Éléments clés de la déclaration SAF-T du Portugal

Le contrôle fiscal et la lutte contre la fraude sont les principaux objectifs poursuivis par les administrations fiscales au niveau international lors de la mise en place des systèmes électroniques d'échange d'informations. Le fichier SAF-T se développe est de plus en plus répandu dans le cadre des projets de collecte de données comptables et de facturation. Le Portugal a été le premier pays en Europe à mettre en place l'utilisation du fichier SAF-T. 

Qu'est-ce que le SAF-T ?

Le SAF-T (Standard Audit File for Tax) est un fichier basé sur le format XML, utilisé au niveau international pour l'échange électronique d'informations fiscales. Il s'agit d'un outil qui regroupe toutes les informations fiscales et comptables d'une entreprise sur une période donnée. Le SAF-T permet à l'administration fiscale ou à un auditeur externe de disposer d'un registre de données sous forme électronique permettant l'analyse et le traitement d'écritures comptables, de déclarations fiscales, etc.

Le fichier SAF-T est généré à partir d'un ensemble prédéfini de registres comptables. Il peut être facilement exporté quel que soit le logiciel utilisé. L'un des principaux avantages de ce système est la standardisation des données qui favorise la détection rapide et efficace des fraudes fiscales. Les potentielles tentatives de fraudes sont plus difficiles à dissimuler dans le cadre du SAF-T, même au sein d’un environnement mondialisé comprenant parfois des systèmes comptables hétérogènes.

L’utilisation du système SAF-T engendre de nombreux bénéfices comme, la sécurité, la rationalisation des processus, la réduction des coûts administratifs, la lisibilité des données, etc. La standardisation du format contribue à une plus grande transparence et à un meilleur contrôle de l'information et cela quel que soit le système d’information source des données.

De ce fait, de nombreuses administrations fiscales en Europe ont mis en place des dispositifs basés sur le SAF-T. Il est largement utilisé pour le contrôle de la TVA, mais aussi dans le cadre de la déclaration d'autres données comptables électroniques. Le SAF-T est actuellement utilisé au Portugal, en Hongrie, en Pologne, en Norvège, en Lituanie, au Luxembourg et en Autriche.

Le SAF-T au Portugal

Le Portugal est l'un des premiers pays européens à avoir mis en place le système SAF-T. Ce système de communication a vu le jour en 2008, mais ce n'est qu'en 2013, suite à un changement législatif, que son utilisation s'est généralisée. Les entreprises établies au Portugal eurent alors l'obligation de déclarer leurs factures et leurs documents de transport dans ce format.  Dès lors, toutes les entreprises portugaises se sont vu contraintes d'adapter progressivement leur ERP et de mettre en place des canaux de communication automatisés avec les Autorités Fiscales et Douanières (AT).

L'administration fiscale portugaise définit trois types de fichiers SAF-T, dans la version portugaise SAF-T PT : les documents fiscaux, les documents comptables et les documents de transport.

Le SAF-T pour la comptabilité électronique

Le fichier SAF-T comptable recense toutes les informations nécessaires pour faciliter la déclaration d’ Information Commerciale Simplifiée, la Déclaration Annuelle de Données Fiscales et Comptables, par voie électronique. Cette déclaration peut être réalisée de manière mensuelle ou annuelle. Le fichier SAF-T comptable doit comprendre les champs de contrôle suivants : Liste des articles, des clients et des fournisseurs ; régimes de TVA ; mouvements comptables et tableau des comptes.

Au Portugal, la transmission électronique est obligatoire pour les sociétés privées ou publiques exerçant des activités commerciales, industrielles ou agricoles et dont le siège social ou la gestion administrative se trouve sur le territoire national. Le fichier SAF-T de comptabilité doit contenir les informations suivantes :

• En-tête
• Table des codes de compte (GeneralLedgerAccounts)
• Table des clients (Customer)
• Table des fournisseurs (Supplier)
• Table des impôts (TaxTable)
• Mouvements comptables (GeneralLedgerEntries)
• Réception des documents émis (Paiements), lorsqu'elle est prévue.

Il est nécessaire de crypter le fichier comptable SAF-T avant de l'envoyer et de l'archiver pendant la durée légale de 15 ans. Le cryptage du document avant sa transmission est nécessaire afin de préserver l'intégrité et la confidentialité des informations contenues dans ce fichier, y compris les données fiscales clés. Par ailleurs, l'archivage électronique du fichier SAF-T met en évidence la nécessité de conserver un registre documentaire sur le long terme, facilitant ainsi les processus d'audit et le respect de la réglementation. 

Déclaration de TVA électronique ou SAF-T de facturation

Les autorités portugaises exigent que les factures et les bons de livraison des entreprises soient générés de manière séquentielle. L'émission de ces deux types documents doit faire également l'objet d'un processus de cryptage dans lequel interviennent la signature électronique, la mention des données de la facture précédente et des contrôles liés au processus de génération des fichiers. La déclaration électronique de TVA au format SAFT-PT doit être déposée avant le 25 de chaque mois.

Documents de transport électroniques

Au Portugal, les assujettis à la TVA sont tenus de déclarer les documents de transport aux Autorités Fiscales et Douanières portugaises avant la circulation des marchandises.

EDICOM, solution SAF-T certifiée au Portugal

La solution de facturation électronique et de documents de transport EDICOM a été auditée et certifiée par l'Autorité Fiscale et Douanière du Portugal (AT) conformément aux exigences établies par la Portaria N.º 363/2010 e 340/2013, qui définit les critères de certification pour les logiciels de facturation.

Notre solution SAF-T intègre des services à valeur ajoutée qui en font une application complète pour l'émission de tout fichier SAF-T au Portugal, capable de réaliser les processus de génération, d'envoi et d'archivage de documents électroniques conformément aux exigences établies.

Comment fonctionne la solution SAF-T d'EDICOM :

Notre solution permet de simplifier, de centraliser et d'automatiser les communications électroniques avec les autorités portugaises.

• La solution s'intègre à l'ERP de l'entreprise et génère automatiquement le fichier structuré requis (UBL 2.1 ou SAFT-PT).
• Elle effectue ensuite un processus de validation interne permettant de garantir que le document a été correctement construit. Dans le cas du SAFT-PT, la signature électronique requise est apposée sur le fichier.
• Le document est envoyé à l'administration publique ou à l'autorité fiscale par le biais de protocoles de communication sécurisés.
• Les notifications envoyées par les destinataires peuvent être intégrées dans l'ERP afin de fluidifier et de faciliter la gestion des documents.
• Il est également possible d'archiver les documents sous forme électronique pendant la période définie grâce à une solution d'archivage électronique ayant recours à des services de confiance certifiés eIDAS qui assurent l'intégrité des documents à long terme. Dans le cas du SAF-T comptable, la durée légale d'archivage est de 15 ans.
• Comme pour les documents électroniques de transport, la solution EDICOM transmet de manière automatisée les données en temps réel auprès de l'administration fiscale via un WebService qui délivrera ensuite le code d'autorisation. La solution reçoit automatiquement le code et l'intègre dans le document de transport. Ce code permet la circulation des marchandises.