Simplifier et centraliser la gestion des factures dans un CSP

La prolifération de los Shared Services Center (SSC) ou Centres de Services Partagés comme systèmes de travail dans les organisations Corporate, permet de réduire les coûts et de standardiser les processus. Néanmoins, pour atteindre ce résultat, il est nécessaire de travailler avec une technologie capable d’optimiser les tâches gérées dans cette unité corporative.

Les SSC centralisent dans une seule Business Unit et/ou région les processus et activités qui, auparavant, se réalisaient de manière dispersée par divers départements ou point géographiques. Les activités les plus communes étant les ressources humaines, les achats, finances, entre autres.

L’un des principaux obstacles rencontrés par les SSC en relation aux achats est la réception et l’envoi de documents et fichiers. Comment centraliser et unifier la gestion de factures reçues et envoyées ? Les solutions basées sur l’Echange de Données Informatisé (EDI) sont d’importantes alliées. Elles permettent notamment de gérer les factures électroniques sur différents cas de figures technologiques.

Chez EDICOM nous offrons des solutions personnalisées pour couvrir les différents besoins des clients et atteindre :

• La standardisation du contenu des messages
• L’automatisation de la gestion des documents
• L’intégration dans l’ERP du client
• La mise en place de solutions permettant de traiter l’information de nos partenaires non équipés de solutions EDI.

Dans un SSC, il est possible de rencontrer divers types de situations lorsque l’on traite, envoie ou reçoie des factures électroniques :

1. Recevoir des factures ou d’autres documents numérisés au format PDF, c’est-à-dire dans un format non structuré et un langage non standardisé.
2. Emettre des factures à des clients sans solutions EDI
3. Recevoir des factures de fournisseurs ne possédant pas de solutions EDI.

Les solutions EDI sont un avantage compétitif lorsque leur utilisation est optimisée avec la connexion aux plus grands nombres de partenaires et avec le traitement d’un maximum de flux possibles. C’est pour cela que de plus en plus d’entreprises exigent à leurs fournisseurs de travailler avec la technologie EDI afin de pouvoir les intégrer dans leurs plateformes B2B. Cela dit, ce contexte idéal n’est pas toujours une réalité dans les relations B2B marquées par différents niveaux en ce qui concerne l’utilisation de ce type de technologie.

Les solutions d’EDICOM sont pensées pour apporter une réponse à tous ces cas de figure et apporter la rentabilité maximum apportée par l’Echange de Données Informatisé : favoriser l’utilisation intensive de la plateforme de communication et améliorer l’efficacité des processus administratifs.

Comment simplifier la gestion de factures électroniques dans un SSC ?

Documents reçus en PDF. Dans le but d’automatiser et d’intégrer des documents que le SSC reçoit au format PDF, la solution devra d’abord procéder à une reconnaissance optique des caractères. Cette action se réalise par le biais d’un software OCR (Optical Character Recognition) qui transforme le contenu en un message structuré, format apte à l’Echange de Données Informatisé. L’information sera ensuite intégrée à l’ERP du client après transformation respective.

L’intégration des informations dans l’ERP permet de traiter les données de manière automatique et amène donc à un gain de temps et une élimination des erreurs.

Envoi de factures aux clients sans EDI. Dans le cas où vos clients ne disposent pas de solution EDI, EDICOM a développé une solution Business@Mail. Ce système permet d’envoyer des factures électroniques et d’autres documents, structurés ou non, à vos partenaires ne disposant pas de solutions EDI.

Les principales caractéristiques de Business@Mail sont :

• Service gratuit pour le récepteur.
• Basé sur la mise à disposition des destinataires, d’un environnement web depuis lequel il pourra consulter, télécharger ou imprimer tous les documents publiés par, dans ce cas-ci, le Shared Services Center.
• Système sécurisé et immédiat offrant une traçabilité sur statut de la facture (envoyée, publiée, reçue).

Comment fonctionne Business@Mail? L’ERP de l’émetteur transfère les données de la facture à la solution EDICOM qui la dématérialise en y appliquant une signature électronique. Le document est ensuite envoyé sur Business@mail. Le destinataire reçoit une notification par mail de la disponibilité d’une facture puis il est redirigé via un lien vers la plateforme Business@Mail et le document en question. L’accès par le destinataire au document génère des accusés de lecture pour l’émetteur.

Réception de factures de fournisseurs sans solutions EDI. Á travers le Web Portail d’EDICOM, les fournisseurs sans solutions EDI pourront se connecter et générer des factures électroniques que les SSC recevront et pourront alors intégrer dans l’ERP. Ce système a pour objectif d’intégrer à votre transformation digitale vos fournisseurs qui, habituellement, utilise le mail ou autres comme moyen de transfert de documents.

Le portail est accessible via un navigateur web et l’utilisateur génère des documents électroniques grâce à ‘usage d’écrans d’éditions prédéfinis.

Les factures générées sont alors automatiquement intégrées à votre ERP provoquant ainsi un gain de temps et une réduction des coûts de traitement.

Business@Mail et Web Portail sont donc des solutions vous permettant de prendre en main votre transformation digitale en adoptant un rôle actif et en proposant des solutions de dématérialisations accessibles à vos clients et fournisseurs pour la génération ou réception de documents électroniques tels que commandes, factures, etc.

Avec ces solutions d’EDICOM, un Shared Services Center pourra communiquer avec différents départements ou filiales d’une entreprise mais aussi avec tous les partenaires peu important leur capacité technologique.

EDICOM, la valeur ajoutée de vos services

EDICOM offre des services fondamentaux pour votre transformation digitale et votre environnement de travail comme l’archivage électronique de documents électroniques.

L’archivage électronique de longue durée de tous types de documents suppose une importante valeur ajoutée qui vous permettra de fermer votre cycle de gestion paperless. Le service EDICOMLta est un Système d’Archivage Electronique de longue durée qu’EDICOM offre en tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié.

Cette solution a été développé pour garantir la conservation intègre des documents et plus spécialement de ceux soumis à des obligations légales en termes de durée de conservation, comme les factures, par exemple.

En définitive, l’expérience d’EDICOM dans le développement de projets globaux garantit que vos clients sont prêts pour :

• Aborder des relations commerciales avec n’importe quel partenaire
• Gérer depuis une plateforme centralisée l’information électronique totalement automatisée et intégrée à votre ERP.
• Mettre en place des solutions évolutives qui s’adaptent aux besoins actuels et futurs de l’organisation.

EDICOM coordinates HOSP&INVOICE project (Action No: 2017-EU-IA-0146)