Comment envoyer des factures PDF conformément à la législation portugaise ?

A partir du 1er janvier 2025, les factures au format PDF au Portugal devront répondre aux exigences d'authenticité établies à travers l’utilisation de signatures électroniques qualifiées, afin d'être considérées comme des documents valides et légaux. Ces exigences se traduiront par la mise en place de la signature électronique qualifiée. La solution Business@Mail facilite la mise en conformité automatisée de vos flux de facturation, tout en assurant une traçabilité optimale et un archivage légal garanti pour les clients disposant ou non de solutions de facturation électronique. 

Normes relatives à l’envoi de factures électroniques au Portugal

Le décret-loi n° 28/2019 fixe les conditions d’envoi des documents électroniques, encourageant l'adoption d'un système de facturation électronique et le dépôt électronique de documents. Ces directives permettent in fine aux entreprises de réduire les coûts liés à leur mise en conformité fiscale, par le biais de ces nouvelles technologies.

L'article 12 de ce décret fixe les normes suivantes relatives à l'émission de factures électroniques :

• Les factures et autres documents fiscaux peuvent, sous réserve d'acceptation par le destinataire, être émis par voie électronique.
• L'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des documents délivrés par voie électronique sont réputées garanties si l'une des procédures suivantes est adoptée :
  • Apposition d’une signature électronique qualifiée.
  • Apposition d'un cachet électronique qualifié conformément au règlement (UE) n° 910/2014.
  • Utilisation d'un système d'échange électronique de données, à condition que les expéditeurs et les destinataires respectifs concluent un accord conformément à la recommandation de la Commission 1994/820/CE.

Période de transition jusqu'au 31 décembre 2024

Le gouvernement portugais a procédé à diverses modifications du calendrier fiscal afin de faciliter le respect des exigences annoncées par le Décret-Loi n° 28/2019. Les échéances ont été repoussées, cependant, il est conseillé d'anticiper les obligations à venir et le déploiement de solutions adaptées afin d’assurer la conformité des factures électroniques. À partir du 31 décembre 2024, la signature électronique qualifiée des factures électroniques au format PDF deviendra obligatoire.

Qu'entend-on par signature électronique qualifiée ? 

La signature électronique au titre du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil doit être un service fourni par un prestataire de services de confiance eIDAS qui dispose des accréditations et de la technologie appropriée pour fournir des services d'identification électronique spécifiques tels que ceux permettant les signatures électroniques. 

Conformément au règlement eIDAS, EDICOM est agréé en tant que tiers de confiance pour la prestation des services suivants dans l'Union Européenne :

• Créer, vérifier et valider les signatures électroniques, les cachets électroniques, l'horodatage, les services de livraison électronique certifiée et les certificats correspondants.
• Conserver les signatures électroniques, les cachets ou les certificats liés à ces services.

Comment automatiser l'envoi de factures PDF au Portugal ?

EDICOM offre aux entreprises la possibilité d'optimiser leurs opérations d'envoi de documents électroniques, tels que les factures au format PDF. Avec la solution Business@Mail, vous pouvez envoyer tous types de documents électroniques à 100% de vos partenaires, même s'ils ne disposent pas de solution EDI, qu'ils soient clients, fournisseurs, collaborateurs ou partenaire sous d’autres formes.

L'envoi massif de factures électroniques au format PDF s'effectue sans nécessité d'imprimer ou de scanner les documents. Le processus est le suivant : 

1. L'émetteur génère un fichier de données convenu avec EDICOM à partir de son système de gestion pour générer les factures électroniques.
2. La plateforme EDICOM transforme les données selon la norme requise dans chaque cas (UBL, XML, EDIFACT...) et appose une signature électronique qualifiée sur chaque facture.
3. EDICOM reconnaît le destinataire de chaque facture et, lorsque le client n'est pas un partenaire EDI, la facture est publiée dans Business@Mail dans son format électronique avec une représentation visuelle au format PDF.
4.  Business@Mail envoie un email informant le destinataire de la disponibilité des factures pour consultation ou téléchargement, en générant divers codes spécifiques conformément au code portugais de la TVA.

Avantages de la solution Business@Mail

Business@Mail apporte de nombreux avantages pour les entreprises qui émettent des documents, mais également pour les clients qui utilisent la plateforme afin de recevoir des factures en format PDF.

• Optimisation des tâches administratives : automatisation de toutes les tâches répétitives. En outre, l'utilisation d'imprimantes est supprimée, ce qui permet de réaliser des économies de papier, d'encre et de maintenance.
• Envoi efficace : l’envoi est immédiat et sûr. La facture est acheminée en quelques secondes par le biais de canaux sécurisés et confidentiels.
• Traçabilité complète de l'envoi : toutes les actions sont enregistrées grâce à des notifications (envoyé, reçu, consulté), ce qui vous permet de contrôler si le partenaire consulte les documents que vous lui avez envoyés.
• Intégration à tout système de gestion.
• La solution offre plus de garanties, de souplesse et de contrôle qu’un envoi par email classique. Elle représente également une économie considérable de ressources, du fait de l’automatisation du processus.

Il est important de noter que la traçabilité de cette solution permet également de respecter l'obligation de générer des accusés de réception sur les notes de crédit par le destinataire, comme le prévoit le code de la TVA portugais.