La facture électronique dans le secteur public européen

La démocratisation de la facture électronique en Europe est devenue une réalité grâce à l'impulsion de nombreuses administrations publiques qui ont imposé son usage dans le cadre de relations commerciales Business to Government (B2G). La facture électronique en Europe a contribué à rendre le marché européen plus accessible, plus transparent et attractif. Surtout, cette démocratisation a ouvert de nouveaux débouchés intra et transfrontaliers.

L'Union Européenne avait fixé l'année 2020 comme ligne de mire, avec pour objectif de faire de la facture électronique un élément incontournable dans la relation commerciale entre un client et son fournisseur. Dans quelle mesure la facture électronique a-t-elle été adoptée dans le secteur public européen ? Quels pays ont accompli cet objectif ? Quels sont les différents modèles de facturation électronique ?

Deux étapes décisives : la Directive 2014/55 et le standard PEPPOL

Le large usage de la facture électronique en Europe favorise les transactions transfrontalières. Pour parvenir à cette interopérabilité, de nombreux obstacles ont dû être surmontés afin de faire face aux grandes disparités techniques et légales qui étaient présentes en Europe.

L’homogénéisation du système a été progressive, mais deux avancées majeures ont permis de construire un modèle européen commun : d’une part, la Directive 2014/55 , publiée le 16 avril 2014 et d'autre part, l'élaboration d'un standard commun publié en 2017.

La transposition de la Directive a contraint les administrations publiques, en tant que prescriptrices, à mettre en place des systèmes de facturation électronique obligatoire pour elles et leurs fournisseurs. Les formats de facture et leur syntaxe devaient également respecter des standards définis à l'échelle européenne.

L'échéancier prévu pour la mise en place des obligations en matière de facturation électronique en Europe avait pour date limite, le 18 avril 2019.  À cette date, toutes les administrations devaient être en mesure de recevoir des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs. Une prolongation d'un an a été accordée aux administrations publiques non rattachées aux structures nationales. Aujourd'hui, cette obligation est présente dans quasiment tous les pays d'Europe, à quelques exceptions près. Au Portugal par exemple, la crise liée à la COVID- 19 a contraint les autorité nationales à repousser cette obligation à la date du 31 décembre 2020 pour les grandes entreprises et 31 décembre 2021 pour les microentreprises.

Également, le standard PEPPOL garantie une interopérabilité au sein de l'Europe dans le cadre de marchés publics, indépendamment des pays impliqués ou des systèmes informatiques utilisés. Ce standard commun contribue significativement à l’essor du e-Procurement transfrontalier en Europe, particulièrement dans le secteur de la santé. Actuellement,le standard PEPPOL est reconnu et opérationnel au Royaume-Uni, en France, en Norvège, aux Pays-Bas, en Autriche, en Italie ou en Belgique, entre autres.

Les différents modèles de facturation électronique en fonction des pays

Indéniablement, la facture électronique a contribué à la fluidification des transactions commerciales en Europe, en supprimant certains obstacles et en créant de nouveaux débouchés, facilitant ainsi l’accès au marché unique, particulièrement dans le cadre de marchés publics.

Il est néanmoins important de souligner que des différences notables entre les pays européens continuent d’exister en termes de spécifications techniques locales.

Par exemple, si une entreprise du secteur pharmaceutique en France souhaite envoyer ses factures auprès de son client du secteur public basé en Allemagne, dans le cadre de la vente de vaccins par exemple, elle devra passer par le portail central Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes ZRE. L’entreprise sera libre d’opter soit pour le format XRechnung , soit ZUGFeRD. L’usage de la signature électronique est optionnel, mais ces factures devront être archivées pendant au moins 10 ans.

Si les factures de cette même entreprise sont adressées à un client public néerlandais, la facture devra être envoyée vers le portail DIGIPOORT (accessible via le réseau PEPPOL). La facture devra respecter le format UBL 2.0 et être archivée pendant 7 ans.

Dans le cadre de marchés publics passés avec l’administration publique italienne, une FatturaPA (le nom de la facture électronique italienne) devra être émise. Le portail d’envoi de la facture est le SdI (Sistema di Interscambio). En plus de la signature électronique, d’autres procédures additionnelles sont imposées afin de sécuriser le processus d’archivage, notamment la mise en place d’un système d’horodatage électronique, conformément à la norme d’archivage Conservazione Sostitutiva.

Plusieurs variables sont à prendre en compte avant d’aborder un projet d’envoi de factures électroniques en Europe. Ces variables concernent, entre autres : la présence ou non de la signature électronique, le type de format utilisé (PEPPOL, un format national issu de la Directive Européenne, etc.), la durée d’archivage, les procédures additionnelles préalables à l’envoi des factures, les modes d’accès au portail en fonction de l’administration publique concernée, etc.

EDICOM vous met à disposition un guide complet sur la facturation électronique avec les administrations publiques dans l’Union Européenne dans lequel vous pourrez connaitre précisément les modèles de facturation électronique choisis en fonction des pays.

Une solution pour vous connecter à l’ensemble des administrations publiques

Grâce aux potentialités offertes par l’EDI, les connexions avec les différentes administrations publiques sont désormais simplifiées. La plateforme globale de communication électronique e-Invoicing compliant et e-VAT compliant d’EDICOM est en mesure de traiter vos factures électroniques dans le cadre de marchés publics européens (B2G) ou dans le cadre de transactions privées (B2B), conformément aux exigences de l’ensemble des pays de l’Union Européenne.

La plateforme permet l’envoi de factures électroniques auprès de toutes les administrations publiques européennes à partir d’une solution multistandard et multiprotocole.

La plateforme internationale de facturation électronique d’EDICOM s’inscrit dans le cadre du mouvement global européen visant à simplifier les procédures de facturation électronique, simplifier les déclarations fiscales et réduire les externalités négatives liées aux processus obsolètes.

*Les contenus de cette publication relèvent de la responsabilité d'EDICOM GROUP et ne reflètent pas nécessairement l'opinion de l'Union Européenne.