La facturation électronique sera obligatoire au Luxembourg

Le gouvernement luxembourgeois vient d’initier un déploiement progressif de l’obligation de facturation électronique auprès des institutions gouvernementales par le biais du réseau PEPPOL.

Le gouvernement luxembourgeois a publié le 13 décembre 2021 un règlement national stipulant le déploiement progressif de l'obligation de l’utilisation de la facture électronique via le réseau PEPPOL pour les fournisseurs des institutions gouvernementales. L’application de cette mesure commencera en mai 2022 et devrait s'achever en mars 2023. Les échéances de mise en place de cette nouvelle obligation seront différentes selon les tailles des entreprises. Ce règlement vient modifier la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le domaine du B2G.

Ce projet fait partie du plan de Digitalisation de l'Union européenne et fait suite à la directive 2014/55/UE, qui vise à simplifier les procédures administratives et à renforcer la sécurité interne en réduisant l’utilisation du papier.

Cette nouvelle obligation de facturation électronique permettra au Luxembourg de disposer d’une fiscalité plus transparente, et d’optimiser les échanges entre les fournisseurs et les administration publiques.

L’obligation de facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession vise à 

• Réduire la bureaucratie et optimiser les processus administratifs et commerciaux.
• Diminuer les coûts de traitement et réduire les délais de réception des factures.
• Combattre la fraude fiscale grâce à un contrôle total de l’ensemble des flux de factures.

Phases de mise en place de la facturation électronique au Luxembourg

La facturation électronique obligatoire est mise en place par le gouvernement luxembourgeois dans le but de réduire la fraude et d'améliorer la transparence.

Néanmoins, ce changement devrait représenter un défi important pour les petites et moyennes entreprises du pays. Pour atténuer cet impact, le gouvernement a fixé des délais qui permettent la mise en place progressive de la facturation électronique.

Ainsi, en fonction de la taille de l'entreprise, des échéances ont été fixées. Ces dates sont détaillées ci-dessous.

Grandes entreprises

La facturation électronique sera obligatoire pour les grandes entreprises à partir du 18 mai 2021.

Une grande entreprise est définie comme étant une entreprise qui remplit au moins deux des conditions suivantes :

• Bilan de plus de 20 millions d'euros.
• Chiffre d'affaires annuel de plus de 40 millions d'euros.
• Plus de 250 employés (à temps plein).

Entreprises de taille intermédiaire

Pour les entreprises de taille intermédiaire, la facturation électronique sera obligatoire à partir du 18 octobre 2022. 

Une entreprise de taille moyenne est une entreprise qui remplit au moins deux des conditions suivantes :

• Bilan entre 4,4 millions et 20 millions d'euros.
• Chiffre d'affaires annuel compris entre 8,8 millions et 40 millions d'euros.
• Entre 50 et 250 employés (à temps plein).

Petites entreprises

Enfin, les petites entreprises disposent de plus de temps, avec une échéance fixée au 18 mars 2023.

Les petites entreprises sont celles qui ne correspondent pas aux caractéristiques mentionnées ci-dessus, et qui remplissent les conditions suivantes :

• Bilan de 4,4 millions d'euros, au maximum.
• Chiffre d'affaires annuel de 8,8 millions d'euros, au maximum.
• Maximum 50 employés (à temps plein).

Cette dernière échéance concerne également toutes les entreprises qui ne disposeraient pas des données nécessaires, établies par les critères mentionnés précédemment.  

Le système de facturation électronique luxembourgeois

Le développement de la facturation électronique au Luxembourg est assuré par le Ministère de la Digitalisation et le Centre des technologies de l'information de l'État.

Il est important de souligner que, jusqu'à cette année, l’utilisation de la facturation électronique avait parfois lieu dans le cadre de contrats commerciaux régis par des règlements européens et était exclusivement basée sur le volontariat.

Pour stimuler son adoption dans tout le pays et ainsi franchir une étape significative vers la digitalisation, les pouvoirs publics luxembourgeois ont aujourd’hui initié une obligation progressive d’utilisation de la facturation électronique pour tous les fournisseurs des institutions gouvernementales.

Pour cela, le gouvernement luxembourgeois a décidé qu'un unique réseau commun de transmission, dit « réseau commun de livraison », le réseau PEPPOL (avec les normes PEPPOL BIS 3.0) devrait être utilisé par tous les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices pour la réception automatique des factures électroniques.

• Les ministères et les administrations d'État utilisent le Point d’accès PEPPOL commun fourni par le Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE)
• Les autres pouvoirs ou entités adjudicatrices utilisent le Point d’Accès PEPPOL fourni par le Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE), s'ils ne disposent pas de leur propre Point d’Accès.

Les entreprises devront acquérir leur propre Point d’Accès PEPPOL. 

D’autre part, il existe une alternative manuelle pour les petites entreprises. Ces dernières pourront envoyer leurs factures électroniques via un portail mis à disposition par le gouvernement luxembourgeois sur une page web dédiée.

EDICOM, plateforme de facturation électronique globale

Depuis cette année, Le Luxembourg a rendu obligatoire l’usage de la facturation électronique pour tous les marchés publics. Cela signifie que seules les entreprises en mesure de générer des factures électroniques pourront répondre et participer à de tels marchés. 

De ce fait, il est nécessaire pour les fournisseurs des administrations publiques Luxembourgeoise de s’équiper d’une solution leur permettant de respecter ce prérequis.

La plateforme internationale de facturation électronique mise à disposition para EDICOM simplifie la gestion associée et permet de respecter cette obligation, et ce, quel que soit le software de comptabilité et/ou finance utilisé. 

De plus, en tant qu’Access Point PEPPOL certifié, la plateforme de facturation électronique d’EDICOM garantit une connexion sécurisée sur ce réseau recommandé par le Gouvernement Luxembourgeois.