La facturation électronique au Chili

La facturation électronique au Chili fait désormais pleinement partie des pratiques commerciales des entreprises chiliennes. Depuis le 1er février 2018, conformément à la loi Nº 20.727, toutes les entreprises du pays sont tenues d'émettre leurs factures (et autres documents fiscaux de référence) par voie électronique. Les documents fiscaux émis sur papier ne disposent d’aucune valeur légale. L’administration fiscale locale, le Service des Impôts Internes (SII) est l'entité qui encadre les procédures de facturation électronique au Chili. 

Évolution de la facturation électronique au Chili

Le Chili a entamé son processus d’adoption de la facturation électronique en 2003, lorsque le SII a lancé son projet de déploiement massif du système, pour les entreprises volontaires.

En 2014, la loi n° 20.727 a débouché sur l'utilisation obligatoire de la facture électronique au Chili. L’application de cette loi s’est faite progressivement à compter du 31 janvier 2014. Durant cette période, les documents physiques ou papier ont été remplacés par différents documents fiscaux électroniques (DTE) dont l’usage est légalement encadré : factures, notes de crédit, notes de débit, avis d'expédition, factures d'achat et factures exonérées. 

Acteurs et fonctionnement de la facturation électronique au Chili

La facturation électronique au Chili est obligatoire pour 100% des entreprises. Le statut de factureur électronique (facturador electrónico) permet à un assujetti d'émettre et de recevoir des documents fiscaux électroniques (DTE). 

Le SII permet aux entreprises de dématérialiser fiscalement toutes leurs factures et met à la disposition des contribuables différents systèmes de facturation électronique.

Les entreprises déclarent leurs DTE au SII en temps réel via le système de facturation choisi. À l’issue de la validation des factures, l'organisme fiscal les renvoie à l'émetteur, qui à son tour, les envoie par e-mail au destinataire final, au format XML_DTE.

Le destinataire de la facture électronique dispose de huit jours pour accepter la facture ou pour la contester. Si aucun accusé de réception n'a été généré à l'issue de ce délai, le SII considère qu'elles sont formellement acceptées.

Les différents systèmes de facturation au Chili

Le SII met à la disposition des contribuables différents systèmes de facturation électronique en fonction du volume de factures traitées.

1. Le Système de Facturation Gratuit du SII a pour objectif de mettre à la disposition des contribuables un système leur permettant de traiter des factures électroniques et de respecter les dispositions légales en vigueur. Cet outil n'est pas intégré aux outils informatiques de l’assujetti, il fonctionne à travers la plateforme SII et se limite aux documents mis à disposition par le SII : factures, notes de crédit et de débit, notes d'envoi et factures d'achat. Cette option est adaptée aux entreprises disposant d’un faible volume de factures et de Documents Fiscaux Electroniques (DTE). Les documents sont émis un par un. 
2. Système de facturation propre ou fourni par un prestataire. Les contribuables peuvent développer leur propre logiciel ou s’en procurer un auprès d’acteurs spécialisés. Ce système est adapté aux entreprises traitant un volume élevé de DTE. Il peut émettre des factures, des notes de crédit et de débit, des notes d'envoi, des factures d'achat, des factures d'exportation, des notes de crédit et de débit d'exportation, des preuves de règlement des factures, des factures imposables, entre autres. Cet outil peut être intégré à d'autres systèmes informatiques utilisés par l'entreprise (ERP, gestion comptable, entre autres).

Types de Documents Fiscaux Électroniques (DTE)

Il existe différents types de documents fiscaux électroniques (DTE) destinés à retranscrire fiscalement chaque transaction commerciale, tant pour l'expéditeur que pour le destinataire. 

Les DTE encadrés légalement sont : les factures, les factures non affectées ou exonérées, les factures d'achat, les preuves de paiement, les notes de débit, les notes de crédit, les avis d'expédition, les factures d'exportation, les notes de crédit d'exportation et les notes de débit d'exportation.

• Facture électronique. Document fiscal généré électroniquement qui remplace le document papier généré jusqu’à présent. Ce document dispose de la même valeur juridique que le document papier, sont envoi doit être préalablement autorisée par le SII. La facture détaille les produits ou services vendus, le mode de paiement et le prix unitaire.
• Facture pour les ventes et les services non soumis à la TVA ou exonérés de celle-ci. Ce document est généré pour les opérations exonérées de taxes, principalement la TVA.
• Facture d'achat électronique : il s'agit du support légal d'un achat, et elle est émise dans les situations suivantes :
  • Lorsque l'émetteur électronique est un agent de retenue autorisé pour le changement de sujet de la TVA et qu'il effectue des opérations pour lesquelles il est obligé de retenir une partie ou la totalité de la TVA.
  • Lorsque l'émetteur électronique effectue des opérations imposables avec des vendeurs ou des prestataires de services, comme indiqué dans la résolution d'exemption n° 1496 de 1976, qui n'ont pas de documentation fiscale.
• Avis d’expédition électronique. Documents fiscaux qui doivent être émis lorsqu'une facture n'est pas délivrée au moment de la livraison de biens ou de marchandises. Les avis d’expédition contrôlent et justifient la livraison des marchandises par le vendeur et leur réception par le destinataire. Les avis d’expédition électroniques doivent être numérotées et horodatés par le SII chilien. La facture qui est ensuite émise doit indiquer le numéro d’avis d’expédition, comme l'impose la loi.
• Preuve de paiement des factures. Document fiscal dans lequel est mentionné le règlement d’une des ventes, émanant d'un contrat de consignation, et la facturation de la commission convenue entre l'expéditeur et le consignataire, conformément aux instructions de la circulaire n° 126 de 1977.
• Note de crédit électronique. Document permettant d'annuler ou de corriger une facture déjà émise.
• Note de débit électronique. Document à émettre par les vendeurs et les prestataires de services lorsqu'il y a des changements dans le montant de la facture originale. 
• Facture électronique d'exportation. La nature de ce document diffère de celle de la facture électronique, sur le sujet de la TVA et des régimes de validation électronique. Elle permet d'inclure des données qui ne sont pas applicables à la facture électronique, telles que l'inscription de montants en devises étrangères, l'identification du moyen de transport et de la compagnie de transport, le port d'embarquement et de débarquement, le mode de vente, entre autres.
• Note de crédit électronique pour l'exportation. Document généré pour annuler ou modifier les factures d'exportation.
• Note de débit d'exportation électronique. Document généré lorsque des modifications sont apportées au montant de la facture d'exportation originale.

Tous les documents fiscaux électroniques émis doivent contenir une signature électronique, qui authentifie leur origine et garantit leur intégrité.

Contestation ou acceptation des factures 

Il existe plusieurs motifs de rejet d'une facture : un montant litigieux, des condition de livraison litigieuses, des marchandises arrivées en mauvais état, etc.

Les factures électroniques au Chili peuvent être contestées par le destinataire dans un délai maximum de 7 jours à compter de leur réception au SII. À l’issue des 7 jours écoulés sans qu'aucune action n'ait été entreprise sur le document électronique, la facture aura été considérée comme irrévocablement acceptée.

L'acceptation ou la contestation des factures électroniques étant une information qui n'est envoyée qu'au SII, l'autorité fiscale chilienne a mis en place un système de consultation des informations de demandes de rejets de factures. Grâce à ce mécanisme, les émetteurs de factures peuvent suivre en temps réel le traitement de leurs factures électroniques.

Contrôle des factures déclarées au SII mais non reçues par les contribuables

Dans certains cas, certains clients peuvent ne pas avoir reçu de factures de la part de leurs fournisseurs, ce qui les empêche de vérifier le contenu de ces documents. Si le délai de sept jours pour la réclamation a expiré, le SII considère automatiquement la facture comme valide et l'incorpore dans la proposition de déclaration de TVA F29. Une divergence des données avec le SII entraînera des divergences au sein du formulaire 29.

Pour résoudre ce problème, il est nécessaire de disposer d'une solution de facturation électronique en mesure de détecter les incohérences entre le formulaire 29 et les DTE reçus grâce à un rapprochement quotidien et automatisé des factures émises par les fournisseurs à la SII.

La solution EDICOM croise les informations de la facture dans l'ERP du client avec les informations des factures reçues par le SII pour vérifier qu'elles correspondent effectivement. Si la plateforme détecte qu'une facture a été traitée par le SII mais pas par l'ERP, elle émet une alerte. Le système alerte le fournisseur afin qu’il puisse envoyer la DTE non reçue dans les 24 heures. Si après ce délai la DTE n'a pas été envoyée, le système réclame automatiquement la facture électronique au SII, ce qui entraîne son rejet.

Avis d'expédition électroniques

Les avis d'expédition électroniques sont des documents fiscaux qui doivent être émis obligatoirement dès lors qu'une facture n'est pas émise au moment de la livraison des biens ou des marchandises. L’avis d’expédition est donc un document électronique qui justifie la bonne livraison de la marchandise par le vendeur et sa réception par le destinataire.

Les avis d'expédition électroniques doivent être numérotés et horodatés par le SII chilien. La facture qui est ensuite émise doit indiquer le numéro d’avis d'expédition électroniques, comme l'exige la loi.

La date limite d'envoi de la facture à compter de la date d’envoi de l’avis d’expédition est le dixième jour du mois suivant la livraison des marchandises, mais au plus tard le dernier jour du mois précédent. 

Archivage des DTE

Les DTE doivent être archivés pendant six ans dans les situations suivantes :

• Ils doivent être générés et archivés par l'émetteur électronique au format XML (standardisé par le SII).  Le contribuable doit pouvoir accéder aux informations archivées afin de répondre à toute demande du SII. Les documents électroniques émis sont considérés comme fiscalement probants.
• Le destinataire électronique recevra par le moyen électronique convenu avec l'émetteur (actuellement le courrier électronique) le DTE au format XML. Ce document constitue dispose d’une pleine valeur fiscale.
• Si le destinataire d'une facture électronique est un contribuable qui n'est pas autorisé à traiter ce type de document, soit « destinataire manuel », le document qu'il recevra et qu’il devra conserver est la version imprimée de la facture électronique.

Reçu électronique

Le reçu électronique est la preuve d'achat que reçoit le consommateur final. Il indique séparément le prix net, la TVA et le coût total, comme c'est le cas pour les factures, ce qui n'est pas le cas actuellement pour les reçus papier. 

Chaque reçu électronique généré doit être envoyé dans un délai maximum d'une heure au SII. En plus des reçus électroniques, les contribuables doivent générer un récapitulatif quotidien des ventes avec les transactions se référant au jour précédent et l'envoyer au SII avec une signature électronique.

La solution globale de facturation électronique d'EDICOM

EDICOM, en tant que prestataire international de facturation électronique, a développé une plateforme unique qui facilite la mise en conformité technique et légale de vos flux de facturation électronique dans vos différents pays d’implantation. Dans le cas du Chili, le système automatise la génération, l'envoi et la réception des DTE, ainsi que la déclaration en ligne au SII. 

La traçabilité et l'automatisation offertes par notre solution de facturation électronique sont essentielles pour anticiper les incidents récurrents qui surviennent en raison des différents facteurs qui affectent les processus du système de facturation au Chili. Grâce au croisement des données entre le service de contrôle des factures du SII et la solution de facturation électronique d'EDICOM, le client est informé à tout moment du cycle de vie des factures émises et contrôle la cohérence entre les DTE reçues et la déclaration mensuelle de TVA (formulaire 29).

La solution d'EDICOM offre un contrôle total des factures en attente ou en en litige. Ces dernières peuvent avoir un effet néfaste sur la comptabilité les processus de facturation des entreprises chiliennes.