Pologne : Obligation de facturation électronique B2B à partir de 2026
Le Ministère Polonais des Finances a confirmé que la facturation électronique deviendra obligatoire à partir du 1er février 2026 pour les grands contribuables (plus de 200 millions de PLN par an). La seconde phase débutera le 1er avril 2026 et concernera l'ensemble des contribuables.
Le gouvernement polonais procède à la mise à jour du système national de facturation électronique. Il a confirmé que la nouvelle version de la structure FA(3) du KSeF sera disponible pour consultation publique à l'automne 2024.
La facturation électronique en Pologne
Le gouvernement polonais a publié en 2021 un projet de loi sur la massification de la facturation électronique dans le pays. Toutes les factures émises devront être déclarées préalablement par le biais d'une plateforme centrale appelée Système national de facturation électronique - KSeF. Tous les assujettis à la TVA ayant un siège ou un établissement fixe en Pologne devront émettre des factures électroniques. Pour encourager l'utilisation de cette nouvelle plateforme, le gouvernement a annoncé et mis en place un dispositif d’incitation fiscale. En effet, une réduction du délai de remboursement de la TVA (40 jours au lieu de 60) sera appliquée pour les entreprises volontaires. De plus, les contribuables utilisant la nouvelle plateforme pourront également être dispensés de l’obligation de déclaration du fichier JPK_FA. Toutefois, les entreprises qui le souhaitent peuvent d’ores et déjà utiliser la plateforme nationale KSeF, disponible depuis le 1er janvier 2022.
La mise en œuvre se fera par étapes :
- Le 1er février 2026, pour les grands contribuables (plus de 200 millions de PLN par an),
- Le 1er avril 2026, pour le reste des contribuables.
Avec la mise en place de la facturation électronique, le gouvernement souhaite contribuer à la l’optimisation du système fiscal nationale pouvoir ainsi bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation, à l'instar de ce que font déjà d'autres pays de l'Union européenne, comme l'Italie, où la facturation électronique B2B est obligatoire depuis 2019.
Le système national de facturation électronique - KSeF
Le KSeF est la plateforme centrale du gouvernement permettant l'envoi et la réception de factures électroniques. Les entreprises doivent transmettre toutes leurs factures électroniques au KSeF, qui leur attribuera un identifiant unique appelé KSeF ID.
Les factures peuvent être consultées et téléchargées dans leur format original ou bien en format PDF à partir du portail. Le KSeF fera également office de référentiel, archivant les documents fiscaux électroniques pendant 10 ans.
De plus, la plateforme émettra une série d'accusés de réception afin de communiquer aux utilisateurs le numéro attribué au moyen d'un horodatage, le rejet de la facture ou l'impossibilité d'émettre des factures en raison de l'indisponibilité du KSeF.
Une facture structurée correspond à une facture électronique XML traitée par le biais du KSeF. Pour le moment, les factures structurées coexistent avec les factures papier et les autres factures électroniques déjà utilisées sur le marché.
Nouveautés concernant le Système National de Facturation Électronique (KSeF)
Le gouvernement polonais procède à la mise à jour du système national de facturation électronique. Il a confirmé que la nouvelle version de la structure FA(3) du KSeF sera disponible pour consultation publique à l'automne 2024. Le Ministère prévoit également une harmonisation des environnements de test et de production, ainsi que la mise en place des pièces jointes aux factures.
Selon le Ministère des Finances, les changements apportés au système sont les suivants : la mention de la date limite de paiement, l'introduction d'un nouveau rôle dans l'Entité3 - employé (une solution importante pour l'identification des dépenses des employés), l'augmentation du nombre de caractères dans le champ P_7 (nom des biens ou des services) ou encore des solutions dédiées aux unités de gouvernement local et aux groupes de TVA.
La réglementation relative à l'utilisation du système national de facturation électronique du 27 décembre 2021 sera abrogée et remplacée par un nouveau règlement. Le nouveau règlement intégrera des règles relatives aux QR codes, à l'authentification à deux facteurs pour les factures et aux certificats internes.
Quant à l'obligation de fournir le numéro KSeF lors des paiements de factures structurées, celle-ci s'appliquera aux paiements effectués à partir du 1er août 2026.
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Avantages de la facturation électronique B2B en Pologne
Les entreprises qui décident d’utiliser la facturation électronique de manière volontaire pourront bénéficier de certaines mesures spécifiques :
- Réduction du délai de la déclaration de TVA de 60 à 40 jours
- Exemption de déclaration du fichier JPK_FA.
À travers cette réforme et la généralisation de la facture électronique interentreprises, le gouvernement polonais espère bénéficier de nombreux avantages :
- Fluidification des relations commerciales interentreprises grâce à la mise à disposition coordonnée de documents.
- Sécurité accrue des transactions commerciales grâce à la normalisation du format des factures.
- Réduction des erreurs humaines grâce à l'automatisation des processus comptables.
- Optimisation du contrôle fiscal.
- Augmentation des recettes fiscales.
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