Comment envoyer des factures pdf fiscalement conformes

En raison des conséquences liées à la crise sanitaire actuelle, beaucoup d’entreprises ne sont pas en mesure d’envoyer leurs factures papier à leurs clients. La majorité de ces entreprises qui adressent leurs factures dans un format papier conservent ce processus en raison de l’incapacité d’une part résiduelle de clients ne pouvant pas réceptionner de factures via une solution EDI.

Business@Mail

Les entreprises se retrouvent donc face à un défi, celui de continuer à envoyer des factures en les dématérialisant, par le biais de moyens sécurisés, tout en conservant le caractère légal de ces documents. Cette opération peut s’avérer complexe dès lors que le client final ne dispose que d’une adresse mail pour réceptionner ces documents. Pour répondre à ce défi, nous avons créé Business@Mail, une plateforme de communication qui permet la publication et l’envoi de factures électroniques au format pdf automatiquement, en toute sécurité et dans le respect des procédures légales actuelles.

Business@Mail s’intègre à votre solution EDI et à votre ERP en automatisant l‘envoi de 100% de vos factures clients 

Business@Mail ofrece varias opciones según las necesidades de su negocio y las características de sus clientes, permitiendo la comunicación EDI de sus transacciones comerciales con el 100% de sus interlocutores.

Business@Mail propose plusieurs options selon les besoins qui s’imposent à votre métier et selon le profil de vos clients, en permettant de dématérialiser l’envoi de vos flux commerciaux vers 100% de vos partenaires.

En intégration avec l’ERP de votre entreprise, via notre solution EDI, les factures sont traduites dans un format structuré puis publiées sur Business@Mail sous un format PDF afin qu’elles soient consultées par vos clients non équipés d’une solution EDI.

Dès lors qu’une nouvelle facture est mise à disposition des clients sur le portail Business@Mail, les clients en sont notifiés via un email donnant un accès direct à la facture afin qu’elle soit consultée, téléchargée ou imprimée.

Dans le cadre de l’envoi et de l’archivage des factures, Business@Mail applique des mécanismes de signature électronique afin de vous assurer une mise en conformité de votre processus de dématérialisation fiscale.

Le service de Délégation de Signature d’EDICOM simplifie le processus de signature des factures. Via ce service, les clients autorisent EDICOM à signer électroniquement en son nom afin d’éviter la gestion et la maintenance des certificats électroniques ou dispositifs de signature.

Comment fonctionne l’envoi automatisé des factures en pdf

• L’émetteur génère 100% de ses factures conformément aux processus habituels et transfère ces données à EDICOM.
• Le logiciel EDI d’EDICOM réalise la transformation de ces données et identifie le destinataire de chaque facture.
• Les factures destinées aux clients non équipés de solutions EDI sont publiées sur Business@Mail.
• Le client est notifié de la réception de la facture par courrier électronique incluant un lien d’accès à la facture publiée afin de la consulter, la télécharger ou de l’imprimer.

Contrôle total du cycle de vie de vos factures

Les émetteurs des factures pourront connaitre en temps réel l’état de traitement des factures électroniques envoyées. Grâce à un système précis d’accusés de traitement des documents, vous pourrez contrôler la traçabilité de tout le processus d’envoi :

• Accusé de publication de la facture sur la plateforme.
• Accusé de consultation, téléchargement ou impression du document.
• Accusé détaillant le nombre de documents publiés non consultés.
• Nombre de relances envoyées sans réponses de la part du client.

Tous les accusés sont intégrables dans votre système comptable, optimisant ainsi les processus de contrôle et de recouvrement de créances directement depuis votre ERP.

Une solution win win pour votre entreprise et vos clients

Business@Mail est une solution avantageuse pour tous, en offrant de nombreux avantages aussi bien pour l’entreprise émettrice des factures que pour les clients finaux qui ne disposent pas de solutions EDI pour réceptionner leurs documents commerciaux.

Rejoignez les milliers de clients qui utilisent déjà Business@Mail, la solution paperless qui facilite la digitalisation des entreprises en optimisant leurs ressources et en améliorant la communication avec ses clients.

Avec Business@Mail, toutes les parties prenantes bénéficient de ce nouveau processus efficace d’échange de factures.

Avantage pour les émetteurs de factures

1. Envoi de documents EDI à 100% des clients.
2. Réduction des coûts de gestion et d’envoi liés aux anciennes factures papier.
3. Automatisation de tout le processus de facturation.
4. Réduction du temps d’émission, dépôt et de paiement des factures.
5. Traçabilité totale du cycle de vie des factures.

Avantages pour les clients finaux

1. Notifications par email de la réception des factures.
2. Visualisation, consultation et impression des documents commerciaux en pdf.
3. Archivage légal électronique des documents pendant toute la durée légalement définie.
4. Accès gratuit à la solution.
5. Traitement simplifié et intuitif des documents.
6. Interopérabilité. Environnement préconçu pour la réception de documents provenant de plusieurs émetteurs différents.

Envoi automatisé des factures pdf vers le courrier électronique de vos clients

Cet outil permet également d’envoyer la facture directement vers l’adresse de courrier électronique des clients.

Cette option comporte néanmoins l’inconvénient de la perte de la traçabilité de certains accusés.