Les 10 phases de la migration d'une plateforme EDI

Il peut y avoir de nombreuses raisons...

PJ'ai besoin de migrer ma solution EDI interne vers une plateforme EDI SaaS, je ne trouve pas le service dont j'ai besoin auprès de mon fournisseur EDI actuel et je veux en essayer un autre, mon entreprise se développe dans d'autres pays et ma plateforme EDI doit se développer également...etc.

Et de nombreux freins...

J'ai des dizaines d'applications connectées à ma plateforme EDI avec des développements internes, je ne vois aucun moyen de les transférer vers un service SaaS, l'EDI est vital dans mes opérations quotidiennes, je ne peux pas l'arrêter pour effectuer une migration, j'ai des milliers de fournisseurs connectés à ma plateforme actuelle, comment gérer la nouvelle connectivité... etc.

Dans cet article, nous expliquons comment vous pouvez aborder votre projet de migration EDI avec agilité et succès, en suivant une feuille de route de gestion de projet divisée en 10 phases. Le tout basé sur une méthodologie de travail propre et des outils de gestion collaborative nés de 30 ans d'expérience dans la réalisation de grands projets B2B pour des entreprises de différents secteurs productifs.

Phase 1 : Analyse de l'information

Dans la première phase du projet, une analyse détaillée des flux de transmission de messages décrits par le client sera effectuée, définissant les actions commerciales et techniques à mettre en œuvre. Il s'agit d'une étape préliminaire nécessaire afin d'évaluer le travail à effectuer et de détecter les risques éventuels qui peuvent survenir pendant la migration, car il est considéré comme essentiel d'effectuer une migration qui n'affecte pas les opérations quotidiennes de nos clients.

Phase 2 : Définition des flux d'intégration

Pour chaque flux de messages, les tâches à effectuer sont les suivantes :

• Définition des spécifications et de la documentation de l'interface client. L'objectif est d'harmoniser autant que possible les interfaces et de ne pas en utiliser une différente par mappage.
• Soutien au développement des données d'interface.
• Développements spécifiques : Accès à une table de données intermédiaires ou à une liste d'équivalence si nécessaire.
• Définition du message sur la plateforme EDI.
• Développement des processus d'intégration par type de message.
• Test de vérification (syntaxe et sémantique).
• Test d'échange.

Phase 3 : Configuration de la plateforme EDI

EDICOM configure les différents environnements en fonction de l'architecture des activités des clients, en accord avec l'organisation de l'entreprise. Un environnement est mis en place pour chaque division opérationnelle qui centralise les flux de transmission de données pour cette division.

Toutefois, l'objectif est de disposer d'une connexion unique pour rationaliser le transfert des documents associés à tous les différents flux.

Les environnements seront configurés dans les serveurs EDICOM et pour chaque environnement vous devez configurer la fréquence d'envoi des messages envoyés ou reçus, les alarmes, les utilisateurs, la langue, le type de messages, les protocoles à utiliser, les mécanismes de cryptage et leurs actions correspondantes. Tous les messages doivent également être configurés et testés par partenaire commercial.

EDICOM recommande la création d'un environnement de test utilisé pour les essais avec les partenaires commerciaux avant la mise en production, ainsi que pour les envois en masse, les vérifications de mappage, entre autres.

Phase 4 : Intégration au système ERP du client

L'application iPaaS d'EDICOM permet l'intégration de différents ERP ou systèmes de gestion avec la plateforme EDI. Des aspects tels que la langue, le temps ou les processus détermineront les ressources à appliquer (chefs de projet, consultants ou service d'assistance).

Chaque procédure commence et se termine par le transfert des fichiers vers le système interne du client. EDICOM propose différentes alternatives pour le canal de communication, en tenant toujours compte de la sécurité et de la disponibilité. Le transfert de fichiers doit être testé avant d'entrer en production, et une connexion solide doit être établie.

En outre, un canal de secours pour les cas d'urgence avec le circuit primaire sera défini à l'avance.

Phase 5 : Coordination EDICOM avec les partenaires EDI

L'une des phases les plus critiques est la coordination avec chacun des partenaires commerciaux qui doivent se connecter à la nouvelle plateforme EDI. Il faut définir comment et quand le changement doit être notifié, évidemment en fonction de la stratégie de migration définie.

Comme il s'agit d'une migration de réseau, chaque partenaire doit établir des communications sur sa propre plateforme, ce qui peut impliquer une demande de passerelle, un changement d'AS2 Id ou même un changement de protocole.

Il est important de définir une stratégie de communication personnalisée en fonction des modifications que le partenaire doit mettre en œuvre, ainsi qu'une coordination sur la date de migration. Tout est défini sur la base d'un calendrier de migration hiérarchisé, définissant pour chaque groupe de migration des contrôles axés sur la détection d'éventuels problèmes lors du démarrage.

EDICOM dispose d'une grande expérience et d'outils collaboratifs développés par ses soins qui simplifient la gestion de l'onboarding EDI pour l'ensemble de sa communauté de partenaires.

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Phase 6 : Test et validation des flux de transfert d'informations

EDICOM développe des mécanismes de contrôle pour garantir le bon fonctionnement de la solution et le respect des règles de gestion convenues avec les clients. L'objectif est de faire en sorte que les processus de migration n'aient pas d'impact sur la routine quotidienne des entreprises.

• À cette fin, nous avons mis en place les actions suivantes :
• Vérification que le processus d'intégration génère le bon fichier final.
• Réception d'un type de message de contrôle de la part d'un partenaire commercial pendant un certain temps afin de s'assurer que tous les processus fonctionnent correctement.
• En cas d'échec (un message non reçu ou non envoyé après plusieurs tentatives ou après un certain temps), un ticket d'analyse de problème et de solution est ouvert pour documenter l'incident.
• Réception d'un message d'accusé de réception sur un message précédemment envoyé.

Phase 7 : Développement du contrôle des règles de gestion

En collaboration avec le client, des contrôles spécifiques sont définis et développés afin de détecter d'éventuels incidents lors du passage à la production.

Ces types de contrôles sont très axés sur les processus commerciaux de nos clients.

• • Contrôles associés au message (division opérationnelle, société du pays), partenaire commercial et heure d'envoi et de réception du message. Par exemple, si l'entreprise 1 située en France doit recevoir des ordres d'achat d'un partenaire commercial en France avant 9 heures du matin, la plateforme signalera si cette exigence n'est pas respectée.
• Suivi des contrôles d'activité. Par exemple, notifier si une période de temps s'est écoulée après la génération de messages sortants par l'entreprise ou la division opérationnelle. De cette manière, nous pouvons détecter si, une fois mis en production, un partenaire commercial donné est prêt en termes de définition de la communication.

Phase 8 : Formation des utilisateurs

En collaboration avec le client, un programme de formation est défini avec des sessions adaptées aux différents profils d'utilisateurs :

• Utilisateur administrateur
• Utilisateur
• Utilisateur de la gestion des processus

Notre plateforme EDI est proposée en mode SaaS avec des flux d'informations intégrés au système de gestion interne du client et un support 24x7, qui selon le niveau de service peut être proposé avec un technicien dédié.

Bien que tout cela permette une utilisation totalement transparente de l'application, les cours de formation personnalisés sont très utiles pour les utilisateurs concernés par les processus d'échange EDI afin d'apprendre le fonctionnement de ces processus et d'accéder aux fonctionnalités avancées de la plateforme qui peuvent leur permettre d'améliorer leurs opérations quotidiennes telles que la consultation de statistiques, d'alertes, etc.

Phase 9 : Mise en place et suivi

EDICOM offre une aide pendant la transition en surveillant les processus par le biais des mécanismes de contrôle et en guidant l'utilisateur. Dans ce sens, il est habituel d'inclure dans ces projets une période après le lancement définitif (go live) pendant laquelle nos techniciens supervisent le bon fonctionnement.

Avant cette période, tous les tests sont effectués, et les intégrations sont réalisées dans des volumes suffisamment importants pour garantir la stabilité de la plateforme.

Après avoir passé tous les contrôles avec succès, nos techniciens demandent la clôture du projet.

Après la clôture du projet, un service et un soutien continus sont assurés par notre Centre de soutien international, qui aide le client à résoudre tout problème ou toute question qui pourrait survenir. EDICOM propose avec sa plateforme EDI SaaS un service privilégié, qui est un type de support client caractérisé par l'accès à une hotline et à un contact technique dédié au sein d'EDICOM.

Phase 10 : Documentation du projet

Dans la documentation, nous fournissons toutes les spécifications de format et le contenu des fichiers à générer/intégrer afin d'avoir toutes les structures complètement définies.

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Notre solution EDI SaaS est en constante évolution pour offrir à nos clients sécurité, évolutivité et traçabilité dans les communications avec leurs partenaires.