Fonctionnement de la facture électronique en Colombie

L’histoire entre la facturation électronique et la Colombie a débuté bien avant la publication de la toute dernière obligation en la matière. Dès 1995, le gouvernement a franchi une première étape en décidant d’accorder à la facture électronique, la même validité qu’à la facture papier, faisant de ce pays un pionnier en Amérique Latine. Après plusieurs initiatives, l’année 2015 marque un tournant dans la digitalisation de la facture, lorsque la Direction Nationale des Impôts et des Douanes (DIAN) a lancé son système de facturation électronique (le SFE). Depuis sa création, le nouveau système de facturation électronique de la Colombie a fait l'objet d'améliorations constantes et intègre désormais de nouveaux documents fiscaux dans son système déclaratif électronique. Pour parvenir à l'adoption de la facture électronique, ainsi qu’à d’autres documents fiscaux électroniques, la DIAN a fixé un calendrier dont l’objectif final conduira à une utilisation massive obligatoire et progressive de ces documents électroniques pour tous les contribuables.

Pour toutes ces raisons, le contexte autour de la facture électronique en Colombie est en constante évolution et constitue le moteur de la transformation digitale du système fiscal du pays. Nous analysons le fonctionnement de la facture électronique et les principales nouveautés du système fiscal électronique colombien.

Evolution de la facture électronique en Colombie suite à la Résolution 000119/2024

La Direction Nationale des Impôts et des Douanes de Colombie (DIAN) a publié la Résolution 000119/2024, visant à modifier certains éléments de la Résolution 000165 du 1er novembre 2023. 
Les principales modifications présentées dans la résolution sont les suivantes :

• Équivalence : Les contribuables ont désormais la possibilité d'émettre une facture de vente électronique ou un Document Électronique Équivalent pour les transactions effectuées.
• Délai supplémentaire pour l'utilisation des Documents Équivalents : Le calendrier de mise en œuvre a été modifié, accordant un délai supplémentaire de trois mois pour la création et la transmission par voie électronique de certains Documents Équivalents. 

En ce qui concerne les Documents Électroniques Équivalents pour les services publics, le billet de transport de passagers et le certificat, la date limite de mise en œuvre a été repoussée du 1er août 2024 au 1er novembre 2024. 

Prolongation du délai de mise en œuvre du RIPS pour la facturation électronique dans le secteur de la santé

Le Ministère Colombien de la Santé et de la Protection Sociale a publié la résolution n° 1884 qui prolonge la période de transition prévue pour la mise en œuvre du Registre Individuel de Prestation de Services de Santé (RIPS) afin de promouvoir la Facture Électronique de Vente (FEV) dans le secteur de la santé.

Le nouveau calendrier prévoit une mise en application progressive en trois phases, en fonction de la complexité des services fournis par les entités de santé :

• Groupe 1 : Prestataires offrant des services très complexes. La mise en œuvre débutera le 1er octobre 2024, avec une assistance technique obligatoire jusqu'au 30 novembre 2024.
• Groupe 2 : Prestataires proposant des services de complexité moyenne. La mise en œuvre débutera le 1er février 2025, avec une assistance technique à partir de décembre 2024.
• Groupe 3 : Prestataires de services de faible complexité et professionnels indépendants. La mise en œuvre débutera le 1er avril 2025, avec une assistance technique préalable entre février et mars 2025.

De plus, si un processus de validation du RIPS est rejeté, les entités concernées devront finaliser le processus de facturation électronique en excluant les champs supplémentaires relatifs au secteur de la santé et soumettre le RIPS conformément à la résolution 3374 publiée en 2000. Ces entités disposent d'un mois à compter de la date d'entrée en vigueur pour mettre en œuvre les améliorations et se conformer à la norme.

D'autre part, les prestataires de santé et autres payeurs auront jusqu'au 31 décembre 2025 pour soumettre le RIPS relatif aux soins dispensés avant l'entrée en vigueur de la norme, selon leur périodicité de déclaration habituelle.

Enfin, les nouveaux prestataires entrant dans le Registre Spécial des Prestataires de Santé (REPS) après le 2 septembre 2024 devront transmettre leurs fichiers à la plateforme de validation à partir du 1er avril 2025.

Le Système de facturation électronique - SFE

Le Système de Facturation Électronique (Sistema de Facturación Electrónica - SFE) repose sur un modèle de validation préalable des documents. Les factures électroniques, ainsi que tous les autres documents fiscaux électroniques, doivent être préalablement déclarés à la DIAN afin de procéder à leur validation. Une fois validés par la DIAN, les documents sont envoyés par l’expéditeur au client.

Le système de facturation électronique est composé de plusieurs documents :

• La facture électronique de vente.
• Le rapport pour la validation de chéquiers ou de factures papier émises en cas de dysfonctionnement technique de l'entreprise de facturation. 
• Le Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques - Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Le document justificatif des non assujettis - Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado.
• La Déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN) - Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor 
• Les documents équivalents.

Les Factures électroniques de vente 

Parmi l’ensemble des documents fiscaux que composent le système de facturation électronique, la facturation électronique de vente (Facturas electrónicas de venta) est le plus utilisé. Ce document se trouve actuellement dans sa phase finale d’adoption généralisée. Actuellement, la facture électronique de vente est obligatoire pour les contribuables suivants :

• Les personnes morales qui commercialisent des biens et/ou des services. 

• Les personnes physiques qui commercialisent des biens et/ou des services avec un revenu brut supérieur à 3 500 UVT.
• Les personnes physiques prestataires de l'État dont le revenu brut est supérieur à 4 000 UVT. Les personnes physiques autres que les commerçants, artisans, agriculteurs et éleveurs dont les revenus sont inférieurs à 3 500 UVT répondant aux critères suivants : 
  • Disposent de plus d'un établissement commercial. 
  • Exploitation d’actifs immatériels.
  • Utilisateurs des douanes.
• Consignations et investissements supérieurs à 3.500 UVT. 
• Les contribuables qui ont opté pour le régime d'imposition simple – RST.

La facture de vente électronique comprend les factures électroniques de crédit, de débit et d'exportation. 

Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques 

Les Documents de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques - Documentos Soporte de Pago de Nóminas Electrónicas - ont été récemment introduits au sein du système de facturation électronique. L'utilisation des bulletins de paie électroniques est obligatoire pour toute personne souhaitant justifier des coûts liés au salaire, ainsi que pour les déductions d’impôts lors de la déclaration de revenus. La première date de mise en œuvre de l’obligation d’utilisation de ce document a été fixée au 1er septembre.

Le bulletin de paie électronique comprend également les notes d'ajustement du Document de Paiement des Bulletins de Paie Electroniques.

La Déclaration de Factures Électroniques de Vente en tant que Titre de Valeur (RADIAN)

Le DIAN a mis en place une plateforme appelée RADIAN pour l'enregistrement des factures de vente électroniques en tant que titres de valeur. Pour qu'une facture de vente soit considérée comme un titre, elle doit répondre à une série d'exigences techniques et commerciales. En complément, elle doit être enregistrée sur la plateforme RADIAN et être validée par la DIAN.

La gestion de l'affacturage en Colombie est réglementée par la DIAN à travers la plateforme RADIAN. L'enregistrement de la facture de vente électronique en tant que titre de valeur est obligatoire et doit être effectué dans ce système.

Les événements sont un concept clé du système RADIAN. Grâce à la génération de ces événements, un contribuable peut enregistrer une facture électronique en tant que titre au sein de RADIAN, permettant ainsi la réalisation d'opérations d'affacturage.

Ces événements correspondent à des messages électroniques définis dans l'écosystème RADIAN, et doivent être signés électroniquement par l'émetteur.

Pour utiliser la plateforme  RADIAN, il est nécessaire d'indiquer au préalable le type de logiciel utilisé pour la génération, la transmission, la validation et la livraison des événements associés à la facture de vente électronique en tant que titre de valeur. Le logiciel doit être enregistré et, s'il est fourni par un fournisseur technologique, il est nécessaire de vérifier que ce dernier a été préalablement autorisé par le DIAN pour la prestation de services de facturation électronique et d'enregistrement d'événements au sein de RADIAN.

La Résolution 000015 et la Résolution 000085 réglementent la pratique de l'affacturage électronique en Colombie, y compris l'enregistrement de ces opérations sous forme électronique par le biais de la plateforme RADIAN.

Solution de facturation électronique conçue pour le factoring en Colombie

En tant que Prestataire Technologique Agréé par la DIAN, EDICOM propose une solution de facturation électronique certifiée permettant l'émission et la réception des factures électroniques, ainsi que des fonctionnalités complémentaires telles que la génération, la transmission, la livraison et l'enregistrement d'événements au sein de RADIAN de manière intégrée et automatisée avec votre système de gestion interne :

• Gestion des échanges de messages avec l'émetteur et la DIAN, garantissant la conformité comme Titre de Valeur (y compris les accusés de réception et l'acceptation tacite ou expresse).
• Une fois que les exigences fiscales et commerciales spécifiées par la DIAN sont satisfaites, la facture est enregistrée au sein de la plateforme RADIAN.
• La solution EDICOM se connecte à la plateforme pour émettre et consulter les événements relatifs au statut du document en tant que titre.

Documents équivalents

Le nouveau document P.O.S. est un document équivalent à la facture de vente électronique, généré par un logiciel et préalablement validé par la Direction Nationale des Impôts et des Douanes (DIAN). Ce document est utilisé dans le cas où le fournisseur n'est pas soumis à l'obligation d'émission des factures électroniques.

Calendrier de mise en œuvre du document électronique équivalent du système P.O.S., en fonction du statut du contribuable en matière d'impôt sur le revenu et des impôts complémentaires :

GROUPE 1 - 1er mai 2024 : Grands contribuables.
GROUPE 2 - 1er juin 2024 : Déclarants à l'impôt sur le revenu n'ayant pas le statut de grands contribuables.
GROUPE 3 - 1er juillet 2024 : Contribuables non assujettis à l'impôt sur le revenu et Sujets ne présentant aucune des qualités susmentionnées.

Calendrier de mise en œuvre pour les autres documents électroniques équivalents :

• Billet d'avion ou billet de transport aérien - 1er septembre 2024.
• Document relatif aux jeux de hasard - 1er septembre 2024
• Document relatif aux jeux de hasard en établissement - 1er septembre 2024
• Péages - 1er octobre 2024
• Justificatif - bourse de valeurs - 1er octobre 2024
• Bon d'achat - Bourse agricole - 1er octobre 2024
• Ticket - billet d'entrée à un spectacle - 1er novembre 2024
• Ticket - Entrée au cinéma - 1er novembre 2024
• Services publics ménagers - 1er novembre 2024
• Titre de transport de voyageurs - 1er novembre 2024 
• L'extrait - 1er novembre 2024
• La déclaration - 1er novembre 2024

EDICOM, prestataire technologique accrédité par la DIAN dans le cadre de l’échange de factures électroniques

EDICOM est un prestataire de facturation électronique agréé en Colombie. Pour obtenir cette autorisation de la part de la DIAN, EDICOM a rempli tous les critères énoncés dans l'article 12 du décret 2242 de 2015 

• Disposer d'un registre fiscal unique (RUC) valide et mis à jour.
• Être redevable de la taxe sur les ventes et appartenir au régime commun.
• Disposer d’une certification ISO 27001 relative aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information.
• Attestation de la situation financière de l'entreprise, signée par un expert-comptable ou un contrôleur fiscal, faisant apparaître des liquidités supérieures à 20 000 UVT (Unité de Valeur Fiscale) et des immobilisations supérieures à 10 000 UVT.
• EDICOM garantit le respect des exigences fixées par la DIAN pour l’envoi d'une facture électronique, tel qu’énoncé à l'article 3 du décret 2242 de 2015.
• Être en mesure de traiter les fichiers au format électronique XML standardisé par la DIAN.
• Se conformer au système de numérotation séquentielle de la DIAN.
• Se conformer aux exigences applicables de l'article 617, et aux exigences spécifiques des articles 512-9 et 512-11 ET.
• Inclure une signature électronique qui garantit l'authenticité et l'intégrité, conformément à la politique de signature définie par la DIAN.
• Inclure le code de facturation électronique unique.

Ce rôle de prestataire autorisé de factures électroniques par la DIAN, permet à EDICOM d'offrir la solution technologique la plus complète pour l'échange de documents électroniques en Colombie. En outre, la plateforme internationale de facturation électronique d'EDICOM est capable de répondre non seulement aux exigences de la DIAN en Colombie, mais aussi à celles de la plupart des autorités fiscales en Amérique latine, en Europe et en Asie.

EDICOM a développé des solutions de facturation électronique pour l'envoi et la réception de factures électroniques, adaptées aux spécifications des pays d'origine et de destination dans lesquels ses clients opèrent. La plateforme est intégrée à l’ERP ou au système de gestion interne de l'entreprise, ce qui permet d'automatiser le processus de facturation électronique, tout en respectant les exigences légales dans les différents pays du monde.