Comment se mettre en conformité avec le système de facturation électronique au Guatemala et le régime FEL ?

Au Guatemala, la facturation électronique est soumise au Régime de Facturation Électronique en Ligne (FEL). Ce système encadré par la Surintendance de l'Administration Tributaire (la SAT). Ce modèle prévoit l'envoi de documents fiscaux électroniques (DTE), qui doivent être générés, signés et validés électroniquement. La mise en œuvre de ce système vise à moderniser la gestion fiscale des entreprises, à rationaliser les processus comptables et à garantir une plus grande transparence dans le cadre des transactions commerciales.

De FACE à FEL : l'évolution de la facturation électronique au Guatemala

La facturation électronique au Guatemala a évolué au fil du temps, passant du système FACE, mis en œuvre en 2011, au régime de facturation électronique en ligne (FEL). Ce changement a été instauré par l'accord n° 13-2018 du Conseil SAT et ses réformes, dans le but de rendre plus efficace l'émission de documents fiscaux électroniques (le nom donné aux factures électroniques dans le pays). Depuis 2019, la transition vers le FEL a été progressive, combinant des phases obligatoires et une adhésion volontaire jusqu'à son adoption définitive le 1er juillet 2023.

Le régime FEL présente une série de changements clés, en comparaison avec le système FACE :

• Suppression de la copie des factures : il n'est plus nécessaire d'envoyer les informations à GFACE. 
• Signature électronique obligatoire : elle est requise pour garantir l'authenticité et l'intégrité des documents fiscaux électroniques (DTE).
• Archivage centralisé : la SAT archive toutes les factures électroniques, mais les émetteurs et les destinataires doivent également conserver le fichier XML pendant la durée prévue par le code fiscal. Les certificateurs sont également tenus de conserver les DTE certifiés et les accusés de réception transmis par la SAT.

Régime FEL au Guatemala : envoi, certification et validation des factures électroniques

Le régime des factures électroniques en ligne (FEL) régit l'émission, la transmission, la certification et l'archivage des documents fiscaux électroniques (DTE). Les DTE englobent les factures, les notes de crédit et de débit, les reçus et autres documents fiscaux autorisés.

Dans ce système, chaque DTE doit être validé par une entité de certification, soit un tiers autorisé par la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) qui vérifie la conformité avec la réglementation et applique la signature électronique avancée. Les entités de certification doivent obtenir et renouveler leur autorisation chaque année pour pouvoir continuer d'opérer.

Quel est le processus d'émission de factures électroniques au Guatemala ?

• Génération du DTE : l'entreprise émettrice extrait les données de son ERP et crée un fichier XML contenant les informations relatives à la transaction. 
• Validation et certification : l'autorité de certification vérifie que le document est conforme aux règles du régime FEL, applique la signature électronique avancée et attribue un code d'autorisation électronique.
• Envoi à la SAT : une fois certifié, le DTE est envoyée à la SAT, qui effectue ses propres validations pour vérifier son authenticité, son intégrité et sa conformité réglementaire.
• Accusé de réception : la SAT délivre un accusé de réception au certificateur, lui indiquant l'acceptation ou le rejet du document.
• Envoi au destinataire : le DTE est envoyé au destinataire au format XML. Le document accompagné de sa représentation graphique ou de sa version PDF.
• Archivage des DTE : les émetteurs ainsi que les destinataires doivent archiver les fichiers XML pendant la durée prévue par le code fiscal. Les autorités de certifications doivent également conserver les DTE certifiés ainsi que les accusés de réception du SAT.

Qui est concerné par l'obligation d'émission des Factures Électroniques en Ligne (FEL) ?

Le régime de la Facturation Électronique en Ligne (FEL) est obligatoire pour les assujettis désignés par la Surintendance de l'Administration fiscale (SAT). La désignation est basée sur des critères tels que le volume de factures émises, le niveau de revenu brut facturé, le lien économique, les inscriptions à des régimes spéciaux ou d'autres conditions établies par l'administration fiscale.

Actuellement, les assujettis suivants sont concernés par l'obligation d'envoi de documents fiscaux électroniques (DTE) via le système FEL :

• Les contribuables spéciaux.
• Les grands contribuables régionaux. 
• Les fournisseurs de l'État, conformément à la résolution SAT 243-2019, dans les cas d'appel d'offres, de devis, de contrat ouvert et d'enchères électroniques inversées.
• Fournisseurs de l'État, conformément à la résolution SAT 838-2019, en cas de prestation de services professionnels individuels.
• Les contribuables qui utilisaient le système de facturation électronique FACE et qui ont été migrés vers le régime FEL.

En outre, le SAT continue d'étendre le champ d'application de la facturation électronique au Guatemala, il est donc important pour les contribuables de consulter périodiquement les résolutions en vigueur et de s'assurer qu'ils respectent les dispositions applicables. 

Types de documents fiscaux électroniques (DTE) au Guatemala

Les documents fiscaux électroniques (DTE) sont des justificatifs fiscaux électroniques qui documentent les transactions commerciales et permettent de respecter les obligations fiscales dans le cadre du régime de facturation électronique en ligne (FEL). Chaque DTE doit être généré, certifié et validé électroniquement avant d'être envoyé à la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

Le régime FEL prévoit différents types de DTE, en fonction de la nature de la transaction :

• Facture : document principal pour l'achat et la vente de biens et de services.
• Facture d'échange : ce document est similaire à la facture, mais avec l'effet d'un titre de valeur.
• Facture pour les petits contribuables : il s'agit d'une facture d'échange destinée aux petits contribuables.
• Facture pour petits contribuables : elle est délivrée par les entités enregistrées sous ce régime.
• Facture spéciale : elle est utilisée pour les achats effectués auprès de fournisseurs qui ne sont pas tenus d'émettre des factures.
• Nota de abono : il s’agit d’un document permettant de document les remboursements ou les remises appliquées à des factures antérieures.
• Note de débit : il s’agit d’un document permettant d'ajuster les valeurs des factures déjà émises, augmentant ainsi le montant dû.
• Note de crédit : elle corrige ou annule tout ou partie d'une facture émise.
• Reçu : il s’agit d’une preuve de paiement dans le cadre d'opérations spécifiques.
• Reçu de don : il s’agit d’un document attestant de la remise de dons.

Chacun de ces documents doit être conforme aux normes et aux processus établis par la SAT pour leur bonne émission et leur certification dans le cadre du régime FEL. La mise en œuvre du DTE permet non seulement d'optimiser la gestion fiscale, mais aussi de rationaliser le traitement des documents fiscaux pour les entreprises et les contribuables.

Conditions requises pour l'émission de factures électroniques au Guatemala 

Pour répondre aux normes imposées par le cadre du régime de facturation électronique en ligne (FEL) et émettre des documents fiscaux électroniques (DTE) au Guatemala, les contribuables doivent se conformer à une série de critères fixés par la SAT. Ces critères garantissent que les émetteurs de factures électroniques respectent les réglementations fiscales et techniques en vigueur.

Les assujetis volontaires pour procéder à l'émission de factures électroniques doivent remplir les conditions suivantes :

• Être affiliés à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
• Disposer d'une entreprise active enregistrée auprès de la SAT.
• Disposer d'une Agence Virtuelle agréée, car c'est elle qui permet de gérer les procédures fiscales électroniques.
• Tenir à jour les données du registre fiscal unifié (RTU).
• Disposer d'un domicile fiscal situé et enregistré auprès de la SAT.
• Obtenir l'autorisation en tant qu'émetteur dans le cadre du régime FEL.
• Respecter les normes techniques ainsi que les autres prérequis fixés autour de l'émission de DTE.
• Disposer d'un certificat de signature électronique, nécessaire pour valider l'authenticité des documents.
• Être à jour de ses déclarations et les paiements fiscaux.
• Disposer d'une autorité de certification autorisée par la SAT. Son rôle est de valider et de certifier les DTE avant de les envoyer à l'administration fiscale.

Le processus de qualification du FEL est essentiel pour garantir la légalité et la validité des factures électroniques au Guatemala. Le respect de ces exigences permet aux assujettis de rationaliser leurs processus de facturation et de faciliter le respect de leurs obligations fiscales.

Compléments à la facture électronique FEL

Les compléments à la facture électronique sont des données supplémentaires qui sont incorporées au sein des DTE. Ces données permettent de fournir des informations spécifiques relatives à certaines transactions. La Surintendance de l'Administration Tributaire (SAT) a apporté des modifications importantes au sein du complément à l'exportation et a introduit la Facture Provisoire (FACP), ce qui a un impact direct sur les exportateurs guatémaltèques.

Modifications du complément d'exportation

Le SAT a apporté des modifications au complément d'exportation, applicables à tous les exportateurs, qu'ils émettent ou non une facture provisoire. Ces modifications comprennent deux nouveaux champs conditionnels (le lieu d'expédition et le pays de consigne), qui doivent être incorporés au sein des DTE. En outre, pour les exportateurs tenus d'émettre des factures provisoires, quatre champs supplémentaires ont été ajoutés : numéro d'autorisation provisoire, série de documents d'origine, numéro de document d'origine et numéro de déclaration de marchandises. Ces mises à jour visent à optimiser la traçabilité des opérations de commerce extérieur et à renforcer le contrôle fiscal dans le pays.

Complément de facture provisoire (FACP)

La facture provisoire (FACP) est un document utilisé par les exportateurs afin de documenter des transactions lorsque l'exportation définitive n'a pas encore encore été effectuée. Ce document permet d'enregistrer formellement l'opération pendant que les procédures correspondantes à cette opération sont en cours de réalisation. Son usage est particulièrement pertinent dans les secteurs où les marchandises doivent être expédiées rapidement, tels que dans le cadre de vente de produits périssables qui nécessitent une gestion accélérée des documents pour leur commercialisation internationale. Bien que ce document facilite le processus d'exportation, le FACP ne remplace pas la facture d'exportation, qui doit être émise une fois que les marchandises ont été reçues par le destinataire à l'étranger, garantissant ainsi la conformité avec les réglementations fiscales et douanières en vigueur.

La plateforme globale de facturation électronique d'EDICOM

EDICOM est une référence internationale en matière de solutions de facturation électronique et de conformité fiscale. Pour y parvenir, EDICOM offre une plateforme globale qui permet aux entreprises d'automatiser l'envoi et la réception de factures et autres Documents Fiscaux Electroniques (DTE) conformes à la réglementation de chaque pays. Au Guatemala, la solution EDICOM facilite la génération, la déclaration et l'envoi de DTE dans le cadre du régime de facturation électronique en ligne (FEL), en garantissant le respect des normes fixées par la Surintendance de l'administration fiscale (SAT).

Grâce à sa technologie avancée, la plateforme EDICOM permet aux entreprises d'optimiser leurs processus administratifs en automatisant les flux métier, en réduisant les erreurs manuelles et en assurant une intégration transparente avec les systèmes ERP. Elle fournit également des services d'archivage électronique sécurisé, facilitant la conservation et la récupération des DTE conformément aux délais légaux prévus par la réglementation guatémaltèque.

En tant que spécialiste de la facturation électronique, EDICOM offre une solution évolutive et adaptable aux réglementations fiscales de plusieurs pays, permettant aux entreprises d'opérer efficacement et en toute sécurité dans tous leurs pays d'implantation, en garantissant la traçabilité et la conformité de leurs opérations fiscales.