Pologne : Obligation de facturation électronique B2B à partir de 2026

La facturation électronique en Pologne

Le gouvernement polonais a publié en 2021 un projet de loi sur la massification de la facturation électronique dans le pays. Toutes les factures émises devront être déclarées préalablement par le biais d'une plateforme centrale appelée Système national de facturation électronique - KSeF. Tous les assujettis à la TVA ayant un siège ou un établissement fixe en Pologne devront émettre des factures électroniques. Pour encourager l'utilisation de cette nouvelle plateforme, le gouvernement a annoncé et mis en place un dispositif d’incitation fiscale. En effet, une réduction du délai de remboursement de la TVA (40 jours au lieu de 60) sera appliquée pour les entreprises volontaires. De plus, les contribuables utilisant la nouvelle plateforme pourront également être dispensés de l’obligation de déclaration du fichier JPK_FA. Toutefois, les entreprises qui le souhaitent peuvent d’ores et déjà utiliser la plateforme nationale KSeF, disponible depuis le 1er janvier 2022.

La mise en œuvre se fera par étapes :

• Le 1er février 2026, pour les grands contribuables (plus de 200 millions de PLN par an),
• Le 1er avril 2026, pour le reste des contribuables.

Avec la mise en place de la facturation électronique, le gouvernement souhaite contribuer à la l’optimisation du système fiscal nationale pouvoir ainsi bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation, à l'instar de ce que font déjà d'autres pays de l'Union européenne, comme l'Italie, où la facturation électronique B2B est obligatoire depuis 2019.

Le système national de facturation électronique - KSeF

Le KSeF est la plateforme centrale du gouvernement permettant l'envoi et la réception de factures électroniques. Les entreprises doivent transmettre toutes leurs factures électroniques au KSeF, qui leur attribuera un identifiant unique appelé KSeF ID. 

Les factures peuvent être consultées et téléchargées dans leur format original ou bien en format PDF à partir du portail. Le KSeF fera également office de référentiel, archivant les documents fiscaux électroniques pendant 10 ans.

De plus, la plateforme émettra une série d'accusés de réception afin de communiquer aux utilisateurs le numéro attribué au moyen d'un horodatage, le rejet de la facture ou l'impossibilité d'émettre des factures en raison de l'indisponibilité du KSeF.

Une facture structurée correspond à une facture électronique XML traitée par le biais du KSeF. Pour le moment, les factures structurées coexistent avec les factures papier et les autres factures électroniques déjà utilisées sur le marché.

Les nouveautés autour du le système national de facturation électronique (le KSeF)

Le ministère polonais des finances a annoncé de nouvelles modifications dans le cadre de la loi relative au KSeF. Dans le même temps, les spécifications techniques ont été actualisées. En plus de confirmer les nouvelles dates d'entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique, cette mise au point aborde également d'autres points soulevés lors de la consultation publique :

• Permettre à tous les assujettis d'utiliser volontairement le mode hors ligne jusqu'à la fin de l'année 2026.
• Permettre aux factures à destination des particuliers (B2C) d'être émises via le KSeF (optionnel).
• Permettre l'envoi de pièces jointes au sein des factures déclarées au KSeF, quel que soit le secteur d'activité de l'entreprise.
• Permettre aux assujettis émettant des factures de faible valeur (jusqu'à 450 PLN bruts par facture ou 10 000 PLN par mois) de continuer à les émettre sous leur forme actuelle jusqu'au 30 septembre 2026.
• Report au 31 juillet 2026 de l'obligation (et des sanctions) de fournir un numéro KSeF lors du paiement des factures électroniques, y compris pour les paiements en plusieurs fois.

Le règlement relatif à l'utilisation du système national de facturation électronique du 27 décembre 2021 sera abrogé et remplacé par un nouveau règlement. Le règlement mis à jour portera notamment sur le traitement des QR codes, l'accès aux factures en deux étapes et les processus de certification interne.

L'obligation de communiquer le numéro KSeF pour les paiements de factures structurées, s'appliquera quant à elle aux paiements effectués à compter du 1er août 2026.

Vous souhaitez en savoir davantage concernant la facturation électronique B2B en Pologne ? Téléchargez notre documentation de FAQ réalisée en coopération avec Deloitte.

Avantages de la facturation électronique B2B en Pologne

Les entreprises qui décident d’utiliser la facturation électronique de manière volontaire pourront bénéficier de certaines mesures spécifiques :

• Réduction du délai de la déclaration de TVA de 60 à 40 jours
• Exemption de déclaration du fichier JPK_FA.

À travers cette réforme et la généralisation de la facture électronique interentreprises, le gouvernement polonais espère bénéficier de nombreux avantages : 

• Fluidification des relations commerciales interentreprises grâce à la mise à disposition coordonnée de documents. 
• Sécurité accrue des transactions commerciales grâce à la normalisation du format des factures. 
• Réduction des erreurs humaines grâce à l'automatisation des processus comptables. 
• Optimisation du contrôle fiscal. 
• Augmentation des recettes fiscales. 

Service d’eVAT compliance EDICOM en Pologne

EDICOM offre une solution complète pour les entreprises présentes en Pologne. La plateforme de facturation électronique et de mise en conformité des processus de déclaration électronique de TVA d'EDICOM automatise tous les processus de facturation et de déclaration de documents fiscaux, aussi bien pour des flux B2G que B2B.  En l’intégrant à votre ERP, ce service EDICOM vous permettra de convertir, d'envoyer et de recevoir aussi bien des factures électroniques B2B à destination du KSeF, que des factures électroniques destinées aux administrations publiques polonaises via la plateforme centrale PeF, conformément aux exigences légales et techniques fixées par le ministère des finances. 

En outre, la solution est également en mesure d'automatiser l'émission de fichiers SAF-T pour la déclaration d’informations comptables. Cette solution complète vous permettra, entre autres, de réduire les délais de déclaration de TVA, de diminuer vos coûts de gestion et vous offre des garanties maximales de sécurité et de confidentialité.