Qu’est-ce que le paperless ? Bien plus que la fin du papier !

Depuis la création des initiatives paperless, ce mouvement n’a fait que s’amplifier au sein des entreprises. Littéralement, ce terme fait référence à un nouveau modèle « sans papier » qui se traduit dans la pratique par une digitalisation croissante des entreprises, aussi bien dans le secteur public que privé. La digitalisation est un facteur de compétitivité, d’efficacité et de productivité des entreprises. Autrefois réservé à une minorité innovante d’entreprises, le paperless est devenu aujourd’hui une nécessité.

Avantages du paperless

La suppression du papier entraîne en premier lieu, une profonde réduction de l'empreinte carbone et dans un second temps une profonde baisse des coûts d'impression d'archivage physique.

Une fois appliquée à la gestion interne d'une entreprise, cette transition digitale implique également un accroissement de l'efficacité et une réduction des coûts découlant de :

• La baisse des erreurs grâce à l'automatisation des processus.
• La baisse des temps de traitement.
• Le renforcement de la sécurité et de la confidentialité des opérations.

Lorsque l'on parle de paperless ou de transformation digitale, on fait référence à la mise en place de technologies telles que l’ EDI (Electronic Data Interchange). L'échange de données électroniques permet de standardiser les échanges entre différents systèmes d'information participants à une relation commerciale. Au travers de l'usage d'un langage commun, différents systèmes d'information peuvent interagir entre eux, automatisant ainsi les procédures d'intégration des différents systèmes de gestion interne ou ERP des entreprises .

L'usage des technologies EDI est extrêmement varié et plus la typologie de partenaires inclus dans le projet est importante (clients, fournisseurs, opérateurs logistiques, etc.)  plus ses avantages seront notables.

Cas d'usage d'application des technologies de l’EDI

• Dématérialisation, automatisation et intégration des transactions. L’EDI permet d'automatiser la génération, l'envoi, l'archivage de tout type de transactions électroniques depuis tout type d’ERP. Ainsi, les bons de commande, les bons de livraison, les factures, les rapports d'inventaire, les fichiers catalogue, sont traitées sans aucune intervention humaine.
• Facturation électronique. La facture électronique, aussi appelée e-Invoicing constitue  un élément clé dans le processus de digitalisation d'une entreprise. Son adoption a été amplifiée par la mise en place de différentes mesures visant à rendre son usage obligatoire dans le cadre de marchés publics (B2G). En parallèle, les sociétés  privées ont également rapidement saisi les avantages qu'offre ce système (efficacité, réduction des coûts, automatisation des processus, réduction des erreurs, réduction des temps de traitement…) en adoptant la facturation électronique ou en imposant son usage auprès de leurs partenaires.
• Mise en conformité fiscale électronique. À l'échelle internationale, il est de plus en plus courant que les administrations fiscales imposent que certaines opérations déclaratives soient réalisées par le biais de moyens électroniques. Ces procédures électroniques de déclarations fiscales sont automatisables sous une multitude d'aspects en fonction des prérequis (amenés à evoluer) de l'administration prescriptrice. Cette notion d'évolution des prérequis est à prendre en compte lors du déploiement d'une solution automatisée.

L'influence du secteur public dans la digitalisation des entreprises.

Les différentes administrations publiques ont joué un rôle majeur dans la transition digitale des entreprises. La Directive Européenne 2014/55/UE en est le parfait exemple. Cette directive impose aux États membres de l'Union Européenne la mise en place d'un système de facturation électronique dans le cadre de marchés publics, basée sur une norme européenne commune. En Amerique Latine, la mise en place de procédures obligatoires de déclarations électroniques de factures a largement contribué à cette modernisation et a étendu cette dynamique des échanges B2G vers les échanges en B2B.

Dans le même temps, la vitesse de propagation de ces initiatives n'a pas été la même en fonction des secteurs d'activité : la grande distribution et la logistique figurent parmi les secteurs les plus performants en la matière en raison de la nécessité des entreprises de rester compétitives dans un marché concurrentiel et globalisé.

Enclencher une transition digitale d'envergure nécessite une forte adhésion en interne, la mise en place d'une stratégie cohérente et une planification réaliste et adaptée, d'où la nécessité d'être accompagné par une entreprise spécialisée.

L'un des principaux avantages des solutions EDI réside dans son évolutivité. EDICOM déploie des solutions de communication B2B sur-mesure en fonction du profil de chaque client et de ses besoins de court et long terme. Grâce à son architecture hébergée sur le cloud, sur ses propres serveurs, EDICOM est en mesure de faire évoluer les solutions déployées au rythme de votre croissance et des évolutions légales.

La première étape de cette transition est souvent motivée par la mise en place d'un premier flux spécifique, comme peut l'être l'envoi de factures vers l'administration publique. Par la suite, cette transition peut atteindre progressivement d'autres types de flux (déclarations fiscales, EDI logistique, etc.).

Solutions EDI

EDICOM, en tant que prestataire global de solutions EDI est spécialisé dans le déploiement de solutions de digitalisation des entreprises, indépendamment de la typologie de flux à mettre en place ou des zones d'implantation de l'entreprise.  Les solutions EDI d'EDICOM permettent à des milliers d'entreprises d'optimiser leurs processus commerciaux.

EDICOM a développé des solutions globales de facturation électronique, capables de s'adapter aux complexités imposées par les environnements internationaux, indépendamment du pays d'implantation de l'entreprise et de la capacité technologique de ses partenaires à recevoir des factures électroniques.

EDICOM Global VAT Platform. Cette plateforme de communication électronique B2B2G, EDI compatible, permet d'automatiser les procédures déclaratives auprès des differents organismes fiscaux.

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) permet la mise en place d'un archivage électronique certifié. La dématérialisation de documents est un procédé qui s'inscrit totalement dans la démarche globale de digitalisation d'une entreprise. Les documents électroniques doivent être archivés de manière sécurisée, tout en préservant leur authenticité afin de conserver la même valeur probante qu'un document physique. Le cadre légal dans lequel s'inscrit cet archivage varie en fonction des pays, ces différences sont justement prises en compte dans la solution.

*Les contenus de cette publication relèvent de la responsabilité d'EDICOM GROUP et ne reflètent pas nécessairement l'opinion de l'Union Européenne.