Le NHS Supply Chain introduit l’avis préalable d’expédition
Le déploiement de l’avis préalable d’expédition, aussi appelé ASN (Advanced Shipping Notice) constitue une avancée majeure dans la gestion des flux logistiques, dans le cadre de l’automatisation des processus du NHS Supply Chain.
En Angleterre, l’ensemble des fournisseurs du secteur public de la santé (le NHS) sont tenus de dématérialiser certains flux commerciaux et logistiques conformément aux normes internationales de GS1 et du réseau PEPPOL.
En tant qu’Access Point certifié EDICOM propose une solution complète qui garantit la conformité de vos flux. Cette conformité est aussi bien assurée par son service de catalogue électronique certifié par GS1, que par sa solution EDI intégrable à tout type d’ERP.
Avis préalable d’expédition ou ASN
Pourquoi le NHS Supply Chain inclut désormais l’ASN ?
Le NHS Supply Chain rajoute à sa cartographie de flux l’avis d’expédition préalable (ou ASN) afin de se conformer à la réglementation européenne relative aux dispositifs médicaux européens.
Ce règlement est mieux connu sous le nom de Règlement relatif aux Dispositifs Médicaux ou MDR (Medical Devices Regulation), codifié sous le nom Règlement (UE) 2017/745 du Parlement Européen et du Conseil.
Qu'est-ce que l’avis préalable d’expédition (ASN) ?
Un avis préalable d’expédition est un message envoyé par un fournisseur, préalablement à une livraison, pour informer le NHS Supply Chain du contenu des produits à livrer.
Ce document comporte de nombreuses informations logistiques : information sur les produits transportés, les types de boîtes utilisées, le lieu de palettisation des marchandises, le nombre de boites transportées en fonction des palettes, etc.
L'ASN contient également une référence unique pour chaque palette et chaque boîte expédiée. Cette référence unique est connue sous le nom de Serial Shipping Container Code (SSCC).
Les SSCC sont des codes uniques à 18 chiffres utilisés pour identifier les unités logistiques.
Le code SSCC est imprimé sur une étiquette, qui est elle-même apposée sur chaque palette et chaque boîte, afin qu'elle puisse être scannée à la réception et utilisée avec l'ASN afin d’identifier les articles reçus à la livraison.
Pour automatiser le processus de lecture, le code SSCC doit être codifié conformément aux normes d’un code-barres (GS1-128) imprimé sur les étiquettes d'expédition.
Par conséquent, il est primordial que le prestataire PEPPOL sélectionné soit en mesure de générer ce code en bonne et due forme, ce dont s’assure EDICOM lors de tout projet de ce type.
Est-il obligatoire d’envoyer un avis préalable d’expédition ou ASN ?
Oui, l’avis d’expédition avancé ou ASN est obligatoire pour toutes les commandes générées par le NHS Supply Chain, à l'exception des commandes de maintenance et de service.
Concrètement, tous les fournisseurs de produits matériels sont tenus d’envoyer un ASN, indépendamment du type de produit matériel (qu’il s’agisse de dispositifs médicaux ou non).
À quel moment doit-on envoyer un ASN au NHS Supply Chain ?
L'ASN doit être envoyé dès que la livraison est confirmée et emballée. Les palettes et les boîtes doivent être correctement étiquetées avec les SSCC, prêtes à être expédiées.
Les fournisseurs sont tenus d'envoyer leur ASN au NHS Supply Chain dans les plus brefs délais. Dans la pratique, ce document est généralement envoyé, au plus tard, 24 heures avant la livraison.
Quelle est la différence entre un avis d’expédition et un ASN ?
Le NHS Supply Chain a fait le choix d’utiliser l’avis d’expédition PEPPOL classique en tant que confirmation de livraison. Ce message permet donc d’indiquer au NHS Supply Chain quelles marchandises ont été livrées.
Le nouveau message ASN prend également en charge les informations spécifiques MDR, tout en étant envoyé avant la livraison des marchandises.
Ainsi, il n'est plus nécessaire d'ouvrir une palette ou des cartons pour vérifier leur contenu.
Il n’est donc plus nécessaire pour les fournisseurs de renvoyer un avis d’expédition PEPPOL classique pour confirmer la livraison de leurs marchandises.
L'ASN permet donc de fluidifier le processus d’acheminement des marchandises au sein de la supply chain.
Bien évidemment, l'ASN PEPPOL remplace les avis d’expéditions électroniques classiques, il n'est donc pas nécessaire d'envoyer ces deux flux pour un même fournisseur.
Qu’est-ce que le Règlement sur les Dispositifs Médicaux (MDR) ?
Le Règlement MDR de l’Union Européenne est entré en vigueur le 26 mai 2021. Ce texte règlementaire remplace les Directives 90/385/CEE et 93/42/CEE du Conseil Européen.
Les fabricants de dispositifs médicaux destinés à être vendus dans l'UE doivent respecter des directives strictes afin de garantir la sécurité d'utilisation de leurs produits.
Cette règlementation impose aux fournisseurs de dispositifs médicaux de renseigner leurs numéros de lot et leurs numéros de série dans le cadre de l’envoi de leurs informations logistiques auprès du NHS Supply Chain.
Pourquoi le NHS Supply Chain passe-t-il par PEPPOL ?
Le NHS Supply Chain s’engage à soutenir les initiatives du ministère de la Santé. À ce titre, l'initiative Scan4Safety du ministère de la Santé vise à standardiser les flux du NHS par le biais du standard GS1 PEPPOL.
Le NHS Supply Chain souhaite s’inscrire dans la même lignée que cette initiative en décidant d'adopter les mêmes normes PEPPOL.
Quelles sont les recommandations au sujet de la conception et de la taille des étiquettes logistiques ?
Sur la forme, les fournisseurs sont libres d'utiliser tout type d’étiquette, indépendamment de leur forme ou de leur taille. Sur le fond, il est indispensable que toutes informations standardisées soient clairement renseignées et correctement libellées de sorte à être scannées.
La quantité figurant sur l'étiquette indique une quantité, sans unité de mesure, et doit donner des informations sur les unités de manutention (palette, boîte, carton, etc.) et les articles contenus dans chacune d'entre elles.
Exemple : une palette contient 6 boîtes, et chaque boîte contient 100 unités.
En bref, l'ASN doit être une représentation exacte des marchandises expédiées, aussi bien en termes d’unité logistiques que d’articles contenus au sein de chaque unité logistique.
EDICOM est un PEPPOL Access Point en mesure de générer des étiquettes.
L’utilisation du standard GS1 dans le cadre des échanges via PEPPOL du système de santé anglais (NHS)
Les réseau paneuropéen d’approvisionnement des administrations publiques ou PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) est un ensemble de standards qui définissent notamment les spécifications d’un message (sa structure, son contenu et le moyen de communication) échangé entre un client et ses fournisseurs.
Ce standard vise à s’imposer comme un standard international unique, d’où l’intérêt du système de santé britannique pour PEPPOL, via le NHS Supply Chain.
Les standards GS1 et GDSN
Il s'agit de normes internationales qui permettent à tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement d'utiliser le même langage dans le cadre d'échange d'informations sur les produits. Grâce à ces normes, les produits peuvent être identifiés et localisés de manière précise, fiable et rapide.
Il est important de noter que tous les fournisseurs du NHS se doivent de respecter les normes de GS1 afin de garantir que les informations restent accessibles et faciles à identifier, à l’issue du transport des marchandises.
Les normes GS1 sont utilisées pour la codification des produits, la codification d’établissements et la synchronisation des données.
Ainsi, grâce au Réseau Global de Synchronisation des Données (GDSN), tout acteur de la chaîne d'approvisionnement peut partager et accéder aux informations relatives aux produits.
Plateforme PEPPOL
Tout échange électronique de documents entre NHS England et ses fournisseurs doit être effectué de manière standardisée via un point d'accès connecté au réseau PEPPOL.
En particulier, tout ce qui concerne les bons de commande, la réponse aux bons de commande, les factures, les notes de crédit et également les ASN dans le cas de la chaîne d'approvisionnement du NHS.
L'échange de documents électroniques via le réseau PEPPOL permet aux entreprises concernées par le B2G d'opérer avec les autorités conformément à la loi (directive européenne 2014/55/UE) et apporte un certain nombre d'avantages :
Tout échange électronique de documents entre le NHS England et ses fournisseurs doit être effectué de manière standardisée via un Access Point connecté au réseau PEPPOL.
Les flux concernés par cette obligation sont les bons de commande, la réponse aux bons de commande, les factures, les notes de crédit ains que les avis préalables d’expédition dans le cas NHS Supply Chain.
Les échanges en EDI s’opèrent via le réseau PEPPOL, permettant ainsi aux entreprises concernées par les flux B2G d’échanger des messages standardisés conformément à la Directive 2014/55/UE de l’UE) et entraine des avantages indéniables pour les entreprises :
- Réduction des coûts
- Automatisation des processus de gestion
- Compétitivité accrue
- Transparence
- Des processus de passation de marchés publics plus efficaces
- Normes de sécurité élevées
- Interopérabilité internationale
- Compatibilité avec d'autres systèmes
La solution globale d’EDICOM
EDICOM, en tant que PEPPOL Access Point, permet aux fournisseurs des administrations publiques de dématérialiser leurs flux commerciaux avec leurs clients publics au sein de leur marché domestique et ce dans toute l’Europe. Cette digitalisation des flux est opérée par le biais de solutions intégrées qui automatisent l'échange de documents électroniques conformément à la norme PEPPOL-XML.
La solution d’EDICOM est intégrable à tout système de gestion interne, automatisant ainsi l'envoi et la réception de toutes les transactions PEPPOL à partir de l'ERP du fournisseur.
D'autre part, par le biais d’EDICOMData, EDICOM propose un service de catalogue électronique certifié pour la synchronisation des données produits entre fournisseurs et distributeurs.
EDICOMData met en œuvre des outils spécifiques pour l'intégration et la publication des données produits, tout en respectant les spécifications de nos clients en fonction des différents projets ou réseaux de synchronisation privés et publics.
En résumé, conformément à la clause 18.1 du contrat NHS Terms and Conditions for the Supply of Goods, tout fournisseur du NHS England est tenu d’adopter les normes GS1 et PEPPOL.
Il est donc fortement conseillé, pour tous les fournisseurs concernés, d'anticiper toutes les étapes de mise en conformité au cahier des charges de GS1 et du réseau PEPPOL.
