Danemark : État des lieux de la facturation électronique et de la Loi de Comptabilité (SAF-T)

La facturation électronique est largement adoptée au Danemark, bien qu'elle ne soit actuellement pas obligatoire pour les transactions B2B. Toutefois, il existe des réglementations et des normes qui encouragent son utilisation, en particulier dans le secteur public.

La facturation électronique au Danemark

Domaine B2G (Business to Government)

Dans le domaine B2G, la facturation électronique est obligatoire depuis 2005 pour toutes les transactions avec les entités gouvernementales. Les formats de facturation les plus utilisés sont le PEPPOL BIS Billing 3.0 et le format national danois OIOUBL.

Le Danemark a annoncé le 21 novembre 2024 une nouvelle version de son format de facturation électronique, OIOUBL 3. Le Nemhandel a présenté la version OIOUBL 3 Invoice Package, qui introduit les évolutions suivantes :

1. Obligation de réponse aux messages de facturation.
2. Alignement sur la norme européenne EN 16931.
3. Plan de migration pour la transition de la version OIOUBL 2.1 à la version OIOUBL 3.

Le dossier comprend les spécifications relatives aux factures, aux notes de crédit et aux réponses aux factures, ainsi que les définitions techniques et les dates clés de mise en œuvre.

Domaine B2B (Business to Business)

Bien qu'il n'existe aucune obligation de facturation électronique dans les transactions B2B, l’utilisation de la facturation électronique est très largement répandue. Les formats les plus utilisés sont le PEPPOL BIS Billing 3.0 et le format national danois OIOUBL.

La loi de comptabilité (Danish Bookkeeping Act) stipule que tous les systèmes de comptabilité , qu’ils soient standards ou spécifiques, devront être en mesure d'émettre et de recevoir des factures électroniques. 

Le gouvernement danois a fait part de sa volonté de promouvoir l’usage de la facturation électronique dans le secteur privé. Il est donc possible que de nouvelles exigences ou des délais obligatoires soient mis en œuvre à l'avenir.

Modèle de facturation électronique au Danemark

Contrairement à d'autres pays ayant instauré des systèmes centralisés, le Danemark permet aux entreprises de choisir librement leurs prestataires privés en matière de facturation électronique.

Les prestataires technologiques de facturation électronique tiennent à jour une base de données publique contenant les informations nécessaires à l'envoi et à la réception des factures. 

Cette base de données concerne aussi bien les organismes publics que les entreprises privées ayant activé cette option. Cette approche flexible a facilité l'adoption massive du système, tout en garantissant l'interopérabilité au sein de l'Union européenne et les partenaires commerciaux internationaux.

Loi de comptabilité électronique (Danish Bookkeeping Act)

Selon la législation adoptée en 2022, les entreprises établies au Danemark sont tenues d'enregistrer et archiver leurs documents comptables au sein de systèmes de comptabilité ou d’ERP approuvés. Elles doivent également être en mesure d'envoyer et de recevoir des factures électroniques dans des formats structurés. La loi danoise de comptabilité vise à renforcer la lutte contre la fraude fiscale et à accroître le degré de dématérialisation de la comptabilité des entreprises danoises.

Depuis 2023, les principaux fournisseurs de logiciels de comptabilité et d'ERP sont tenus de certifier leurs solutions auprès de l'Autorité danoise des entreprises. L'obligation en matière de comptabilité numérique comprend les deux exigences comptables suivantes :

1. Enregistrement des transactions de l'entreprise dans un système de comptabilité numérique 
2. Archivage des enregistrements et des pièces justificatives dans un système de comptabilité numérique. Il est également possible d'archiver une sauvegarde complète de ces documents sur un serveur chez un fournisseur ou un autre tiers.

Calendrier de mise en œuvre

La loi de comptabilité danoise stipule que les systèmes de comptabilité numérique sont tenus de respecter de nouvelles exigences, qui seront mises en œuvre de manière progressive. Ce processus permet aux entreprises et aux fournisseurs de logiciels comptables de s'adapter progressivement, garantissant une transition efficace vers des processus automatisés et standardisés.

Les entreprises devront prochainement se préparer à respecter les nouvelles réglementations en matière de comptabilité numérique :

• 1er janvier 2025 : Les entreprises ne disposant pas de systèmes de comptabilité certifiés devront :
  • Tenir des registres comptables au format numérique.
  • Pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques structurées.
  • Générer des données au format SAF-T à la demande de l'administration fiscale.
• 1er juillet 2026 : l'obligation sera étendue aux entreprises non comptables dont le chiffre d'affaires net est supérieur à 300 000 DKK au cours des deux exercices précédents et qui utilisent un système de comptabilité non enregistré.

Cette exigence n'implique pas de déclaration de données périodique obligatoire, il s'agit d'une déclaration sur demande. En d'autres termes, les entreprises doivent être prêtes à générer et à fournir le fichier dans le cas où les autorités fiscales le demanderaient dans un cadre d'audit ou de contrôle fiscal.

En quoi consiste la loi de comptabilité au Danemark ?

L'une des évolutions les plus importantes de la loi concerne l'obligation de dématérialiser les processus de comptabilité. Il sera également nécessaire d'utiliser un système de comptabilité numérique approuvé par l'autorité danoise et de respecter une série d'exigences définies dans un décret du gouvernement. Celui-ci a prévu de publier prochainement des informations supplémentaires relatives à la loi de comptabilité afin que les prestataires de services numériques puissent se préparer et obtenir leur certification.

Conformément à l'article 15, trois conditions générales s'appliquent aux systèmes de comptabilité numérique, qu'il s'agisse de systèmes standard ou développés sur mesure :

1. Le système doit permettre l'enregistrement continu des transactions de l'entreprise, avec la possibilité de joindre des pièces justificatives à chaque enregistrement. En parallèle, le système doit être en mesure d'archiver de manière sécurisée les enregistrements et les pièces justificatives pendant 5 ans.
2. Le système doit respecter les normes de sécurité informatique en vigueur, y compris en ce qui concerne la gestion des utilisateurs et des accès. De plus, le système devra garantir la sauvegarde automatique des enregistrements et des pièces jointes.
3. Le système de comptabilité devra permettre l'automatisation des processus administratifs, y compris l'envoi et la réception automatiques de factures électroniques. Il devra être en mesure de garantir la comptabilité de l’entreprise conformément au plan comptable standard public.

Composition du SAF-T au Danemark

Le SAF-T au Danemark est composé de 19 livres comptables (ledgers), qui contiennent chacun des informations détaillées sur les transactions financières et les enregistrements comptables de l'entreprise. Il peut s'agir, entre autres, des éléments suivants :

• Grand livre (General Ledger)
• Comptes clients (Accounts Receivable)
• Comptes fournisseurs (Accounts Payable)
• Registres fiscaux (VAT Records)
• Registres de facturation électronique (Electronic Invoicing Records)
• Registres des immobilisations (Fixed Asset Register)
• Comptes bancaires et rapprochements (Bank Accounts and Reconciliations)

Le respect de ces échéances est essentiel pour éviter les sanctions et garantir l'application des normes de facturation électronique et d'e-Reporting en vigueur au Danemark.