Pologne : Obligation de facturation électronique B2B à partir de 2026

Le ministre Andrzej Domański a confirmé un nouveau calendrier pour la mise en œuvre de la facturation électronique B2B en Pologne via la plateforme nationale KSeF. La mise en œuvre se fera par étapes :

• Le 1er février 2026, pour les grands contribuables (plus de 200 millions de PLN par an),
• Le 1er avril 2026, pour le reste des contribuables.

Le projet était initialement prévu pour le 1er juillet 2024, mais il a été reporté. Andrzej Domański, ministre des Finances, a déclaré que des erreurs avaient été diagnostiquées sur la plateforme KSeF et qu'un audit informatique externe serait réalisé.

Toutefois, les entreprises qui le souhaitent peuvent d’ores et déjà utiliser la plateforme nationale KSeF, disponible depuis le 1er janvier 2022.

Avec la mise en place de la facturation électronique, le gouvernement souhaite contribuer à la l’optimisation du système fiscal nationale pouvoir ainsi bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation, à l'instar de ce que font déjà d'autres pays de l'Union européenne, comme l'Italie, où la facturation électronique B2B est obligatoire depuis 2019.

Le système national de facturation électronique - KSeF

Le KSeF est la plateforme centrale du gouvernement pour l'envoi et la réception de factures électroniques. Les entreprises devront envoyer toutes leurs factures électroniques au KSeF, la plateforme se chargera par la suite d’y appliquer des mécanismes d’horodatage électronique (timestamping). La facture structurée devra être générée au format XML et être déclarée auprès de la plateforme KSeF. Pour le moment, les factures structurées coexistent avec les factures papier ainsi qu’avec le reste des factures électroniques déjà en service sur le marché.

Également, la plateforme émettra une série d'accusés de traitement notifiant aux utilisateurs divers types d’informations : le numéro attribué par le biais de l'horodatage électronique, le rejet de la facture ou l'impossibilité d'émettre des factures en raison de l'indisponibilité de la plateforme KSeF. 

Les factures pourront être consultées et téléchargées dans leur format original ou en pdf sur le portail, qui servira également de solution d’archivage des factures, en les conservant pour une durée de 10 ans. 

Calendrier de mise en œuvre du KSeF

• Octobre 2021 : Début de la période d'essai. Les prestataires de services peuvent participer aux tests du système KSeF.
• Janvier 2022 : Phase de volontariat. Les entreprises peuvent commencer à émettre des factures structurées au système KSeF et bénéficier d’avantages fiscaux.
• Le 1er février 2026, pour les grands contribuables (plus de 200 millions de PLN par an)
• Le 1er avril 2026, pour le reste des contribuables

Vous souhaitez en savoir davantage concernant la facturation électronique B2B en Pologne ? Téléchargez notre documentation de FAQ réalisée en coopération avec Deloitte.

Service d’eVAT compliance EDICOM en Pologne

EDICOM offre une solution complète pour les entreprises présentes en Pologne. La plateforme de facturation électronique et de mise en conformité des processus de déclaration électronique de TVA d'EDICOM automatise tous les processus de facturation et de déclaration de documents fiscaux, aussi bien pour des flux B2G que B2B.  En l’intégrant à votre ERP, ce service EDICOM vous permettra de convertir, d'envoyer et de recevoir aussi bien des factures électroniques B2B à destination du KSeF, que des factures électroniques destinées aux administrations publiques polonaises via la plateforme centrale PeF, conformément aux exigences légales et techniques fixées par le ministère des finances. 

En outre, la solution est également en mesure d'automatiser l'émission de fichiers SAF-T pour la déclaration d’informations comptables. Cette solution complète vous permettra, entre autres, de réduire les délais de déclaration de TVA, de diminuer vos coûts de gestion et vous offre des garanties maximales de sécurité et de confidentialité.

Avantages de la facturation électronique B2B en Pologne

Les entreprises qui décident d’utiliser la facturation électronique de manière volontaire pourront bénéficier de certaines mesures spécifiques :

• Réduction du délai de la déclaration de TVA de 60 à 40 jours
• Exemption de déclaration du fichier JPK_FA.

À travers cette réforme et la généralisation de la facture électronique interentreprises, le gouvernement polonais espère bénéficier de nombreux avantages : 

• Fluidification des relations commerciales interentreprises grâce à la mise à disposition coordonnée de documents. 
• Sécurité accrue des transactions commerciales grâce à la normalisation du format des factures. 
• Réduction des erreurs humaines grâce à l'automatisation des processus comptables. 
• Optimisation du contrôle fiscal. 
• Augmentation des recettes fiscales.