Electronic Data Interchange - EDI,  Transformation Numérique

Comment travailler via EDI avec les plateformes e-Commerce Amazon ou Google

EDI e-Commerce

Les grands distributeurs et les plateformes e-commerce comme Amazon, Aliexpress, eBay ou Google Shopping ouvrent la voie aux autres distributeurs. Les tendances du commerce électronique des distributeurs «physiques» se développent autour de l'omnicanal, en tant que stratégie de gestion et de service à la clientèle. L'efficacité est également un facteur essentiel pour se positionner dans un scénario extrêmement concurrentiel. Par conséquent, les grands distributeurs exigent que leurs fournisseurs soient en mesure d'assumer le même niveau d’exigence que celui qu'ils appliquent eux-mêmes. L'utilisation de la technologie EDI (Electronic Data Interchange) est l'un des prérequis pour les grands distributeurs et les marketplaces. Le contrôle et l'analyse de l'information sont les clés du suivi de chaque étape du processus de vente, en particulier dans l'ensemble de la chaîne logistique, de la réception de la commande à sa livraison finale au client.

Dans le domaine B2B, plus le nombre de partenaires utilisant la technologie EDI augmente et plus le nombre de messages échangés s’accroît, plus les avantages deviennent importants. Les fournisseurs de biens ou de services (stockage, distribution, etc.) envoient des notifications aux distributeurs avec lesquels ils seront en mesure de suivre toute la chaîne d'approvisionnement. Pour les grands distributeurs, le contrôle des marchandises est devenu une nécessité pour être compétitif car il permet, entre autres, de répondre à la demande de produits et de réduire les délais de livraison. Par conséquent, il est de plus en plus indispensable de travailler avec l'EDI, comme dans le cas d'Amazon.

Il est également important de noter que l'omnicanal, en apportant des retours positifs aux entreprises telles que la fidélisation ou l'augmentation des ventes, implique de nouveaux défis :

  • Il impose une numérisation totale des processus afin de réussir à connecter les différents canaux de manière coordonnée tout en permettant de créer des synergies;
  • Service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, compte tenu de la connectivité des consommateurs;
  • Contrôle des stocks afin que les processus d'achat ne soient pas défectueux.

Les avantages de l'EDI pour les distributeurs

  1. Le caractère normalisé des documents, l'une des principales caractéristiques de l'EDI, permet des échanges électroniques avec différents interlocuteurs, grâce à l'utilisation d'un langage commun permettant aux différents systèmes d'information d'interagir entre eux. Cette fonctionnalité élimine les obstacles et facilite le fait de travailler avec de nouvelles entreprises.
  2. Traçabilité de la marchandise. Il établit un système de message partagé qui détaille les mouvements de marchandises entre les différents entrepôts.
  3. Contrôle des stocks. Il permet de partager les informations entre le fournisseur et l'opérateur logistique pour contrôler en temps réel le détail des stocks disponibles dans chaque entrepôt. Des outils tels que le CRP FLOW facilitent la gestion du réapprovisionnement continu de la chaîne d'approvisionnement de bout en bout. Cela permet d'ajuster les stocks à la demande et de donner une réponse efficace au consommateur.
  4. Fournir des informations sur les produits via des catalogues électroniques (data pool). Le fournisseur peut fournir automatiquement et en temps réel, des informations sur les produits: caractéristiques, prix ...
  5. Intégrer les informations que les fournisseurs envoient dans les systèmes de gestion. Parmi les avantages de travailler avec l’EDI, il y a l'automatisation des processus et la possibilité d'intégrer l'information dans l'ERP de l'entreprise pour la traiter sans intervention humaine.

Quelles sont les notifications reçues et intégrées par le distributeur ?

En réponse à une commande (ORDER): vous recevez une notification vous informant de la réception et du traitement de votre commande par le destinataire (ORDER RESPONSE). En cas de problème ou si vous passez plus de temps que prévu dans le traitement de votre bon de commande, vous recevez des notifications et des alertes qui vous informent de ce cas.

Avec la marchandise en transit, recevez les bons de livraison (DESADV). Ces documents permettent de vérifier que la marchandise reçue correspond à la commande d'achat et de procéder à des ajustements s'il y a une différence par rapport à la commande, avant d'émettre la facture. Dans les entrepôts, les bons de livraison facilitent la gestion de la marchandise. Connaître à l'avance ce que vous allez recevoir permet une meilleure planification.

Intégration des factures électroniques (INVOICE). L'enregistrement automatique du document dans l'ERP simplifie les processus d'appariement et de validation avec d'autres documents déjà enregistrés en tant que commandes ou bons de livraison. Si le processus de validation aboutit, le système indique que la facture est prête à être payée et envoie automatiquement un message de confirmation à la solution EDI du fournisseur (REMADV).

Les avantages de l’EDI pour les fournisseurs

L'EDI est une valeur ajoutée et, en tant que telle, implique un avantage concurrentiel pour les fournisseurs qui mettent en œuvre cette technologie dans leurs entreprises. Avec l’EDI, vous ouvrez la porte à plus de distributeurs. En outre, l'EDI optimise les processus de gestion et améliore l'efficacité de l'entreprise avec des économies significatives. Parmi les avantages, il y a :

  • L’automatisation des processus
  • La réduction des erreurs humaines
  • L’économie de papier et d’espace d'archivage

Comment mettre en œuvre l'EDI ?

L'EDI peut être appliqué en tant que solution intégrée ou via un portail Web.

EDI intégré

Indiqué pour les situations dans lesquelles des volumes moyens et élevés de transactions électroniques sont traités. EDICOM dispose de services spécifiques (ASP / OUTSOURCING) pour gérer des solutions EDI. Ils sont disponibles via une plateforme EDI complète, disponible en mode SaaS (Software as a Service), comprenant un logiciel propriétaire qui automatise les processus de création, d'envoi, de réception et d'intégration de vos documents commerciaux de manière flexible et efficace, et sans modifier les processus internes de l'entreprise.

EDI via le Portail Web des partenaires commerciaux

Grâce au portal Web, il est possible de travailler avec des fournisseurs qui ne disposent pas de la technologie EDI sans mettre de côté les avantages de l'EDI. La société concernée serait, dans ce cas, le distributeur. Ce dernier prend un rôle actif en mettant à disposition de ses clients ou de ses fournisseurs une solution Web facilement accessible. A partir de cette solution, ils peuvent recevoir et générer les transactions qui concernent leur entreprise, comme peuvent l’être les commandes ou les factures.

Ce système permet de :

  • Gérer l'information des partenaires grâce à des formulaires de saisie de données, accessibles via Internet dans un environnement sécurisé. Grâce à cela, la gestion de la plateforme et la génération de documents commerciaux sont automatisées au maximum.
  • Enregistrer et valider les documents via les systèmes de validation des données du portail Web.
  • Intégrer et automatiser l'envoi et la réception de documents dans l'ERP. Après l'enregistrement des données sur le portail Web, un document commercial structuré est traité et envoyé à la solution EDI du fournisseur; avec le service de mapping multiformat, le document est transformé dans la structure de données dont le système de gestion du client a besoin pour sa bonne intégration.

Portail de Tests et de Certification des partenaires

Pour faciliter l'intégration de nouveaux flux EDI entre partenaires, EDICOM a créé le Portail de Tests et de Certification des partenaires, un portail Online où les utilisateurs effectuent eux-mêmes la validation et la vérification des messages EDI à échanger.

Le portail permet aux entreprises d'externaliser une pièce fondamentale de l’Onboarding des partenaires : la phase de vérification ou de test. Grâce au Portail de Tests et de Certification des partenaires proposé par EDICOM, ce processus est rationalisé et simplifié puisque les partenaires disposent eux-mêmes des informations nécessaires pour effectuer les tests sur le portail. Cela crée plusieurs avantages pour la société promotrice, tels que :

  • Meilleure optimisation des ressources humaines et du temps.
  • Certification d’une multitude de partenaires à partir d'une seule plateforme.
  • Accélération du processus d'adaptation de nouveaux partenaires et croissance de la communauté de partenaires.
  • Ajout flexible de nouveaux messages EDI avec les partenaires existants
  • Réduction des coûts de mise en œuvre et amélioration des opérations.
  • Simplification de la phase de production grâce à la sécurité de la qualité du contenu des messages.

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