Automatisez l'ensemble des processus avec vos partenaires commerciaux

Vous avez mis en place l'EDI dans votre entreprise afin d'automatiser vos transactions avec l'ensemble de vos fournisseurs et de vos clients. Cependant, vous êtes confronté à une réalité : tous vos partenaires commerciaux ne disposent pas du même niveau de développement technologique que votre entreprise. Une question se pose alors : quelles sont les alternatives possibles aux méthodes traditionnelles d'envoi de factures au format PDF par courrier électronique ?

Portail Fournisseurs : envoi des bons de commande et réception des factures au format PDF

Un Portail Fournisseurs est une solution complète permettant d'intégrer toutes les transactions commerciales avec les partenaires qui ne disposent pas de solutions EDI. Grâce à ce portail, vous pourrez publier des bons de commande et faciliter la création de factures électroniques de vos fournisseurs, permettant ainsi une gestion plus efficace et une meilleure collaboration avec vos partenaires.

Le Portail Fournisseurs doit intégrer des flux de communication personnalisés pour chaque fournisseur et être adapté aux réglementations en matière de facturation électronique de chaque pays dans lequel votre entreprise opère. L'évolutivité est également un élément essentiel de la solution. Le Portail Fournisseurs doit être en mesure d’intégrer rapidement de nouveaux fournisseurs et de mettre en place de nouveaux flux documentaires, quelle que soit la réglementation du pays en question .

"Le Portail Fournisseurs EDICOM est la solution pour intégrer toutes les transactions commerciales avec les partenaires ne disposant pas de solution EDI. Publiez vos bons de commande au travers du portail et simplifiez la création de factures à destination de vos fournisseurs. Recevez automatiquement les factures dans votre système de gestion et bénéficiez de toutes les informations en temps réel".

Le Portail Fournisseurs EDICOM est conçu pour répondre à ces besoins. Son fonctionnement est le suivant :

1. Exportation des bons de commande : Le système de gestion des achats du promoteur du projet génère un fichier contenant les données des bons de commande.
2. Conversion au format structuré : La plateforme EDICOM convertit les bons de commande dans un format structuré valide.
3. Reconnaissance du Destinataire : EDICOM identifie le destinataire des commandes. Lorsque le destinataire ne dispose pas de solution EDI, la commande est transférée vers le portail afin de notifier le fournisseur de la publication et mise à disposition d'un bon de commande.
4. Accès et Gestion par le fournisseur : Le fournisseur accède au portail, télécharge les bons de commande et assure la gestion en fonction de ses besoins.
5. Création de factures : Pour créer des factures, le fournisseur se connecte à nouveau au portail et indique les commandes à facturer. Il complète alors les données essentielles à la comptabilité fournisseurs qui n'ont pas été collectées dans la commande initiale (numéro de la facture, date de la facture, etc.).
6. Pièce jointe additionnelle : Si nécessaire, le fournisseur peut joindre une représentation visuelle de sa facture au format PDF. EDICOM peut appliquer une signature électronique sur le document PDF.
7. Intégration automatique dans l’outil de comptabilité : Les factures, ainsi que leurs données essentielles, sont automatiquement intégrées au sein de l’outil de comptabilité fournisseurs, facilitant ainsi les processus de rapprochement comptables.

Ce processus fluide et collaboratif mis en place au travers du Portail Fournisseurs EDICOM garantit des interactions fluides avec les fournisseurs ne disposant pas de solutions EDI, ce qui simplifie la gestion des bons de commande et la facturation pour les deux partenaires impliquées.

Portail Clients : envoi de factures et réception de bons de commande au format PDF

Un Portail Clients EDI permet une intégration aisée des clients B2B ne disposant pas de solution EDI, ainsi que des clients finaux dans un contexte B2C. Ce système permet également la mise en place de flux unidirectionnels pour l'envoi des principales transactions, telles que les factures. Des modèles bidirectionnels plus complexes peuvent être également mis en œuvre afin de faciliter la réception des bons de commande ou d'autres documents connexes.

"Le Portail Clients EDICOM facilite l'intégration des clients B2B ne disposant pas d'une solution EDI, ainsi que des clients finaux ou des consommateurs dans un contexte B2C".
 

Le Portail Clients EDICOM est conçu pour répondre à ces objectifs. Son fonctionnement est le suivant :

1. Exportation des données : L'ERP de l’entreprise génère un fichier de données conforme au modèle défini avec EDICOM pour la création de factures électroniques.
2. Conversion des données : La plateforme EDICOM se charge de convertir les données de l'ERP dans le format structuré de destination, tel que XML, EDIFACT, X12, etc.
3. Reconnaissance du destinataire : EDICOM identifie le destinataire de chaque facture. Lorsque le client ne dispose pas d'une solution EDI, la facture est publiée au sein du portail Business@Mail dans son format électronique, accompagnée d'une représentation visuelle en PDF.
4. Notification par email : Business@Mail envoie un email au client pour l'informer de la mise à disposition de factures sur le portail.
5. Accès et administration : Le client peut accéder au portail afin de consulter et télécharger ses factures.

Ce système permet aux clients ne disposant pas d'une solution EDI d'accéder facilement à leurs factures à travers le portail, ce qui améliore l'accessibilité et facilite la gestion des documents importants. Dans un flux unidirectionnel d'envoi de factures, notre module Business@Mail est la solution idéale pour se conformer à toutes les exigences légales et de sécurité en vigueur dans chaque pays.

Business@Mail

Business@Mail est une solution intégrée à votre système de gestion, conçue pour automatiser l'envoi des documents électroniques, tels que les factures, les bons de commande, les fiches de paie, aux partenaires commerciaux ou collaborateurs le cas échéant. Bien qu'il soit conçu initialement pour automatiser la transmission de divers documents, ce module se distingue surtout par sa capacité à créer des factures conformes à l'ensemble des exigences légales en vigueur au niveau international.

"Business@Mail offre des garanties complémentaires, de la flexibilité et une maîtrise optimale comparée aux méthodes conventionnelles d'envoi de mails. Avec une approche centrée à 100% sur la conformité, cet outil automatise l'émission des factures, en assurant la conformité avec les exigences d'authenticité et d'intégrité établies par les différentes législations internationales en matière de facturation électronique".
 

L'intégration des services de signature électronique au sein de la plateforme EDICOM offre un degré de sécurité supplémentaire, conformément aux dispositions du règlement (UE) n° 910/2014 relatif à l'identification électronique et aux services de confiance. De plus, Business@Mail permet un contrôle exhaustif du statut des documents, en générant des accusés de réception en réponse à chaque action effectuée par les destinataires. Cette fonctionnalité permet une traçabilité complète des envois réalisés à destination de vos partenaires et de pallier aux problèmes de perte des documents envoyés.

Comment fonctionne Business@Mail ?

1. Intégration avec l'ERP : La plateforme EDICOM s'intègre directement au système de gestion du client afin d'extraire les données nécessaires à la création du document électronique.
2. Émission des documents : Après l'extraction des données, la plateforme EDICOM les convertit dans le format requis (XML, EDIFACT, X12, etc.) pour préparer l'envoi ultérieur.
3. Signature électronique : Dans le cas des factures, la solution intègre des services de signature électronique. EDICOM est reconnu comme Prestataire de Services de Confiance Qualifiée dans le cadre du règlement eIDAS, la solution applique une signature qualifiée à chaque document pour en garantir l'intégrité et l'authenticité.
4. Envoi de documents : En identifiant le destinataire, EDICOM publie les documents sur le portail Business@Mail dans leur format électronique, accompagnés d'une représentation visuelle en PDF.
5. Notification et téléchargement des documents : Business@Mail envoie des notifications par e-mail au destinataire, l'informant de la mise à disposition des documents sur le portail sécurisé. Le destinataire peut alors accéder au portail via le lien fourni afin de consulter ou télécharger ces documents.
6. Gestion des ACK : Business@Mail permet un suivi exhaustif des transmissions à travers la génération d’accusés de réception, ce qui permet de connaître en temps réel le statut des documents envoyés. La solution vous indique si le document a été consulté, imprimé ou bien téléchargé par le destinataire

Onboarding des clients: comment procéder ?

Avant de mettre en place un portail destiné aux fournisseurs ou aux clients, il est important d'impliquer dans le projet les futurs utilisateurs de l’outil. Le Portail a pour vocation à faciliter et fluidifier les processus métiers de l'entreprise promotrice du projet ainsi que ceux des destinataires et futurs utilisateurs. Il est donc essentiel d'établir un plan d’onboarding approprié afin de favoriser l'acceptation de l'outil.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre lors de votre projet :

• Impliquer les grands comptes : Associer les grands comptes dès le début du projet vous permettra d'avoir des exemples de réussite à partager. Ils contribueront à dissiper les incertitudes chez vos autres partenaires commerciaux. Ces « success story » faciliteront l’ adhésion globale de vos partenaires au projet.
• Communiquer sur les bénéfices : L'automatisation des processus avec vos fournisseurs ou vos clients ne sera pas seulement bénéfique pour votre entreprise, elle facilitera également les tâches quotidiennes de vos partenaires commerciaux. Élimination des erreurs humaines, réception instantanée des commandes, archivage électronique des documents... Il est important que vos partenaires soient conscients des avantages offerts par la plateforme.
• Former et accompagner les futurs utilisateurs : Si vous avez affaire à des partenaires réticents avec la mise en place de nouveaux processus informatiques, il est possible que la nouveauté les conduisent à rejeter d'emblée la plateforme. Il est important qu'ils sachent qu'ils recevront une formation et un accompagnement adapté en cas de besoin.

Si la phase d’onboarding représente une difficulté, sachez que chez EDICOM, nous pouvons vous accompagner dans le lancement de votre projet. Déléguez-nous les tâches essentielles de votre projet afin d'accélérer l'intégration de vos partenaires EDI dans les plus brefs délais. Confiez à EDICOM les démarches nécessaires pour informer et sensibiliser votre communauté de partenaires au processus d'intégration EDI.

EDICOM joue un rôle actif en offrant un accompagnement complet à votre réseau de partenaires. Nous nous chargeons de fournir à vos partenaires les informations pertinentes concernant les formats et les protocoles de communication, tout en leur apportant le support nécessaire pour effectuer toutes les tâches requises et parvenir à une intégration directe avec votre solution d'échange de données électroniques. Notre expertise nous permet de garantir une transition fluide et optimale dans le processus d’onboarding de vos partenaires, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos activités principales.

Pourquoi intégrer l’ensemble de vos partenaires à travers une solution unique ?

1. Une communication plus efficace :

• Envoi et réception : Valables pour les flux unidirectionnels ou bidirectionnels.
• Flux de communication personnalisés.
• Transmission instantanée et sécurisée.

2. Sécurité et conformité :

• Sécurité : cryptage des données et canaux de communication sécurisés.
• Conformità Legale: adattamento ai requisiti legali e tecnici.

3. Intégration et connectivité :

• Intégration : La totalité des transactions est intégrée avec le système de gestion.
• Connectivité : Extension des projets EDI B2B2C aux partenaires ne disposant pas de solutions d'intégration.

4. Efficacité opérationnelle :

• Projets évolutifs et mise en œuvre rapide.
• Économies : Processus améliorés, élimination des erreurs et gestion électronique à 100 %.
• Optimisation administrative et opérationnelle : Automatisation des processus, élimination des tâches répétitives et de l'utilisation du papier.

Archivage et traçabilité :

• Archivage sécurisé : documents archivés avec toutes les garanties de sécurité pendant la période légale.
• Traçabilité complète des documents.
• Intégration avec les systèmes de gestion.
• Ajout facilité de nouveaux destinataires