L'archivage électronique qualifié en France

L’archivage électronique des documents : de quoi s’agit-il ?

L’archivage électronique consiste en la mise en place d’une solution d’archivage électronique de long terme certifiée compatible avec tout type de documents électronique. Ce service d’archivage électronique doit garantir l'authenticité, l'intégrité et la disponibilité des documents conservés, tout en respectant des normes de sécurité exigeantes.

Règlement eIDAS : quel est son contenu et quels sont ses impacts sur l’archivage électronique ?

Dans une Europe de plus en plus numérique et digitale, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d'un cadre réglementaire qui assure la sécurité et offre des garanties juridiques aux activités électroniques qui se déroulent quotidiennement dans la sphère publique et privée. Ces mécanismes de sécurité sont définis au sein du règlement n° 910/2014, connu sous le nom de règlement eIDAS, relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Le règlement est applicable depuis le 1er juillet 2016. Le règlement eIDAS pose les bases pour des transactions électroniques plus sûres entre les citoyens, les entreprises et le secteur public.

Les principales dispositions du règlement peuvent être résumées en trois points clés :

• Il établit un cadre juridique clair pour l’utilisation des signatures électroniques, des cachets électroniques, de l’horodatages électroniques, des services de livraison électronique et l'authentification des sites web.
• Il définit le rôle du prestataire de services de confiance qualifié, tant au travers des exigences de sécurité à remplir que par le biais de la définition des procédures d'audit. Un prestataire de services de confiance est une personne physique ou morale qui fournit un ou plusieurs services de confiance, soit en tant que prestataire de services de confiance qualifié, soit en tant que prestataire de services de confiance non qualifié.

« EDICOM est un prestataire de services de confiance qualifié pour la délivrance de certificats, la génération de systèmes d'horodatages, la livraison électronique certifiée et l’archivage à long terme. »

• Il détermine les conditions dans lesquelles les pays de l'UE doivent accepter les moyens d'identification électronique des personnes et des entreprises appartenant à d'autres États membres, garantissant ainsi l'interopérabilité.

Le règlement eIDAS représente non seulement une avancée majeure pour l’encadrement des méthodes d'identification électronique, mais il favorise également la transformation numérique et digitale des entreprises et des administrations. La mise en œuvre de services de confiance place sur le même pied d'égalité les documents électroniques ainsi que les documents physiques.

Archivage électronique qualifié en France

En France, dans la plupart des projets, les factures sont conservées pendant 10 ans par défaut, conformément à la définition du pays.

Ce cadre légal encourage les entreprises françaises à disposer d'une solution d'échange de documents qui facilite l’archivage électronique conformément à la législation en vigueur. Cette plateforme vise à permettre de simplifier le processus de dématérialisation des documents.

Cette plateforme se doit de garantir en permanence deux conditions : d’une part l'intégrité du document, qui certifie que les documents archivés électroniquement n'ont pas été altérés, et d’autre part l'authenticité, qui identifie sans équivoque la personne physique ou morale comme étant l'auteur d'un document donné. Pour certifier que les documents remplissent ces conditions, deux processus sont mis en œuvre :

• Signature électronique qualifiée : cette signature est équivalente à une signature manuscrite, elle dispose de la même validité juridique dans tous les pays de l'Union européenne. La signature électronique qualifiée permet d'identifier l'origine des données et du signataire. En outre, la signature électronique offre aux documents archivés les garanties d'intégrité et d'authenticité conformes aux normes d’archivage en vigueur. Le service de signature électronique qualifiée est souvent fourni par un prestataire de services de confiance qualifié.

« Un prestataire de services de confiance qualifié est un prestataire technologique qui possède les certifications requises et la capacité technique nécessaire pour fournir aux transactions électroniques les mécanismes de confiance nécessaires : signature électronique, horodatage électronique, etc ».

• Horodatage électronique (Timestamping) : l'horodatage électronique est utilisé pour prouver qu'un ensemble de données a existé et n'a pas été modifié depuis une certaine période. Comme dans le cas précédent, le service d'horodatage est normalement assuré par un prestataire de services de confiance qualifié, qui certifie ainsi l'existence des données à une date et une heure précise.

Cas d’usage de l'archivage électronique qualifié :

Les documents électroniques sont soumis aux mêmes délais d’archivage que les documents papier. Un archivage électronique qualifié garantit leur authenticité, leur intégrité et leur disponibilité dans le temps. Les documents les plus couramment archivés électroniquement sont les suivants :

Archivage électronique des factures électroniques

En France, dans la plupart des projets, les factures sont conservées pendant 10 ans par défaut, conformément à la définition du pays.

Archivage électronique des documents comptables commerciaux

Les documents comptables des entreprises et les pièces justificatives associées doivent être conservés pendant 10 ans (art. L. 123-22 du code de commerce).

Archivage électronique des signatures apposées au sein des documents soumis à un processus d'approbation

Certains documents clés sont soumis à des workflows d'approbation au cours desquels une ou plusieurs personnes apposent leur signature afin de garantir la conformité du contenu du document. Il peut s’agir de propositions commerciales, factures de fournisseurs, contrats de travail, contrats de prestation de services, etc. Il existe sur le marché des solutions qui facilitent la digitalisation de ces validations. En fonction de la criticité du document, ces solutions feront appel à des procédures d'approbation plus ou moins exigeantes et contraignantes (signature électronique de la plateforme, signature avec certificat reconnu, double facteur d'authentification, etc.)

Dans ces cas, il est non seulement essentiel de conserver électroniquement le document approuvé, mais il est encore plus important de conserver la preuve de chaque approbation effectuée sur ce document. Cette preuve génère une trace qui, identifiée à un moment donné au moyen d'un horodatage électronique, offre de plus grandes garanties en cas de divergences ou de désaccords éventuels.

« EDICOMSignADoc est la solution d'approbation de documents par signature électronique qui, couplée aux services du Prestataire de Services de Confiance Qualifié EDICOM, automatise l’archivage électronique de ces documents ainsi que la preuve d'approbation »

La séquentialité complète de ces preuves est intégrée dans un rapport qui, à son tour, est signé par le tiers de confiance. Ce rapport est un outil essentiel pour enregistrer le cycle de vie d’un document de son émission jusqu'à son approbation finale.

Archivage à long terme EDICOM (EDICOMLta) :

EDICOMLta (Long-Term Archiving) est le Service d’Archivage Électronique certifié développé et proposé par EDICOM en tant que prestataire de services de confiance qualifié.

EDICOMLta est une plateforme certifiée pour l’archivage de documents électroniques durant la période requise par les entreprises ou déterminée par la loi. La solution peut archiver tout type de document et dans n'importe quel format.

Cette plateforme garantit la disponibilité, l'intégrité, l'authenticité et la sécurité des documents archivés. À cette fin, la solution assure un accès permanent à tous les documents téléchargés sur la plateforme et leur récupération, ainsi que la gestion des preuves pour démontrer légalement l'intégrité des documents archivés électroniquement. Une preuve informatique générée dans ce cadre précis se matérialise par un fichier qui justifie légalement une opération effectuée sur un document.

« EDICOMLta est un Service d’Archivage Électronique certifié qui conserve les documents tout en préservant leur intégrité et leur authenticité tout au long de la durée d’archivage. »

Le rôle actif d'EDICOM en tant que prestataire de services de confiance qualifié implique la réalisation d'audits continus sur les documents archivés, conformément aux normes internationales (XSADEsLT et ISO14641) et à diverses réglementations locales. Cette mise aux normes est réalisée dans le but de conférer aux documents conservés le statut d'originaux électroniques à valeur probante vis-à-vis de tiers et des autorités.

Dans le cas de la France, EDICOMLta répond à toutes les exigences en matière d’archivage électronique qualifié. EDICOMLta garantie l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité des documents archivés conformément aux normes de sécurité les plus élevées.

Avantages d'EDICOMLta :

• Intégrité et authenticité : EDICOM met en œuvre des mécanismes de signature qualifiée et d'horodatage électronique qualifié, qui sont conformes aux normes établies par le règlement eIDAS relatif aux services de confiance qualifiés, ainsi qu’à diverses normes d’archivage internationales et spécifiquement nationales.
• Consultation et traçabilité : tous les documents électroniques sont classés et répertoriés sur la plateforme sur base de métadonnées. Ces métadonnées contribuent à la gestion de la traçabilité entre les documents et facilitent la consultation et la recherche immédiates de documents au sein de la plateforme.
• Hiérarchisation des documents : EDICOMLta permet de conserver et retracer le cycle de vie complet de chaque document électronique.
• Dossier de preuves : les fichiers électroniques sont archivés au sein du centre de traitement des données (CTD) d'EDICOM et sont soumis à des mesures de sécurité très strictes.
• Audit des documents : les signatures électroniques et les cachets apposés sur les documents font l'objet de contrôles réguliers afin de préserver les attributs d'intégrité et d'authenticité.
• Accessibilité et gestion : EDICOMLta est intégrable aux systèmes de gestion internes des entreprises (ERP, CRM entre autres) ou à des solutions EDI et e-Invoicing d'EDICOM, en automatisant l’archivage de ces documents électroniques.
• Redondance : EDICOM archive les fichiers électroniques de ses clients en assurant un redondance au sein de ses deux data centers afin d'accroître la sécurité et de garantir une disponibilité de service de 99,9 %.