10 avantages de la facture électronique pour votre entreprise

La facture électronique est source de nombreux avantages pour les entreprises ayant franchis le pas de la digitalisation. En parallèle des économies réalisées à l’issue de l’adoption de la facture électronique, les processus de gestion de l’entreprise sont également optimisés en profondeur. La digitalisation des organisations constitue actuellement une condition sine qua non pour le maintien de leur compétitivité. Dans ce cadre-là, investir dans une solution de facturation électronique est aujourd’hui une étape incontournable dans la transition digitale des entreprises.

Avant de vous détailler les différents avantages, une brève explication de ce qu’est la facture électronique s’impose.  Une facture électronique dispose de la même valeur légale qu’une facture papier. Une facture est considérée comme « électronique » dès lors qu’elle respecte les 3 conditions suivantes :

• Elle doit être construite dans un format électronique standardisé: EDIFACT, UBL, XML, X12…
• Son acheminent doit se faire par le biais de solutions électroniques : échange de machine à machine.
• Elle doit répondre à des critères d’intégrité et d’authenticité. Ainsi, la facture peut être sujette à plusieurs procédures additionnelles de type signature électronique.

La facture électronique en 10 avantages :

1. Diminution des coûts directs : La suppression du papier et des étapes d’impression, d’affranchissement, d’envoi et d’archivage des factures papier entraine une chute des coûts directs liés aux flux papier.
2. Réduction de l’empreinte carbone : L’adoption de la facture électronique favorise la réduction de l’empreinte carbone grâce à l’élimination du support papier et à la réduction des émissions de CO2 provoquées par le transport des factures.
3. Automatisation et intégration des processus de réception: Au-delà de la dématérialisation de la facture, l’enjeu est également de permettre l’automatisation et l’intégration des processus de réception des factures. Le caractère électronique du document permet de l’intégrer directement dans votre système comptable afin de procéder à sa comptabilisation et d’enclencher sa mise en paiement de façon quasi automatique.
4. Accroissement de la productivité : Les collaborateurs du service comptable et administratif sont délestés de certaines tâches grâce à l’automatisation des processus de facturation, ce qui leur permet d’être assignés à d’autres tâches, dont la valeur ajoutée est hautement supérieure.
5. Accroissement de l’efficacité et élimination des erreurs de saisie : L’intégration des processus de facturation élimine les erreurs humaines liées aux erreurs de saisie. Les factures électroniques peuvent être générées et transmises du automatiquement du fournisseur vers le client.  Ainsi, la majorité des avantages économiques constatés ne réside non pas dans les économies réalisées dans l’impression et l’envoi de la facture, mais bel et bien dans l’automatisation et l’intégration du processus entres les partenaires commerciaux (de l’émission du bon de commande au paiement final).
6. Réduction du délai d’envoi et de règlement : Les délais d’acheminement (et donc de paiement) des factures sont significativement diminués. L’efficacité des procédures d’envoi et de réception des factures, leur immédiateté, l’élimination des erreurs dans la génération et la comptabilisation des factures contribuent à réduire les délais de paiement des factures.
7. Une sécurité d’envoi renforcée : L’envoi des factures se fait par le biais de réseaux privés ou de protocoles spécifiques (AS2, SFTP, Webservices, RVA (Réseau à Valeur Ajoutée), etc. De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures.
8. Archivage agile, sécurisé et légal : L’échange de factures électroniques nécessite la mise en place d’un système d’archivage agile, sécurisé et légal. Les documents originaux sont signés et conservés pendant la durée légalement établie. L’ensemble de ces mécanismes permettent de faciliter l’accès aux documents archivés et de réduire les coûts d’archivage.
9. Disparition du risque de perte de documents : Le risque de perte d’un document papier est éliminé grâce à l’archivage sécurisé et à la consultation en ligne des documents.
10. Première étape vers la digitalisation : La mise en place de la facturation électronique constitue une première étape vers la digitalisation des entreprises. Les solutions de facturation électronique sont évolutives. Dès lors que la solution EDI (Electronic Data Interchange) est déployée, les potentialités de la solution sont infinies (dématérialisation de bons de commande, bons de livraison, etc.).

L’évolutivité grâce à l’EDI

La technologie de l’EDI permet d’automatiser l’intégration de documents commerciaux normalisés depuis votre ERP ou système de gestion. Les principaux documents standardisés échangés par les entreprises sont les bons de commandes, bons de livraisons et les factures. L’intégration de ces documents offre une traçabilité précise des marchandises échangées. Cet enjeu de traçabilité est aujourd’hui un facteur clé pour la pérennité de vos transactions commerciales.

Bénéficier des technologies de l’EDI entraine un avantage compétitif majeur pour les sociétés et fluidifie significativement la relation client. Dans la majorité des cas, les grandes entreprises prescriptrices utilisent des solutions EDI et imposent leur usage à leurs fournisseurs.

De plus, la facture électronique a été déployée massivement grâce à un cadre de légal de plus en plus contraignant, aussi bien dans le cadre de marchés publics que dans le cadre de relations B2B. Le premier cas d’intérêt est la Directive Européenne 2014/55 qui précise le caractère obligatoire de la facturation électronique dans le cadre de marchés publics dans l’Union Européenne. L’objectif de la directive est de promouvoir l’usage de la facture électronique dans le cadre de relations B2G et d’inciter aux échanges transfrontaliers intra-européens.

Dans le cadre du B2B, beaucoup de pays contribuent à l’adoption massive de cette technologie, au travers de la publication de textes de loi, particulièrement en Amérique Latine, où l’usage de la facture électronique s’est fortement démocratisé, du fait de son obligation dans plusieurs pays. Les pays les plus avancés en la matière sont le Mexique, le Brésil. L’Argentine et le Chili. En Europe, l’Italie fait figure de précurseur dans le domaine.

Les différentes solutions de facturation électronique

EDICOM, en tant que prestataire spécialisé dans l’EDI a développé des solutions de facturation électroniques internationales, adaptées aux contextes multi pays et pour tout type de sociétés.

La plateforme internationale vous offre un ensemble de garantie pour l’échange de vos factures :

• Connexion avec les administrations publiques locales via notre hub des Administrations Publiques.
• Mise en conformité : vos factures électroniques sont converties conformément aux exigences techniques et légales localement définies.
• Adaptation : la plateforme EDICOM s’adapte à tout type de SI, ERP, protocoles de communication, formats de fichier.
• Traçabilité : suivi complet de l’acheminement et du traitement des factures grâce à l’intégration des accusés de traitement émis par les organismes publics clients.
• Regroupement des preuves de traitement : la solution garantie non seulement un accès permanent à 100% des documents archivés, mais également un accès à un module de gestion des preuves de traitement de vos documents. L’objectifs de ces preuves est de démontrer l’intégrité des documents.
• Mise à jour en continu : grâce à l’Observatoire International de la Facturation Électronique, EDICOM réalise une veille proactive du contexte de la facturation électronique et actualise ses solutions en conséquence de l’évolution du cadre technico-légal appliqué à la facture électronique.

Comment bénéficier des avantages de la facture électronique si vos clients ne disposent pas de solution e-invoicing ?

Toutes les organisations n’adoptent pas à la même vitesse les technologies de la facturation électronique. Cependant, dans le cadre de l’échange de données informatisées, il existe des solutions qui permettent de dépasser cette contrainte, en dématérialisant toutes les factures, mêmes celles destinées à des partenaires peu digitalisés.

Dans le cadre d’envoi de factures électroniques, EDICOM a développé sa propre solution : Business@Mail. L’outil permet d’envoyer tout type de documents électroniques vers un portail web sécurisé, intuitif et gratuit pour les destinataires.

Dans une logique similaire, le portail fournisseurs, Partner Web Portal, permet d’intégrer les factures envoyées par vos fournisseurs non équipés de solutions EDI (et qui envoient donc traditionnellement leurs factures par le biais d’envois postaux, de mails ou par fax). Les canaux traditionnels et obsolètes d’envoi de facture ne permettent pas d’intégrer automatiquement les factures dans votre système de gestion comptable. Grâce au portail web, les fournisseurs peuvent accéder à leur espace personnel et saisir les quelques données manquantes à leurs factures à l’aide d’un formulaire très intuitif.

In fine, l’intégralité des factures s’intègrent automatiquement à votre système de gestion comptable, aboutissant ainsi d’importants gains de coûts opérationnels.

Les solutions Businessmail ainsi que le Partner Web Portal vous permettent de bénéficier des avantages de l’EDI, tout en vous adaptant aux contraintes de vos partenaires.

Cofinancé par le mécanisme « Connecter l’Europe » de l’Union Européenne.