions d'intégration de données.

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Seuls les domaines professionnels sont admis

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