SII : Déclaration Instantanée des Informations de TVA en Espagne

Le SII (la déclaration immédiate d'informations) est le nom du système développé par les autorités fiscales espagnoles (l'Agence Etatique de l'Administration Tributaire ou AEAT) afin d'assurer la gestion des déclarations électroniques des livres de TVA en Espagne. Au travers de ce système, depuis 2017, les entreprises sont tenues de déclarer les détails relatifs factures émises et reçues dans un délai maximum de 4 jours calendaires.

Qu'est-ce que le SII ?

Le SII est le nom du système de gestion électronique de la TVA développé par l'autorité fiscale nationale espagnole. Ce système permet d'assurer un traitement électronique des livres de déclaration de TVA. Les entreprises assujetties à cette obligation doivent envoyer à l'AEAT, par voie électronique, des rapports regroupant l'ensemble des factures émises, des factures reçues ainsi que d'autres types de transactions, dans le but de simplifier le processus de déclaration fiscale, d'assurer la conformité des déclarations fiscales et d'accélérer les remboursements de TVA.

Qui est concerné par le SII ?

Le SII est obligatoire pour les entreprises assujetties au régime mensuel de la TVA, ce qui inclut les groupes suivants:

• Les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 6 millions d'euros.
• Entreprises enregistrées au sein de groupes de TVA.
• Les entreprises enregistrées dans le système de restitution mensuelle de la TVA (REDEME).
• Les entreprises qui adhèrent volontairement à ce système.

Comment fonctionne la déclaration électronique de la TVA ?

Avant le SII, les entreprises déclaraient des documents récapitulatifs annuels ou trimestriels de leurs opérations au travers des formulaires 347, 340 ou 390. Avec le SII, les déclarations de factures des entreprises, ainsi que la déclaration d'autres opérations assujetties à la TVA, se font par voie électronique et instantanée auprès de l'AEAT.

Les opérations soumises à cette déclaration sont les suivantes :

• Factures émises
• Factures reçues
• Biens d'investissement
• Opérations intracommunautaires

La transmission de ces informations s'effectue via un fichier au format XML, généré à partir des informations contenues dans le système de gestion de l'entreprise. Ce fichier comprend les données relatives aux factures et sa structure doit être conforme aux spécifications techniques établies par l'AEAT. Après l'envoi du fichier, l'AEAT valide les données et renvoie une réponse enrichie d'un statut de déclaration, ce qui permet aux entreprises de corriger rapidement les éventuelles erreurs.

Délais de déclaration à l’AEAT

Le SII impose des délais spécifiques pour la déclaration de données à l'AEAT, qui varient en fonction du type de transaction :

• Factures émises : l'entreprise dispose d'un délai de 4 jours calendaires à compter de la date d'émission pour transmettre les données à l'AEAT. Si les factures sont émises par le destinataire ou un tiers autorisé, le délai est porté à 8 jours calendaires.
• Factures reçues : le délai d'envoi des données est de 4 jours à compter de l'enregistrement comptable de la facture, et toujours avant le 16ème jour du mois suivant la période de règlement.
• Transactions intracommunautaires : les informations doivent être envoyées dans les 4 jours calendaires suivant l'expédition ou la réception des marchandises.
• Biens d'investissement : les entreprises ont jusqu'à la dernière période de règlement de l'année civile pour transmettre l'information, avec une date limite fixée au 30 janvier de l'année suivante.

Connectivité au système du SII de l'AEAT

Le système du SII a été élaboré de sorte à être entièrement automatisé, ce qui facilite l'échange d'informations entre les entreprises et l'AEAT. Les entreprises peuvent se connecter au SII selon deux méthodes:

• Web service : cette option est idéale pour les entreprises présentant un volume élevé de transactions, car elle permet d'automatiser complètement l'envoi des livres de TVA à partir du système de gestion de l'entreprise. Cela réduit le risque d'erreur humaine et rationalise le processus de déclaration.
• Portail web : pour les entreprises qui réalisent peu d'opérations, le portail web permet de saisir manuellement les informations et de les envoyer à l'AEAT. Cette option est plus limitée et ne convient qu'aux entreprises disposant d'un faible volume de transactions.

Avantages du SII

Le SII offre une série d'avantages tant aux entreprises qu'à l'administration fiscale:

• Automatisation : l'utilisation des technologies de l'EDI assure une gestion plus efficace de la déclaration de la TVA, en réduisant les interventions manuelles et en minimisant les erreurs.
• Un contrôle fiscal plus efficace : l'AEAT dispose des données de facturation en temps réel, ce qui facilite le contrôle des opérations et réduit le besoin de contrôles supplémentaires.
• Correction des erreurs : les assujettis peuvent corriger les erreurs détectées dans leurs déclarations sans attendre d'y être contraints par l'AEAT, ce qui améliore la transparence et réduit les pénalités.
• Réduction des procédures administratives : en adoptant le SII, les obligations de déclaration des formulaires 347, 340 et 390 sont supprimées, ce qui simplifie la gestion administrative de déclaration d'impôts.
• Remboursements plus rapides : en disposant d'informations détaillées et actualisées, l'AEAT peut accélérer les processus de remboursement de la TVA, ce qui réduit les délais d'attente pour les entreprises.

Conséquences du SII sur la facturation électronique en Espagne

Le SII et la facture électronique sont des systèmes complémentaires qui visent des objectifs différents. Alors que le SII se concentre sur le contrôle fiscal et la transparence dans la gestion de la TVA, la facture électronique, promue par la loi « Crea y Crece », a pour objectif principal de réduire les retards de paiement dans les transactions B2B, de réglementer les paiements entre entreprises et de promouvoir la digitalisation des processus d'entreprise.

Bien que les deux systèmes fonctionnent de manière indépendante, ils partagent certaines caractéristiques, telles que l'utilisation d'identifiants uniques pour les factures et la transmission des données sous forme électronique. Les entreprises tenues de se conformer au SII devront également s'adapter au nouveau système de facturation électronique, ce qui représente un défi technologique majeur qui nécessitera une bonne coordination des deux systèmes afin d'éviter les doublons ou les difficultés de fonctionnement.

EDICOM, la solution SII

EDICOM offre une solution complète pour la gestion du SII, en automatisant le processus d'émission et de déclaration des livres la TVA à l'AEAT. Grâce à cette solution, les entreprises peuvent générer des fichiers XML, les envoyer en toute sécurité et recevoir les notifications correspondantes.

En outre, EDICOM agit en tant que « tiers de confiance », conformément au règlement européen 910/2014, offrant ainsi un archivage sécurisé et à long terme pour les livres de TVA ainsi que les retours de la part de l'AEAT. Cela permet aux entreprises de se mettre en conformité avec les réglementations en vigueur et de disposer des informations nécessaires en cas d'audits ou de litiges éventuels.

La solution EDICOM est conçue pour s'intégrer aux différents systèmes de gestion des entreprises, ce qui facilite l'automatisation des processus et minimise les interventions manuelles, tout en améliorant l'efficacité et en réduisant le risque d'erreurs dans la transmission des données.