L’EDI : une technologie adaptée aussi aux petites entreprises?
L’EDI (Electronic Data Interchange), que l’on traduit en français par échange de données informatisé, permet à deux systèmes de gestion de communiquer via un langage commun. Deux partenaires commerciaux peuvent échanger plus rapidement des documents (bons de commande, factures, bons de livraison, etc.) directement via leur système de gestion. L’EDI va « connecter » ces systèmes, traduire les données, et faciliter la relation. Des gains de temps (et d’argent) uniquement réservés aux grandes entreprises ? Pas seulement.
Utiliser l’EDI est une source d’économie pour toutes les entreprises
Pour faire de l’EDI, il faut un logiciel, un langage commun et un protocole de communication. Cet échange électronique entre interlocuteurs apporte plusieurs avantages :
- Une réduction des coûts : pas de recours au papier, à l’encre, aux timbres, et autres enveloppes ;
- Une amélioration de la vitesse de traitement : l’échange est immédiat. Un bon de livraison est édité, et livré instantanément au destinataire grâce à l’EDI. Une facture est envoyée en un clic, etc. ;
- Une diminution des erreurs : pas de risque d’erreurs de saisie. Les informations utilisées proviennent du système de gestion, et ne doivent pas être renseignées de nouveau ;
- Une amélioration des relations avec leurs partenaires commerciaux : la bonne information, au bon moment, cela permet d’avoir une relation plus forte avec ses interlocuteurs.
Les avantages de l’EDI sont accessibles à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. C’est ce que nous explique Rémy Tamalet, Ingénieur commercial au sein d’Edicomgroup. « Automatiser les communications, fluidifier les suivis commerciaux, éviter les erreurs, et faciliter les échanges grâce à des processus simplifiés, c’est aussi possible pour les PME et TPE. Imaginons une PME, qui édite 300 factures par mois à expédier à ses clients. Cela signifie autant d’enveloppes à timbrer, de documents à imprimer, d’informations à saisir dans le système de gestion ». Le prix du traitement d’une facture papier (estimé entre 9 et 15€ à la charge du vendeur selon une étude BVA) est exorbitant ! L’EDI permet d’économiser : « En passant par l’EDI, on supprime ces étapes d’achat de timbres, de mise en enveloppe, et on limite ainsi les délais de paiement, le temps d’échange entre entreprises. Tout va plus vite ».
L’EDI est accessible même aux petites entreprises
Si les avantages sont clairs, reste la question du coût. Passer à l’EDI, alors que l’on édite peu de factures par mois, est-il réellement avantageux? Quel est le coût de l’installation de l’EDI pour une TPE ou une PME ? « Il existe plusieurs solutions, selon le volume : l’EDI « low-cost » qui correspond aux besoins d’entreprise qui éditent peu de factures, mais qui en ont besoin car un client leur impose ce système. Sans passer par une solution lourde et intégrée, il est alors possible d’opter pour du WebEDI » explique Rémy Tamalet. Simples, économiques et sécurisées, les solutions WebEDI utilisent le réseau internet et permettent de faire de l’EDI. « Le coût d’installation est de quelques centaines d’euros, et ensuite, la mensualité est généralement inférieure à 30€ / mois. Le WebEDI est une solution adaptée à tous, qui colle aux besoins des clients qui commencent à faire de l’EDI ».
L’EDI n’est pas un outil auquel les petites entreprises doivent avoir recours par défaut, lorsqu’un « gros » client impose un envoi de documents via ce système. Cela peut aussi devenir un argument, pour remporter un marché, convaincre un potentiel partenaire. « Cela n’est pas encore un argument aussi puissant que le prix ou la qualité d’un produit bien entendu, mais certaines entreprises n’hésitent pas à valoriser dans leurs propositions commerciales qu’elles peuvent travailler en EDI. En face, les interlocuteurs y sont de plus en plus sensibles. Parce que travailler avec une solution EDI est un facteur d’économie et d’écologie, cela peut constituer un levier commercial, j’en suis convaincu » témoigne Rémy Tamalet. Le développement de l’ensemble des services de dématérialisation en entreprise, dont les solutions EDI font partie, prouve que la « démat » est en marche, et profite d’un véritable engouement. Les logiciels et services associés à la dématérialisation ont ainsi connus un taux de croissance annuel moyen de 14% de 2011 à 2013 (chiffres Markess International). Alors, l’EDI dans votre entreprise, vous y pensez ?
