Services Confiance,  Facture Électronique

Les factures électroniques devront être signées électroniquement au Portugal

signature électronique portugal

Le Portugal poursuit son processus de digitalisation de son économie en promouvant l’utilisation de la facture électronique dans le cadre de transactions interentreprises (B2B). Bien que son utilisation ne soit pas obligatoire, les règles régulant son utilisation seront prochainement modifiées. En effet, à compter du mois de janvier prochain, les factures électroniques devront obligatoirement être signées électroniquement.

Selon la Directive 2014/55/UE, depuis avril 2019, toutes les administrations publiques européennes doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. En d'autres termes, la règlementation européenne impose l'utilisation de la facture électronique dans le cadre de relations B2G (business to government).

Officiellement, cette directive n’entraine aucune obligation de dématérialisation de factures pour les acteurs du B2B.Néanmoins, elle apparait comme un signal de plus de convergence vers un modèle digital où la facture électronique deviendrait la norme dans le cadre de relations interentreprises. 

Dans ce cadre-là, pour promouvoir et encadrer cette digitalisation croissante des entreprises, le gouvernement portugais a décidé de réguler l'échange de factures électroniques entre entreprises privées, par le biais de la signature électronique.

Par conséquent, à compter du mois de janvier 2022, toutes les entreprises qui émettent des factures électroniques seront dans l’obligation de mettre en place un mécanisme attestant de la validité des factures

Sous quelles conditions peut-on envoyer une facture électronique ? 

L'article 12 de la Loi n° 28/2019 prévoit que les factures et autres documents à caractère fiscal peuvent être envoyés par voie électronique, sous réserve qu'ils aient été acceptés par le destinataire.

En plus de cette condition, l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des documents émis par voie électronique doivent être garanties, par le biais de l'une des procédures suivantes :

  • En apposant une signature électronique qualifiée, tel que le prévoit la loi en vigueur.
  • En apposant un cachet électronique qualifié, conformément au Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement Européen et du Conseil du 23 juillet 2014.
  • En utilisant un système d'échange de données informatisé approuvé par la Recommandation de la Commission Européenne n° 1994/820/CE du 19 octobre.

En résumé, cette nouvelle réglementation impose aux entreprises émettrices de factures électroniques d’apposer une signature ou un cachet électronique qualifié à leurs documents.

Pour y parvenir, il est indispensable de collaborer avec un prestataire de services de confiance eIDAS afin de protéger l’identité digitale des documents et de sécuriser ces transactions. 

La signature obtenue à partir de certificats qualifiés émis par un prestataire de services de confiance eIDAS confère une pleine validité juridique au document signé, assurant son intégrité et son authenticité, en offrant des garanties de sécurité supérieures à celles d'une signature manuscrite.

EDICOM, un Prestataire de Services de Confiance Qualifiés 

Conformément au Règlement Européen 910/2014, mieux connu sous le nom eIDAS, EDICOM dispose du statut de prestataire de services de confiance qualifiés dans tous les pays de l'Union Européenne.

EDICOM dispose de certifications et de la technologie nécessaire afin de : 

  • Créer, vérifier et valider la conformité des signatures électroniques et des cachets électroniques, fournir des services de livraison de lettres recommandées électroniques en fournissant les certificats adaptés.
  • Créer, vérifier et valider des certificats pour l'authentification de sites Web.
  • Conserver des signatures électroniques, des cachets ou des certificats liés à ces services.

Envoi de documents électroniques auprès de tous vos destinataires ne disposant pas de solution EDI 

En plus des services de confiance, EDICOM offre aux entreprises la possibilité d'optimiser leurs processus d'envoi de documents électroniques, notamment les factures électroniques au format PDF.

Grâce au service Business@Mail, il est possible d'envoyer tous types de documents électroniques à destination de 100% de vos partenaires, même s'ils ne disposent pas de solution EDI, qu'ils soient clients, fournisseurs, collaborateurs ou autre.

Le fonctionnement est simple, Business@Mail s'intègre au système de gestion de votre entreprise et envoie tous types de documents automatiquement.

Ce système offre de nombreux avantages pour l’entreprise destinatrice des documents :

  • Optimisation des tâches administratives grâce à l’automatisation de toutes les opérations répétitives. La suppression des coûts d’impression entraine également des économies de papier, d'encre et de maintenance des outils.
  • Un acheminement des documents efficace : l’envoi des documents est immédiat et fiable. Les documents envoyés sont acheminés en quelques secondes grâce à des canaux sécurisés et confidentiels.
  • Traçabilité totale de l’envoi : tous les changements de statut sont enregistrés (envoi, réception, consultation du document), ce qui vous permet de contrôler l’état de traitement du document de la part du partenaire.
  • Intégration à tout système de gestion : la solution s’adapte aux outils existants de votre entreprise afin de conserver les processus existants. 
  • Facilité d'utilisation : le processus est aussi simple que l’envoi d’un document par email.

En résumé, cette solution automatisée offre bien plus de garanties en matière d'agilité et de contrôle que l'envoi de courrier électronique classique. Cet outil entraine également des économies considérables grâce à la suppression des flux papier (des factures et des bons de commande imprimés notamment).

Il est important de souligner que ce système offre également de nombreux avantages aux destinataires, d’une part pour son coût (il s’agit d’une solution totalement gratuite pour eux) et d’autre part pour son module d’archivage sécurisé contenu dans la solution.

Enfin, l'interface intuitive de Business@Mail offre une expérience utilisateur optimale. Aussi bien pour l’expéditeur que pour les destinataires qui pourront prévisualiser et télécharger leurs documents ou effectuer des recherches et des requêtes personnalisées de manière simple et agile.

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