Questions fréquentes sur EDICOMSignADoc

Dans cette section, vous pouvez consulter des informations sur des sujets liés à la solution EDICOMSignADoc, son utilisation, ses fonctionnalités, la signature électronique et la sécurité de la plateforme.

Trust Services Provider

EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc est une solution qui permet de concevoir et d'exécuter des processus d'approbation et de signature de documents par voie électronique. Il est très utile dans les situations où une personne doit recevoir l'approbation et/ou la signature d'une autre personne de l'organisation sur un document spécifique. Il peut également être utilisé pour recevoir une approbation de document d'une personne extérieure à l'entreprise.

Les utilisations les plus courantes d'EDICOMSignADoc sont l'approbation et la signature de propositions commerciales, l'approbation interne de factures ou la signature de contrats et de salaires, entre autres.

Nénamoins, la solution peut mettre en œuvre tout processus dans lequel il est nécessaire de recevoir une approbation et/ou une signature d'une tierce personne, qu'elle appartienne ou non à la même organisation de l'émetteur du document.

En premier liue, il est nécessaire de concevoir le flux d'approbation en question : les étapes, les personnes et les conditions que le flux exige sont déterminées. Une fois que l'émetteur du document a effectué cette opération, le flux est opérationnel. De là, un email est envoyé au(x) destinataire(s) choisi(s) avec un lien au travers duquel ils peuvent accéder à l'environnement d'approbation et de signature. Ils peuvent y consulter, approuver, signer et télécharger le document.

Tout le long de ce processus, les émetteurs du document ont la possibilité de voir le statut du document, s'il a été consulté ou non, si le destinataire a donné son accord ou non, si une action a été effectuée ou non, etc.

A chaque action menée sur un document, des preuves sont générées constituant ainsi le "rapport de preuve", signé électroniquement par EDICOM en tant que prestataire de services de confiance. Le rapport de preuve a une valeur probante en cas d'exigence ou de litige de toute nature.

Oui, la solution s'adapte parfaitement aux caractéristiques et à la complexité du flux d'approbation dans chaque cas. Il est tout à fait possible de créer des flux d'approbation plus complexes, avec plus d'étapes; plus de personnes impliquées; des systèmes d'authentification de sécurité plus élevés et plus de conditions. Il est égañement possible de concevoir des flux d'approbation simples pour l'envoi d'un document à un destinataire pour recevoir une approbation unique.

Parmi les différentes options offertes par les flux de travail, nous pouvons configurer :

  • qui sont les émetteurs autorisés des documents ;
  • quelles métadonnées doivent être indiquées ;
  • quel est le délai pour approuver ou rejeter les documents ;
  • combien d'étapes composeront le flux d'approbation ; 
  • quelles conditions seront établies dans les étapes ;
  • qui seront les récepteurs des documents dans le flux ; 
  • combien d'approbations minimales sont nécessaires dans chaque étape ;
  • quel type de méthode d'authentification est souhaité ;
  • quel type de preuve sera généré après chaque action effectuée.

EDICOMSignADoc vous permet d'envoyer des documents à n'importe quel destinataire. Qu'ils soient internes à votre organisation ou externes (clients, fournisseurs...). Téléchargez le document et saisissez l'adresse électronique du destinataire, afin qu'il reçoive une notification et puisse, d'un simple clic, accéder au document pour approbation et signature.

Oui, en plus d'approuver / rejeter le document et de le signer électroniquement, il est également possible de collecter et d'intégrer les données saisies par les récepteurs au moment de l'approbation. Ces données sont complétées au moyen de formulaires PDF à remplir (modes de paiement, comptes débiteurs, ...).

Dans la solution, les types d'utilisateurs existants sont les suivants :

  • Émetteur : il est autorisé à envoyer des documents dans un ou plusieurs workflows( flux d'approbations).
  • Administrateur : il crée et modifie les flux d'approbation.
  • Superviseur : il surveille l'état des documents d'un ou plusieurs workflows (responsables des ventes, responsables des achats...)

En plus de ces typologies d'utilisateurs côté de l'émetteur du document, il est important de noter que du côté du destinataire, la solution peut être utilisée par des utilisateurs enregistrés ou non sur la plateforme.

Oui, EDICOMSignADoc est 100 % compatible avec tout système de gestion, classiques/de marché ou propriétaire, on premise ou dans le cloud, etc.

Notre modèle est basé sur un service personnalisé utilisant une technologie propre et l'expérience d'une équipe de plus de 400 ingénieurs qui, depuis 1995, se consacrent à l'intégration d'applications. 

Dites-nous quel outil vous utilisez pour générer les documents que vous devez envoyer pour signature, et nous nous chargerons de tous les développements nécessaires pour intégrer vos systèmes de gestion à SignADoc.

Quelques exemples de solutions de marché avec lesquelles EDICOMSignADoc s’intègre : SAP, Sage, Oracle, Sharepoint ou Alfresco, entre autres.

Toutefois, il n'y a aucune limite lorsqu'il s'agit d'intégrer tout type de système ou de base de données avec EDICOMSignADoc car notre équipe de plus de 400 ingénieurs spécialisés dans l'intégration de données aura réaliser une intégration efficace.

Oui, il n'est pas nécessaire qu'une application soit une application de marché pour que l'intégration avec SignADoc soit possible. Notre solution est parfaitement compatible avec les systèmes existants ou développés en interne, qu'ils soient installés dans le cloud ou on premise.

L'un des principaux avantages est qu'il rend les processus traditionnels de signature et d'approbation des documents plus rapides et plus agiles. Cela est possible grâce au fait que tout se fait digitalement, sans qu'il soit nécessaire d'imprimer un quelconque papier ou de se déplacer. 

Autre avantage inhérent à l’utilisation de la solution est que les documents ont la même valeur légale que ceux comportant une signature manuscrite grâce aux preuves générées et signées électroniquement par EDICOM en tant que prestataire de services de confiance. Les preuves peuvent être présentées dans tout type de litige ou de différend avec des tiers car elles ont une valeur probante.

Ainsi, après la conception et la mise en œuvre d'un flux d'approbation, les émetteurs de documents ont la capacité de contrôler les états par lesquels le document passe. La solution permet de savoir en temps réel s'il a été consulté ou non, approuvé ou non, ou si aucune action n'a été entreprise dessus.

Oui, la mise en œuvre d'un projet SignADoc comprend une assistance standard dès le départ, ce qui vous donnera accès à notre centre d'assistance clientèle (C.A.U.), équipé de plusieurs lignes téléphoniques dédiées dans les différents pays où EDICOM opère.

Le centre de service à la clientèle d'EDICOM est une unité efficace, avec des temps de réponse minimaux pour les clients et la capacité de résoudre les incidents en temps réel, sans devoir les renvoyer en interne à d'autres secteurs. Ce lien vous permet de consulter les langues et les heures d'ouverture dans lesquelles ce soutien est disponible, ainsi que les autres méthodes de contact pour les incidents.

Autant de documents que souhaité par les émetteurs.

Non, avec SignADoc, vous pouvez envoyer autant de documents que vous le souhaitez, et créer autant de workflows que nécessaire. 

Chaque projet SignADoc a des caractéristiques et des besoins différents, et a donc un coût adapté.

Si vous souhaitez recevoir un devis précis, nous vous recommandons de nous contacter ou de nous laisser vos coordonnées et nous vous contacterons dans les meilleurs délais.

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Validité et conformité

Oui,g grâce à la génération de rapports de preuves à chaque action menée sur un document émis. . Parallèlement, il est possible de conserver les documents émis ainsi que les signatures et les rapports de preuves dans EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving), solution accréditée par la Commission européenne et certifiéeeIDAS.

À propos d'EDICOMLta

Chaque action effectuée sur un document génère des preuves. 

Chaque preuve génère une trace dans le processus d'approbation du document qui est identifiée grâce à un horodatage électronique émis par le fournisseur de services de confiance EDICOM. La séquence complète de ces preuves est intégrée dans un rapport de preuves qui est à son tour signé par le Tiers de confiance, EDICOM. Le rapport de preuves est un outil clé pour enregistrer les étapes qu'un document a traversé depuis son émission jusqu'à son approbation finale.

Les garanties offertes par EDICOM en tant que prestataire de services de confiance, les horodatages électroniques émis et la signature du rapport de preuve, constituent une garantie qui peut être présentée comme preuve du cycle de vie d'un document. 

EDICOMSignADoc conserve les documents ainsi que les rapports de preuves pendant 6 mois. Si vous avez besoin de prolonger cette période au-delà de 180 jours et d'ajouter des fonctionnalités supplémentaires aux couches de sécurité des documents archivés, vous pouvez intégrer notre service d'archivage longue durée, certifié eIDAS, ONAC (Colombie), NOM151 (Mexique) et ISO 14641.

Oui, comme le précise l'article 25 du règlement européen n° 910/2014 eIDAS :

Article 25 - Effets juridiques de la signature électronique

  • Une signature électronique ne peut être privée de ses effets juridiques et de son admissibilité comme preuve en justice au seul motif qu'il s'agit d'une signature électronique ou qu'elle ne répond pas aux exigences d'une signature électronique qualifiée.
  • Une signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite.
  • Une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié délivré dans un État membre est reconnue comme une signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres.

Sécurité

Oui, car EDICOM et son infrastructure sont constamment soumis à des contrôles et audits qui garantissent la plus haute disponibilité, qualité et sécurité du service.

Dans le centre de traitement des données (CPD) d'EDICOM, qui offre un modèle de haute disponibilité grâce à la redondance de tout composant ou service.

Cette redondance est obtenue du fait de l’existence de deuxDataCenters, parfaitement synchronisés etsitués dans des lieux géographiques différents.,Les enregistrements de données en temps réel sont ainsi dupliqués.

Parmi les nombreuses certifications et accréditations dont EDICOM dispose au niveau mondial, il convient de mentionner les normes ISO 27001, sur la sécurité de l'information, ISO 20000, sur la qualité des services informatiques, ISAE 3402, sur l'adéquation des processus de gestion pour garantir la sécurité de l'information, ou encore la certification TIER II, sur la haute disponibilité et la obustesse de notre infrastructure.

Vous pouvez consulter la liste des certifications à partir de ce lien.

Au niveau mondial, les certifications d'EDICOM en tant que Tiers de Confiance sont :

  • Fournisseur de services de confiance conformément au règlement de l'UE
  • Prestataire de services de certification par le ministère de l'économie (Mexique)
  • Autorité de certification par l'ONAC (Colombie)

Oui, le Service Level Agreement (SLA) signé lors de la souscription d'un service, à la fois par le client et par EDICOM, spécifie des pourcentages minimums qu'EDICOM s'engage à respecter dans les aspects suivants :

  • Disponibilité de la plateforme de commerce électronique EDICOM (99,9 %).
  • Disponibilité et temps de réponse du centre de service à la clientèle (99,5 %).
  • Temps maximum de résolution des incidents (99,5 %).

En cas de non-respect de ces pourcentages, le client est en droit de demander une compensation pour les services affectés dans les conditions établies.

Signature électronique

Une signature électronique est un ensemble de données associées à un message qui permet de vérifier l'intégrité du signataire et valider l'intégrité du message.

À des fins juridiques, comme le précise l'article 25 du règlement européen eIDAS n° 910/2014, les deux ont la même valeur légale. Par conséquent, à cet égard, on ne peut pas dire que l’une est meilleur ou pire que l’autre.

Du point de vue du règlement européen eIDAS n° 910/2014, la terminologie a été unifiée en " signature électronique " uniquement.

Dans certains pays d'Amérique latine, une distinction est faite entre les signatures électroniques simples, c'est-à-dire celles réalisées avec des certificats électroniques non reconnus, et les signatures numériques réalisées avec des certificats électroniques reconnus. Toutefois, cette distinction n'est pas faite au sein de l'Union européenne.

Le terme "numérisé" fait généralement référence à la représentation graphique d'une signature. C'est-à-dire ce qui serait obtenu en réalisant une signature manuscrite et en la scannant ou en utilisant un dispositif tel qu'un stylo et une tablette graphique électronique.

Cette représentation graphique d'une signature manuscrite n'offre aucune garantie et n'a aucune valeur probante en cas de litiges ou de divergences, car elle n'utilise pas de systèmes de sécurité forts. En effet, aucune technique cryptographique n'est utilisée pour vérifier l'intégrité du document ou l'authenticité du signataire. De plus, elle ne fait pas appel à une méthode d'authentification telle que l’authentification à double facteurs.

En premier lieu, une signature électronique est appliquée lorsqu'un destinataire reçoit et approuve un document, si le flux d'approbation a été configuré de la sorte.

Une signature électronique est également appliquée au rapport de preuve qui compile toutes les actions ayant été effectuées sur un document.

EDICOMSignADoc prend en charge tout type de signature. Des signatures générées à partir de certificats non reconnus, aux signatures les plus exigeantes nécessitant l'utilisation de certificats ou de cachets reconnus et l'utilisation de dispositifs sécurisés de création de signature. 

Décrivez-nous les caractéristiques de votre projet. Nous vous aiderons à configurer les mécanismes de signature et d'approbation les plus appropriés à la nature de vos documents. 

EDICOM est un fournisseur de services de confiance et est également autorité de certification dans l'Union européenne, en Colombie et au Mexique. Dans ces zones, EDICOM est en mesure d’émettre des certificats pour la signature de documents. En fonction de votre projet d'approbation de documents, nous pouvons intégrer à votre solution le service démission de tous les certificats requis.

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