Qu’est-ce que l’e-Procurement ? Avantages et obligations à prévoir

L’e-Procurement fait référence à la digitalisation des transactions et à l'automatisation des processus impliquant l'achat ou la vente de produits et services entre un client et un fournisseur (commande, réception de commande, acheminement des marchandises, facture, etc.). L’e-Procurement peut aussi bien s'appliquer dans le cadre de marchés publics (B2G) que dans le cadre de transactions privées (B2B). À l'heure actuelle, son usage a été majoritairement démocratisé dans le cadre de marchés publics.

Grâce à la dynamique lancée par l’e-Procurement, la dématérialisation des transactions commerciales entre un client et ses fournisseurs est totale. Les pouvoirs publics de plusieurs pays ont rapidement cerné les nombreux avantages de ce système qui sont aussi bien profitables pour le client que pour le fournisseur. Ces initiatives ouvrent la voie à de nouvelles stratégies e-Procurement.

Dans le cas précis des marchés publics, l’e-procurement englobe la gestion électronique de tout le cycle commercial entre les organismes publics et ses fournisseurs.

L'automatisation des processus et la suppression des flux papier tout au long de la chaîne d'approvisionnements sont les conséquences principales ce système dont l’échange de données informatisé est la courroie de transmission.

Pour établir un système e-Procurement Il est indispensable de mettre en place une solution EDI (Electronic Data Interchange), particulièrement dans le cadre de marchés publics. Les communications établies via des solutions EDI permettent de garantir la sécurité et la confiance, deux éléments clés dans le cadre de marchés publics. Également, cette technologie est particulièrement adaptée à la standardisation des échanges, élément fondamental de marchés transfrontaliers.

Avantages du e-Procurement

Le déploiement d'un système de dématérialisation des échanges implique de nombreux avantages, aussi bien du point de vue du client que de que du point de vue du fournisseur. Tout d'abord, les économies réalisées constituent l’une des premières motivations pour adopter ce système. De plus, la transparence offerte par ce système est particulièrement adaptée à la nature des marchés publics.

En plus de ces éléments on distingue également les avantages suivants :

• Gain de temps. La chaîne d'approvisionnements se voit fluidifiée.
• Réduction des erreurs. L'automatisation complète des opérations et l'intégration des données au système informatique des entreprises permet de minimiser l'intervention humaine et donc de réduire au maximum les erreurs.
• Traçabilité. Le caractère électronique de ce système permet de connaître en temps réel l'état de traitement des documents échangés.
• Gains de productivité. Les processus sont optimisés et fluidifiés, augmentant ainsi l'efficacité la productivité de l'organisation.
• Fluidification des paiements.
• Sécurisation du processus. Les mécanismes mis en place garantissent la sécurité et la confidentialité des transactions.

L’e-Procurement s'est imposé sur la feuille de route de nombreux États souhaitant digitaliser leurs processus de marchés publics. Cette digitalisation peut se concrétiser de différentes manières.

La facturation électronique. Au sein de l’Union Européenne, la  Directive 2014/55/UE  a ouvert la voie à un système de facturation électronique dans le cadre de marchés publics.  Cette directive contraint les États membres à mettre en place un système de facturation électronique basé sur une norme commune européenne. Grâce à la mise en place d'un standard européen, la Directive 2014/55 a rempli un double objectif : d’une part promouvoir l'usage de la facturation électronique dans le cadre de marché européen et d’autre part contribuer aux échanges transfrontaliers.

La facturation électronique au sein des administrations publiques simplifie les procédures fiscales, réduisant ainsi certains coûts économiques rattachés à un modèle passé.

L’e-Invoicing constitue la porte d'entrée d’un processus bien plus large qui englobe également le bon de commande électronique, mais également d'autres étapes incontournables dans le cadre d'un marché public tel que la gestion d’un appel d'offre, la facturation d'une prestation ou d'un produit voire son paiement. L'un des cas d’école les plus parlant se situe en Grande-Bretagne, où le NHS (le service national de santé) a imposé l'usage de systèmes de ce type à toute son administration ainsi qu’à ses fournisseurs.

Mise en conformité fiscale. La croissance exponentielle du commerce électronique liée à la globalisation contribue à la création de nouveaux débouchés à l’international pour de nombreuses entreprises. La mise en conformité fiscale de ces opérations internationales fait partie intégrante du modèle e-Procurement.

La majorité des gouvernements ont fait le choix de mettre en place des mécanismes pour optimiser les procédures de contrôle fiscale et simplifier les procédures de déclaration grâce à ces technologies.

Dans un contexte globalisé et présentant de fortes disparités en termes de système comptable, la standardisation reste fondamentale afin de détecter rapidement et efficacement toute tentative de fraude fiscale. Pour y parvenir, les autorités fiscales de plusieurs pays ont mis en place un système afin d'accroître leur contrôle sur ces opérations. En Europe, cela s'est majoritairement concrétisé par l’adoption du standard SAF-T (Standard Audit File for Tax). Il s'agit d'un type de fichier basé sur le format XML, qui est utilisé à l'international dans le cadre d'échanges de données fiscales informatiques.

Au travers de ce fichier, un ensemble d'informations fiables sont recueillies afin de permettre à toute autorité fiscale où auditeur externe le détecter tout type d'anomalie comptable rapidement.

En Europe, son usage a été démocratisé dans le cadre de mise en conformité de procédure de déclaration de TVA, mais également dans le cadre d'autres types de déclarations comptables.  Actuellement, le standard SAF-T est utilisé dans de nombreux pays (Portugal, Hongrie, Pologne, Norvège, Lituanie, Luxembourg, France et Autriche).

La facturation électronique dans le cadre d'échanges privés (B2B) croît au rythme de la digitalisation des entreprises. L'Amérique Latine a massivement adopté les technologies de la facturation électronique dans le cadre d'échanges en B2B. Dans des pays comme le Mexique, l’Argentine, le Brésil ou l'Équateur, Les autorités fiscales ont mis en place un système dans lequel toute facture échangée entre sociétés privées doit subir une validation préalable à son envoi. Ce processus impose la mise en place d'une connectivité directe avec les administrations concernées, notamment au travers de notre canal sécurisé, le hub, garantissant ainsi que les communications sont réalisées en toute sécurité et en temps réel.

Les solutions EDICOM compatibles e-Procurement

La plateforme Global EInvoicing Platform permet l'envoi de factures électroniques auprès de tout type d’organisme public  à partir d'une même solution, tout en garantissant que les factures envoyées répondent aux normes de :

• Connectivité grâce au hub des administrations publiques.
• Conformité légale : la facture électronique traitée répondra impérativement au cahier des charges technique et légal défini dans le pays cible.
• Évolutivité : la plateforme EDICOM garantie une adaptation à tous les systèmes, standard et protocoles de communication requis en fonction du destinataire.

Global VAT Platform. Il s'agit d'une solution complète spécialement conçue à destination des entreprises multinationales. Cette plateforme de communication électronique B2B2G permet de traiter tout type de flux structuré à l’échelle internationale (Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-Invoicing et eVAT Compliance).

• La plateforme est aussi bien compatible pour la déclaration électronique de TVA, que pour l'échange de factures électroniques, ou tout autre type de document commercial ou fiscal. La solution se veut évolutive afin de s'adapter rapidement aux besoins mouvants d'une entreprise.
• La plateforme conforme aux exigences fiscales de plus de 60 pays dans le monde, permettant ainsi de centraliser toutes ces opérations vers une unique solution.

*Les contenus de cette publication relèvent de la responsabilité d'EDICOM GROUP et ne reflètent pas nécessairement l'opinion de l'Union Européenne.