La facturation électronique B2B et B2C au Vietnam

Au Vietnam, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises depuis juillet 2022, ce qui en fait l'un des pays pionniers de la région asiatique. 

Le décret 70/2025/ND-CP (décret 70), qui entrera en vigueur le 1er juin 2025, apporte des modifications substantielles et des ajouts importants aux dispositions du décret 123/2020/ND-CP, qui régit l'émission, la gestion et l'utilisation des factures et des documents comptables au Vietnam.

L'objectif de ce nouveau décret est de mettre à jour le cadre juridique de la facturation électronique, en l'adaptant aux avancées technologiques, à la nouvelle dynamique du commerce numérique et aux besoins croissants de l'administration fiscale en matière de contrôle fiscal.

Comment fonctionne la facturation électronique au Vietnam?

À partir de juillet 2022, toutes les organisations, entreprises et particuliers qui fournissent des biens ou des services devront obligatoirement émettre des factures électroniques. Cela signifie que les factures auto-imprimées, les factures pré-imprimées et les factures achetées directement auprès des autorités fiscales ne sont plus considérées comme valables. La réglementation actuelle exige que toutes les transactions commerciales soient étayées par des reçus électroniques, ce qui vise à garantir une plus grande transparence, un meilleur contrôle fiscal et une plus grande efficacité des processus administratifs.

Pour pouvoir émettre des factures électroniques, il est nécessaire de s'enregistrer au préalable sur le site web de la Direction générale des impôts (GDT) et d'obtenir l'approbation de l'administration fiscale. 
Les factures électroniques au Vietnam utilisent le format XML. Les caractéristiques techniques doivent inclure une signature numérique et requièrent un archivage et une conservation sécurisés pendant une période de 10 ans.

Les contribuables doivent transmettre les données des factures électroniques émises aux autorités fiscales par l'intermédiaire d'un prestataire de services agréé. 

Principaux types de factures électroniques au Vietnam

Dans le cadre réglementaire vietnamien, il existe cinq types principaux de factures électroniques:

• Facture TVA : utilisée pour les transactions soumises à la taxe sur la valeur ajoutée. Il s'agit notamment des factures comportant une demande de remboursement de la taxe : utilisées dans les cas spécifiques où l'acheteur est en droit de demander un remboursement de la TVA.
• Facture commerciale : principalement utilisée dans les transactions d'exportation.
• Facture électronique pour la vente de biens publics
• Facture électronique pour la vente de produits du stock national
• Autres types de documents fiscaux tels que les billets, les reçus pour la perception des tarifs du transport aérien, les documents de perception du fret international, etc.

Ces factures peuvent être émises avec ou sans code d'identification fiscale. Dans les deux cas, l'entreprise émettrice est tenue de signaler la facture électronique à l'administration fiscale.

Lorsque la facture requiert un code d'identification, celui-ci est généré par l'administration fiscale à partir des informations fournies par l'entreprise au moment de la création de la facture électronique. Ce code doit obligatoirement figurer sur la facture avant qu'elle ne soit envoyée à l'acheteur, ce qui garantit sa validité juridique.

Bons de livraison électroniques pour la circulation des marchandises

Outre les factures, le système fiscal vietnamien exige l'émission de bons de livraison électroniques pour documenter et contrôler le mouvement des marchandises. Il existe deux types de bons de livraison en fonction de la nature du transport:

1. Bon de livraison pour le transport interne, qui est utilisé lorsque les marchandises sont déplacées entre des sites ou des entrepôts au sein de la même entreprise.
2. Document de transport pour la distribution commerciale, utilisé lorsque des marchandises sont envoyées à des agents de vente ou à d'autres intermédiaires.

Ces bons de livraison doivent répondre aux mêmes exigences formelles que les factures électroniques, notamment en ce qui concerne le contenu obligatoire, le format numérique et la possibilité d'être signalés ou vérifiés par l'administration fiscale.

Mises à jour législatives : Décret 70/2025/ND-CP

Le décret 70/2025/ND-CP est en vigueur depuis le 1er juin 2025. Il modifie et complète une série de dispositions du décret 123/2020/ND-CP, qui régit l'émission et l'archivage des factures et des documents comptables. La circulaire 32/2025/TT-BTC a pour objet principal d'établir des lignes directrices sur certains aspects liés aux factures et aux documents comptables, conformément au décret n° 70/2025/ND-CP.

Le décret 70 introduit des exigences de conformité pour les fournisseurs étrangers opérant dans le domaine du commerce électronique au Vietnam, fixe des délais spécifiques pour l'émission de factures pour différents types de transactions et autorise ces fournisseurs à utiliser des factures avec la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Les principaux changements ont un impact sur:

1. Extension du champ d'application du système de facturation électronique
   

   • Les fournisseurs étrangers de commerce électronique et de services numériques, sans établissement permanent au Vietnam, peuvent s'inscrire volontairement pour utiliser les factures électroniques avec TVA, conformément à la législation fiscale locale.

   • Les entreprises domestiques et individuelles peuvent autoriser des tiers à émettre des factures électroniques en leur nom.

   • Les entreprises de transformation pour l'exportation (EPE) doivent utiliser des factures de vente ou avec TVA, en fonction de leur méthode de déclaration.

   • Les exportateurs peuvent émettre des factures commerciales électroniques si les conditions techniques sont réunies pour transmettre les données à l'administration fiscale.

2. Délais standardisés pour l'émission des factures
   

   • Marchandises exportées : la facture doit être émise le jour ouvrable suivant le dédouanement.

   • Ventes de biens ou prestations de services : au moment du transfert de propriété ou de l'achèvement du service.

   • Paiements anticipés : la facture est émise au moment du paiement (à l'exception des acomptes).

   • Services récurrents ou à volume élevé : jusqu'au 7 du mois suivant ou selon la période convenue.

   • Des secteurs particuliers tels que la banque, l'assurance, les transports, la santé et les jeux d'argent seront soumis à des règles d'émission spécifiques.

3. Amélioration du contenu et du format des factures
   

   • Des informations détaillées sont requises : coordonnées de l'acheteur et du vendeur, numéro d'identification fiscale (NIF), description claire des biens ou des services.

   • Si la signature numérique ne peut pas être apposée le jour même, elle doit l'être le jour ouvrable suivant.

   • Les factures créées à partir d'un terminal point de vente (TPV) doivent être envoyées par voie électronique (courriel, SMS ou autre) ou via un lien sécurisé ou un code QR.

   • Exigences particulières pour:
       ◦ Les services de transport numérique (coordonnées de l'expéditeur et détails des marchandises).
       ◦ Les promotions, qui doivent être détaillées et inclure des enregistrements complets.

Facture électronique B2C pour les points de vente au Vietnam

Avec l'entrée en vigueur du décret 70/2025/ND-CP, l'utilisation des factures électroniques générées par les terminaux points de vente (TPV) est obligatoire pour toutes les entreprises opérant dans les secteurs du commerce de détail, de l'hôtellerie, de la restauration, des services alimentaires et des services aux particuliers, à condition que leur chiffre d'affaires annuel dépasse le seuil de 1 milliard de VND. Cette mesure vise à renforcer le contrôle fiscal, à rationaliser le processus d'émission des factures et à garantir la traçabilité des opérations commerciales de vente directe au consommateur final.

Les terminaux points de vente utilisés par ces entreprises doivent être connectés électroniquement au système de l'administration fiscale vietnamienne, ce qui permet de transmettre en temps réel les informations contenues dans chaque facture à l'administration fiscale.

Les factures électroniques générées par les caisses enregistreuses et envoyées aux autorités fiscales doivent remplir certaines conditions :

1. La facture électronique doit être clairement reconnaissable comme étant générée par une caisse enregistreuse POS.
2. Les signatures numériques sont facultatives et non obligatoires.
3. Les dépenses figurant sur la facture électronique peuvent être considérées comme des dépenses (dans le cadre des obligations fiscales) si elles sont étayées par des pièces justificatives suffisantes.

Une facture électronique générée par un terminal point de vente TPV doit contenir les informations suivantes:

• Nom, adresse et numéro d'identification fiscale (NIF) du vendeur;
• Nom, adresse et numéro d'identification fiscale (NIF)/numéro d'identification personnel/numéro de téléphone de l'acheteur (si l'acheteur le demande);
• Nom des biens/services, prix unitaire, quantité et prix total à payer. Si une organisation ou une entreprise paie des taxes en utilisant la méthode du crédit-facture, le prix de vente hors TVA, le taux de TVA, le montant total de la TVA à payer et le montant total à payer avec la TVA doivent être clairement indiqués sur la facture électronique;
• Date d'émission de la facture;
• Code d'identification de l'administration fiscale ou données électroniques permettant à l'acheteur d'accéder et de déclarer les informations contenues dans la facture électronique générée par le terminal point de vente TPV.

Le vendeur envoie la facture électronique à l'acheteur par voie électronique (message, courriel ou autre), ou fournit le lien ou le code QR permettant à l'acheteur de la rechercher et de la télécharger.

EDICOM peut vous aider à gérer de manière intégrée et automatique la génération et l'émission de factures B2C, tant vers la GDT que vers le client final pour téléchargement. Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de cette procédure, veuillez nous contacter.

Quelles conditions doit remplir un prestataire de facturation électronique au Vietnam ?

Chaque prestataire de facturation électronique au Vietnam doit répondre à une série de critères fixés par l’autorité fiscale (critères économiques, légaux et techniques).

Les critères techniques établis sont les suivants :

• Connexion haute disponibilité. Le prestataire doit assurer une connectivité avec le GDT 24h/24 7 j/7.
• Accès multi dispositifs. Les services fournis par le prestataire doivent être accessibles au moyen de plusieurs types de dispositifs, ordinateurs, tablettes, smartphones.
• Connexion sécurisée. La confidentialité et l’intégrité des données échangées entre les partenaires commerciaux doit être assurée.
• Sécurité. Système de récupération des données.
• Archivage des factures. Un service d’archivage et de conservation électronique des factures garantissant la sécurité et l’intégrité des documents doit être assuré. De plus, les informations archivées devront être accessibles pour être consultées en ligne.
• Les modalités de communication doivent également répondre aux standards de connexion énoncés par le Ministère des Finances.

EDICOM, partenaire de référence pour la facturation électronique au Vietnam

Pour les entreprises et organisations opérant au Vietnam, EDICOM propose une solution technologique adaptée aux exigences du pays, tant au niveau B2B que B2C. Voici comment fonctionne le processus :

1. La plateforme est intégrée au système de gestion ou ERP de l'entreprise et reçoit les données nécessaires du client.
2. EDICOM transforme les données dans le format XML défini par la GDT.
3. Une signature numérique et un code d'identification unique sont appliqués à la facture structurée.
4. Elle est envoyée à la GDT pour validation.
5. Une fois validé, le document est reçu et à nouveau intégré dans l'ERP de l'entreprise.
6. En parallèle, EDICOM propose des services pour envoyer automatiquement la facture validée au destinataire.

EDICOM, fournisseur de services EDI (Electronic Data Interchange) et de facturation électronique, apporte une réponse aux entreprises et organismes publics dans plus de 80 pays, en garantissant une conformité totale à la facturation électronique. 

EDICOM développe toutes ses solutions en modalités SaaS (Software as a Service) et garantie une disponibilité du service de 99,9% depuis n’importe quel pays, grâce à la robustesse de nos infrastructures.

EDICOM fournit un service d’archivage des factures envoyées et reçues. La solution permet de consulter, administrer et récupérer rapidement toutes les factures électroniques archivées.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Le déploiement de la facture électronique suppose de nombreux avantages, parmi ces avantages, les économies réalisées sont notables.

• Économies directes du fait de la suppression du papier, des documents imprimés, envoyés et physiquement archivés.
• Augmentations de la productivité des fonctions administratives grâce à l’automatisation des processus, permettant ainsi d’allouer des ressources à d’autres tâches.
• Automatisation et intégration des processus de réception des factures. Le caractère électronique du document permet son intégration instantanée au système, et par conséquent sa comptabilisation automatisée afin de simplifier le paiement de ces mêmes factures, limitant ainsi les interventions manuelles.
• Efficacité accrue et élimination des erreurs humaines, du fait de l’automatisation du processus.
• Réduction du temps d’acheminement et de paiement des factures. L’efficacité des processus d’envoi et de réception, leur immédiateté ainsi que la fiabilité des informations échangées contribuent à la réduction des délais de paiement des factures.
• Sécurité accrue. L’envoi des factures s’opère via des réseaux privés ou des protocole spécifiques tels qu’AS2, FTPS, Webservice ou d’autres RVA (Réseaux à Valeur Ajoutée), etc. De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures.
• Archivage agile, sécurisé et légal. Les documents originaux et signés sont conservés durant la période légalement requise. Ces processus diminuent les coûts d’archivage physique et facilitent la consultation des documents.
• Disparition du risque de perte d’un document physique grâce à l’archivage sécurisé et à la consultation en ligne des factures.