Qu’est-ce qu’un prestataire de services de confiance ?

La digitalisation et l'essor de la globalisation de l'économie soulèvent de nouveaux défis importants en matière de sécurité des transactions électroniques et de maintien de l'intégrité des informations échangées. Dans ce contexte, le rôle du prestataire de services de confiance demeure essentiel pour les entreprises et organismes publics qui échangent des informations électroniques critiques. Mais quel est le rôle d'un prestataire de services de confiance ?

Un prestataire de services de confiance est un prestataire technologique qui dispose de l'ensemble des moyens technologiques afin de traiter des informations générées dans un format électronique, tout en y appliquant des mécanismes destinés à assurer la confidentialité, l'intégrité et l'authenticité de ces informations. Ce prestataire met en place, auprès de personnes physiques et morales, des mécanismes d'identification électronique sécurisés (et inscrits dans un cadre légal précis) afin d'assurer et de fluidifier les différents échanges commerciaux.

Pour garantir un niveau de sécurité optimal lors de l'échange d'informations, différents mécanismes d'identification électronique des personnes et des entreprises sont appliqués, tels que la signature électronique, l’horodatage électronique ou l’application de cachets électroniques. L’application de ces mécanismes aboutit à la mise en place de procédures d’archivage de long terme sécurisées. 

L’utilisation de services de confiance présente de nombreux avantages : 

• Une garantie de sécurité et d’intégrité des documents électroniques durant le processus de gestion, de création, d’envoi, de réception et de conservation desdits documents.
• Un gain de temps, des économies réalisées et une optimisation des processus liée à l’automatisation du traitement des documents, à l’intégration totale des solutions et à la mise à disposition des documents depuis de multiples supports.
• Les garanties juridiques offertes par ces procédés constituent un atout indéniable.
• Accroissement de la compétitivité des entreprises et des organisations du fait du haut degré de confiance autour des transactions réalisées entre les clients et les fournisseurs. 

Le prestataire technologique peut être accrédité et certifié par différentes autorités. Dans le cas d’EDICOM, la société est reconnue en tant qu’Autorité de Certification (ACEDICOM) en Europe, au Mexique et en Colombie. Ainsi, les caractéristiques des services de confiance appliqués s’ajustent en fonction des prérequis fixés dans chacune des zones citées. Ce rôle d'autorité de certification apparait également sous le terme de Prestataire de Services de Confiance (PSC). 

L’autorité ACEDICOM fait partie intégrante de l'infrastructure technologique et de la gamme de de services offertes par EDICOM, au travers de la plateforme EDICOM B2B Cloud Platform. Les solutions d'échange d'informations et de communication d’EDICOM sont donc dotées de mécanismes qui permettent aux utilisateurs un échange de données et de messages électroniques intègre, sécurisé et confidentiel. 

Services de confiance

Emission de certificat digital de signature électronique

La signature électronique est un mécanisme d'identification qui permet de remplacer la signature manuscrite tout en conservant un même niveau de garanties. Un certificat électronique, signé électroniquement par un PSC, lie des données de vérification de signature à un signataire, confirmant ainsi son authenticité. 

Un certificat digital peut être utilisé pour répondre à plusieurs besoins : identifier les parties prenantes impliquées dans une communication électronique, échanger des informations chiffrées afin de garantir la confidentialité des données échangés, signer électroniquement des documents afin d’attester de l'intégrité des informations échangées. 

Un PSC, au-delà de son rôle d'émetteur de certificats électroniques, dispose de la responsabilité de garantir la véracité des données du certificat digital. 

Parmi les utilisations les plus habituellement rencontrées dans le cadre des certificats électroniques, on retrouve entre autres, la signature de documents et software, le chiffrement de données, les processus d’identification personnelle ou l’archivage digital certifié.

Service de cachet électronique

Le service d’horodatage électronique, aussi appelé cachet électronique (Timestamping) met en évidence l’existence et l’intégrité de certaines données, tout au long d’une période préalablement déterminée.

Une autorité accréditée pour l'application de cachets électroniques, comme EDICOM, remplit le rôle de tiers de confiance et confirme l'existence de certaines données électroniques, en apposant une date ainsi qu’un horaire précis.

Le cachet électronique dispose de multiples utilisations : application du cachet électronique lors d'un processus de digitalisation certifiée de factures, archivage de tout type de document électronique, tout type de processus nécessitant une traçabilité temporelle des données supervisée par une autorité accréditée.

Digitalisation certifiée de documents 

Le service d'archivage certifié d’EDICOM permet d’archiver électroniquement des documents soumis à des procédures spécifiques de vérification et de validation. Les documents archivés par ce biais disposent des mêmes garanties de sécurité que les documents en version papier.

Les documents soumis à des processus de stockage certifiés peuvent être des originaux créés initialement sous un format électronique, mais également des documents papier, qui ont été numérisés, ce qui permet de les substituer par des fichiers numérisés. 

Dans certains pays, la législation permet de remplacer un original papier par son équivalent numérisé tout en conservant les mêmes garanties juridiques. 

Après avoir effectué un ensemble de processus liés à la signature électronique, dans les cas où la législation le permet, les archives physiques des documents originaux peuvent être détruites. Les documents archivés dans la solution certifiée d'EDICOM disposent des mêmes garanties juridiques que les archives papier. Ce processus est applicable à la numérisation certifiée en Espagne, au service de conservation NOM151 au Mexique, ou à la Conservazione Sostitutiva en Italie.

Service d’archivage électronique longue durée 

La mise en place d'un système d'archivage électronique longue durée implique la mise en place de mécanismes destinés à garantir l'intégrité des documents électronique archivés. Préserver l'intégrité des documents a pour but de prouver que les documents n'ont aucunement été modifiés au cours de leur archivage. Cette intégrité confère une valeur probante aux documents archivés en cas de litige avec un tiers.  

EDICOM, en tant que prestataire de services de confiance qualifié a développé son service EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) afin d’archiver électroniquement sur le long terme tout type de documents. 

Ce service met en application des mécanismes d'identification, de signatures électroniques et d’horodatage électronique conformément au Règlement Européen eIDAS. 

EDICOMLta est une plateforme certifiée permettant la resécurisation de documents électroniques tout au long de leur durée d'archivage. Cette durée d'archivage peut varier en fonction des besoins des entreprises ou des législations en vigueur dans les pays cibles. La solution garantit un accès permanent à la plateforme ainsi que la mise à disposition de 100% des documents archivés et accompagnés des différentes preuves de traitement justifiant leur intégrité tout au long du processus d'archivage.  

EDICOMSignADoc

Grâce aux mécanismes d'identification électronique, à l'image de la signature électronique, nous avons conçu une solution de gestion des workflows et de validation de documents telle qu’EDICOMSignADoc.

La plateforme permet de configurer différents flux de validation de documents en fonction des processus internes propres à chaque entreprise et en fonction de la criticité des documents. Ce système peut aussi bien embarquer des utilisateurs internes à votre entreprise que des partenaires externes à votre structure (exemple de flux : validation de contrats ou d’offres commerciales).

Avantages d’EDICOMSignADoc:

• Dématérialisation totale de vos processus d'approbation de documents, tout en conservant leur valeur probante et en accroissant leur efficacité.
• Optimisation de la méthodologie de travail et de la gestion de projet. Cette solution s'inscrit dans différents processus internes à votre société, indépendamment des départements de votre entreprise concernés. Exemple de flux métiers optimisables : envoi et signature de propositions commerciales auprès de clients, validation de factures d'achat, signature instantanée des nouveaux contrats de travail.
• Contrôle accru de la gestion de vos documents au travers de tableaux de bord configurables en fonction de nombreux indicateurs détaillant l'état d'avancée de validation de vos documents.
• Compatibilité avec tout type de système de gestion.
• Intégration de données complète entre votre système principal et vos différents applicatifs annexes.
• Solution en modalité SaaS opérationnelle 24x7 avec une garantie de disponibilité de 99,9%.

EDICOM, un prestataire global de services de confiance

EDICOM se positionne en tant que prestataire technologique global. La structure ACEDICOM s'intègre totalement à l'infrastructure de la plateforme EDICOM B2B Cloud Platform, permettant ainsi aux outils mis à disposition de nos clients d'échanger des flux électroniques  en toute sécurité, en préservant leur intégrité et en toute confidentialité. 

Également, EDICOM dispose de nombreux agréments en fonction des spécificités des flux sécurisés et de la zone d’implantation :  

• European Certification Authority
  Certification obtenue par EDICOM en tant qu’Autorité de Certification dans toute l’Europe.
• Proveedor de Servicios de Certificación
  Certification obtenue par EDICOM en tant qu’Autorité de Certification (ou Prestataire de Services de Certification) au Mexique.
• Time Stamping Authority
  Certification en tant qu’autorité reconnue dans le cadre de l’horodatage électronique de documents au Mexique. 
• Conservación de Mensajes de datos NOM151
  Entreprise accréditée par le Ministère de l’Économie du Mexique Secretaría de Economía de México dans le cadre de services d'archivage de documents conformément à la norme officielle SCFI-2002. 
• Prestataire reconnu par l'administration fiscale mexicaine (Servicio de Administración Tributaria de México) dans le cadre de l'émission de timbres fiscaux sur les factures électroniques conformément au modèle du CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
• Prestataire de Services de Confiance Qualifiés
  Règlement Nº910/2014 relatif à l'identification électronique et aux services de confiance dans le cadre des transactions électroniques réalisées au sein du marché européen.
• Entidad de Certificación Digital en Colombie
• Services d'émission de certificats électroniques et de signature électronique autorisés l’ONAC.