Facturation électronique en Islande : guide et réglementation essentiels

Depuis 2020, l'Islande opère en tant qu'autorité Peppol, par l'intermédiaire de l`Autorité Comptable Islandaise (FJS), qui représente le Ministère des Finances et des Affaires Economiques. Ce rôle positionne l'Islande dans le contexte européen des pays ayant adopté Peppol comme infrastructure officielle pour l'échange des documents et factures électroniques, en particulier dans le cadre des marchés publics.

En tant qu'autorité nationale Peppol, le FJS est chargé de superviser la mise en œuvre technique du système, d'autoriser les points d'accès opérant dans le pays et de veiller à ce que les entités publiques et privées respectent les normes techniques définies par l'écosystème Peppol.

La plateforme officielle de facturation électronique utilisée en Islande se nomme Peppol eDelivery Network. Il s'agit d'une infrastructure sécurisée basée sur des normes ouvertes. Elle permet aux entreprises et aux institutions d'échanger des factures électroniques et d'autres documents commerciaux de manière structurée, standardisée et valide d'un point de vue légal, en Europe et dans d'autres régions du monde.

Facturation électronique B2G en Islande

Selon la directive du ministère des finances et des affaires économiques, tous les opérateurs économiques qui émettent des factures à l'intention des entités publiques, qu'elles soient centrales, régionales ou locales, doivent avoir recours à la facturation électronique.

De même, toutes les entités gouvernementales sont tenues de recevoir, de valider et de traiter les factures qu'elles reçoivent par voie électronique. Cette mesure permet d'éliminer l'utilisation des documents papiers et des processus manuels dans la gestion des paiements publics.

Seules les factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931 CIUS (TS-236) sont acceptées, garantissant ainsi la cohérence, l'intégrité des données et l'interopérabilité dans le cadre de l'espace économique européen.

Facturation électronique B2B en Islande

Dans le domaine privé (B2B) en Islande, la facturation électronique n'est pas obligatoire à l'heure actuelle. Elle est autorisée à condition que les deux parties, l'expéditeur et le destinataire, soient d'accord. En d'autres termes, l'utilisation des factures électroniques dans les transactions B2B est soumise à l'accord de l'acheteur. Cette disposition offre une certaine flexibilité pour adopter des solutions numériques adaptées en fonction de la maturité technologique ou des préférences opérationnelles de chaque organisation.

Cependant, bien que leur utilisation ne soit pas obligatoire, les factures électroniques doivent respecter certaines exigences légales essentielles, notamment en termes d'intégrité du contenu et d'authenticité de l'origine. Les entreprises doivent donc être en mesure de démontrer qu'une facture n'a pas été altérée après son émission et qu'elle provient bien de l'émetteur désigné.

Pour ce faire, l'Islande laisse aux contribuables le choix entre différentes méthodes reconnues, telles que :

• La signature électronique avancée qui authentifie l'émetteur et protège le contenu du document.
• L'échange de données électroniques (EDI) sécurisé afin d'assurer la traçabilité de la communication entre les systèmes.
• Des contrôles de gestion internes documentés et vérifiables pour assurer la validité et la traçabilité du processus de facturation.

Formats acceptés

Les factures électroniques en Islande doivent être envoyées dans l'un des deux formats autorisés, tous deux conformes à la norme EN 16931 :

• UBL 2.1: un format XML très répandu et recommandé par les autorités islandaises.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: une variante basée sur l'UBL utilisée au sein du réseau PEPPOL, conçue pour faciliter les échanges électroniques entre les pays.

L'Islande exige que les factures électroniques soient archivées pendant une période minimale de sept ans. L'archivage à l'étranger est autorisé sous certaines conditions :

• Le pays où elles sont archivées doit avoir conclu un accord de protection des données avec l'Islande.
• Il doit exister un motif valable justifiant l'archivage en dehors de l’Islande (par exemple, si le système d'archivage principal se trouve à l'étranger).
• Le ministère des finances doit être officiellement informé de cette décision.

Comment EDICOM peut vous aider à répondre aux exigences légales en Islande ?

En tant que prestataire international spécialisé dans les solutions de conformité électronique, EDICOM propose une plateforme globale de facturation électronique permettant aux entreprises de s'adapter immédiatement aux exigences légales en Islande, tant dans les domaines B2G que B2B.

EDICOM est un point d'accès Peppol certifié, offrant aux entreprises la possibilité de se connecter directement au Peppol Delivery Network afin d'émettre et de recevoir des factures électroniques aux formats UBL 2.1 et PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS, en totale conformité avec la norme EN 16931.

Notre solution vous garantit les fonctionnalités suivantes : 

• L'intégration avec n'importe quel système ERP ou de gestion d'entreprise.
• La signature électronique avancée et validation structurelle conformément aux réglementations islandaises.
• Un archivage légal et sécurisé pour la période requise de sept ans, soit au niveau local, soit avec une validation pour l'archivage international.

Que votre entreprise soit amenée à facturer le secteur public islandais ou qu'elle cherche à optimiser ses flux de facturation dans la sphère privée, EDICOM vous offre une solution robuste, automatisée et évolutive pour opérer en toute conformité, sécurité et efficacité en Islande et dans toute l'Europe.