Facture Électronique

La facturation électronique B2B et B2C au Vietnam

facture électronique vietnam

Au Vietnam, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises depuis juillet 2022, ce qui en fait l'un des pays pionniers de la région asiatique. 

Le Vietnam a initié son projet de facturation électronique en 2018 au travers de la publication du Décret 119. À la suite de la publication du nouveau décret, les entreprises vietnamiennes disposent d’un délai de 2 ans pour s’adapter au nouveau système.

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Facturation électronique obligatoire au Vietnam 

À partir de juillet 2022, les organisations, les entreprises et les particuliers qui fournissent des biens ou des services devront obligatoirement émettre des factures électroniques. 

À compter de cette date, toutes les organisations, sociétés ainsi que les particuliers fournissant des biens ou des services seront dans l’obligation d’emmètre des factures électroniques. Toutes les autres formes physiques de factures ne seront plus admises par la loi.

Pour emmètre des factures électroniques, il est nécessaire de s’enregistrer sur le site web du Département Général des Impôts (GDT) et que cette demande soit validée par l’autorité fiscale.

Le règlement prévoit deux types de factures : celles avec un code d’identification d’une part et celles sans code d’identification d’autre part.

Le code d’identification est émis par l’autorité fiscale sur base des informations spécifiées dans les factures déclarées. Ce code doit être inclus à la facture électronique préalablement à son envoi au client.

Cependant, les clients d’EDICOM sont dispensés de cette étape de génération d’un code d’identifications grâce à la certification de la solution acquise auprès des autorités vietnamiennes. Cette certification simplifie le processus de génération et d’intégration des factures électroniques.

Caractéristiques de la facture électronique au Vietnam

Sur base du  Décret 119m la Circulaire N° 68/2019 / TT-BTC émise par le Ministère des Finances précise les modalités d’application de l’obligation.

Les factures électroniques au Vietnam utilisent le format XML, les caractéristiques techniques doivent inclure une signature numérique et requièrent un stockage et une conservation sécurisés pendant une période de 10 ans.

Les contribuables devront transmettre les données des factures émises auprès des autorités fiscales soit directement soit au travers d’un prestataire autorisé.

Facture électronique B2C pour les points de vente au Vietnam

Quant à la facture électronique générée au point de vente (POS), elle n'est pas obligatoire, mais elle est autorisée pour certains types d'entreprises. Les entreprises et les entrepreneurs individuels qui fournissent des biens ou des services directement aux consommateurs sont autorisés à utiliser des factures électroniques émises par les caisses enregistreuses des points de vente (clause 2, article 8 de la circulaire 78/2021/TT-BTC). Il s'agit d'activités telles que les centres commerciaux, les supermarchés, la vente au détail de biens de consommation, d'aliments et de boissons, les restaurants, les hôtels, la vente au détail de médicaments modernes, les services de divertissement et de détente et d'autres services.

Les factures électroniques générées par les caisses enregistreuses et envoyées aux autorités fiscales doivent remplir certaines conditions :

  1. La facture électronique doit être clairement reconnaissable comme étant générée par une caisse enregistreuse POS.
  2. Les signatures numériques sont facultatives et non obligatoires.
  3. Les dépenses figurant sur la facture électronique peuvent être considérées comme des dépenses (dans le cadre des obligations fiscales) si elles sont étayées par des pièces justificatives suffisantes.

La mise en œuvre de la facturation électronique à partir des caisses enregistreuses s'est faite en deux phases :

  • Jusqu'à fin 03/2023 : impact sur la restauration, l'hôtellerie, les centres commerciaux, les supermarchés et les détaillants (B2C).
  • A partir du 01/04/2023 : les autres sociétés et entités commerciales.

EDICOM peut vous aider à gérer de manière intégrée et automatique la génération et l'émission de factures B2C, tant vers la GDT que vers le client final pour téléchargement. Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de cette procédure, veuillez nous contacter.

    Seuls les domaines professionnels sont admis

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    Quelles conditions doit remplir un prestataire de facturation électronique au Vietnam ?

    Chaque prestataire de facturation électronique au Vietnam doit répondre à une série de critères fixés par l’autorité fiscale (critères économiques, légaux et techniques).

    Les critères techniques établis sont les suivants :

    • Connexion haute disponibilité. Le prestataire doit assurer une connectivité avec le GDT 24h/24 7 j/7.
    • Accès multi dispositifs. Les services fournis par le prestataire doivent être accessibles au moyen de plusieurs types de dispositifs, ordinateurs, tablettes, smartphones.
    • Connexion sécurisée. La confidentialité et l’intégrité des données échangées entre les partenaires commerciaux doit être assurée.
    • Sécurité. Système de récupération des données.
    • Archivage des factures. Un service d’archivage et de conservation électronique des factures garantissant la sécurité et l’intégrité des documents doit être assuré. De plus, les informations archivées devront être accessibles pour être consultées en ligne.
    • Les modalités de communication doivent également répondre aux standards de connexion énoncés par le Ministère des Finances.

    EDICOM, partenaire de référence pour la facturation électronique au Vietnam

    Pour les entreprises et organisations opérant au Vietnam, EDICOM propose une solution technologique adaptée aux exigences du pays, tant au niveau B2B que B2C. Voici comment fonctionne le processus :

    1. La plateforme est intégrée au système de gestion ou ERP de l'entreprise et reçoit les données nécessaires du client.
    2. EDICOM transforme les données dans le format XML défini par la GDT.
    3. Une signature numérique et un code d'identification unique sont appliqués à la facture structurée.
    4. Elle est envoyée à la GDT pour validation.
    5. Une fois validé, le document est reçu et à nouveau intégré dans l'ERP de l'entreprise.
    6. En parallèle, EDICOM propose des services pour envoyer automatiquement la facture validée au destinataire.

    EDICOM, fournisseur de services EDI (Electronic Data Interchange) et de facturation électronique, apporte une réponse aux entreprises et organismes publics dans plus de 80 pays, en garantissant une conformité totale à la facturation électronique. 

    EDICOM développe toutes ses solutions en modalités SaaS (Software as a Service) et garantie une disponibilité du service de 99,9% depuis n’importe quel pays, grâce à la robustesse de nos infrastructures.

    EDICOM fournit un service d’archivage des factures envoyées et reçues. La solution permet de consulter, administrer et récupérer rapidement toutes les factures électroniques archivées.

    Quels sont les avantages de la facture électronique ?

    Le déploiement de la facture électronique suppose de nombreux avantages, parmi ces avantages, les économies réalisées sont notables.

    • Économies directes du fait de la suppression du papier, des documents imprimés, envoyés et physiquement archivés.
    • Augmentations de la productivité des fonctions administratives grâce à l’automatisation des processus, permettant ainsi d’allouer des ressources à d’autres tâches.
    • Automatisation et intégration des processus de réception des factures. Le caractère électronique du document permet son intégration instantanée au système, et par conséquent sa comptabilisation automatisée afin de simplifier le paiement de ces mêmes factures, limitant ainsi les interventions manuelles.
    • Efficacité accrue et élimination des erreurs humaines, du fait de l’automatisation du processus.
    • Réduction du temps d’acheminement et de paiement des factures. L’efficacité des processus d’envoi et de réception, leur immédiateté ainsi que la fiabilité des informations échangées contribuent à la réduction des délais de paiement des factures.
    • Sécurité accrue. L’envoi des factures s’opère via des réseaux privés ou des protocole spécifiques tels qu’AS2, FTPS, Webservice ou d’autres RVA (Réseaux à Valeur Ajoutée), etc. De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures.
    • Archivage agile, sécurisé et légal. Les documents originaux et signés sont conservés durant la période légalement requise. Ces processus diminuent les coûts d’archivage physique et facilitent la consultation des documents.
    • Disparition du risque de perte d’un document physique grâce à l’archivage sécurisé et à la consultation en ligne des factures.

    Découvrez tous les détails de la facturation électronique au Vietnam

    Si vous avez besoin de mettre en œuvre la facturation électronique au Vietnam ou dans tout autre pays de la région asiatique, n'hésitez pas à nous contacter.
     

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