Comment se conformer à l'obligation SAF-T au Portugal

Le SAF-T (Standard Audit File for Tax) est un fichier électronique utilisé au l'échelle internationale pour la transmission de données fiscales et comptables. Au Portugal, sa mise en œuvre est essentielle afin d'optimiser le processus de contrôle fiscal, d'accroître la transparence des transactions et de simplifier les processus de mise en conformité aux obligations fiscales.

Qu'est-ce que le SAF-T ?

Le SAF-T (Standard Audit File for Tax) est un fichier électronique, généré au format XML, conçu pour faciliter l'échange d'informations fiscales et comptables entre les entreprises et les autorités fiscales. Son objectif principal est de standardiser la présentation de données fiscales, afin de rendre plus efficace et plus précis les processus de contrôle des transactions et de garantir la transparence des processus comptables. En standardisant ces informations, les autorités fiscales peuvent contrôler et vérifier plus efficacement les opérations des entreprises, contribuant ainsi à la lutte contre la fraude fiscale.

Ce fichier rassemble un ensemble de données comprenant des détails sur la facturation, la comptabilité ainsi que d'autres mouvements financiers, structurés de manière à faciliter leur analyse par les autorités fiscales ou les auditeurs externes. Son format standardisé et modulable permet aux gouvernements de l'adapter aux caractéristiques de leurs systèmes de déclaration fiscale pour l'audit ou les déclarations fiscales.

Cadre légal autour de la déclaration SAF-T au Portugal

La déclaration du fichier SAF-T au Portugal est encadrée par un ensemble de dispositions qui contraignent les entreprises à déclarer leurs informations fiscales et comptables par voie électronique. Le code des impôts local (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado - CIVA) introduit le caractère obligatoire du fichier SAF-T, tandis que la Portaria n.º 321-A/2007 définit les conditions techniques, y compris la structure en format XML pour assurer la standardisation des données.

En outre, le texte de loi Portaria n.º 31/2019 fixe les conditions spécifiques relatives à la déclaration du SAF-T à l'Autorité fiscale et douanière (AT). Quant au décret-loi n.º 198/2012, il détaille les obligations relatives à la facturation et à la transmission des documents de transport au format SAF-T. Ces réglementations constituent le cadre légal qui encadre l'ensemble des déclaration SAF-T pour les entreprises opérant au Portugal.

Comment fonctionne la déclaration du fichier SAF-T au Portugal ?

Au Portugal, la transmission du fichier SAF-T est obligatoire pour les entreprises qui exercent des activités commerciales et dont le siège social ou la direction effective se trouve sur le territoire portugais. Cela inclut toutes les entreprises assujetties à la TVA, indépendamment de leur taille, concernées par la déclaration électronique de leurs informations fiscales et comptables. 

L'administration fiscale du Portugal (l'Autoridade Tributária e Aduaneira - AT) reconnaît trois types de fichiers SAF-T. Chaque fichier dispose de des fonctions spécifiques :

• SAF-T Facturation : ce fichier répertorie toutes les informations relatives à la facturation et aux ventes, y compris les données relatives à la déclaration de TVA. Ce dernier doit être transmis avant le 5 de chaque mois. 
• SAF-T Comptabilité : ce fichier détaille les mouvements comptables de l'entreprise, y compris les registres des articles, des clients, des fournisseurs et des régimes de TVA. Ce document est soumis à une déclaration mensuelle ou annuelle auprès de l'AT.
• SAF-T transport : ce fichier contient les détails des documents relatifs au transport de marchandises. Ce document doit être transmis avant tout mouvement de marchandises, ce qui permet aux autorités de contrôler la circulation des marchandises sur le territoire portugais.

Le processus de transmission du SAF-T implique la génération automatique du fichier au format XML à partir des systèmes de gestion de l'entreprise, conformément aux normes établies. Le fichier doit être envoyé à l'AT en fonction de la périodicité comptable, soit mensuellement, soit annuellement, tout en respectant les délais établis par la législation fiscale en vigueur au Portugal.

Conditions techniques pour la génération du fichier SAF-T

Le fichier SAF-T doit être généré en format XML selon les spécifications techniques établies par la Portaria n.º 321-A/2007, ce qui garantit la standardisation et la lisibilité des données. Pour répondre à ces exigences, les entreprises doivent utiliser un logiciel certifié par l'administration fiscale du Portugal (Autoridade Tributária e Aduaneira - AT), qui permet de générer le fichier conformément aux normes définies.

Par ailleurs, l'automatisation est essentielle dans le processus de génération et d'envoi du fichier SAF-T. Les entreprises doivent s'assurer que leurs systèmes de gestion sont conformes aux normes en vigueur. Les entreprises doivent s'assurer que leurs systèmes de gestion sont intégrés avec des logiciels qui facilitent la saisie automatique des données comptables et fiscales, et que celles-ci sont soumises correctement dans les délais fixés par la réglementation en vigueur.

EDICOM, solution conforme pour la déclaration SAF-T au Portugal

La solution EDICOM pour la gestion des fichiers SAF-T au Portugal a été auditée et certifiée par l'Autorité Fiscale et Douanière (AT), conformément aux exigences techniques des Portaria N.º 363/2010 et 340/2013. Ces réglementations fixent les critères de certification des logiciels de facturation. Ainsi, la solution EDICOM répond aux normes de sécurité et de conformité pour la génération, la signature et l'envoi automatique des fichiers SAF-T.

En plus de la conformité réglementaire, la solution EDICOM permet d'automatiser la génération des fichiers SAF-T directement depuis les systèmes de gestion des entreprises. Cela permet d'automatiser l'émission et l'envoi des fichiers à l'AT, de réduire les erreurs et de se conformer aux délais fixés par la législation. La solution comprend également des services tels que l'archivage sécurisé des documents, garantissant l'intégrité et l'accessibilité des informations à long terme.