Service de contrôle des factures rejetées au Chili
Pour accomplir l’ensemble des étapes de validation qu’impose le système de déclaration fiscal électronique, il est nécessaire de disposer d’outils assurant une traçabilité totale des flux. Grâce au croisement des données entre le service de contrôle des factures rejetées (reclamadas) de l'agence fiscale chilienne et la solution de facturation électronique d'EDICOM, le client est informé du statut des factures émises en temps réel, tout en contrôlant la cohérence des données entre les DTE reçues et la déclaration mensuelle de TVA (formulaire 29).
La solution de facturation électronique d'EDICOM offre une réelle valeur ajoutée aux entreprises en répondant aux deux scénarios que peuvent, à leurs dépens, affronter les entreprises chiliennes dans le cadre de la gestion de leur comptabilité et de leur facturation.
Ces deux cas de figure correspondent à une non-concordance qui peut être détectée entre les informations comptables de l'entreprise et les données renseignées dans la proposition de formulaire 29 pour la déclaration de TVA envoyée par le Service des Impôts Internes chilien (SII).
Un meilleur contrôle des processus de facturation
Au Chili, les factures électroniques émises doivent dans un premier temps être envoyées au SII afin d’être validées. À l’issue de la validation, l'agence fiscale les renvoie à l'émetteur. À son tour, l'émetteur envoie ces mêmes factures par e-mail auprès du destinataire final, au format XML_DTE.
Le destinataire de la facture électronique dispose de huit jours pour accepter la facture ou la rejeter. Si aucun accusé de réception n'a été généré après ce délai, le SII les considère comme formellement acceptées et les inclut dans la proposition F29 de la déclaration de TVA.
Les factures rejetées (reclamadas)
Quelle est la conséquence d’une facture rejetée par le client ?
Une facture peut être rejetée pour plusieurs raisons : un montant contesté, une adresse de livraison inexacte, des marchandises endommagées lors de la livraison, etc.
L'acceptation ou le rejet de la facture électronique est une information qui est transmise exclusivement au SII. L'agence fiscale chilienne a mis en place un système destiné à informer l'émetteur en cas de facture rejetée.
La solution de facturation électronique d’EDICOM automatise les communications auprès du système SII. Dans le cas où une facture est rejetée, EDICOM se connecte automatiquement au SII par le biais d’appels WebService, permettant ainsi de consulter régulièrement les informations relatives aux factures rejetées. Grâce à ce système de contrôle, l'émetteur est notifié par la solution EDICOM de l’état d’avancement du traitement de ses factures et est informé en temps réel de toute modification de statut.
L'automatisation de ces processus optimise la gestion de la comptabilité fournisseurs, du fait de la réception directe et automatisée de ces informations, sans consultation manuelle sur le portail du SII. Grâce à la transmission de ces informations stratégiques, vous pouvez émettre rapidement et immédiatement la note de débit électronique correspondant au rejet ainsi que la nouvelle facture électronique.
Factures déclarées et non reçues
Que se passe-t-il lorsqu’un fournisseur déclare une facture mais que la facture n’a pas été reçue par le client ?
Les factures n'ayant pas été reçues de la part des fournisseurs, les entreprises ne sont pas en mesure d’examiner et de corroborer les données. Si le délai de huit jours est écoulé, le SII considère automatiquement la facture comme valide et l'intègre dans la proposition de déclaration de TVA F29. Il est évident que la divergence des données avec le SII entraînera des divergences dans le F29.
La solution de facturation électronique d’EDICOM est en mesure de détecter toute incohérence entre le formulaire 29 et les DTE reçues grâce à un système de vérification quotidien et automatisé des factures émises par les fournisseurs auprès du SII.
La plateforme d’intégration conçue par EDICOM croise les informations entre les factures répertoriées par l'ERP du client avec les informations des factures reçues par le SII afin de vérifier leur correspondance. Si la plateforme détecte qu'une facture est comptabilisée par le SII, sans avoir été émise par l'ERP, une alerte est envoyée.
Le système envoie une notification au fournisseur afin que la DTE non reçue soit envoyée sous 24 heures. Si après ce délai, la DTE n'a pas été envoyée, le système réclame automatiquement la facture électronique au SII, ce qui entraîne son rejet.
Grâce à cette gestion proactive, aucun coût additionnel engendré par le paiement de taxes déclarées de manière erronée n’est engendré.
La traçabilité et l'automatisation offertes par la solution de facturation électronique d'EDICOM sont essentielles pour prévenir ces deux situations récurrentes et qui peuvent avoir des conséquences négatives sur les processus de facturation électronique au Chili.
