VeriFactu : un système d'émission de factures fiables en Espagne

Le décret royal 1007/2023 prévoit que les entreprises et les professionnels ont l'obligation d'utiliser des Systèmes de Facturation Informatisé (SIF) conformes aux processus de comptabilité, de facturation ou de gestion garantissant l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements de factures. Les systèmes VeriFactu peuvent également être utilisés dans le cadre de l'envoi de factures auprès de l'administration fiscale.

La Loi 11/2021 contre la fraude fiscale en Espagne

La Loi 11/2021 relative aux mesures de prévention et de lutte contre la fraude fiscale a pour vocation de prévenir la manipulation des données comptables permettant la double comptabilisation ou l'altération des enregistrements des transactions effectuées. Cette loi prévoit l'obligation pour les producteurs, les commerçants et les utilisateurs de recourir à des systèmes ou des programmes informatiques qui assurent les processus de comptabilité, de facturation ou de gestion, tout en garantissant l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements. Ces processus  doivent être réalisés sans intervention, omission ou altération qui ne seraient pas dûment signalées dans les systèmes eux-mêmes. Il s'agit d'interdire ce que l'on appelle les "logiciels à double usage".

L'objectif de cette loi est de promouvoir la digitalisation des PME, des micro-entreprises et des travailleurs indépendants en Espagne, tout en améliorant la conformité fiscale et en renforçant la lutte contre la fraude fiscale.

Décret royal 1007/2023 : « Règlement VeriFactu »

Le 6 décembre 2023, le décret royal 1007/2023 a été publié au Journal officiel de l'État (BOE). Il entérine l'adoption de normes relatives aux systèmes et logiciels de facturation utilisés par les entreprises et les indépendant, en prévoyant également la standardisation des formats dans le cadre de l'enregistrement des factures. Ce règlement découle de la modification de l'article 29.2.j) de la loi fiscale générale, introduite par la loi 11/2021 contre la fraude fiscale, dans le but de garantir l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des registres, en évitant l'utilisation de logiciels qui permettent de dissimuler des ventes.

Connu sous le nom de « règlement VeriFactu », le décret prévoit la mise en place d'un mode simplifié en permettant l'envoi de relevés de facturation auprès du portail de l'administration fiscale (AEAT) au moment de leur création. De plus, cette réglementation prévoit l'adoption de mesures de sécurité, telles que la signature électronique de factures et la mise en place d'un hash afin d'empêcher toute modification des enregistrements comptable, garantissant ainsi la transparence et la traçabilité des processus de facturation.

Qu'est-ce qu’un SIF et qu'est-ce qu’un système VeriFactu ?

Un SIF ou Système Informatique de Facturation agréé est un système qui répond aux exigences techniques définies dans le Décret Royal 1007/2023. Toutes les entreprises et les professionnels qui ne réalisent pas leur facturation de manière manuelle doivent désormais utiliser un SIF pour générer et émettre leurs factures. Un système VeriFactu est un système d'émission de factures “contrôlables”,  pouvant envoyer des documents de facturation à l'Agence nationale d'administration fiscale (AEAT).

Pour se conformer au "règlement VeriFactu", deux options sont envisageables :

• Mettre en œuvre un Système Informatique de Facturation (SIF) qui respecte les principes d'intégrité, de conservation, d'accessibilité, de lisibilité, de traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements de factures.
• Utiliser un système VeriFactu ou un système d'émission de factures “vérifiables” qui enverra automatiquement les enregistrements de facturation à l'AEAT.

Qui est concerné par le Règlement VeriFactu ?

Le "Règlement VeriFactu" s'applique à l'ensemble du territoire espagnol, en tenant compte des spécificités établies dans son règlement pour les îles Canaries, Ceuta et Melilla. Dans le cas des territoires foraux du Pays basque et de la Navarre, le règlement ne sera applicable qu'aux assujettis ayant leur domiciliation fiscale sur le territoire commun.Toutes les entreprises et professionnels qui émettent des factures sont concernés par le Règlement VeriFactu, à l'exception des entreprises d’ores et déjà tenues de déclarer le « Suministro Inmediato de Información (SII).

Le Règlement VeriFactu sera applicable aux contribuables suivants ayant recours aux Systèmes Informatiques de Facturation (SIF), même s'ils ne les utilisent que pour une partie de leur activité :

• Les assujettis à l'impôt sur les sociétés, à l'exception des entités exonérées. Pour les entités partiellement exonérées, l'obligation s'applique exclusivement aux opérations qui génèrent des revenus soumis à l'impôt, non exonérées.
• Les assujettis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques qui exercent des activités économiques.
• Les contribuables de l'IRNR qui perçoivent des revenus par l'intermédiaire d'un établissement permanent.
• Les entités soumises au régime d’allocation de rentes qui exercent des activités économiques, sans préjudice concernant l'attribution de leurs revenus à leurs membres.
• Les éditeurs et prestataires de système informatique de facturation, dans le cadre de leurs activités de commercialisation des systèmes informatiques à destination des contribuables.

Quand le Règlement VeriFactu entrera-t-il en vigueur ?

Le Décret Royal 1007/2023 est entré en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin Officiel de l'Etat, soit le 7 décembre 2023. Toutefois, compte tenu des développements techniques requis par les mesures qu'il prévoit, une série de délais a été établie afin que les différents acteurs puissent s'adapter aux exigences de la nouvelle réglementation :

• Les assujettis utilisant des systèmes informatiques de facturation (sociétés, entrepreneurs, professionnels, etc.) doivent adapter leurs systèmes informatiques selon les caractéristiques et les exigences établies dans le règlement et ses modalités d'application en vigueur avant le 1er juillet 2025.
• Les éditeurs et les distributeurs de Systèmes Informatiques de Facturation (SIF) doivent proposer des solutions adaptées dans un délai maximum de neuf mois à compter de l'entrée en vigueur de l'arrêté ministériel d'application du règlement.

Exigences relatives aux Systèmes Informatiques de Facturation (SIF)

Le "Règlement VeriFactu" stipule que les systèmes informatiques utilisés pour enregistrer et documenter les livraisons de biens et les prestations de services doivent garantir l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des registres de facturation. De plus, ils doivent être en mesure d'envoyer instantanément par voie électronique tous les documents de facturation à l'agence fiscale, de manière sécurisée, précise et fiable. Pour ce faire, les systèmes informatiques devront :

• Permettre la saisie des informations de facturation de quelque manière que ce soit. 
• Archiver et traiter les informations de facturation, soit dans le système informatique de facturation lui-même, soit au moyen d'un support physique externe, soit par transmission électronique à un autre système informatique, qu'il s'agisse ou non d'un système de facturation.
• Générer, de manière simultanée ou préalable à l'émission de la facture, un registre des données de la facture.
• Incorporer un hash dans les dossiers d'enregistrement et d'annulation, ce qui permet de les lier et d'en garantir la traçabilité.
• Signer les enregistrements de facturation avec le certificat électronique de fournisseur de SIF.
• Incorporer un QR code  lisible sur la facture afin de faciliter son identification, sa dématérialisation et de permettre au destinataire de transmettre de manière volontaire des informations de la  facture à l'AEAT.
• Permettre l'envoi continu et automatique de tous les documents de facturation à l'AEAT.
• Faciliter l'accès immédiat et/ou l'extraction des données vers l'AEAT.

Caractéristiques des registres de facturation

Les Systèmes Informatiques de Facturation devront générer automatiquement un dossier pour l’ensemble des factures enregistrées. Ce registre devra être créé de manière simultanée ou préalablement à l'émission de chaque facture, en détaillant les informations minimums de la facture. Chaque dossier de facturation devra comporter les éléments suivants :

• Numéro de TVA, nom, prénom et nom de l'assujetti responsable de l'émission de la facture.
• Le numéro de la facture, la série de factures le cas échéant, la date d'émission, la date à laquelle les opérations documentées ont été effectuées, la date l'acompte a été reçu le cas échéant.
• Le type de facture émise, en indiquant s'il s'agit d'une facture complète ou simplifiée et, le cas échéant, les détails supplémentaires nécessaires à l'identification correcte du type de facture émise.
• La description générale des transactions et le montant total de la facture.
• La mention du ou des régimes appliqués aux opérations documentées à des fins fiscales ou à d'autres opérations ayant des incidences fiscales
• Indiquer si le destinataire de la facture est l'assujetti à la TVA.
• Le montant imposable des opérations, la part de TVA à payer, le(s) taux de la taxe d'équivalence appliqué(s) et le montant de la taxe d'équivalence.
• Si l'opération n'est pas soumise à la TVA, le montant correspondant à l'opération et la raison de la non-imposition.
• La date, l'heure, la minute et la seconde de l'enregistrement de la facture.

Lorsqu'une facture est émise par erreur et qu'il est nécessaire d'annuler le registre de facturation correspondant, un registre de facturation d'annulation devra être généré, avec les informations nécessaires pour effectuer l'annulation. D'autre part, le règlement prévoit des mécanismes de sécurité pour garantir que les enregistrements de facturation ne sont pas altérés, tels que le hash et la signature électronique.

Registre des événements SIF

Les systèmes informatiques de facturation doivent disposer d'un journal des événements qui enregistre toutes les interactions avec le système informatique, les opérations effectuées ainsi que les événements survenus au cours de son utilisation. Cette fonctionnalité des systèmes informatiques doit :

• Assurer la traçabilité de tout téléchargement, dépôt ou sauvegarde d’informations.
• Garantir l'archivage des données d'origine, en enregistrant toute modification ou annulation par la création d'un nouveau registre.
• Conserver tous les registres de facturation générés par le système lui-même.
• Disposer d'un dossier enregistrant automatiquement toute interaction, opération effectuée, démarrage ou arrêt, entrée ou sortie de l'utilisateur, ainsi que les erreurs qui se sont produites.

Comment les factures VeriFactu sont-elles identifiées ?

Lorsqu'une entreprise ou un professionnel envoie l'ensemble de ses factures à l'AEAT, il est nécessaire de mentionner cette procédure au sein même des factures. Pour ce faire, les factures VeriFactu doivent répondre aux exigences suivantes :

• Incorporer un QR  code avec une série de données identifiant la facture.
• Inclure une mention indiquant qu'elles ont été générées par un système d'émission de factures vérifiable avec l'étiquette "VERI*FACTU".

EDICOM, solution VeriFactu pour les entreprises et les éditeurs de software

EDICOM, en tant que référence en matière de facturation électronique en Espagne, propose des solutions avancées adaptées au « Règlement VeriFactu ». Ces solutions sont destinées aux entreprises et aux éditeurs de logiciels désireux d'offrir à leurs clients une solution conforme à la réglementation et adaptable à tout scenario d'intégration. Forte d'une grande expérience dans les projets d'intégration de données, tels que le SII et le TicketBAI, EDICOM fournit des outils qui automatisent et simplifient les déclarations fiscales, permettant ainsi aux utilisateurs de se conformer à la nouvelle obligation de déclaration des registres de facturation à l'administration fiscale (AEAT).

Notre plateforme technologique se déploie sous différentes modalités adaptées aux particularités des différentes catégories de client :

• VeriFactu web : solution permettant l'enregistrement manuel des factures auprès de l'AEAT, offrant une alternative aux clients qui ne nécessitent pas d'automatiser complètement leurs flux.
• VeriFactu intégrée : solution d'intégration avancée qui automatise l'enregistrement de toutes les factures depuis l'ERP du client vers l'AEAT.

Les deux solutions garantissent une traçabilité et une sécurité maximales grâce à la liaison des enregistrements via la signature électronique, ainsi qu'à l'incorporation d'un QR code qui facilite la validation et la consultation de chaque facture. Ces fonctionnalités permettent aux éditeurs de logiciels d'intégrer des services à forte valeur ajoutée au sein de leurs systèmes de facturation, garantissant ainsi leur capacité à offrir une mise en conformité totale pour le compte de leurs partenaires.