La facture électronique B2B devient obligatoire en Pologne

La Pologne franchit une étape supplémentaire dans son projet d'introduction de la facturation électronique auprès des entreprises privées. Les caractéristiques du nouveau système de facturation électronique sont exposées dans le projet de loi publié en février par le ministère. Toutefois, les entreprises qui le souhaitent peuvent d’ores et déjà utiliser la plateforme nationale KSeF, disponible depuis le 1er janvier 2022.

Avec la mise en place de la facturation électronique, le gouvernement souhaite contribuer à la l’optimisation du système fiscal nationale pouvoir ainsi bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation, à l'instar de ce que font déjà d'autres pays de l'Union européenne, comme l'Italie, où la facturation électronique B2B est obligatoire depuis 2019.

Toutes les factures émises devront être déclarées préalablement par le biais d'une plateforme centrale appelée Système national de facturation électronique - KSeF. Pour encourager l'utilisation de cette nouvelle plateforme, le gouvernement a annoncé et mis en place un dispositif d’incitation fiscale. En effet, une réduction du délai de remboursement de la TVA (40 jours au lieu de 60) sera appliquée pour les entreprises volontaires. De plus, les contribuables utilisant la nouvelle plateforme pourront également être dispensés de l’obligation de déclaration du fichier JPK_FA.

Le système national de facturation électronique - KSeF

Le KSeF est la plateforme centrale du gouvernement pour l'envoi et la réception de factures électroniques. Les entreprises devront envoyer toutes leurs factures électroniques au KSeF, la plateforme se chargera par la suite d’y appliquer des mécanismes d’horodatage électronique (timestamping). 

Également, la plateforme émettra une série d'accusés de traitement notifiant aux utilisateurs divers types d’informations : le numéro attribué par le biais de l'horodatage électronique, le rejet de la facture ou l'impossibilité d'émettre des factures en raison de l'indisponibilité de la plateforme KSeF. 

Les factures pourront être consultées et téléchargées dans leur format original ou en pdf sur le portail, qui servira également de solution d’archivage des factures, en les conservant pour une durée de 10 ans. 

Calendrier de mise en œuvre du KSeF

• Octobre 2021 : Début de la période d'essai. Les prestataires de services peuvent participer aux tests du système KSeF.
• Janvier 2022 : Phase de volontariat. Les entreprises peuvent commencer à émettre des factures structurées au système KSeF et bénéficier d’avantages fiscaux.
• Juillet 2024 : Utilisation obligatoire de la facture électronique B2B au format structurée (XML).

Qui est concerné par la mesure ?

Toutes les sociétés établies en Pologne.

Facture structurée 

La facture structurée devra être générée au format XML et être déclarée auprès de la plateforme KSeF. Pour le moment, les factures structurées coexistent avec les factures papier ainsi qu’avec le reste des factures électroniques déjà en service sur le marché.

Avantages de la facturation électronique B2B en Pologne

Les entreprises qui décident d’utiliser la facturation électronique de manière volontaire pourront bénéficier de certaines mesures spécifiques :

• Réduction du délai de la déclaration de TVA de 60 à 40 jours
• Exemption de déclaration du fichier JPK_FA.

À travers cette réforme et la généralisation de la facture électronique interentreprises, le gouvernement polonais espère bénéficier de nombreux avantages : 

• Fluidification des relations commerciales interentreprises grâce à la mise à disposition coordonnée de documents. 
• Sécurité accrue des transactions commerciales grâce à la normalisation du format des factures. 
• Réduction des erreurs humaines grâce à l'automatisation des processus comptables. 
• Optimisation du contrôle fiscal. 
• Augmentation des recettes fiscales. 

Service d’eVAT compliance EDICOM en Pologne

EDICOM offre une solution complète pour les entreprises présentes en Pologne. La plateforme de facturation électronique et de mise en conformité des processus de déclaration électronique de TVA d'EDICOM automatise tous les processus de facturation et de déclaration de documents fiscaux, aussi bien pour des flux B2G que B2B.  En l’intégrant à votre ERP, ce service EDICOM vous permettra de convertir, d'envoyer et de recevoir aussi bien des factures électroniques B2B à destination du KSeF, que des factures électroniques destinées aux administrations publiques polonaises via la plateforme centrale PeF, conformément aux exigences légales et techniques fixées par le ministère des finances. 

En outre, la solution est également en mesure d'automatiser l'émission de fichiers SAF-T pour la déclaration d’informations comptables. 

Cette solution complète vous permettra, entre autres, de réduire les délais de déclaration de TVA, de diminuer vos coûts de gestion et vous offre des garanties maximales de sécurité et de confidentialité.