Facturation électronique au Panama : tout savoir sur sa mise en œuvre, sa réglementation et ses exigences

La facturation électronique au Panama est déjà une obligation pour la plupart des contribuables. La Direction générale des recettes (DGI) continue d'étendre son obligation à de nouveaux secteurs, renforçant ainsi la couverture du système. Le système de facturation électronique du Panama (SFEP) s'est imposé comme un outil essentiel pour moderniser la gestion fiscale et renforcer le contrôle fiscal dans l'ensemble du pays.

Réglementation actuelle et dates clés pour l'émission de factures électroniques au Panama

La Direction générale des recettes (DGI) a établi un cadre réglementaire clair pour réglementer l'utilisation de la facturation électronique par l'intermédiaire du Système de facturation électronique du Panama (SFEP). La loi 256 de 2021 et le décret exécutif 766 de 2020 posent les bases de sa mise en œuvre dans le pays et déterminent que les contribuables peuvent s'acquitter de leurs obligations fiscales au moyen de documents électroniques validés par un fournisseur agréé qualifié (PAC).

Depuis 2023, tous les nouveaux registres uniques des contribuables (RUC) seront tenus d'émettre des factures électroniques. En octobre de la même année, l'obligation a été étendue aux fournisseurs publics. Plus tard, en 2024, les professionnels indépendants et les prestataires de services, tels que les avocats, les comptables ou les architectes, ont été ajoutés. En outre, à partir de janvier 2026, ceux qui émettent plus de 100 factures par mois ou qui génèrent un revenu annuel supérieur à 36 000 B/. devront obligatoirement recourir aux services d'un PAC, ce qui limite l'utilisation du facturier gratuit mis à disposition par la DGI.

Comment fonctionne la facture électronique au Panama selon le modèle de la DGI ?

La facture électronique au Panama est un document fiscal électronique ayant la même validité juridique qu'une facture papier. Pour avoir valeur de preuve et être accepté par la Direction générale des recettes (DGI), elle doit répondre à une série d'exigences techniques et réglementaires établies par l'entité. Le processus d'émission fonctionne selon un système de prévalidation, ce qui signifie que la facture doit être autorisée avant d'être délivrée au client. Voici le processus général :

• Génération du document au format XML à partir d'un système autorisé.
• Signature électronique qualifiée de l'émetteur, à l'aide d'un certificat électronique approuvé par la Direction nationale de la signature électronique.
• Envoi au fournisseur agréé qualifié (PAC), qui vérifie que la facture répond aux exigences de la norme technique.
• Autorisation d'utilisation par le PAC.
• Attribution du Code Unique de Facturation Électronique (CUFE), qui permet sa vérification auprès de la DGI.
• Génération du justificatif auxiliaire de la facture électronique (CAFÉ), une représentation graphique qui peut être imprimée et remise au client.

En cas d'erreurs ou d'ajustements ultérieurs, le système permet d'émettre des notes de crédit ou de débit électroniques. En outre, si des problèmes techniques empêchent une validation immédiate, la facture peut être émise en mode contingent et envoyée au PAC une fois le problème résolu afin d'achever sa validation.

Système de facturation électronique du Panama (SFEP) : qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser ?

Le SFEP est la plateforme officielle gérée par la Direction générale des recettes (DGI) qui réglemente et coordonne l'utilisation de la facturation électronique au Panama. Il permet aux contribuables d'émettre, de valider et d'enregistrer leurs documents fiscaux électroniques conformément à la réglementation en vigueur. Deux modalités sont possibles pour l'émission de factures électroniques dans le cadre du SFEP :

• Facturier gratuit : outil fourni par la DGI, destiné aux petits contribuables dont les revenus annuels sont inférieurs à 1 000 000 B/. 
• Fournisseur agréé qualifié (PAC) : modalité destinée aux entreprises qui ont besoin d'intégrations comptables ou qui dépassent le volume autorisé par le facturier gratuit. Le PAC agit en tant qu'intermédiaire, validant et autorisant chaque document fiscal électronique émis.

Le SFEP permet d'inclure jusqu'à 1 000 éléments par facture et comprend une fiche technique qui établit les formats et les spécifications obligatoires pour la génération et la validation des documents électroniques.

Qui doit émettre des factures électroniques au Panama ?

Les groupes de contribuables suivants sont actuellement obligés d'utiliser le système de facturation électronique du Panama (SFEP) :

• Nouveau RUC : à partir du 1er janvier 2022.
• Les fournisseurs de l'État, y compris l'Autorité du canal de Panama (ACP).
• Les grands contribuables et les entreprises vérifiés par la DGI.
• Les professionnels libéraux et les prestataires de services (tels que les avocats, les comptables ou les architectes).
• Entreprises situées dans des zones spéciales : Zone libre de Colon, Ville du Savoir, Panama Pacifico, entre autres.
• Institutions financières et compagnies d'assurance.
• Les personnes morales dont le revenu est supérieur à 36 000 B/. ou qui émettent plus de 100 factures par mois (obligation d'utiliser le PAC à partir de janvier 2026).

Prérequis pour émettre des factures électroniques au Panama

Afin de mettre en œuvre correctement la facture électronique au Panama, le contribuable doit se conformer aux exigences suivantes :

• Être enregistré auprès de la DGI avec un RUC mis à jour.
• Disposer d'un certificat de signature électronique qualifié, délivré par un prestataire certifié par la Direction nationale de la signature électronique du Registre public.
• S'inscrire au SFEP en tant qu'utilisateur agréé.
• Émettre des documents selon la fiche technique en vigueur, en respectant la structure XML, les champs obligatoires, les validations et les formats établis.
• Recourir aux services d'un PAC, le cas échéant, en raison du volume de facturation ou du besoin d'intégration.
• Informer la DGI du remplacement des équipements fiscaux, le cas échéant.

Tous les documents doivent faire l'objet d'une autorisation d'utilisation avant d'être distribués au destinataire. Sans cette validation, ils ne sont pas valables à des fins fiscales.

Changements récents dans la réglementation du Panama en matière de facturation électronique

Parmi les résolutions et les changements les plus récents, on peut citer les suivants :

• Résolution n° 201-6299 (2025) : établit qu'à partir du 1er janvier 2026, tous les contribuables dépassant un certain volume de revenus ou de documents devront émettre leurs factures électroniques exclusivement par l'intermédiaire d'un PAC.
• Résolution n° 201-0384 (2024) : oblige les partis politiques, les candidats et les fournisseurs de l'État à enregistrer leurs revenus et leurs dépenses exclusivement par l'intermédiaire du SFEP.
• Mises à jour opérationnelles du système SFEP (2024) : maintenances techniques programmées pouvant affecter temporairement la consultation des documents via QR ou CUFE.

EDICOM, PAC autorisé par la DGI à émettre des factures électroniques au Panama

EDICOM a été autorisé par la DGI en tant que fournisseur agréé qualifié (PAC) par la résolution n° 201-7569 du 14 novembre 2022. Cela nous permet d'offrir une solution complète pour l'émission, la validation et la conservation des reçus fiscaux électroniques au Panama.

La plateforme EDICOM, fonctionnant sous un modèle SaaS, garantit :

• Émission et réception automatisées de factures électroniques intégrées à votre ERP.
• Signature électronique qualifiée et validation de chaque document conformément à la fiche technique.
• Gestion des imprévus et notes de correction.
• Respect des exigences techniques et juridiques de la SFEP.
• Archivage légal des documents avec garantie d'intégrité et de traçabilité.
• Connectivité avec la DGI et assistance multilingue 24h/24 7j/7.

Comment se conformer à la facturation électronique au Panama ?

EDICOM est une référence internationale en matière de solutions de facturation électronique et de conformité fiscale, et a été autorisée en tant que fournisseur agréé qualifié (PAC) par la Direction générale des recettes (DGI) du Panama. Notre plateforme globale permet aux entreprises d'automatiser l'émission, la validation et l'envoi de documents électroniques conformément à toutes les exigences techniques et juridiques établies par le système de facturation électronique du Panama (SFEP).

Grâce à sa technologie avancée, la plateforme EDICOM facilite l'intégration directe avec les systèmes ERP, optimisant les processus administratifs grâce à l'automatisation du flux de travail, réduisant les erreurs manuelles et garantissant la validité légale de chaque justificatif émis. En outre, elle offre un service d'archivage électronique sécurisé, qui garantit la conservation et la récupération des documents pendant la période requise par la réglementation panaméenne.

En tant que spécialiste international de la facturation électronique, EDICOM propose une solution évolutive, adaptable à des environnements complexes et compatible avec les réglementations fiscales de plusieurs pays. Cela permet aux entreprises d'opérer de manière sûre et efficace, tant au Panama que sur d'autres marchés, en garantissant la traçabilité et la conformité de toutes leurs opérations fiscales.