Le Vietnam se prépare à la facturation électronique

Le Vietnam reporte l'entrée en vigueur de l'utilisation obligatoire de la facturation électronique à juillet 2022 par le biais du Décret 123/2020/NĐ-CP. La nouvelle loi modifie donc le décret précédent (119/2018/ND-CP) dont la date de déploiement initiale était fixée au mois de novembre 2020.

Le Vietnam a initié son projet de facturation électronique en 2018 au travers de la publication du Décret 119. À la suite de la publication du nouveau décret, les entreprises vietnamiennes disposent d’un délai de 2 ans pour s’adapter au nouveau système.

Quels seront les changements attendus à partir du 1er novembre 2020 ?

Le Décret 119/2018/ND-CP octroie un délai de 2 ans pour la mise en place de la facturation électronique, telle que décrite dans le décret, jusqu’au 31 octobre.

À compter de cette date, toutes les organisations, sociétés ainsi que les particuliers fournissant des biens ou des services seront dans l’obligation d’emmètre des factures électroniques. Toutes les autres formes physiques de factures ne seront plus admises par la loi.

Pour emmètre des factures électroniques, il est nécessaire de s’enregistrer sur le site web du Département Général des Impôts (GDT) et que cette demande soit validée par l’autorité fiscale.

Le règlement prévoit deux types de factures : celles avec un code d’identification d’une part et celles sans code d’identification d’autre part.

Le code d’identification est émis par l’autorité fiscale sur base des informations spécifiées dans les factures déclarées. Ce code doit être inclus à la facture électronique préalablement à son envoi au client.

Cependant, les clients d’EDICOM sont dispensés de cette étape de génération d’un code d’identifications grâce à la certification de la solution acquise auprès des autorités vietnamiennes. Cette certification simplifie le processus de génération et d’intégration des factures électroniques.

Caractéristiques de la facture électronique au Vietnam

Sur base du  Décret 119m la Circulaire N° 68/2019 / TT-BTC émise par le Ministère des Finances précise les modalités d’application de l’obligation.

Au Vietnam, le format choisi pour les factures électroniques est le format XML, à ce prérequis s’ajoute également la nécessité de signer électroniquement ces factures et de les archiver pendant 10 ans.

Les contribuables devront transmettre les données des factures émises auprès des autorités fiscales soit directement soit au travers d’un prestataire autorisé.

Le délai autorisé d’ici à l’échéance du 31 octobre doit être saisis comme une chance d’aborder cette obligation en toute sérénité.

Quelles conditions doit remplir un prestataire de facturation électronique au Vietnam ?

Chaque prestataire de facturation électronique au Vietnam doit répondre à une série de critères fixés par l’autorité fiscale (critères économiques, légaux et techniques).

Les critères techniques établis sont les suivants :

• Connexion haute disponibilité. Le prestataire doit assurer une connectivité avec le GDT 24h/24 7 j/7.
• Accès multi dispositifs. Les services fournis par le prestataire doivent être accessibles au moyen de plusieurs types de dispositifs, ordinateurs, tablettes, smartphones.
• Connexion sécurisée. La confidentialité et l’intégrité des données échangées entre les partenaires commerciaux doit être assurée.
• Sécurité. Système de récupération des données.
• Archivage des factures. Un service d’archivage et de conservation électronique des factures garantissant la sécurité et l’intégrité des documents doit être assuré. De plus, les informations archivées devront être accessibles pour être consultées en ligne.
• Les modalités de communication doivent également répondre aux standards de connexion énoncés par le Ministère des Finances.

EDICOM, votre partenaire privilégié pour vos projets au Vietnam

EDICOM, prestataire de services en EDI (Echange de Données Informatisées) et en facturation électronique, accompagne des sociétés privées et publiques dans plus de 60 pays. Sa solution EDICOM Global e-Invoicing Platform est dimensionnée pour s’adapter aux particularités techniques et légales dans chaque pays, vous garantissant ainsi une mise en conformité totale de vos procédures de facturation électronique.

Pour les entreprises présentes au Vietnam, EDICOM dispose de solutions technologiques totalement adaptées aux prérequis locaux.

Via la plateforme globale de facturation électronique, générez vos factures et EDICOM se charge de leurs transmissions vers l’administration fiscale, avant de recevoir les données depuis le GDT afin de procéder à l’envoi de la facture auprès du client final.

EDICOM développe toutes ses solutions en modalités SaaS (Software as a Service) et garantie une disponibilité du service de 99,9% depuis n’importe quel pays, grâce à la robustesse de nos infrastructures.

La plateforme s’intègre au système de gestion de l’entreprise ou à l’ERP du client, récupère les données transmises puis les convertit dans le format standard. Pour y parvenir, un mapping est réalisé afin de transformer les données du format de l’ERP vers le format standard établi localement. En plus du mapping, des opérations de signatures électroniques et d’obtention du code fiscal sont également réalisées afin de garantir la conformité fiscale, l’authenticité et l’intégrité du document.

EDICOM fournit un service d’archivage des factures envoyées et reçues. La solution permet de consulter, administrer et récupérer rapidement toutes les factures électroniques archivées.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Le déploiement de la facture électronique suppose de nombreux avantages, parmi ces avantages, les économies réalisées sont notables.

• Économies directes du fait de la suppression du papier, des documents imprimés, envoyés et physiquement archivés.
• Augmentations de la productivité des fonctions administratives grâce à l’automatisation des processus, permettant ainsi d’allouer des ressources à d’autres tâches.
• Automatisation et intégration des processus de réception des factures. Le caractère électronique du document permet son intégration instantanée au système, et par conséquent sa comptabilisation automatisée afin de simplifier le paiement de ces mêmes factures, limitant ainsi les interventions manuelles.
• Efficacité accrue et élimination des erreurs humaines, du fait de l’automatisation du processus.
• Réduction du temps d’acheminement et de paiement des factures. L’efficacité des processus d’envoi et de réception, leur immédiateté ainsi que la fiabilité des informations échangées contribuent à la réduction des délais de paiement des factures.
• Sécurité accrue. L’envoi des factures s’opère via des réseaux privés ou des protocole spécifiques tels qu’AS2, FTPS, Webservice ou d’autres RVA (Réseaux à Valeur Ajoutée), etc. De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures.
• Archivage agile, sécurisé et légal. Les documents originaux et signés sont conservés durant la période légalement requise. Ces processus diminuent les coûts d’archivage physique et facilitent la consultation des documents.
• Disparition du risque de perte d’un document physique grâce à l’archivage sécurisé et à la consultation en ligne des factures.